Делопроизводство в таможенных органах

Таможенное делопроизводство как отражение системы и технологии управления деятельностью таможенных органов

ПРЕДИСЛОВИЕ

В организациях и учреждениях постоянно создается и функционирует большое количество документов. С их помощью осуществляется планирование, организационно-распорядительная деятельность аппарата управления, создается отчетность и т.п. Подтверждением важности организации делопроизводства в учреждениях является тот факт, что, проведение ревизий направлено непосредственно на проверку документов, т. к. они являются свидетельством свершившихся фактов и событий. Совершенствование управления различными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда также во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях делопроизводство.

Государственные органы на основе и с помощью документов вырабатывают внутреннюю и внешнюю политику, управляют государством. Документы являются руководящими актами для нижестоящих органов, с их помощью контролируется соблюдение законности, а воля государственных органов доводится до сведения исполнителей.

Таможенное делопроизводство как отражение системы и технологии управления деятельностью таможенных органов

Таможенное делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в таможенном органе.

Деятельность таможенных органов регулируется действующим законодательством, приказами и распоряжениями вышестоящих органов, приказами руководства, установленными правилами проведения тех или иных таможенных операций и т.д. Все эти «регуляторы» оформляются в виде документов — зафиксированных текстов законов, приказов, инструкций.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что деятельность таможенных органов заключается в последовательном исполнении документов, а успех их исполнения определяет ее эффективность. Таким образом, организация работы с документами — ключевая задача управления в таможенных органах.

Системы управления в таможенных органах имеют своей главной целью достижение единодействия всех сотрудников таможенных органов. Система должна работать в одном направлении и обеспечивать решение поставленных перед ней задач. Для этого требуется четкое управление внутри нее.

Управление — это непрерывный информационный процесс воздействия на сотрудников таможенных органов, обеспечивающий их целенаправленное поведение при изменяющихся внешних и внутренних условиях, путем принятия и реализации управленческих решений.

Документированная информация составляет основу управления, обеспечивая его эффективность. Все этапы управленческой деятельности в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами в таможенных органах влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация в таможенных органах, зависит успех управленческой деятельности таможенной системы в целом.

Документооборот в таможенном органе: определение, этапы итребования к их организации

Документооборот— движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки(Приказ Федеральной таможенной службы от 9 июля 2014 г. № 1331 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации»)

Этапы (лекция по ОДО, расшифровка этапов из приказа 1331)

Этап-экспедиционная обработка

Прием и первичная обработка поступающих документов осуществляются должностными лицами (работниками) подразделения документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства).

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично»). При вскрытии конвертов проверяется правильность доставки, целостность упаковки, а также наличие документов и приложений к ним, соответствие номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, наличие подписи на документе.

Читать еще: 10005000 код таможни

При недостаче документов (в т.ч. приложений к документам, отдельных листов в приложении), их повреждении составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается и формируется в делах подразделения документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства) в соответствии с номенклатурой дел, второй — приобщается к поступившему документу, третий — направляется отправителю документа.

Документы, поступившие в таможенный орган в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время — на следующий рабочий день; документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно», передаются на регистрацию незамедлительно

Этап – предварительное рассмотрение и регистрация документа

Подразделением документационного обеспечения проводится предварительное рассмотрение поступивших документов в целях распределения их на требующие обязательного рассмотрения начальником таможенного органа и направляемые непосредственно в структурные подразделения.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов, определения срочности исполнения поручений и на основании установленного в таможенном органе распределения обязанностей.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Поступившие документы сортируются на подлежащие регистрации, подлежащие учету по реестру и не подлежащие регистрации и учету.

На каждый документ, подлежащий регистрации или учету, в системе электронного документооборота создается регистрационно-контрольная форма.

В РКФ вносятся основные реквизиты всех документов, регистрируемых и учитываемых в подразделении документационного обеспечения

Этап- прохождение и исполнение документов, согласование – оценка проекта, подписание – проставление подписи

При исполнении входящих документов без составления письменного ответа (вопрос решен по телефону, путем личной встречи и т.п.), формируемых в дела структурных подразделений — исполнителей, ответственные за ведение делопроизводства указанных структурных подразделений вносят необходимую информацию в соответствующие РКФ на уровне структурных подразделений.

Подразделение документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства) периодически составляет перечень документов, сведения об исполнении которых отсутствуют, и направляет его в соответствующие структурные подразделения.

Ответственные за ведение делопроизводства структурных подразделений анализируют представленный перечень и вносят необходимую информацию в РКФ на уровне структурных подразделений.

Этап – контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов включает: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения; информирование начальника (заместителя начальника) таможенного органа, начальников (заместителей начальников) структурных подразделений в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах; снятие с контроля, направление исполненного документа в дело; учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения (содержащие поручения).

При постановке документа на контроль в верхнем правом углу документа в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) проставляется отметка о контроле.

Контроль исполнения документов обеспечивают:

начальник (заместители начальника) таможенного органа;

подразделение документационного обеспечения (ответственные за ведение делопроизводства), осуществляющее учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения;

начальники структурных подразделений;

ответственные за ведение делопроизводства структурных подразделений; ответственные исполнители.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют начальники структурных подразделений.

Срок: типовой-установленный законодательством, организацией

Индивидуальный- наложением резолюции

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих таможенных органов, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, внутренних документов — с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций, таможенных органов — с даты поступления в таможенный орган.

Читать еще: 10129053 какая таможня

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

· с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

· без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» — в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» — в 10-дневный срок, остальные — в срок не более месяца;

· обращения и запросы депутатов — не позднее 30 дней со дня получения запроса либо в иной согласованный с инициатором запроса срок; в случае проведения дополнительной проверки или дополнительного изучения изложенных в запросе сведений следует сообщить об этом инициатору запроса в 3-дневный срок со дня получения запроса;

· по обращениям, поступившим в таможенный орган, — до 30 дней со дня их регистрации, если в указании по исполнению документа начальника (заместителя начальника) таможенного органа или в обращении не указан иной срок;

· телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы — срочные — в день поступления, остальные — до 5 дней;

· по запросам средств массовой информации (СМИ) — не более 7 дней с момента поступления запроса;

· внутренние документы таможенного органа (приказы, распоряжения, решения коллегии, протоколы совещаний и другие) — согласно указанному в них сроку; в случае, если срок исполнения не указан, — в месячный срок со дня регистрации (вступления в силу);

· по запросам, поступившим в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, — в указанный в запросе срок; если срок не установлен — в течение 30 дней с момента их поступления.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата добавления: 2018-08-06 ; просмотров: 1174 ;

Делопроизводство в таможенных органах

Работа добавлена: 2015-12-12

Министерство образования и науки ДНР

Донецкий национальный университет экономики и торговли

имени Михаила Туган-Барановского

Кафедра «Маркетинга и коммерческого дела»

по дисциплине «Маркетинг»

«Особенности формирования таможенной документации и организация делопроизводства в таможенной службе»

Выполнил: ст. 4-го курса

Основные понятия о делопроизводстве. Принятие, рассмотрение и регистрация документов…………………………………………………………. 5
Организация работы ОДО, задачи, функции…………………………………..8
1. Организация работы ОДО. Контроль за исполнением документов в таможенных органах……………………………………………………………………………………..8
2. Задачи и функции службы документационного обеспечения таможенных органов……………………………………………………………………12
Организация и совершенствования документооборота в таможенных органах……………………………………………………………………………..17
1. Основы документооборота в таможенных органах…………………. 17
2. Совершенствования документооборота в таможенных органах……..22
Классификация таможенных документов и их характеристика……………….24
Таможенная декларация. Порядок заполнения экспортной таможенной декларации………………………………………………………………………. 28

Список использованной литературы…………………………………………….38

Деятельность таможенных органов обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией таможенных органов, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между таможенными органами, другими органами управления и организациями. Таможенные органы (таможенные управления, таможни, а также таможенные посты со статусом юридического лица) издают приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с их компетенцией.

Актуальность темы связана, прежде всего, с необходимостью изучить движение документов и проследить на практике, действительно ли, выполняются все требования, предъявляемые к делопроизводству на местах.

Таможенные посты (в составе таможни) имеют право издавать в пределах своей компетенции правовые акты (распоряжения, инструкции, положения и др.) ненормативного характера.

Установленные указанными актами требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых распорядительных актов. Запрещается применять в этих целях такой вид документов, как письма. Решением вопросов связанных с делопроизводством занимается Отдел Документационного Обеспечения. Отдел Документационного Обеспечения разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом.

Читать еще: Единый таможенный код

Ушли в прошлое времена, когда работа таможенников ассоциировалась исключительно с досмотром ручной клади и багажа пересекающих границу пассажиров международных рейсов. Сегодня таможенная служба, осуществляя оформление и контроль многочисленных внешнеэкономических грузов, обеспечивает более половины доходной части бюджета Украины.
Работа таможни с растущими объемами экспорта и импорта невозможна без использования современных средств таможенного контроля, техники и программного обеспечения, стабильной связи, обеспечивающей взаимодействие таможенной органов с другими государственными органами и структурами, участниками внешнеэкономической деятельности. И конечно, таможенная служба сегодня немыслима без современных информационных технологий.
Электронный документооборот все больше входит в жизнь отечественных таможенных органов, постепенно снижая огромное количество бумаг, еще недавно составлявших основу всех процессов таможенного оформления и контроля.

1. Основные понятия о делопроизводстве

Делопроизводство это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

Здесь под «документированием» понимается запись по установленным формам управленческих решений и действий в целях их закрепления и передачи, а под «организацией работы с документами» создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.

В последнее время, с усложнением управленческой деятельности учреждения, делопроизводство становится особой отраслью административной и управленческой деятельности предприятия, учреждения.

В последнее время термин «делопроизводство» все чаще стал заменяться понятием «документационное обеспечение управления (ДОУ)». Этот термин возник в связи с совершенствованием организационно технической основы делопроизводства, в связи с внедрением в работу с документами средств вычислительной техники, современных информационных технологий сбора, обработки, хранения и использования информации.

Понятие о делопроизводстве и ДОУ будет не полным, если не раскрыть содержание понятия «документ». Существует несколько определений этого понятия. Самая короткая и точная формулировка звучит так: документ это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать.

Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Общие функции официальных документов:

Информационная (документ является хранителем информации);
Социальная (документ является социально значимым объектом, так как связан с определенной социальной потребностью);
Коммуникативная (документ является средством связи между организациями и другими структурами);
Культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции, в частности, уровень научного и технического развития общества).

Специальные функции официальных документов:

Управленческая (документ является инструментом управления);
Правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе);
Историческая (документ это источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативны)

Прежде чем говорить о классификации документов, необходимо отметить, что существует несколько систем документирования: административная, статистическая, коммерческая и др. Предметом данного курса является административная система документирования.

Административная система документирования может (как и другие системы) классифицироваться по различным признакам. Цель классификации, во всех случаях, — повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.

Классификация документов возможна по следующим признакам:
1. По видам: