Справка расчет компенсации за неиспользованный отпуск

Записка-расчёт при увольнении по форме Т-61

Документ по форме Т-61 заполняется при увольнении сотрудника. В него входит несколько разделов, основным из которых является тот, что включает в себя информацию о зарплате и прочих расчетных средствах, причитающихся работнику при расторжении трудового договора.

Кто заполняет форму Т-61

Функции по заполнению записки-расчета по форме Т-61 возлагаются сразу на двух специалистов: кадровика и бухгалтера. Сотрудник кадрового отдела должен заполнить графы, расположенные в первой части бланка и касающиеся основных сведений об увольняющемся: Бухгалтер оформляет те пункты, которые относятся к финансовой составляющей данного документа.

Основания для заполнения записки-расчета Т-61

Документы, на которые опираются специалисты, заполняющие форму Т-61 – это трудовой договор, а также расчетные и платежные документы, содержащие всю информацию по заработной плате работника, а также по всем надбавкам, премиям и прочим выплатам.

Часть 1. Информация о работнике

• Первая часть записки-расчета по форме Т-61 заполняется кадровиком и включает в себя информацию о компании, в которой работал сотрудник, с ее полным наименованием и обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО). Здесь же нужно проставить дату составления и номер документа по внутреннему документообороту.
• Далее нужно вписать сведения, касающиеся лично работника, то есть его ФИО, должность, структурное подразделение или отдел в котором он работал, а также табельный номер, присвоенный ему при устройстве на работу.
• Затем следует внести в бланк дату прекращения трудового договора и основание, по которому был уволен сотрудник (эти данные должны соответствовать приказу руководителя организации, а также записи в трудовой книжке работника).
• Последняя часть в данном разделе касается отпускных периодов, а именно количества дней оставшегося неиспользованного отпуска и, если был факт использования отпуска «авансом», фиксация количества «лишних» отпускных дней. Во втором случае сумма, выплаченная сотруднику за ранее предоставленный «авансом» отпуск, вычитается из окончательных расчетов.
• В качестве завершения на данном этапе нужно поставить в этой части дату заполнения документа и подпись кадрового специалиста.

Часть 2. Расчет оплаты отпуска

Этот раздел заполняет сотрудник отдела бухгалтерии.

Чтобы подсчитать компенсацию по неизрасходованным отпускным дням, необходимо внести нужную информацию во все колонки этого раздела по нижеприведенному алгоритму.

Далее идёт номер столбца цифрой и описание к нему.

1. — сюда вписывается год (необходим для вычисления среднемесячной зарплаты работника);
2. — здесь указываются месяцы (до даты увольнения);
3. — тут нужно написать доход работника за каждый из учтенных месяцев;
4. — количество дней (по календарю) в периоде, взятом за расчетный;
5. — оформляется только при часовой оплате труда работника;
6. — здесь указывается подсчитанный размер среднедневной оплаты труда;
7. — количество отпускных дней, которые были взяты авансом;
8. — неизрасходованные отпускные дни;
9. — конечная денежная сумма, причитающаяся к выплате сотруднику за указанное количество неиспользованных дней отпуска. Расчет производится следующим образом: (из данных столбца 8 нужно вычесть данные столбца 7) умножить полученный результат на данные из столбца 6.

Часть 3. Расчет причитающихся сотруднику выплат

Здесь также все нужно заполнять поэтапно с учетом всех сведений из платежных и расчетных документов. В графы с 10 по 19 вносятся данные по расчету суммы, которую должны выплатить сотруднику.

Внимание! Вносить окончательную сумму выплат, полагающихся сотруднику при увольнении, нужно в конце формы Т-61 обязательно как в числовом виде, так и прописью. Сюда же нужно вписывать данные платежной ведомости, служащей обоснованием выдачи наличных средств из кассы организации.

После оформления последнего раздела бухгалтер, заполнивший документ, должен в обязательном порядке поставить под ним свою подпись с расшифровкой и дату заполнения.

После всей вышеописанной процедуры оформления записки-расчета Т-61 в трудовую книжку работника обязательно нужно внести соответствующую запись о расторжении трудового договора. Для грамотного ведения кадрового учета необходимую отметку нужно поставить и в личную карточку уволившегося сотрудника.

Как оформить записку-расчет при увольнении

Чем оформляется

При увольнении обязательном порядке оформляются:

• заявление от сотрудника об уходе по собственному желанию;
• соглашение о расторжении трудового договора при обоюдном решении работника и работодателя о его расторжении;
• уведомление об окончании действия трудового договора при условии его оформления на определенный срок.

Последующие процедуры, в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ, заключаются в том, что оформляются:

• приказ (существуют унифицированные формы Т-8 или Т-8а) с обязательным указанием основания для расторжения трудового договора со ссылками на статью ТК РФ и личной подписью увольняемого об ознакомлении;
• записка-расчет, учитывающая все причитающиеся сотруднику выплаты (существует унифицированная форма Т-61).

Последний шаг — запись в трудовой книжке.

Пример заполнения записки-расчета

Остановимся подробнее на том, как заполнить записку-расчет при увольнении по форме Т-61.

Записка-расчет по форме Т-61 предусматривает данные о выплатах за неиспользованный отпуск и иных, связанных с оплатой труда.

Лицевая сторона Т-61 содержит:

• Ф.И.О. (полностью) увольняемого сотрудника;
• основание увольнения: ссылку на норму ТК РФ;
• реквизиты Приказа о расторжении трудового соглашения;
• количество дней отпуска, использованных авансом и (или) неиспользованных;
• подпись лица, ответственного за составление записки-расчета.

На оборотной стороне Т-61 содержатся данные для определения суммы выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, которая рассчитывается, как произведение неиспользованных дней отпуска (указано на титульном листе и в графе 8 оборотной стороны) и среднедневного заработка (графа 6 оборотной стороны).

Для того чтобы посчитать неиспользованные дни для заполнения Т-61, нужно:

• рассчитать количество дней отпуска за все отработанное время в компании, исходя из того, что за каждый полный год сотруднику положено определенное количество дней (обычно 28), для неполного года можно воспользоваться формулой:

• рассчитать, сколько дней отпуска предоставлено за все время работы в компании;
• рассчитать, сколько неиспользованных дней отпуска осталось за работником по формуле:

При отрицательном результате или нуле сотруднику не полагается компенсация.

Среднедневной заработок для заполнения записки-расчета Т-61 считаем по формуле:

Считаем количество отработанных дней: расчетным периодом признаются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу прекращения трудовых отношений (описывается в графах 1 и 2 оборотной стороны).

Количество отработанных дней в расчетном периоде за каждый полный месяц признается 29,3, за неполный рассчитывается по формуле:

Считаем базу для компенсации (указывается в графе 3 оборотной стороны помесячно): это зарплата и иные выплаты за отработанные дни. Не включаются в базу (п. 2, 3, 5 Положения о среднем заработке) выплаты, начисленные за неотработанные дни (отпускные, пособия), оплата дней командировки, выплаты, непосредственно не связанные с трудовой деятельностью работника (материальная помощь, оплата питания, проезда, обучения).

После определения суммы компенсации заполняется итоговая часть формы записки-расчета Т-61 — таблица с графами 10–19. Если в графе 19 получилась положительная сумма, именно она подлежит выплате увольняемому сотруднику.

Расчет компенсации при увольнении

Рассмотрим, как рассчитать компенсацию сотруднику при увольнении за неиспользованные дни отпуска. Покажем, как быстро выполнить расчеты с помощью онлайн-калькулятора.

Руководство компании обязано ежегодно предоставлять своим сотрудникам отпуска. На период отдыха за сотрудниками сохраняются должность и средний заработок. Продолжительность ежегодного основного отпуска — 28 календарных дней. Некоторым категориям граждан установлен увеличенный отпуск: например, для несовершеннолетних — 31 день. Также статья 117 ТК РФ устанавливает право для отдельных работников на получение каждый год дополнительных оплачиваемых отпусков: при вредных, опасных условиях труда, с ненормированным рабочим днем, работающим в регионах Крайнего Севера и пр.

Нередко возникает следующая ситуация: работодатель увольняет сотрудника, когда тот еще не использовал все дни положенных ему отпусков. В этом случае работнику нужно перечислить компенсацию за неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК РФ), если он не пожелал «отгулять» эти дни перед увольнением.

При этом очень важно правильно определить суммы компенсации, так как невыплата может повлечь судебные споры и привлечение руководителя к ответственности.

Порядок расчета компенсации неиспользованного отпуска

Формула определения компенсации отпуска выглядит следующим образом:

Компенсация за неизрасходованный отпуск = среднедневной заработок * число дней неизрасходованного отпуска

Для двух параметров этой формулы есть свои правила расчета, приведем их ниже.

Порядок определения среднедневного заработка (ст. 139 ТК РФ):

Чтобы рассчитать среднедневной заработок, необходимо взять сумму всех выплат в пользу сотрудника за последний год, затем разделить ее на 12 месяцев и затем еще раз поделить на 29,3. Последнее число — это константа, означающая среднее число дней в месяце.

К перечню выплат, используемых при расчете среднего заработка, относятся:

• заработная плата по разным системам оплаты труда;
• премии;
• зарплата в неденежной форме;
• прочие надбавки и вознаграждения, предусмотренные внутренними положениями предприятия.

При этом прочие выплаты, не связанные с оплатой труда, не учитываются. Например, компенсация питания или проезда, приобретение путевок на отдых и т.д.

Предположим, сотрудник отработал какие-то месяцы не полностью. Например, находился на больничном, не мог выполнять свои рабочие обязанности вследствие технического сбоя на предприятии не по его вине. Тогда формула среднедневного заработка будет скорректирована:

Для определения числа дней в неполных месяцах в знаменателе нужно скорректировать среднее число дней в месяце (29,3):

Порядок подсчета количества отработанных дней для целей определения длительности отпуска (ст. 121 ТК РФ):

Второй шаг для расчета компенсации — это определение количества дней, дающих право на отпуск. В стаж для этих целей включаются:

• дни, когда сотрудник выполнял свои трудовые обязанности;
• праздники, выходные, ежегодные оплачиваемые отпуска;
• вынужденные пропуски работы не по вине сотрудника. Например, при незаконном увольнении;
• время отпуска по просьбе работника за свой счет (не более 14 дней).

Обратите внимание, что в рабочий период не входят дни:

• когда сотрудник допустил прогул, не имея уважительной причины;
• отпуска по уходу за малолетним ребенком;
• отпуска за свой счет, когда его длительность больше 14 дней;
• когда работник был отстранен руководством от работы по причинам, перечисленным в ст. 76 ТК РФ. Например, появление в офисе в состоянии алкогольного опьянения, отказ от обязательного медосмотра или требуемого для данной должности обучения и т.д.

После этого считается количество дней отпуска, которое положено сотруднику за отработанное время. Отсчет начинается с даты приема на работу. Право на отпуск возникает спустя 6 месяцев после трудоустройства в данную организацию. Количество дней отпуска, которое может использовать сотрудник, определяется по формуле:

Полностью отработанным считается месяц, в котором 15 дней и более можно зачесть в стаж для целей расчета отпуска.

Далее из «заработанного» отпуска необходимо вычесть количество дней, которые работник уже использовал. В результате получаем число дней, необходимое для расчета компенсации.

Когда необходимо выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск

Все суммы, которые должен получить сотрудник по итогам расчета, в том числе, компенсация за неиспользованный отпуск, перечисляются в последний рабочий день в данной организации. Предположим, человек в этот день не работал. Тогда компенсацию нужно уплатить не позже дня, следующего за датой, когда сотрудник предъявил требование о расчете.

По финансовым или другим причинам компания может задержать перечисление компенсации уволенному (или уволившемуся) сотруднику. Невыплата или выплата средств не в срок является нарушением законодательства. В этом случае за каждый день просрочки бывшему работнику предусмотрена дополнительная выплата. Процент этой выплаты не может быть меньше 1/150 ключевой ставки Центробанка РФ. Сумма определяется путем умножения данного процента на невыплаченные суммы заработка. Кроме того, сотрудник через суд может потребовать компенсации морального вреда.

Невыплата или неполная выплата работнику всех причитающихся сумм влечет административную ответственность по ч. 6 и 7 ст. 5.27 КоАП. Если установлен факт административного правонарушения, к работодателю будут применены санкции:

Записка-расчет при увольнении форма т-61: образец заполнения в 2019 году

По каким бы причинам ни происходило расторжение контракта с наемными работниками, администрация хозяйствующего субъекта в их последний рабочий день должна полностью рассчитаться с этими людьми. Для этого специалист отдела кадров в момент выписки приказа оформляет и направляет в бухгалтерию такой документ, как записка-расчёт при увольнении.

Для чего применяется записка расчет

Записка-расчёт при увольнении заполняется несколькими службами фирмы: кадровый отдел выписывает ее, а бухгалтерия с обратной стороны вносит в нее все необходимые данные для определения сумм, причитающихся увольняющемуся.

Записка-расчёт при увольнении форма Т-61 утверждена приказом Росстата в качестве одного из документов, применяющихся в кадровом и бухгалтерских учетах при расторжении трудового договора. Предприятие может в своей деятельности использовать этот бланк, или же на основании него разработать собственный.

Сложившаяся практика устанавливает, что форма Т-61 или ее аналог должны формироваться на каждого человека в отдельности.

Изначально выписывает это документ кадровик при составлении приказа, внося соответствующие данные на лицевую сторону данного документа. Из содержания приказа он переносит информацию о наличии не использованного времени отдыха, а также дату предстоящего увольнения.

Завизировав указанную информацию, кадровик передает документ бухгалтеру, который осуществляет выборку данных за расчетный период и производит определение сумм расчета. Возможно, что у работника отсутствует данное время, а отпуск он использовал уже авансом. Тогда в бухгалтерии определяется, какую сумму отпускных ему необходимо вернуть предприятию.

В данном документе надо произвести также удержания, которые осуществляются в силу закона или иного локального нормативного акта. После этого бухгалтер определяет сумму выплаты сотруднику на руки и вносит ее в платежные документы. Далее записку расчет следует приложить к документам по расчету зарплаты за текущий месяц.

За сколько времени до увольнения нужно оформить записку

Законодательство не регламентирует период времени, в течение которого должна оформляться записка-расчет. Нормы актов закрепляют только обязанность выплатить все причитающиеся при увольнении деньги работнику либо в окончательный день работы, либо, если происходит перечисление зарплаты на карточку, то на следующий день.

Крайний срок ее формирования — это завершающий рабочий день увольняющегося. Если работник расторгает договор по собственной инициативе, то по общим правилам он подает заявление за две недели до этой даты.

Поэтому издать приказ об увольнении и составить записку расчет можно с момента получения заявления на увольнение. Однако, нужно помнить также о праве работника отозвать заявление до окончания срока предупреждения. Поэтому распоряжение об увольнении и записку возможно придется аннулировать.