Возврат подотчетных средств на расчетный счет

Как правильно оформить возврат подотчетных сумм

Есть два способа осуществить возврат подотчетных средств:

• принести деньги в кассу учреждения, и тогда кассир самостоятельно внесет сумму на Р/С учреждения;
• перечислить задолженность самостоятельно.

Разберем, как правильно оформить возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки для бухучета приведем в таблице.

Возврат подотчетных сумм в кассу бюджетного учреждения

Сотрудник, получивший денежные средства на основании распоряжения руководителя, обязан предоставить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней с момента окончания периода, на который выдан подотчет. Такие нормы установлены в пункте 6.3 Указаний Банка России № 3210-У. Причем сотрудник сдает не только авансовый отчет, но и все подтверждающие документы (квитанции, билеты, чеки, накладные и прочее). Весь пакет проверяет бухгалтерия, затем отчет утверждает руководитель. Подробно мы рассказывали в статье о том, как организовать расчеты с подотчетными лицами.

Полученные деньги приходуются в кассе учреждения специальным документом — приходным кассовым ордером. Также мы писали о правилах ведения кассовой дисциплины. По итогам дня кассир подсчитывает остаток денежных средств в кассе: если он превышает предельно допустимый лимит остатка кассы, то разницу следует сдать на расчетный счет госорганизации.

Пример возврата в кассу

Допустим, завхоз ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» получил подотчет 10 000 рублей на приобретение бытовой химии. Средства были переведены на банковскую карту сотрудника. Завхоз израсходовал 9500 рублей. Оставшиеся 500 рублей возвращены в кассу учреждения. Кассир в конце рабочего дня внес остаток на счет в банке.

Перечислен аванс на приобретение бытовой химии завхозу на банковскую карту

Приняты расходы на приобретение бытовой химии на основании утвержденного авансового отчета

Средства возвращены в кассу учреждения, сформирован приходный кассовый ордер

Деньги выданы кассиру для внесения на расчетный счет компании, сформирован расходный кассовый ордер и объявление на взнос наличными

Денежные средства внесены на расчетный счет

Возврат на расчетный счет

Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами. В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата.

Если банковская организация взимает комиссию, возмещать данный вид расходов или нет, определяет руководитель в положении о расчетах с подотчетниками либо в отдельном приказе.

Если в учреждении нет кассы или возможность внести деньги отсутствует, например, срочная командировка или продолжительная болезнь, то сотрудник может вернуть задолженность самостоятельно. Для этого ему понадобятся платежные реквизиты. Особое внимание при этом следует обратить на назначение платежа и код бюджетной классификации.

Назначение платежа — «возврат неиспользованных подотчетных сумм». В противном случае средства поступят в невыясненные платежи либо в доход организации, а это неправильно. Деньги должны поступить строго в счет возмещения расходов.

КБК для возврата в бюджетное учреждение зависит от назначения подотчета:

• за суточные, проживание (гостиница) и проезд (билеты) — 00000000000000000112;
• выделенные на хозяйственные нужды — 00000000000000000244;
• выданные на закупку товаров/работ/услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий — 00000000000000000242;
• на госпошлины — 00000000000000000852.

Пример возврата на расчетный счет

Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» направлена в служебную командировку на 10 дней. Аванс был перечислен на банковскую карту в сумме 15 000 рублей. По возвращению секретарь отчиталась за подотчетную сумму 13 000 рублей. Неиспользованный остаток в сумме 2000 рублей самостоятельно перевела на Р/С. В назначении платежа она указала «возврат неиспользованного подотчета за проживание», КБК 00000000000000000112.

В таьлице собраны проводки, которые понадобятся, чтобы отразить в бухучете возврат подотчетных сумм на счет.

Как вернуть подотчетные суммы на расчетный счет организации

Как правильно вернуть подотчетные деньги на счет организации?

В наши дни практически у каждого сотрудника существует зарплатная карта. Именно на эту карту могут быть перечислены деньги в подотчет. С этой же карты через онлайн-банк физлицу удобнее вернуть остаток неиспользованных денежных средств на счет организации.

Как же это сделать на практике?

Во-первых, возможность выдачи и возврата подотчетных денег через расчетный счет на или с зарплатных карт сотрудников или банковских карт привлеченных по гражданско-правовым договорам лиц необходимо закрепить в локальном акте предприятия — например, составить Положение о расчетах с подотчетными лицами или вписать в Учетную политику.

Во-вторых, вернуть подотчетные средства на расчетный счет необходимо, сделав запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм» в поле «наименование платежа». Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа подотчетник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.

Что делать с комиссией за перевод?

Если по транзакции на возврат снималась комиссия за перевод, возмещать ее или нет и принимать в расходы или нет — будет зависеть от формулировки в локальном акте организации о порядке возмещения командировочных расходов и в локальном акте об осуществлении безналичных расчетов.

Если локальными актами предприятия не предусмотрен способ возврата неизрасходованного аванса через онлайн-банк, а также возмещение комиссии банка по такой транзакции, то возвращать работнику сумму, уплаченную банку за операцию, работодатель не обязан.

Так, в колдоговоре или в локальном акте организации могут быть установлены виды и размеры возмещаемых расходов на командировки, порядок их возмещения, порядок и способ (наличный и/или безналичный, в том числе через онлайн-банк) возвращения неиспользованного аванса, перечень документов, принимаемых в подтверждение расходов (в том числе в виде комиссии банка, взимаемой при возврате неизрасходованного аванса через онлайн-банк).

Пример включения в локальный акт положения о способе возврата неиспользованных сумм на расчетный счет организации:

Локальный акт работодателя может содержать положение о возмещении работнику любых расходов, осуществленных с разрешения или ведома работодателя. В данном случае решение о возмещении комиссии банка за возврат денег через онлайн-банк также может быть осуществлено.

Если возмещение комиссии предусмотрено локальным нормативным актом, то работодатель может ее учесть в расходах по налогу на прибыль, как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией ( пп. 49 п.1 ст. 264 НК РФ , Письма № 03-03-06/1/18005, № 16-15/105572).

Возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки

Получение денежных средств на расчетные счета организации в бухгалтерском учете оформляются проводками:

Дт 51 Кт 71 — поступили неиспользованные подотчетные средства на банковский счет организации.

Дт 52 Кт 71 — поступили неиспользованные подотчетные средства на валютный счет фирмы организации.

Дт 73 Кт 51, 52 — сотруднику возвращена сумма комиссии банка за перевод.

Дт 91 Кт 73 — комиссия банка признана в расходах.

Две последние проводки оформляются в учете, если в локальном акте предприятия прописана возможность компенсировать комиссию банка.

Возврат подотчетных сумм на расчетный счет: бухгалтерские проводки

Все чаще компании отказываются от наличного денежного оборота. Это позволяет не тратиться на оборудование кассы, исключает необходимость получения и сдачи наличных денежных средств в банке, а при больших денежных оборотах значительно снижает издержки на содержание в штате кассиров, инкассаторов и охранных служб.

Порядок выдачи денежных средств под отчет

Выдача работнику денег на командировочные, хозяйственные и прочие расходы, связанные с осуществлением деятельности компании является обычной практикой. Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентируется Указанием ЦБ РФ от 11.03.14г. №3210-У.

Для минимизации наличного денежного оборота, в том числе, переводятся в безналичную форму расчеты с сотрудниками. Возможность использования банковских карт сотрудников, в том числе зарплатных, для расчетов по подотчетным суммам МинФин подтвердил еще в 2013 году в Письме № 02-03-10/37209.

Достаточно часто возникает вопрос: если возможно перечисление денег под отчет на банковскую карту работника, то возможен ли возврат подотчетных сумм на расчетный счет предприятия?

Сотрудник должен вернуть полученные суммы на командировочные или хозяйственные расходы, которые не были им израсходованы, в следующие сроки:

• в день истечения срока, на который были выданы денежные средства;
• в первый день выхода на работу после окончания командировки, отпуска, болезни и т.д., если окончание срока, на который были выданы деньги под отчет, приходится на эти периоды.

Российское законодательство не содержит каких-либо разъяснений о том, как может работник возвратить деньги, полученные под отчет: осуществив возврат подотчетных сумм в кассу или безналичным переводом. Приказ МинФина № 94н разрешает корреспонденцию счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по возврату денежных средств со счетами 50 «Касса» и 51 «Расчетные счета». Таким образом, возврат на расчетный счет возможен, а в случае, если в организации работа с наличными сведена минимуму или вовсе отсутствует, является единственно возможным вариантом.

Как правильно оформить платеж по возврату денежных средств из подотчета

Порядок перечисления неиспользованных денег, полученных под отчет, по безналичному расчету необходимо разъяснить каждому сотруднику, получающему такие суммы. Сотрудник должен иметь актуальные реквизиты компании, в которых должны быть указаны:

• полное наименование организации;
• ИНН/КПП;
• номер расчетного счета;
• наименование банка;
• корреспондентский счет и БИК

В назначении платежа необходимо обязательно указать «перечисление неиспользованных подотчетных сумм».

Бухгалтерские проводки по возврату подотчетных сумм

Бухгалтер сделает следующие проводки при возврате подотчетных сумм на расчетный счет:

Дебет 51 Кредит 71

Данная проводка будет сделана на основании выписки банка. Никаких дополнительных документов прилагать нет необходимости.

На что нельзя выдавать наличные из кассы

На какие расчеты наличные — только из банка

Это все те расчеты, которые названы в строке 2 нашей таблиц ы п. 4 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У (далее — Указание № 3073-У) .

Помните, что лимит расчетов наличными между двумя организациями, а также между организацией и ИП составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора аренд ы п. 6 Указания № 3073-У .

Это максимум не за месяц аренды, а за весь ее срок. И не только для арендной платы, а для всех платежей по договору аренды в совокупности.

При этом аренду движимого имущества можно оплачивать из любых денег, находящихся в кассе. Снимать деньги со счета обязательно только для расчетов по аренде недвижимости.

При этом учтите, что:

• расчеты по договору аренды недвижимости включают любые платежи во исполнение такого договора. А это не только собственно арендная плата, но и договорная неустойка, компенсация неотделимых улучшений, плата в возмещение арендатором ущерба, нанесенного арендуемому имуществу, возврат арендатору неиспользованного депозита за последний месяц аренды и т. д.;

• расчеты по операциям с ценными бумагами включают, помимо прочего, и оплату покупаемых вашей организацией векселей, и выплаты по выданным вашей организацией векселям.

Учтите, что если наличную выручку получило ОП, а потом передало ее в кассу головного или другого подразделения, то статуса наличной выручки эти деньги не теряют. Их расходование ограничено списком из строки 1 нашей таблицы.

Формулировка цели, которую вы указываете при получении наличных в банке, неважна. Например, вы заранее сняли со счета деньги на выплату отпускных. Но они не пригодились, так как отпуск решено было перенести. Вы вправе пустить эти наличные на расчеты, указанные в строке 2 таблицы. И если их хватает, то снимать в банке еще одну сумму специально для этого не нужно.

Наличную выручку тратим строго по списку

Наличные поступления за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (далее — наличная выручка) можно расходовать только на цели, указанные в строке 1 нашей таблиц ы п. 2 Указания № 3073-У .

Формально к наличной выручке не относятся авансы, так как на момент их получения товары еще не проданы, работы не выполнены, услуги не оказаны. Но нельзя исключить, что налоговики при проверке приравняют авансы к выручке. Поэтому безопаснее их тоже тратить только по «целевому» перечню.

Если вы используете наличную выручку для оплаты аренды недвижимости, то от штрафа, может быть, и получится отбиться, но только через суд

Пройдемся по тем расходам из строки 1, возможность оплаты которых из наличной выручки обычно вызывает вопросы.

Выплаты социального характера. Как определить, имеет ли та или иная выплата социальный характер? В самих правилах наличных расчето в Указание № 3073-У это понятие не раскрывается.

Можно сверяться со списками выплат, которые относятся и не относятся к социальным по правилам заполнения статистических форм пп. 90, 91 Порядка заполнения формы П-4, утв. Приказом Росстата от 26.10.2015 № 498 (далее — Порядок) . Но не обязательно ограничиваться только ими. Во-первых, правила наличных расчетов к этим спискам не отсылаю т п. 2 Указания № 3073-У (в отличие от порядка ведения кассовых операци й абз. 8 п. 2 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У) ). Во-вторых, росстатовский список соцвыплат не является закрытым.

Поэтому если выплата названа социальной в любом другом нормативно-правовом акте, то ее можно выдать из наличной выручки. Пример — пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком. По правилам заполнения статформ они не входят в состав выплат социального характер а п. 90, подп. «б», «в» п. 91 Порядка . Но по Закону они относятся к выплатам в рамках обязательного социального страховани я подп. 5— 8 п. 2 ст. 8 Закона от 16.07.99 № 165-ФЗ . Это позволяет считать, что выплата таких пособий имеет социальный характер.

Будьте внимательны с матпомощью. Так, один суд признал неправомерной выдачу из наличной выручки матпомощи ко дню рождени я Постановление 9 ААС от 23.03.2017 № 09АП-7557/2017-АК . Он решил, что она не является выплатой социального характера, поскольку «не направлена на удовлетворение потребностей работника в дополнительной социальной защите и не носит компенсационного характера». Поэтому безопаснее выдавать из наличной выручки только такую матпомощь, которая должна поддержать человека в трудной ситуаци и подп. «у», «ч» п. 90 Порядка .

Упомянутые в статье судебные решения можно найти:

Часто выплачиваются вместе с зарплатой, но не относятся ни к ней, ни к социальным выплатам и поэтому не могут быть выданы из наличной выручки:

• компенсация работнику за использование им в работе своего имущества (она не является и оплатой услуг, на которую допускается тратить наличную выручку, так как выплачивается в соответствии с Трудовым кодексо м ст. 188 ТК РФ , а не с Гражданским кодексом).

В нашей таблице эти выплаты попадают в категорию «Все прочие расходы из кассы» (строка 3).

Командировочные. Прямо они не названы в перечне расходов, на которые разрешено тратить из кассы наличную выручку. Из-за этого один суд решил, что выдавать командировочные из наличной выручки нельз я Постановление 9 ААС от 25.10.2016 № 09АП-48317/2016 . Но это весьма спорный вывод. Выплата командировочных не названа отдельно потому, что попадает в категорию «выдача работникам под отчет», конечно, если деньги, как и положено, выдаются до начала командировк и п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 . А наличные под отчет можно выдать и из выручки.

Возмещение сумм, потраченных в интересах фирмы. Это возмещение директору, другому работнику, учредителю:

• перерасхода подотчетных сумм на основании утвержденного руководством авансового отчета;

• сумм, потраченных ими в интересах организации, когда деньги под отчет не выдавались. Сюда же относится и возмещение командировочных расходов по окончании командировки, аванс на которую не был выдан.

Здесь ситуация такая же, как с командировочными.

С одной стороны, есть судебное решение о том, что возмещение перерасхода подотчетнику из наличной выручки неправомерн о Постановление 9 ААС от 18.10.2016 № 09АП-46832/2016, 09АП-46905/2016 . Основывался суд лишь на том, что этот вид выплат прямо не указан в списке целей, на которые можно тратить выручку, и к выдаче под отчет не относится.

С другой стороны, такое возмещение относится к имеющейся в списке выдаче наличных на оплату фирмой необходимых ей товаров, работ, услуг. Директор, решив возместить работнику (иному физлицу) потраченные им в интересах организации личные деньги, тем самым одобряет сделку по приобретению товаров, работ, услуг от ее имен и п. 1 ст. 182, пп. 1, 2 ст. 183 ГК РФ .

Особая ситуация: возмещение физлицу расходов, наличные на оплату которых следует снимать со счета в банке (строка 2 нашей таблицы). Если сделать это из наличной выручки или из иных (то есть не со счета) поступлений в кассу, инспекция наверняка расценит это как нарушение.

Дивиденды (в ООО). Они не подпадают ни под одно из направлений расходования в строке 1, относятся к группе «Все прочие поступления в кассу» (строка 3 таблицы). Выплачивать их из наличной выручки нельз я Постановление 3 ААС от 01.04.2016 № А33-27288/2015 . Нужно использовать иные поступления в кассу или снять деньги со счета.

Выплаты комитенту (принципалу). Посредник, который по поручению комитента (принципала) продает его товары, работы, услуги, может тратить вырученные за них наличные только на расходы из строки 1 нашей таблицы. И среди них нет такой статьи, как передача выручки комитенту (принципалу). То есть нужно сначала эти деньги сдать в банк и затем либо снять и выдать наличными, либо перечислить со счета. Причем независимо от того, чьи товары (работы, услуги) вы продаете — организации, ИП или физлица.

Будет ли штраф за нарушение этих ограничений

Ни нецелевое расходование выручки, ни оплата расходов не из тех, денег, что нужно, не перечислены в ч. 1 ст. 15.1 КоАП как образующие состав правонарушения. Но налоговики в таких случаях штрафуют за несоблюдение порядка хранения свободных дене г ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ .

Напомним, свободные деньги — это сумма наличных на конец дня, превышающая лимит остатка кассы. Храниться они должны в банке на счете организаци и абз. 7 п. 2 Указания № 3210-У . Но организация выдала их из кассы с нарушением правил. А деньги должны были остаться в кассе, и в конце дня их следовало сдать в банк как сверхлимитные. Поскольку в банк они не попали, порядок их хранения нарушен.

Штраф за нарушение порядка хранения свободных наличных составляе т ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ :

• для организации — от 40 000 до 50 000 руб.;

• для должностного лица — от 4000 до 5000 руб.

Штраф возможен, если налоговики обнаружат это нарушение не позже чем в течение 2 месяцев со дня его совершени я ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ .

Большинство судов поддерживают этот подхо д см., например, Постановления 1 ААС от 11.12.2015 № А38-3850/2015 ; 3 ААС от 28.04.2016 № А33-26492/2015 ; 9 ААС от 31.03.2017 № 09АП-5877/2017 ; 13 ААС от 19.04.2017 № 13АП-4126/2017 ; 14 ААС от 16.01.2017 № А05-8178/2016 . Правда, если налоговики не докажут, что с учетом «неправильного» расхода лимит остатка кассы был бы превышен, то суд может и отменить штра ф Постановление 9 ААС от 25.11.2016 № 09АП-45980/2016 .

И лишь изредка суды не копают так глубоко и указывают: расходование не на те цели или не из тех источников не названо в ч. 1 ст. 15.1 КоАП, — значит, штрафа за это быть не должн о см., например, Постановления 9 ААС от 03.04.2017 № 09АП-5759/2017 ; 10 ААС от 07.09.2015 № А41-27520/15 .

Грозит ли штраф малым предприятиям

Малые предприятия вправе работать без лимита, то есть хранить деньги в кассе в любой сумме, не сдавая их в банк абз. 10 п. 2 Указания № 3210-У . Если организация пользуется этим правом, то свободных (то есть сверхлимитных) наличных у нее в принципе не бывает. И в случае неправильного расходования денег из кассы оштрафовать ее за нарушение порядка хранения свободных наличных, получается, нельзя. Но рассчитывать на это опасно. Один суд этот аргумент не принял, оставив постановление о штрафе в силе Постановления 17 ААС от 21.10.2016 № 17АП-11503/2016-АКУ , от 21.10.2016 № 17АП-11486/2016-АКу .

Все остальное тратим как хотим?

Все поступления в кассу, не являющиеся наличной выручкой, можно выдавать на что угодно (кроме, разумеется, расчетов из строки 2 нашей таблицы). Это, в частности, следующие поступления:

• полученные и возвращенные займы, проценты по ним. Вопреки расхожему мнению, их не обязательно вносить на счет — можно расходовать из кассы сразу;

• внесенные наличными оплата взноса в уставный капитал, вклад участника в имущество общества;

• возврат авансов от покупателей и переплат от поставщиков;

• возмещение работниками недостач и возвраты ошибочно выплаченных им сумм;

• безвозмездно полученные деньги;

• возврат подотчетниками неизрасходованных сумм. Однако это не означает, что можно выдать наличную выручку якобы под отчет, спустя время получить эти деньги обратно в кассу как неизрасходованные и тратить на запрещенные для наличной выручки цели. Инспекторы в случае проверки наверняка будут настаивать, что наличная выручка не перестала быть выручкой от того, что несколько дней хранилась не в кассе, а у работника.

Причем налоговикам уже удавалось добиться штрафа в аналогичной ситуации: «сверхлимит» остатка кассы был выдан якобы под отчет на хозрасходы, но работник эти деньги ни на что не потратил. Инспекторы расценили это как искусственное занижение остатка кассы для того, чтобы не сдавать сверхлимитную сумму в банк. И некоторые суды их поддержал и Решения Свердловского облсуда от 31.05.2016 № 72-733/2016 ; АС Свердловской области от 14.07.2015 № А60-27274/2015 . Правда, есть и такие, которые не увидели в этом оснований для штраф а Постановление 9 ААС от 27.07.2016 № 09АП-30308/2016 .

В обычной хозяйственной ситуации (когда работник получил деньги из наличной выручки под отчет, часть потратил, а не пригодившийся остаток вернул) к вам вряд ли будут претензии из-за расходования этого остатка на цели из строки 1 нашей таблицы.

Нередкая ситуация: покупатель расплатился картой, потом вернул товар и настаивает на том, чтобы деньги ему вернули наличными. Если необходимо пойти ему навстречу, то из наличной выручки в этом случае выдать деньги нельз я п. 2 Указания № 3073-У . Можно выдать их только из других сумм — поступивших с расчетного счета, полученных в виде займов и т. д.

Если же вернувший товар человек купил его у вас за наличные, а деньги просит перечислить ему на банковскую карту, это можно сделать — запрета нет.