Пересортица в налоговом учете

Понятие пересортицы при инвентаризации

Инвентаризация – ответственный и серьезный процесс для предпринимателей, связанных с розничной торговлей. Практически каждый бизнесмен, занимающийся продажей товаров широкого ассортимента, сталкивался в своей работе с пересортицей.

• Что это за явление?
• Почему оно может возникать?
• Как минимизировать ее появление?
• А если она все же выявлена, как правильно отразить пересортицу в бухгалтерских и налоговых учетных документах?

Все вопросы, касающиеся пересортицы, поможем прояснить в этом материале.

Пересортица – что это такое?

Термин «пересортица» пришел к нам из советского наследия – он имеет отношение к товарам одного наименования, но различного сорта.

Официально он упоминается в бухгалтерских документах, но налоговое законодательство не дает ему строгого определения.

Пересортицей называют результат инвентаризации, обнаруживший расхождение между товарами разных сортов, имеющих одно и то же наименование, причем недостача одного сорта товара перекрывается излишком другого сорта.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Понятие «наименование товара» также не отражено в нормативной базе, поэтому его можно трактовать по-разному. Министерством финансов рекомендуется пользоваться данными Общероссийского классификатора продукции.

Например, по данным инвентаризационной комиссии мебельного магазина, по документам в остатке должно было числиться 10 стульчиков «Антошка» и 8 «Маша и Медведь», а на деле оказалось 8 «Антошек» и 10 «Маш»: таким образом, фиксируется излишек 2 стульчиков «Антошка» и одновременная недостача 2 единиц «Маша и Медведь». Это значит, что некоторые проданные стулья «Антошка» оказались оприходованными как «Маша».

Официальное регламентирование пересортицы

Во времена Советского Союза понятие «пересортица» употреблялось достаточно широко, являясь общеупотребительным, поэтому современные законодатели не сочли нужным вносить дополнительные коррективы в его регламентирование. Существует всего несколько нормативных актов, затрагивающих это явление.

1. Из нормативных документов, касающихся пересортицы, можно выделить Письмо Управления Федеральной Налоговой службы по г. Москва от 17 февраля 2010 г. № 16-15/016379 «Об учете в целях налогообложения прибыли остатков товара организацией, осуществляющей розничную торговлю», в котором дается официально действующее определение пересортицы, и перечисляются ее возможные причины.
2. Порядок проведения сверки материальных ценностей, в результате которого, в частности, может быть выявлена пересортица, действует с 13 июля 1995 года – именно тогда вступил в действие Приказ Министерства финансов РФ № 49, введший в силу «Методические указания по инвентаризации».
3. Бухгалтерское отражение пересорта товаров производится согласно п.28 Положения о бухучете, которое было утверждено Приказом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 № 34н.

Возможные причины пересортицы

Ситуация, когда по документам был проведен один сорт товаров вместо другого, может сложиться при различных обстоятельствах:

• отсутствие или нарушение установленной процедуры приема, хранения и выдачи товара со склада;
• проблемы с ведением документооборота;
• недостаток внутреннего контроля динамики товаров;
• непреднамеренная ошибка того или иного сотрудника (кладовщика, завхоза, грузчика, продавца и других лиц, имеющих доступ к товарам);
• плохое выполнение материально ответственными лицами своих обязанностей (халатность или виновные действия).

Когда возможен взаимозачет?

Логика подсказывает, что при пересортице проще всего провести взаимозачет недостающих и излишних товаров. Но сделать это по закону (согласно Методическим указаниям) можно только при одновременном соблюдении ряда условий:

• несоответствие между товарами разных сортов выявлено в один и тот же учетный период (во время общей инвентаризации);
• ответственность и за недостачу, и за излишек возложена на одного человека;
• несовпадение товаров тождественно в количественном значении (излишки перекрывают недостачу, и наоборот).

Например, если излишек груш «Бера» обнаружен на одном складе, а на другом зафиксирован недостаток груш «Дюшес», это нельзя признать пересортицей и провести взаимозачет, так как за разные склады ответственны разные люди. Так же нельзя взаимозачесть, к примеру, недостаток тюбиков зубной пасты и такой же избыток мыла – это товары разных наименований.

Что делать, если пересортица обнаружена и признана?

Алгоритм при обнаружении в результате инвентаризации пересорта товаров заключается в следующих последовательных действиях.

Установление материально ответственного за данные товары лица. Сотруднику, материально отвечающему за участок, на котором была выявлена пересортица (например, кладовщику) нужно написать подробное объяснение для инвентаризационной комиссии. Оно составляется в форме объяснительной записки, в которой расписываются все данные, касающиеся несовпадающих товаров, указывается причина допущенного несоответствия (это может быть, к примеру, похожая упаковка), а также предложены меры по недопущению подобного в дальнейшем. Завершить текст может просьба о взаимозачете пересортицы.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если материально ответственное лицо будет признано виновным, то убытки должны быть возмещены за его счет путем внесения им денег в кассу организации.

ВАЖНО! Датой пересортицы, указанной во всех документах, будет не реальное число, когда произошла ошибка (его чаще всего невозможно установить точно), а день, когда она была обнаружена, то есть дата инвентаризации.

Если это не пересортица?

В случае, когда хотя бы одно условие из вышеперечисленных не соблюдается, нельзя совершить взаимозачет как пересорт товаров. Закон предписывает действовать по следующей схеме:

• списать с баланса товары, которых недостает;
• излишек товара оприходовать отдельно.

Проводки по бухучету

В бухгалтерских документах зачет пересорта товаров происходит по следующей схеме:

• дебет 41 субсчет «Наименование излишнего товара», кредит 41 субсчет «Наименование товара с недостачей»: – сумма расхождения («Учтена недостача…»);
• дебет 94, кредит 41 «Товар с недостачей» – сумма («Отражена разница в стоимости товаров, обнаруженных при пересортице»);
• дебет 73, кредит 94 – сумма («Выявленная разница отнесена на виновное лицо»);
• дебет 50, кредит 73 – сумма («Указанная сумма внесена в кассу виновником недостачи»).

Акт пересортицы

В качестве шаблона для составления этого документа можно использовать форму ИНВ-3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88, которая предусматривает инвентаризационную опись по фактическому наличию товаров и по данным бухучета. 1 лист этой формы обязательно должен содержать такие сведения:

• наименование организации (структурного подразделения);
• коды ОКПО;
• основание для назначения инвентаризации;
• ее дата (начало и финал);
• номер акта и число его подписания;
• сведения о материальных ценностях, в отношении которых выявлено расхождение;
• объяснительная от материально ответственного лица;
• дата, когда были зафиксированы остатки товарных ценностей.

2 и 3 лист формы заполняются по приведенной схеме.

Данная форма не является утвержденной, а лишь рекомендованной, поэтому предприятию не возбраняется составлять акт по собственной схеме, утвержденной во внутренних документах.

Образец акта пересортицы

АКТ № 12-11 от «14» марта 2016 г.
о зачете пересортицы товара

«Утверждаю»
Генеральный директор ООО «Фрукталино»
Генералов П.И.

Акт о зачете пересортицы у кладовщика склада № 3 Разводновской Р.Е.

г. Рязань 14.03.2017

Председатель постоянно действующей комиссии ООО «Фрукталино» Тарантасов В.П., рассмотрев материалы инвентаризации, проведенной в соответствии с приказом № 156 от 02.02.2017 г. у кладовщика склада №3, материально-ответственного лица Разводновской Р.Е. по состоянию на 14.03.2017 г. установил следующее.

В ходе инвентаризации выявлена пересортица материальных ценностей, а именно:

1. Недостача изюма «Киш-миш» (код ОКП 91 6444) в количестве 10 пакетов по 200 гр. по цене 650 рублей на общую сумму 6500 рублей;

2. Излишки изюма «Сабза» (код ОКП 91 6444) в количестве 10 пакетов по 200 гр. по цене 650 рублей на общую сумму 6500 рублей.

Из объяснений кладовщика склада № 3 материально ответственного лица Разводновской Р.Е. следует, что пересортица произошла по следующим причинам:

1. Излишки товара «Изюм Сабза» в количестве 10 пакетов на сумму 6500 рублей и недостача товара «Изюм Киш-миш» в количестве 10 пакетов на сумму 6500 рублей возникли в результате хранения их на складе в соседних ячейках стеллажа и сходства по упаковке и размерам.
2. Жалоб от участков на указанную пересортицу не поступало, так как товары «Изюм Сабза» и «Изюм Кишмиш» являются взаимозаменяемыми.
3. Замечаний службы качества не поступало.

В ходе проверки доводов материально-ответственного лица Разводновской Р.Е., а также материалов инвентаризации, причины возникновения пересортицы подтвердились. В справке инженера-технолога Галчевского К.М. подтверждено, что недостающие товары «Изюм Киш-миш в пакетах» и излишки товаров «Изюм Сабза в пакетах» являются взаимозаменяемыми, о чем внесены дополнения в соответствующую документацию. Из заключения инженера-технолога Галчевского К.М. следует, что товар «Изюм Киш-миш» и товар «Изюм Сабза» имеют одинаковый код Общероссийского классификатора продукции (ОКП), а именно 91 6444.

Исходя из вышеизложенного и учитывая, что материально-ответственным лицом Разводновской Р.Е. приняты меры по недопущению подобных фактов в дальнейшем, считаю целесообразным зачесть в установленном порядке указанную пересортицу:

• недостача товара «Изюм Киш-миш в пакетах» (код ОКП 91 6444) в количестве 10 пакетов по цене 650 рублей на общую сумму 6500 рублей;
• излишки товара «Изюм Сабза» (код ОКП 91 6444) в количестве 10 пакетов по цене 650 рублей на общую сумму 6500 рублей.

Начальнику складского хозяйства Недбайлюку В.В. разработать контрольные мероприятия по сохранности материальных ценностей.

Председатель постоянно действующей комиссии

ООО «Фрукталино» /Тарантасов/ Тарантасов В.П.

22 Марта 2017 Пересортица товаров: учет и налогообложение

Неаккуратное ведение номенклатуры товаров в учетной системе магазина приводит к появлению излишков и недостач товаров, а также пересортицы. В бухгалтерском и налоговом учете выявленная в результате инвентаризации пересортица отражается по‑разному. О том, как грамотно это сделать и какие документы нужно будет оформить, расскажем в статье.

Прежде всего дадим определение пересортице. Под ней понимается появление излишков одного сорта и недостачи другого сорта товаров одного и того же наименования (Письмо УФНС по г. Москве от 17.02.2010 № 16‑15/016379).

Причинами возникновения пересортицы могут быть как отсутствие порядка приемки и хранения товаров на складе, а также порядка документооборота, так и недостаточный внутренний контроль движения товаров и халатное отношение материально ответственных лиц к своим обязанностям.

Бухгалтерский учет

Нормативные документы по бухгалтерскому учету допускают взаимный зачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы (п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации [1] ). В частности, зачет может быть произведен за один и тот же проверяемый инвентаризационный период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

По понятным причинам зачету предшествует инвентаризация. Методическими указаниями по инвентаризации установлено, что, если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих товаров выше стоимости товаров, оказавшихся в излишке, такая разница в стоимости должна быть отнесена на виновных лиц.

В то же время на предприятии торговли не всегда можно определить конкретного виновника пересортицы. В этом случае суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются на издержки обращения.

Документальное оформление

Результаты инвентаризации, а также факт зачета пересортицы должны быть зафиксированы в первичных документах. Напомним, что в настоящее время организации не обязаны применять унифицированные формы первичных документов, то есть результаты инвентаризации могут быть отражены в документах, разработанных торговым предприятием самостоятельно. Как правило, при разработке таких документов за основу берутся все те же унифицированные формы.

Итак, результат инвентаризации оформляется инвентаризационной ведомостью. Если в ходе инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости, в которых отражаются расхождения между показателями бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

При выявлении пересортицы материально ответственное лицо должно представить инвентаризационной комиссии подробные объяснения случившемуся (желательно в письменной форме). Если же виновное лицо не установлено, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

В ходе проведения инвентаризации на складе торговой организации выявлены:

– излишек яблок сезонных в количестве 25 кг (стоимость – 35 руб. за кг);

– недостача яблок сорта «Айдаред» в количестве 20 кг (стоимость – 80 руб. за кг);

– излишек киви в количестве 3 кг (стоимость – 50 руб. за кг);

– недостача груши «Конференция» в количестве 10 кг (стоимость – 60 руб. за кг).

цена за единицу (руб.)

Яблоки сорта «Айдаред»

Груша сорта «Конференция»

Что мы видим: по двум наименованиям фруктов (яблоки сезонные, киви) выявлены излишки, по стольким же (яблоки сорта «Айдаред», груши) – недостача. При этом по таким фруктам, как груши и киви, излишки с недостачей не зачитываются, поскольку зачет может быть осуществлен только в отношении ТМЦ одного и того же наименования. То есть бухгалтер должен отдельно оприходовать излишки киви и списать (на виновных лиц либо на расходы) недостачу груш. А вот пересортица яблок в бухгалтерском учете может быть зачтена.

Так, согласно сличительной ведомости на предприятии образовались излишек недорогих яблок в количестве 25 кг на сумму 875 руб. и недостача более дорогих яблок в размере 20 кг на сумму 1 600 руб. Зачет можно произвести только по меньшей из величин: 20 кг яблок по цене 35 руб. за кг. Для этих целей бухгалтер внутри одного синтетического счета (41 «Товары») делает проводку, указывая разную аналитику.

Кроме того, бухгалтеру необходимо будет:

– оприходовать излишек яблок сезонных в количестве 5 кг (25 ‑ 20) на сумму 175 руб. (5 кг х 35 руб.);

– списать за счет виновных лиц либо на расходы разницу в стоимости яблок в сумме 900 руб. (20 кг х (80 ‑ 35) руб.).

На счете 41 используется следующая аналитика:

– 41‑с – яблоки сезонные;

– 41‑а – яблоки сорта «Айдаред».

Проведен зачет пересортицы яблок, выявленной в результате инвентаризации

Оприходованы яблоки сезонные

Отражена недостача яблок сорта «Айдаред»

(20 кг х (80 ‑ 35) руб.)

Списана разница в стоимости яблок

Недостача запасов в пределах предусмотренных норм естественной убыли определяется после зачета недостач запасов излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, произведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача запасов, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию запасов, по которому определена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм (п. 30 Методических указаний по учету МПЗ [2] ).

В настоящее время в отношении яблок действуют [3] :

нормы естественной убыли овощей и плодов свежих при хранении и отпуске в кладовых предприятий общественного питания (разд. XLIV);

нормы естественной убыли свежих картофеля, овощей и плодов при кратковременном хранении на базах, складах разного типа в заготовительных пунктах (разд. XLVII);

нормы естественной убыли свежих картофеля, овощей и плодов при длительном хранении на базах и складах разного типа (разд. XLVIII);

нормы естественной убыли замороженных плодов, ягод и овощей при хранении (разд. XLIX).

Как видно из приведенного выше перечня, норм естественной убыли яблок на предприятиях розничной торговли не установлено, таким образом, вся образовавшаяся недостача должна быть либо взыскана с виновных лиц, либо (если таковые не определены) списана на расходы.

Налог на прибыль

В отличие от бухгалтерского учета, гл. 25 НК РФ не предусмотрена возможность взаимного зачета излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы (Письмо Минфина РФ от 01.12.2014 № 03‑03‑06/1/61228).

Доходы в виде стоимости излишков материально-производственных запасов, выявленных в результате инвентаризации, относятся к внереализационным доходам (п. 20 ст. 250 НК РФ).

Убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в виде недостачи материальных ценностей на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц приравниваются к внереализационным расходам (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Стоит обратить внимание, в указанной норме уточняется, что факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

Приведенная формулировка практически не дает шансов торговому предприятию учесть недостачу товаров, образовавшуюся в результате пересортицы, в целях налогообложения. В Письме Минфина РФ от 23.05.2016 № 03‑03‑06/1/29309 чиновники указали, что решение вопроса о взаимном зачете излишков и недостач по пересортице в налоговом учете возможно после внесения соответствующих изменений в Налоговый кодекс. А таковых пока не планируется.

Как часто бывает, арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Например, в Постановлении ФАС ВСО от 22.08.2012 по делу № А19-20632/2011 (Определением ВАС РФ от 19.12.2012 № ВАС-16243/12 отказано в передаче дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора) судьи поддержали налоговых инспекторов, указав, что учитывать пересортицу товаров в налоговом учете неправомерно. А в постановлениях АС МО от 08.08.2016 по делу № А40-164384/2015, ФАС ЦО от 11.09.2012 по делу № А14-5815/2011 в аналогичной ситуации арбитры пришли к противоположному выводу: общество правомерно произвело взаимный зачет излишков и недостач по пересортице, который, в свою очередь, привел к уточнению записей бухгалтерского учета.

Выявленная в результате инвентаризации пересортица товаров должна найти грамотное отражение в регистрах бухгалтерского и налогового учета. В первом случае алгоритм действия бухгалтера четко регламентирован: пересортица товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах может быть зачтена. Окончательные излишки (недостачи) товаров после проведения зачета отражаются в составе прочих доходов организации (относятся на виновных лиц либо списываются в расходы, связанные с производством и реализацией).

В налоговом учете ситуация неоднозначная. Согласно официальной позиции зачет излишков и недостач производить неправомерно. По мнению налоговиков и чиновников, торговое предприятие в описанном случае должно отразить в учете внереализационный доход и одновременно внереализационный расход (последний только в случае, если факт недостачи подтвержден документом, выданным уполномоченным органом государственной власти).

Существует и альтернативное мнение на этот счет (поддерживается некоторыми арбитражными судами), согласно которому зачет излишков и недостач производить можно и объемы зачтенной пересортицы не подлежат оприходованию в качестве окончательных излишков. По понятным причинам следование данной позиции связано с налоговыми рисками.

[1] Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

[2] Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н.

[3] Приказ Минпромторга РФ от 01.03.2013 № 252 «Об утверждении норм естественной убыли продовольственных товаров в сфере торговли и общественного питания».

Пересортица при инвентаризации

​Образец акта пересортицы

Каждое отечественное предприятие, имеющее товарно-материальные ценности, сталкивается с необходимостью проведения инвентаризации своих основных средств и товарных запасов. Данное заключение следует из Федерального закона «О бухгалтерском учете». По результатам названных действий у организации может обнаружиться пересортица – это недостаток количества ТМЦ, произошедший сверх естественной убыли при одновременном излишке иных ценностей.

Инвентаризация

Общий порядок проведения сверки разработан Министерством финансов Российской Федерации. Приказом от 13.06.1995 N 49 Минфин России ввел в действие Методические указания по инвентаризации. Названный алгоритм применяется отечественными предприятиями и в настоящее время.

Согласно пункту 1.1 Методических указаний обязанность по осуществлению инвентаризации возлагается на юридические лица. Российские предприниматели от такой обязанности освобождены.

По общему правилу сроки и периодичность проведения инвентаризации определяются каждой организацией самостоятельно. Однако Минфин России предусмотрел и конкретные события, при наступлении которых предприятие обязано провести сверку своих запасов с данными бухгалтерского учета.

В отдельных случаях отклонение фактических запасов от данных бухучета именуется пересортицей при инвентаризации и требует особого оформления. Обязанность по выявлению несоответствия между задекларированным количеством ТМЦ и их фактическим наличием возлагается на инвентаризационные комиссии. Важно помнить, что в проверочных мероприятиях обязаны участвовать все ее члены, в противном случае выявленные сведения не могут считаться достоверными.

Пересорт товара при инвентаризации

Как следует из буквального толкования Методических рекомендаций, утвержденных Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 N 49, по результатам проведения инвентаризации может быть установлено:

• соответствие фактических запасов бухгалтерским данным;
• несоответствие показателей ТМЦ, или пересорт товара. Это возникает при уменьшении имущества сверх естественной убыли или же при появлении излишков.

Важно помнить, что по бухгалтерии предприятия оформлять пересортицу следует согласно пункту 28 Положения по ведению бухучета, утвержденного Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998 N 34н.

Для правильного учета пересортицы при инвентаризации определяющее значение имеют следующие обстоятельства:

• излишки ТМЦ, выявленные в ходе инвентаризации, включаются в финансовые результаты предприятия;
• убыль имущества в пределах установленных норм учитывается в издержках;
• уменьшение ценностей сверх лимитов относится на лиц, виновных в сокращении имущества.

Пункт 5.3 Методических рекомендаций, введенных в действие Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 N 49, указывает, что при проведении инвентаризации допускается зачет пересортицы.

Однако практически выполнить данное действие можно только в порядке исключения из правил и при наличии следующих обстоятельств:

• одновременное выявление недостачи и излишка ТМЦ в одном предприятии;
• расхождения в количестве должны быть примерно тождественны;
• имущество, в отношении которого установлены несоответствия, должно иметь одинаковое наименование;
• расхождение фактических запасов с бухгалтерскими данными обнаружено в одном и том же проверяем периоде.

При отсутствии любого из названных обстоятельств невозможен зачет при пересортице товара. Это следует из буквального содержания пункта 5.3 Методических рекомендаций, утвержденных Минфином России в Приказе от 13.06.1995 N 49.

Положениями п. 32 Указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, введенных в действие Министерством финансов РФ путем издания Приказа от 28.12.2001 N 119н, установлено, что зачет производится на основании письменного распоряжения руководителя предприятия.

В соответствии с пунктом 34 Приказа Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н учет пересортицы осуществляется в месяце окончания инвентаризации. Если расхождения в данных по ТМЦ были выявлены по итогам проверки за календарный год, то и такие отклонения следует отражать в бухгалтерском отчете за соответствующий период.

Оформление пересортицы товарно-материальный ценностей

Министерство финансов Российской Федерации в своих нормативных указаниях, поименованных выше, прямо предусмотрело обязанность ответственных лиц давать письменные разъяснения о фактах пересортицы. Однако ни в одном из названных приказов не содержится ответ на вопрос, как оформить пересортицу.

Названные приказы Минфина России не предусматривают и форму документа, применяемого для оформления пересортицы. Единственное указание на несоответствие содержится в сличительной ведомости № ИНВ-19 , в которой отражаются расхождения в данных.

Однако Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 утверждена форма № ИНВ-3 . Указанная инвентаризационная опись ТМЦ содержит столбцы:

• фактическое наличие;
• по данным бухгалтерского учета.

Данный документ может использоваться в качестве акта пересортицы, так как после его заполнения и сверки сведений, содержащихся в нем, происходит фактическое установление и оформление расхождений.

Лист 1 формы № ИНВ-3 должен содержать:

• наименование предприятия и его структурного подразделения;
• коды по ОКПО и виду деятельности;
• основание для проведения проверки;
• начало и окончание инвентаризации;
• номер и дату составления акта;
• наименование и количество товарно-материальных ценностей, в отношении которых выявлена пересортица;
• расписку материально ответственного лица;
• дату снятия остатков ТМЦ.

После окончания заполнения первой страницы следует заполнить листы 2 и 3 формы. Названные разделы документа необходимо оформлять в соответствии с их наименованиями с использованием компьютеров или шариковых ручек черного или синего цвета.

Завершив оформление указанной формы, информацию о расхождении данных следует отразить в сличительной ведомости № ИНВ-19.

При заполнении бланков надо следовать рекомендациям, разработанным Госкомстатом РФ в этом же Постановлении.

В качестве заключения следует отметить, что действующее законодательство России допускает оформление документов, формы которых не утверждены. Следовательно, каждое предприятие имеет право разработать и заполнить самостоятельный бланк акта пересортицы, который будет применяться наряду с указанными выше документами.

Пересортица при инвентаризации

09 Декабря 2015

Если вы торгуете в розницу, то наверняка знакомы с таким явлением как пересортица. Хотя бы гипотетически. Обнаруживается пересортица при инвентаризации. Вдруг выясняется, что фактический остаток товара не совпадает с расчетным, причем, излишек одного сорта, а недостача — другого сорта одного и того же товара. Розовых мягких игрушек больше, чем проходит по документам, а рыжих — меньше. Ванильного мыла слишком много, а лавандового не досчитались. По чеку пробиты яблоки сорта Голден, а не хватает Гренни.

В каком случае это можно признать пересортицей, а в каком — нет? Как оформить пересортицу при инвентаризации документально, как ее правильно отразить в учете? Почему пересортица вообще случается и как снизить ее вероятность? На эти вопросы мы постараемся ответить в нашей статье.

Как происходит пересортица и в каком случае возможен взаимозачет

Итак, у вас проводится инвентаризация. О том, каков порядок этой непростой процедуры, вы можете прочитать здесь. Пересчитав весь товар и сличив его с документами, инвентаризационная комиссия обнаруживает излишек и недостачу определенных товаров.

Произойти такое может по разным причинам. Например, кладовщик перепутал товары — отгрузил в торговый зал одни, а в документах отразил другие. Или уже в самом магазине сотрудники ошиблись с ценниками и штрихкодами. В итоге в чеке будет фигурировать не тот товар, который фактически забрал покупатель.

Можно ли результаты инвентаризации в вашем случае признать пересортицей и зачесть недостачу излишками? Проверяем.

Как говорится в Методических указаниях при инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина от 13 июня 1995 г. №49 (пункт 5.3), взаимный зачет излишков и недостач возможен при выполнении следующих условий:

• излишек и недостача товара обнаружены в один и тот же проверяемый период;
• ответственен за это один человек;
• излишки и недостачи обнаружены у товаров одного и того же наименования и в тождественных количествах.

То есть, если излишек рыжих игрушек был обнаружен на складе №1, а недостача розовых — на складе №2, которым заведует другой кладовщик, то это — не пересортица на складе, и взаимного зачета одного товара другим быть не может. Если обнаружен излишек и недостача разных товаров, а не одного товара разного сорта, то взаимозачет также невозможен.

Тут еще может возникнуть вопрос, что считать наименованием товара. Законом данное понятие не установлено, поэтому в некоторых случаях может быть не ясно, возможен ли зачет по пересортице. В Минфине рекомендовали использовать вместо наименования Общероссийский классификатор продукции (ОКП).

Что делать, если какое-либо условие, необходимое для зачета пересортицы, не выполнено? Излишек товаров в этом случае оприходуется отдельно, а недостающие товары списываются с баланса.

Но представим, что условия соблюдены. Выявлена пересортица при инвентаризации. Что делать дальше?

Объяснительная от материально-ответственного лица

Первым делом материально-ответственному лицу (например, кладовщику), на участке которого была обнаружена пересортица при инвентаризации, необходимо предоставить комиссии подробное объяснение. Об этом говорится в тех же Методических указаниях, о которых уже шла речь выше. Как написать письмо о пересортице на складе? Фактически это объяснительная записка, которая адресуется председателю комиссии. В ней необходимо указать, каких именно товаров и в каком количестве оказалось в излишке, а каких — недостача, объяснить причину (например, схожесть упаковки) и рассказать, какие меры будут приняты, чтобы избежать подобных ошибок в дальнейшем. В этом же объяснении можно изложить просьбу зачесть ситуацию как пересортицу.

Еще лучше понять, как написать объяснения при пересортице, вам поможет наш образец. Скачайте его и просто подставьте свои данные.

Предложение о зачете пересортицы при инвентаризации

Следующим шагом будет подготовка предложения о проведении зачета излишков и недостач в результате пересортицы (его еще называют заключением о зачете пересортицы).

Предложение пишется от лица руководителя инвентаризационной комиссии и представляется на рассмотрение руководителю компании. В тексте необходимо указать информацию об инвентаризации, в результате которой была обнаружена пересортица, наименование и количество товаров, по которым зафиксированы недостача и излишки, их код по ОКП. В документе также приводится информация из объяснительной записки материально-ответственного лица, а также, если это необходимо, данные из заключения технолога, подтверждающие взаимозаменяемость товаров и идентичность кода Общероссийского классификатора продукции.

Образец предложения (заключения) о зачете пересортицы вы можете скачать на нашем сайте.

Приказ о зачете пересортицы (образец)

Если руководитель согласен с предложением комиссии, то он оформляет приказ о зачете пересортицы.

В приказе указывается информация о прошедшей инвентаризации, о том, излишек и недостача какого товара была обнаружена, на какую сумму и в каких количествах, кратко обозначается причина случившегося, а также приводится информация о заключении специалиста-технолога, если оно есть. В соответствии со всем изложенным руководитель приказывает главному бухгалтеру зачесть пересортицу при инвентаризации и руководствоваться условиями взаимного зачета.

Как сделать приказ на пересортицу? Можно ничего не придумывать, а воспользоваться формами документов МоегоСклада.

Здесь вы можете скачать образец приказа о зачете пересортицы, а потом просто заменить данные на свои:

На основании приказа результаты пересортицы фиксируются в сличительной ведомости по форме ИНВ-19. Эту ведомость оформляют сотрудники бухгалтерии в двух экземплярах. Один остается в бухгалтерии, второй передается материально-ответственному лицу.

Затем эти сведения указываются в ведомости ИНВ-26. Именно в ней отражается, как будут регулироваться возникшие расхождения — зачетом по пересортице, списанием или отнесением на виновных лиц.

На какую дату признается пересортица?

Как ответить на вопрос, на какую дату признается пересортица? Фактически очень трудно, а то и невозможно, определить, в какой именно момент произошла ошибка, которая привела к пересортице. Очевидно только, что случилось это между предпоследней и последней инвентаризацией. Таким образом, логично будет признать и указать не дату пересортицы, а дату ее обнаружения, то есть, день проведения инвентаризации.

Чем шире ассортимент и больше разнообразия товаров, которыми вы торгуете, тем выше вероятность, что вам придется разбираться с пересортицей. Однако эту вероятность можно значительно снизить с программой складского учета МойСклад. Сервис помогает содержать документы и товары в порядке, контролировать работу сотрудников и проводить инвентаризации. Именно это необходимо для того, чтобы избежать ситуаций с неучтенными излишками и недостачами на вашем складе или в магазине.

Пересортица товаров и порядок отражения ее результатов в учете

Что делать, если общая стоимость разных сортов товаров, излишек и недостача которых были обнаружены, различается? Это может произойти, например, из-за разницы в цене товаров и не является основанием, запрещающим зачесть пересортицу товаров. Необходимо знать порядок отражения ее результатов в учете.

Другая причина — недостача товара оказалась больше, чем излишек или наоборот. Тогда часть продукции можно зачесть как пересортицу, а оставшуюся отразить в учете так, как сказано ниже.

В том случае, если общая стоимость товаров, по которым обнаружена недостача, оказалась выше стоимости товаров в излишке, то есть, деньги вы потеряли, эту разницу должен возместить виновный сотрудник.

Однако может так случиться, что виновника установить невозможно. Тогда разница рассматривается как недостача сверх норм естественной убыли и списывается на издержки. При этом ситуация для вас серьезно усложняется, поскольку факт отсутствия виновника необходимо подтвердить документально. Инвентаризационная комиссия должна будет подробно объяснить причины, почему разницу нельзя отнести на виновных сотрудников. При этом, подтверждение требуется не только от вашей компании, но и от уполномоченного органа государственной власти. Например, от органов предварительного следствия. Согласно Налоговому кодексу РФ (ст.265, п.2), в этом случае убытки могут быть приравнены к внереализационным расходам. Если же товары в излишке оказались дороже тех, по которым обнаружена недостача, то разница включается в прочие доходы.

Добавим, что пересортица товаров и порядок отражения ее результатов различаются в бухгалтерском и налоговом учете. В последнем необходимо полностью отображать сумму выявленных во время инвентаризации недостач и излишков. Пересортица в налогообложении — это списание одних товаров и оприходование других.