Методы анализа бизнес процессов

Зачем нужен и как проводится анализ бизнес-процессов компании?

Анализ бизнес-процессов организации необходим для повышения эффективности ее работы.

Своевременное принятие соответствующих управленческих решений на основе исследования позволит компании занять лидирующее место в отрасли.

Сущность и цели

Анализом бизнес-процессов называется процедура систематического получения информации для определения, оценки, идентификации предмета исследования с целью его улучшения.

Необходимость в анализе вызвана конкурентным положением компании. Сравнение цен и затрат на продукцию разных участников рынка может помочь ей усовершенствовать свою работу.

Свидетельствовать о нестабильном положении фирмы могут следующие факты:

высокие затраты на модернизацию оборудования при смене технологии изготовления продукции;
существенные расходы на транспортировку и хранение внутри организации готовых изделий;
низкий процент времени обработки в общем цикле, который проходит продукт от создания до продажи;
длительное время поставки товара;
чрезмерно широкий ассортимент производимой продукции;
проблемы со сроками выполнения договоров.

Эти индикаторы относятся к ключевым процессам. Однако для оценки следует использовать информацию о всех видах деятельности производственного цикла фирмы.

Чтобы получить сведения о аспектах работы компании, используются следующие процедуры:

аудит бухгалтерской отчётности;
изучается производственная документация;
описывается алгоритм производства;
изучается процесс в действии.

Основной целью анализа бизнес-процессов является улучшение их работы посредством принятия наиболее эффективных управленческих решений. Успешная реализация задачи может быть достигнута следующими действиями, применяемыми в совокупности:

определение финансовой отдачи от использования ресурсов процессов;
исследование внутренних и внешних факторов, которые влияют на результаты деятельности фирмы;
оценка выполнения установленного плана;
анализ использованных возможностей предприятия;
разработка плана оптимизации процессов.

Как осуществляется управление бизнес-процессами в организации — читайте в этой статье.

Все возможные виды бизнеса и их краткую характеристику вы можете найти здесь.

Методы анализа

Выделяют несколько методик оценки процессов. С помощью любой из них можно рассмотреть этапы производственного цикла компании, оптимизировать работу предприятия.

SWOT-анализ

Данный способ предполагает изучение процесса с помощью определения его слабых и сильных сторон, возможностей улучшения и угроз снижения эффективности.

Опрос руководства и работников предприятия.
Обработка полученных результатов, оценка общих моментов в ответах.
Построение таблицы.

SWOT-анализ является инструментом подробной оценки процесса, результаты исследования могут быть использованы для дальнейшего поиска способов оптимизации работы предприятия.

Определение проблем процесса

Этот метод считается простейшим средством качественного исследования причин низкой эффективности производственного цикла организации. Его назначение состоит в установлении направления последующего углубленного анализа.

Алгоритм процедуры исследования следующий:

Формирование схемы бизнес-процесса с помощью отображения выполняемых функций и исполнителей.
Опрос руководителей и сотрудников, участвующих в анализируемом действии.
Установление проблемных участков.

Полученная схема обсуждается и анализируется, результаты исследования используются при планировании реорганизации и оптимизации бизнес-процесса.

Данный метод позволяет акцентировать внимание на деталях каждого из этапов производственного цикла.

Распределение по уровням

Ранжирование предназначено для характеристики наиболее крупных процессов предприятия. Алгоритм таков:

Составляется перечень основных этапов цикла.
Действия ранжируются в зависимости от степени важности, состояния, эффективности или любых других параметров.

Полученная информация позволяет принять решение, какой из процессов следует улучшать в первую очередь. Этот метод не подходит для составления долгосрочных проектов по корректировке деятельности компании, так как основан на быстром анализе ситуации.

Анализ по отношению к типовым требованиям

Каждый бизнес-процесс можно рассматривать с точки зрения соответствия неким универсальным требованиям. Чаще всего для сравнения используются международные стандарты качества продукции.

Если оценка показала, что исследуемый процесс удовлетворяет всем установленным положениям, то дальнейшая работа будет состоять в поиске способов улучшения уже имеющихся показателей.

Визуальный анализ графических схем

Метод заключается в изучении графического изображения этапов производственного цикла. Такой способ поиска возможностей оптимизации считается существенно ограниченным из-за ряда особенностей:

подробно описать процесс с помощью одной схемы невозможно;
любые ошибки при формировании делают анализ неэффективным;
выводы можно сделать только при наличии практического опыта принятия лучших решений.

Рассматривается каждая деталь процесса.
Анализируется содержание этапов цикла.
Устанавливается перечень необходимых документов.
Проверяется наличие информации во входящих бумагах.

По итогам полученной информации составляется таблица, в которой указываются все осуществляемые операции и составляемые документы. Оптимизация работы компании достигается с помощью поиска неиспользуемых бумаг, а также функций, которые не могут выполняться из-за отсутствия необходимых отчётов.

Графический анализ позволяется выявить лишние или дублируемые процессы, недостающие этапы цикла.

Используемые показатели

Анализ процессов осуществляется для оценки результативности производственного цикла компании. Для этого используется система показателей.

Существует три их вида:

Структурные. Они представляют собой соотношение исходных данных, при этом цифра в числителе является частью, принадлежащей показателю в знаменателе. Например:
Относительные показывают отношение показателей разных областей работы компании. Например, производительность продукции:
Коэффициенты показывают соотношение цифр разных периодов, но имеющих одинаковые единицы измерения. Например:

Процесс анализа и моделирования процессов организации в специализированной программе смотрите на следующем видео:

Анализ на примере конкретной компании

В ООО «Латея» проводится анализ процесса комплектации готовых изделий на складе. Он будет выглядеть следующим образом:

Исследование проблем. В ходе работы выявлены слабые места:
- неравномерная загрузка сотрудников;
- не используются системы автоматизации;
- отсутствие комфортных условий работы.
Ранжирование причин. Установленные проблемы отсортированы в зависимости от степени важности.
Предложены варианты решения:
- мотивировать работников на постепенное выполнение заказов в течение периода;
- установить причины неравномерной поставки продукции;
- интегрировать информационные системы и связать базы данных по всему предприятию;
- внедрить новые алгоритмы работы автоматизированных продуктов;
- реконструировать здание для обеспечения физического комфорта сотрудников;
- систематизировать стеллажи для облегчения доступа.

Читать еще: Учебники по анализу хозяйственной деятельности

Устранение перечисленных проблем помогло компании увеличить скорость обработки заказов на складе.

Как анализировать бизнес-процессы

Эффективность работы предприятия зависит от того, насколько чётко отлажены бизнес-процессы (БП). Поскольку ситуация на рынке меняется молниеносно, механизмы, работавшие вчера, уже сегодня могут дать сбой.

Поэтому эксперты регулярно анализируют БП и делают выводы о целесообразности корректировки. По результатам анализа руководство принимает решение об изменениях действующих схем, что часто помогает снизить затраты или повысить производительность.

Я расскажу о том, как анализировать БП правильно, чтобы бизнес приносил прибыль.

Что включает базовый анализ?

Исследование всей доступной по БП информации.
Измерение фактических показателей – производительности, затраченного времени, занятых сотрудников.
Их сравнительный анализ в динамике.
Создание и оценку графических схем и др.

Два вида анализа бизнес-процессов

1. Качественный

Анализировать ситуацию можно на основе субъективных оценок, при помощи графических схем, а также по отношению к типовым требованиям и нормативным актам.

2. Количественный

Более объективный, предусматривает сбор, обработку и анализ показателей продукта, эффективности БП, удовлетворенности клиентов, их сравнение, а также другие прогрессивные методики. Нужны ли компании бизнес-процессы и насколько они себя оправдают, показывает именно этот подход.

Имитационное моделирование и АВС-анализ БП (операционный анализ затрат) – это инновационные методы количественного типа, с помощью которых определяют, например, стоимость процесса. Они требуют больших временных и финансовых вложений, поэтому редко применяются в условиях российского бизнеса, особенно в компаниях без четкой регламентации процессов.

Качественные методы

1. SWOT-анализ

Методика направлена на предварительное выявление сильных и слабых сторон БП. С ее помощью прогнозируют потенциальные улучшения (возможности) или ухудшения (угрозы). Простейший способ – анкетирование руководителей и сотрудников с целью построения таблицы SWOT-анализа процесса.

2. Выделение проблемных областей

На укрупнённой схеме отображают основные группы функций и исполнителей. Указывают проблемные области, выявленные путём опроса сотрудников и руководителей, например, закупку оборудования или расчёты. Краткие формулировки помогут в дальнейшем сформировать план реорганизации.

Визуальный анализ графических схем часто бесполезен, поскольку при их создании встречаются ошибки и технические недоработки. Для реализации нужны глубокие практические знания и понимание отраслевых решений, опыт.

3. Ранжирование процессов

БП классифицируют по уровню эффективности и степени важности для организации, а затем определяют, какие из них нуждаются в улучшении в первую очередь. Методика субъективна, поэтому применяется в основном на предварительном этапе.

Количественные методы

К ним относятся:

Показатели процесса – числовые величины, характеризующие временные, финансовые, человеческие и другие затраты.
Показатели продукта или услуги, например, абсолютный объём услуг, номенклатура, количество дефектов и др.
Показатели удовлетворенности клиентов результатами – выходом БП или продукцией.

Абсолютные показатели – это числовые величины, которые описывают время его выполнения БП, стоимость продукта или услуги, другую техническую информацию (численность персонала, количество трансакций, автоматизированных рабочих мест и др.).

Относительные – также выражаются в числах, но предоставляют их по отношению к другим сведениям, например, соотношение плана и фактического исполнения, сравнение бизнес-процессов и т. д.

Как оценивают стоимость процесса?

Стоимостные показатели относятся к самым важным и делятся на три группы:

Стоимость БП в целом (определить сложно).
Отдельные показатели – затраты на оплату труда исполнителей, на тепло- и энергоносители, связь, получение информации, на амортизацию оборудования, на повышение квалификации и др.
Показатели стоимости итогового продукта – затраты на сырье и материалы, оплату труда, амортизацию оборудования и др.

Чтобы улучшить процесс, важно наблюдать динамику изменения стоимостных показателей. Для этого анализируют срезы, получают удельные и относительные данные, на основе которых делают выводы о целесообразности реорганизации.

Как проанализировать качество процесса?

Качественным считают процесс, удовлетворяющий потребности потребителя при минимальных затратах ресурсов. Для получения объективных данных анализируют:

Количество возвратов продукции и рекламаций на продукт или услугу, жалоб от клиентов на качество обслуживания.
Число некомплектных отгрузок.
Степень дефектности и сохранность продукта.
Количество внештатных ситуаций с вынужденным вмешательством руководства.
Адаптивность БП к изменению требований заказчика и внешних условий.
Независимость процесса от смены персонала.
Управляемость.
Способность к улучшению.

Некоторые показатели автоматизации бизнес-процессов в BPMS легко измеряются по простейшим методикам сбора и обработки информации. Другие – не поддаются числовому анализу, поэтому их отслеживают в динамике, выявляя причины сбоев при внештатных ситуациях и предупреждая их в будущем.

Пример пошагового плана анализа бизнес-процессов

Разговор с сотрудниками, ответственными за реализацию конкретного БП, о возможных проблемах.
Определение входов (материальных, трудовых, энергетических ресурсов).
Фиксирование выходов (физического товара или услуги).
Проведение мозгового штурма с представителями нескольких отделений об усовершенствовании БП.
Визуализация процессов с помощью блок-схем.
Внесение изменений, направленных на снижение затрат, сокращение цикла работ, упрощение процесса или повышение качества обслуживания – с учетом полученных результатов.
Анализ результатов и (при необходимости) шагов по совершенствованию БП.

Система анализа должна разрабатываться индивидуально для каждого предприятия. На начальном этапе применяют простые количественные методики. С развитием процессов их постепенно дополняют более сложными показателями, привлекая, кроме абсолютных, еще и относительные.

Регулярное отслеживание эффективности каждого БП – это обязательное условие для достижения результатов. Ведь в отсутствии прогресса наступает регресс. В выигрыше остается тот, кто не перестаёт стремиться к совершенству!

Читать еще: Факторный анализ себестоимости пример

5 методов для анализа бизнес-процессов компании

Систематический контроль всех процессов предприятия дает возможность эффективно продвигать продукцию на рынке сбыта, стабилизировать все этапы производства и поддерживать надлежащий уровень для занятия лидирующей позиции в экономике страны.

Что такое анализ бизнес-процессов

Важно: именно в достижении лидирующей позиции на рынке и заключена основная особенность анализа бизнес-процессов.

Особенность его заключается в последовательном исследовании всех процессов производства доля выявления и устранения проблемы.

Как на практике осуществляется анализ и моделирование бизнес-процессов вы узнаете тут:

Цели процесса

При отсутствии систематических исследований необходимых механизмов, основными факторами для срочного проведения анализа являются:

Высокие затраты на внедрение новых технологических процессов;
Существенные затраты на транспортировку или внутреннее хранение продукции;
Низкий процент периода обработки продукции от создания до продажи;
Длительность поставки продукции;
Проблемы соблюдения сроков подписанных договоров;
Слишком обширный перечень ассортимента.

Данные этапы являются ключевыми в исследованиях, но кроме них необходимо изучать всю деятельность организации.

Чтобы вникнуть в детали работы предприятия необходимо:

Провести: аудит бухгалтерской отчетности. Как провести кадровый аудит организации вы узнаете в публикации по ссылке;
Изучить производственные бумаги;
Выполнить опись производства;
Изучить процесс на деле.

Чтобы этого достигнуть необходимо совокупное применение нескольких методик:

Выявление размера финансового дохода от работы бизнес-процессов;
Изучение внутренних и внешних факторов, влияющих на работу предприятия;
Оценка реализации заданного плана;
Анализ исчерпанных ресурсов организации;
Разработка плана усовершенствования процессов.

Моделирование бизнес-процессов и управление ими

Необходимость в моделировании бизнес-процессов заключена в улучшении работы всего предприятия, для этого применяются различные модели, которые дают понять основные этапы процессов и устранить ненужные или слабые стороны.

Моделирование состоит из нескольких последовательных стадий:

Определение процессов и построение начальной модели, как на самом деле;
Диагностика, изучение и улучшение построенной модели;
Разработка модели с исправлениями;
Ее тестирование и применение;
Исправление ошибок.

Тут вы узнаете, как работает система управления бизнес-процессами.

Разновидности анализа бизнес-процессов.

Моделирование складывается из 3 видов:

Функциональное моделирование, в котором описываются все функции предприятия, как они есть и их взаимосвязь, при этом соблюдение последовательности не обязательно;
Объективное, описывает бизнес-процессы, как взаимосвязанные объекты;
Имитационное, предполагает построение, моделирование всех процессов предприятия.

Методы анализа

Существует несколько наиболее эффективных методик, которые помогают рассмотреть основные этапы работы производства и усовершенствовать их.

SWOT-анализ

Этот вариант помогает выявить слабые и сильные звенья, определяет возможности их усовершенствования и оптимизации.

В данном случае действия следующие:

Опрос персонала и руководства компании;
Изучение и обработка полученных результатов;
Формирование таблицы.

Этот вариант хорош тем, что его результаты доступно применить в дальнейшем усовершенствовании производства в целом.

Выявление проблем

Действуют в этом случае так:

Моделирование схемы бизнес-процесса посредством отображения выполняемых функций и исполнителей;
Опрос всех действующих лиц;
Обозначение проблемных зон.

Полученные результаты исследования детально обсуждаются и поддаются анализу, эти результаты можно применить в дальнейшей реорганизации.

Важно: посредством этого метода допустимо сконцентрироваться на каждом этапе.

Распределение по уровням

Ранжирование предназначено для быстрого выявления и устранения неполадок, оно не эффективно для долгосрочных проектов усовершенствования компании, в его результате характеризуются самые крупные процессы предприятия.

Действуют в данном случае по такой схеме:

Формируется список самых крупных бизнес-процессов;
Устраняются самые важные недочеты, при этом действия формируются по степени важности, эффективности, состояния и прочих параметрах.

Анализ в соотношении с типовыми требованиями

И дальнейшая работа будет заключаться не в изменении процессов, а в их оптимизации.

Виртуальный анализ графических схем

Данный способ наделен определенным перечнем ограничений, так как:

Невозможно детальное описание процессов одним наброском;
Любые ошибки сводят все усилия на нет;
Вывод можно сделать только после применения в реальной жизни.

На деле действия заключены в следующем:

Рассматриваются все подробности процесса;
Анализируются все этапы цикла;
Устанавливается перечень необходимых документов;
Определяется наличие информации во всей входящей документации.

По итогам всех исследований и формируется графическая схема с внесением полученных данных.

Какие показатели применяются

В ходе такого анализа используется перечень показателей, которые делаться на 3 вида:

Структурные – соотношение исходных данных, при этом часть числителя выступает в роли части знаменателя:

Прибыль/общая выручка * 100% = 15 000 рублей / 124 000 рублей * 100% = 12% рентабельности

Относительные – соотношение показателей разных процессов организации:

Произведено продукции в рублях / Отработано времени в часах = 10 млн. рублей / 23 000 часов = 434, 78 рублей в час

Коэффициенты – соотношение цифр за разные периоды с одинаковыми единицами измерения:

Коэффициент оборота = 2, 3 млн. рублей / 1,8 млн. рублей = 1,27.

Как рассчитать коэффициент текучести кадров самостоятельно вы узнаете здесь.

Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов.

Пример анализа бизнес-процесса

Если наблюдать анализ процесса комплектации продукции на складе ООО «Ласточка», то можно увидеть следующие этапы:

В ходе исследования проблем выявлены такие недочеты:

Неравномерное использование рабочей силы;
Отсутствие соответствующих условий;
Нет автоматизации.

Ранжирование – выявленные проблемы отсортированы по степени важности.
Варианты избавления от проблем:

Мотивировать персонал на активные действия;
Устранить причины неравномерной поставки продукции;
Внедрить систему информирования и связать все процессы предприятия;
Сделать капитальную реконструкцию здания;
Обустроить стеллажи для свободного доступа.

Все это обеспечило скорость обслуживания поступающих заказов.

Оценка проведенных действий

При этом формируются ответы на ключевые вопросы:

С какими отрицательными сторонами можно столкнуться в процессе внедрения;
Необходимо ли обновлять всю документацию;
Сколько пройдет времени до получения результатов.

Читать еще: Анализ развития предприятия

Таким образом, анализ дает возможность определить слабые стороны производства и получить ответы на главные вопросы с учетом мнения руководства.

При этом допустимо применение оптимизации не только работы предприятия, но и улучшения работы с кадрами.

Основные способы оптимизации

Методы оптимизации бизнес-процессов могут быть разными в зависимости от получения желаемых результатов и избранного варианта решения проблемы:

Исключение – уменьшение этапов процесса и исключение прочих помех;
Упрощение – необходим для снижения сложности продвижения продукции к потребителю;
Стандартизированные – необходим для автоматического взаимодействия всех процессов;
Сокращение – всех возможных этапов дополнительных затрат;
Ускорение – симуляция, автоматизация и активное проектирование образцов;
Изменение всех этапов и составляющих производства;
Выделить включить все составляющие производства.

Важно: все способы оптимизации применяются в зависимости от возникновения причины.

Заключение

Как смоделировать основные бизнес-процессы предприятия вы узнаете в этом видео:

ТЕМА 4. Методы анализа и оптимизации бизнес-процессов

Первым шагом анализа бизнес-процессов является применение принципа Парето 20 на 80, согласно которому из всех бизнес-процессов, которые были выделены нужно выбрать 20% приоритетных, анализом и оптимизацией которых нужно заняться в первую очередь (они могут дать до 80% результата).

Для решения этой задачи на практике используют следующие критерии:

важность бизнес-процесса — степень его вклада в достижение стратегических целей компании.;
проблемность бизнес-процесса — разница между требуемыми и текущими показателями его эффективности;
возможность и стоимость проведения изменений бизнес-процесса – финансовые и нефинансовые (моральные) «затраты» сопутствующие проведению изменений, ведущие к возможному ухудшению психологического климата в организации при перераспределении обязанностей и возможных сокращениях персонала и т.д.

Перед проведением анализа и оптимизации бизнес-процессов нужно сформулировать цели и критерии их оптимизации. Цели и критерии оптимизации бизнес-процессов базируются на ключевых показателях эффективности процессов, определяющих эффективность и конкурентоспособность организации.

Ключевыми показателями эффективности (KPI – key performance indicator) называют ограниченный набор основных параметров, которые используются руководством для отслеживания и диагностики результатов деятельности компании и последующего принятия на их основе управленческих решений.

Для разработки набора показателей эффективности обычно определяются направления деятельности компании по реализации ее миссии, устанавливаются стратегические цели и производится их декомпозиция. Таким образом строится дерево целей (рис. 11). По каждой цели выбирается показатель, которым будет определяться достижение цели. По каждому показателю устанавливается его критериальное значение, которое будет определять успешность достижения цели.

Рис. 11. Дерево целей

В результате анализа бизнес-процессов можно выявлять:

· качество выполнения отдельных операций,

· отсутствие или неполноту информации,

· возможности внедрения систем управления качеством,

· возможности сертификации по ISO 900х.

По результатам анализа выбираются бизнес-процессы, требующие изменений. Может быть принято решение как о проведении оптимизации выбранных бизнес-процессов, так и об их коренной перестройке — реинжиниринге. Выбор метода изменения бизнес-процессов — оптимизация или реинжиниринг — определяется тем, насколько показатели эффективности компании отстают от намеченных.

Оптимизация — это сравнительно небольшие изменения, направленные на улучшение существующих бизнес-процессов. Оптимизация нужна, если в целом бизнес-процессы работают, не приносят больших проблем и потерь (не угрожают существованию предприятия), и, следовательно, нет потребности в коренных изменениях (реинжиниринге).

Реинжиниринг — коренная перестройка ключевых бизнес-процессов организации. Это полный отказ от существующих принципов организации ключевых бизнес-процессов и замена их на кардинально новые. Цель реинжиниринга — резкое снижение стоимости бизнес-процессов, затрат времени их проведения, количества сотрудников, участвующих в них. При реинжиниринге обычно меняется и организационная структура компании, задачи ее подразделений.

Методы оптимизации бизнес-процессов делятся на три большие группы:

формализованные универсально-принципиальные (ФУП-методы);
бенчмаркинг;
методы групповой работы.

Формализованные универсально-принципиальные (ФУП) –методы основаны на применении обобщений из успешного опыта и формализованных принципов для построения эффективных бизнес-процессов. К основным ФУП – методам относятся следующие.

Метод пяти вопросов;
Метод параллельного выполнения работ;
Метод устранения временных разрывов;
Разработка нескольких вариантов бизнес-процесса;
Уменьшение количества входов и выходов бизнес-процесса;
Согласование результатов с требованиями;
Интеграция с клиентами и поставщиками бизнес-процесса;
Минимизация устной информации;
Стандартизация форм сбора и передачи информации;
Организация точек контроля;
Метод причинно-следственных связей или бездефектности работы.

Методы Бенчмаркинга основаны на изучении, анализе и последующем копировании элементов процессов успешных компаний, занимающихся схожими видами деятельности. Претендентами на изучение и копирование их успешного опыта в первую очередь являются лидеры – конкуренты.

Последняя третья группа методов групповой работы объединяет различные технологии работы в команде: метод мозгового штурма, метод группового решения задач и т.д.

Литература

1) Елифаров В.Г., Репин В.В. Бизнес-процессы. Регламентация и управление. М.: Инфра-М, 2004

2) Хаммер М, Чампи Дж. Реинжиниринг корпорации. Манифест революции в бизнесе. Пер. с англ. – Спб.: Изд. СПб. Ун-та, 1997.

3) Андерсен Бьерн. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. М.: РИА «Стандарты и качество», 2003.

4) Ольве Н. Г., Рой Ж., Веттер М. Оценка эффективности деятельности компании. Практическое руководство по использованию сбалансированной системы показателей / Пер. с англ. — М.: Вильяме, 2003.

5) ГОСТ Р 50.1.028-2001. Методология функционального моделирования

6) Маклаков С.В. Моделирование бизнес-процессов с AllFusion Process Modeler (BPWin 4.1) — М.:ДИАЛОГ-МИФИ, 2003 -240 с.

7) Дэвид А. Марка и Клемент МакГоуэн Методология структурного анализа и проектирования SADT. М.: МетаТехнология, — 1993.

8) Шеер А.-В. Моделирование бизнес-процессов. М.: Весть-Метатехнология, 2000.