Анализ процесса это

Анализ процессов

Измерение процессов

Существует несколько критичных для успешного управления бизнес-процессами работ: определение, сбор и использование достоверных измерений. Такие достоверные измерения создают базу, позволяющую определить, насколько хорошо (т.е. результативно) и экономично (т.е. эффективно) удовлетворены потребности внутренних и внешних клиентов. Замеры процессов скажут нам, правильно ли мы понимаем потребности клиентов и переводим ли мы их ожидания и потребности в свою продукцию и услуги. Эти измерения скажут нам так же, как мы понимаем потребности предприятия, предоставляя информацию по контролю расходов о нашем положении в конкурентной среде и той добавленной ценности, которую мы даем своим клиентам.

Три основные категории замеров позволяют определить характеристики бизнес-процессов: эффективность, результативность и время цикла.

По определению, выход результативного процесса (в виде товара или услуги) удовлетворяет или превышает потребности клиента. Замеры процессов, определяющие результативность, соотносятся с уровнем качества выходных результатов процесса (дефекты, ошибки и т.д.). Процесс эффективен, если он достигает минимально возможного уровня потребления ресурсов и удовлетворяет потребности как клиента, так и бизнеса (отходы, переделка и т.д.).

Жизненно важной характеристикой процесса служит время цикла. Замеры времени цикла могут стать самым выявляющим сигналом для характеристик процесса. Время цикла включает затраченное время на выполнение не только работы по созданию добавленной ценности, но также и лишней работы для клиента, компании или обеих сторон.

Анализ процессов – это упорядоченное изучение с помощью количественных инструментов и методов, предпринимаемое с целью оценить характеристики процессов; выявление любой неадекватности и вызывающих ее причин; определение возможностей улучшения и принятие необходимых решений по корректирующим действиям. Цель анализа состоит в установлении причин неадекватных характеристик процесса, таких как дефекты, узкие места, переделки, избыточность, неизвестные требования и т.п.

Анализ обычно ведут вдоль потока процессов на основе уже сделанных замеров. Существует четыре основных этапа в анализе процессного потока:

Этап 1. Проанализируйте каждый символ решения. Ромбовидный символ решения может быть использован для указания либо операции разветвления в процессе, либо проверочной работы. Проверка включает технический контроль, испытания, оценки, осмотры и т.д. Часто на блок-схеме процесса проверка показывается с помощью ответвлений к более раннему этапу (петля обратной связи для переделки/исправления), когда критерии проверки не удовлетворяются. Операционные ответвления просто делят процесс на альтернативные или параллельные потоки, которые продолжают течь в направлении завершения процесса.

Этап 2. Проанализируйте каждую петлю обратной связи по переделке (исправлению). Проверочные работы порождают переделки и отходы. Исследуйте работы в петлях обратной связи по переделкам (исправлениям) и установите те из них, которые можно исключить, если дефекты будут предотвращены, что составляет, как правило, большинство работ. Отыскивайте способ использовать информацию в существующей петле обратной связи с тем, чтобы исключить повторяемость погрешностей. Другое важное соображение, связанное с петлей обратной связи по переделкам, – это ее «длина»: число шагов, которые нужно повторить; потерянное время; израсходованные ресурсы и т.д.

Этап 3. Проанализируйте символ каждой работы. Изучите основной поток процесса. Здесь бригада управления процессами должна поставить под сомнение ценность каждой работы с точки зрения ее стоимости и потребностей клиента. Это необходимо? Это избыточно? Нельзя ли это исключить? Добавляет ли это к той ценности, за которую клиент желает платить? В какой мере предотвращаются ошибки базовым проектом этой работы?

Этап 4. Проанализируйте каждый символ в документации или базе данных. Документы и базы данных являются важным источником информации, учитывая, что устаревшая информация может стать причиной ошибок и неверных решений. На этом этапе обратите особое внимание на информацию, которая записывается более чем в одном месте. Наконец, изыщите возможности использовать информацию, содержащуюся в документах и базе данных, для контроля или дальнейшего улучшения процесса.

Типы слабых мест в проекте процесса:

– избыточность промежуточного продукта;

– избыточность измерений (сверхконтроль);

– промежуточный выход без добавления ценности;

Как анализировать бизнес-процессы

Эффективность работы предприятия зависит от того, насколько чётко отлажены бизнес-процессы (БП). Поскольку ситуация на рынке меняется молниеносно, механизмы, работавшие вчера, уже сегодня могут дать сбой.

Поэтому эксперты регулярно анализируют БП и делают выводы о целесообразности корректировки. По результатам анализа руководство принимает решение об изменениях действующих схем, что часто помогает снизить затраты или повысить производительность.

Я расскажу о том, как анализировать БП правильно, чтобы бизнес приносил прибыль.

Что включает базовый анализ?

Исследование всей доступной по БП информации.
Измерение фактических показателей – производительности, затраченного времени, занятых сотрудников.
Их сравнительный анализ в динамике.
Создание и оценку графических схем и др.

Два вида анализа бизнес-процессов

1. Качественный

Анализировать ситуацию можно на основе субъективных оценок, при помощи графических схем, а также по отношению к типовым требованиям и нормативным актам.

2. Количественный

Более объективный, предусматривает сбор, обработку и анализ показателей продукта, эффективности БП, удовлетворенности клиентов, их сравнение, а также другие прогрессивные методики. Нужны ли компании бизнес-процессы и насколько они себя оправдают, показывает именно этот подход.

Читать еще: Анализ использования чистой прибыли

Имитационное моделирование и АВС-анализ БП (операционный анализ затрат) – это инновационные методы количественного типа, с помощью которых определяют, например, стоимость процесса. Они требуют больших временных и финансовых вложений, поэтому редко применяются в условиях российского бизнеса, особенно в компаниях без четкой регламентации процессов.

Качественные методы

1. SWOT-анализ

Методика направлена на предварительное выявление сильных и слабых сторон БП. С ее помощью прогнозируют потенциальные улучшения (возможности) или ухудшения (угрозы). Простейший способ – анкетирование руководителей и сотрудников с целью построения таблицы SWOT-анализа процесса.

2. Выделение проблемных областей

На укрупнённой схеме отображают основные группы функций и исполнителей. Указывают проблемные области, выявленные путём опроса сотрудников и руководителей, например, закупку оборудования или расчёты. Краткие формулировки помогут в дальнейшем сформировать план реорганизации.

Визуальный анализ графических схем часто бесполезен, поскольку при их создании встречаются ошибки и технические недоработки. Для реализации нужны глубокие практические знания и понимание отраслевых решений, опыт.

3. Ранжирование процессов

БП классифицируют по уровню эффективности и степени важности для организации, а затем определяют, какие из них нуждаются в улучшении в первую очередь. Методика субъективна, поэтому применяется в основном на предварительном этапе.

Количественные методы

К ним относятся:

Показатели процесса – числовые величины, характеризующие временные, финансовые, человеческие и другие затраты.
Показатели продукта или услуги, например, абсолютный объём услуг, номенклатура, количество дефектов и др.
Показатели удовлетворенности клиентов результатами – выходом БП или продукцией.

Абсолютные показатели – это числовые величины, которые описывают время его выполнения БП, стоимость продукта или услуги, другую техническую информацию (численность персонала, количество трансакций, автоматизированных рабочих мест и др.).

Относительные – также выражаются в числах, но предоставляют их по отношению к другим сведениям, например, соотношение плана и фактического исполнения, сравнение бизнес-процессов и т. д.

Как оценивают стоимость процесса?

Стоимостные показатели относятся к самым важным и делятся на три группы:

Стоимость БП в целом (определить сложно).
Отдельные показатели – затраты на оплату труда исполнителей, на тепло- и энергоносители, связь, получение информации, на амортизацию оборудования, на повышение квалификации и др.
Показатели стоимости итогового продукта – затраты на сырье и материалы, оплату труда, амортизацию оборудования и др.

Чтобы улучшить процесс, важно наблюдать динамику изменения стоимостных показателей. Для этого анализируют срезы, получают удельные и относительные данные, на основе которых делают выводы о целесообразности реорганизации.

Как проанализировать качество процесса?

Качественным считают процесс, удовлетворяющий потребности потребителя при минимальных затратах ресурсов. Для получения объективных данных анализируют:

Количество возвратов продукции и рекламаций на продукт или услугу, жалоб от клиентов на качество обслуживания.
Число некомплектных отгрузок.
Степень дефектности и сохранность продукта.
Количество внештатных ситуаций с вынужденным вмешательством руководства.
Адаптивность БП к изменению требований заказчика и внешних условий.
Независимость процесса от смены персонала.
Управляемость.
Способность к улучшению.

Некоторые показатели автоматизации бизнес-процессов в BPMS легко измеряются по простейшим методикам сбора и обработки информации. Другие – не поддаются числовому анализу, поэтому их отслеживают в динамике, выявляя причины сбоев при внештатных ситуациях и предупреждая их в будущем.

Пример пошагового плана анализа бизнес-процессов

Разговор с сотрудниками, ответственными за реализацию конкретного БП, о возможных проблемах.
Определение входов (материальных, трудовых, энергетических ресурсов).
Фиксирование выходов (физического товара или услуги).
Проведение мозгового штурма с представителями нескольких отделений об усовершенствовании БП.
Визуализация процессов с помощью блок-схем.
Внесение изменений, направленных на снижение затрат, сокращение цикла работ, упрощение процесса или повышение качества обслуживания – с учетом полученных результатов.
Анализ результатов и (при необходимости) шагов по совершенствованию БП.

Система анализа должна разрабатываться индивидуально для каждого предприятия. На начальном этапе применяют простые количественные методики. С развитием процессов их постепенно дополняют более сложными показателями, привлекая, кроме абсолютных, еще и относительные.

Регулярное отслеживание эффективности каждого БП – это обязательное условие для достижения результатов. Ведь в отсутствии прогресса наступает регресс. В выигрыше остается тот, кто не перестаёт стремиться к совершенству!

Анализ процесса

Для анализа процессов рекомендуется использовать опыт консультантов, эталонные и референтные модели, «check-листы» и другие статистические методы, применяемые в менеджменте качества. Аспекты анализа процесса:

? анализ топологии процесса;

? анализ характеристик процесса;

? анализ ошибок процесса;

? анализ динамики выполнения процесса (время выполнения, расход и занятость ресурсов и оборудования);

? анализ рисков процесса;

? анализ ресурсного окружения процесса;

? анализ возможностей стандартизации процесса (создание эталонных, референтных моделей).

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Читать книгу целиком

Зачем нужен и как проводится анализ бизнес-процессов компании?

Анализ бизнес-процессов организации необходим для повышения эффективности ее работы.

Своевременное принятие соответствующих управленческих решений на основе исследования позволит компании занять лидирующее место в отрасли.

Сущность и цели

Анализом бизнес-процессов называется процедура систематического получения информации для определения, оценки, идентификации предмета исследования с целью его улучшения.

Необходимость в анализе вызвана конкурентным положением компании. Сравнение цен и затрат на продукцию разных участников рынка может помочь ей усовершенствовать свою работу.

Свидетельствовать о нестабильном положении фирмы могут следующие факты:

высокие затраты на модернизацию оборудования при смене технологии изготовления продукции;
существенные расходы на транспортировку и хранение внутри организации готовых изделий;
низкий процент времени обработки в общем цикле, который проходит продукт от создания до продажи;
длительное время поставки товара;
чрезмерно широкий ассортимент производимой продукции;
проблемы со сроками выполнения договоров.

Читать еще: Анализ системы здравоохранения в россии

Эти индикаторы относятся к ключевым процессам. Однако для оценки следует использовать информацию о всех видах деятельности производственного цикла фирмы.

Чтобы получить сведения о аспектах работы компании, используются следующие процедуры:

аудит бухгалтерской отчётности;
изучается производственная документация;
описывается алгоритм производства;
изучается процесс в действии.

Основной целью анализа бизнес-процессов является улучшение их работы посредством принятия наиболее эффективных управленческих решений. Успешная реализация задачи может быть достигнута следующими действиями, применяемыми в совокупности:

определение финансовой отдачи от использования ресурсов процессов;
исследование внутренних и внешних факторов, которые влияют на результаты деятельности фирмы;
оценка выполнения установленного плана;
анализ использованных возможностей предприятия;
разработка плана оптимизации процессов.

Как осуществляется управление бизнес-процессами в организации — читайте в этой статье.

Все возможные виды бизнеса и их краткую характеристику вы можете найти здесь.

Методы анализа

Выделяют несколько методик оценки процессов. С помощью любой из них можно рассмотреть этапы производственного цикла компании, оптимизировать работу предприятия.

SWOT-анализ

Данный способ предполагает изучение процесса с помощью определения его слабых и сильных сторон, возможностей улучшения и угроз снижения эффективности.

Опрос руководства и работников предприятия.
Обработка полученных результатов, оценка общих моментов в ответах.
Построение таблицы.

SWOT-анализ является инструментом подробной оценки процесса, результаты исследования могут быть использованы для дальнейшего поиска способов оптимизации работы предприятия.

Определение проблем процесса

Этот метод считается простейшим средством качественного исследования причин низкой эффективности производственного цикла организации. Его назначение состоит в установлении направления последующего углубленного анализа.

Алгоритм процедуры исследования следующий:

Формирование схемы бизнес-процесса с помощью отображения выполняемых функций и исполнителей.
Опрос руководителей и сотрудников, участвующих в анализируемом действии.
Установление проблемных участков.

Полученная схема обсуждается и анализируется, результаты исследования используются при планировании реорганизации и оптимизации бизнес-процесса.

Данный метод позволяет акцентировать внимание на деталях каждого из этапов производственного цикла.

Распределение по уровням

Ранжирование предназначено для характеристики наиболее крупных процессов предприятия. Алгоритм таков:

Составляется перечень основных этапов цикла.
Действия ранжируются в зависимости от степени важности, состояния, эффективности или любых других параметров.

Полученная информация позволяет принять решение, какой из процессов следует улучшать в первую очередь. Этот метод не подходит для составления долгосрочных проектов по корректировке деятельности компании, так как основан на быстром анализе ситуации.

Анализ по отношению к типовым требованиям

Каждый бизнес-процесс можно рассматривать с точки зрения соответствия неким универсальным требованиям. Чаще всего для сравнения используются международные стандарты качества продукции.

Если оценка показала, что исследуемый процесс удовлетворяет всем установленным положениям, то дальнейшая работа будет состоять в поиске способов улучшения уже имеющихся показателей.

Визуальный анализ графических схем

Метод заключается в изучении графического изображения этапов производственного цикла. Такой способ поиска возможностей оптимизации считается существенно ограниченным из-за ряда особенностей:

подробно описать процесс с помощью одной схемы невозможно;
любые ошибки при формировании делают анализ неэффективным;
выводы можно сделать только при наличии практического опыта принятия лучших решений.

Рассматривается каждая деталь процесса.
Анализируется содержание этапов цикла.
Устанавливается перечень необходимых документов.
Проверяется наличие информации во входящих бумагах.

По итогам полученной информации составляется таблица, в которой указываются все осуществляемые операции и составляемые документы. Оптимизация работы компании достигается с помощью поиска неиспользуемых бумаг, а также функций, которые не могут выполняться из-за отсутствия необходимых отчётов.

Графический анализ позволяется выявить лишние или дублируемые процессы, недостающие этапы цикла.

Используемые показатели

Анализ процессов осуществляется для оценки результативности производственного цикла компании. Для этого используется система показателей.

Существует три их вида:

Структурные. Они представляют собой соотношение исходных данных, при этом цифра в числителе является частью, принадлежащей показателю в знаменателе. Например:
Относительные показывают отношение показателей разных областей работы компании. Например, производительность продукции:
Коэффициенты показывают соотношение цифр разных периодов, но имеющих одинаковые единицы измерения. Например:

Процесс анализа и моделирования процессов организации в специализированной программе смотрите на следующем видео:

Анализ на примере конкретной компании

В ООО «Латея» проводится анализ процесса комплектации готовых изделий на складе. Он будет выглядеть следующим образом:

Исследование проблем. В ходе работы выявлены слабые места:
- неравномерная загрузка сотрудников;
- не используются системы автоматизации;
- отсутствие комфортных условий работы.
Ранжирование причин. Установленные проблемы отсортированы в зависимости от степени важности.
Предложены варианты решения:
- мотивировать работников на постепенное выполнение заказов в течение периода;
- установить причины неравномерной поставки продукции;
- интегрировать информационные системы и связать базы данных по всему предприятию;
- внедрить новые алгоритмы работы автоматизированных продуктов;
- реконструировать здание для обеспечения физического комфорта сотрудников;
- систематизировать стеллажи для облегчения доступа.

Устранение перечисленных проблем помогло компании увеличить скорость обработки заказов на складе.

Анализ процесса это

Анализ процессов

Как анализировать бизнес-процессы

Что включает базовый анализ?

Два вида анализа бизнес-процессов

Качественные методы

Количественные методы

Как оценивают стоимость процесса?

Как проанализировать качество процесса?

Пример пошагового плана анализа бизнес-процессов

Анализ процесса

Похожие главы из других книг:

5 Экономический анализ процесса реформирования и перехода к предложенной денежной и банковской системе

5. Экономический анализ процесса реформирования и перехода К ПРЕДЛОЖЕННОЙ денежной и банковской системе

От процесса потребления к пониманию процесса

2.2. Анализ процесса накопления, или «Ой, он и меня посчитал!»

5 Экономический анализ процесса реформирования и перехода к предложенной денежной и банковской системе

106. Анализ использования основных производственных средств организации. Анализ использования материальных ресурсов

107. Факторный анализ фондоотдачи. Анализ использования оборудования

1. Анализ процесса монополизации экономики представителями исторической школы и марксизма

РОЛЕВОЙ АНАЛИЗ КАК ЧАСТЬ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ПОКАЗАТЕЛЯМИ ТРУДА

Этап 2. Анализ текущего бизнес-процесса

Ускорение процесса

Анализ топологии процесса

Анализ характеристик процесса

Анализ ошибок процесса

Анализ рисков процесса

Анализ возможностей стандартизации процесса (создание эталонных, референтных моделей)