Журналы по воинскому учету в организации

Как правильно заполнить журнал проверок воинского учета?

Штат практически любой организации включает в себя военнообязанных сотрудников — как призывников, так и уволенных в запас. Федеральное законодательство гласит, что работодатель обязан вести воинский учёт работников. Процедура учёта регулируется Постановлением Правительства Российской Федерации № 719. Для её соблюдения требуется оформленный и заполняемый по строго определённым стандартам журнал проверок воинского учёта.

Как вести воинский учет в организации и правильно заполнять соответствующий журнал? Пошаговая инструкция содержится в этой статье.

Почему необходимо вести журнал проверок воинского учета?

Несоблюдение её карается штрафами, а в случае, если доказано намеренное сокрытие данных, предусмотрена уголовная ответственность. Вот почему журнал проверок воинского учёта необходимо заполнять своевременно и без нарушений.

Скачать образец журнала выдачи трудовых книжек на руки вы можете в нашей новой публикации.

Схема: Общий воинский учет на предприятии.

Сроки отправки данных журнала в военкомат

Сверка данных воинского учёта в организации, в том числе содержащихся в журнале проверок, с данными военного комиссариата производится ежегодно. В срок до 1 ноября в военкомат подаётся список сотрудников мужского пола, которые достигли призывного возраста.

Информацию о приёме на работу и увольнении военнообязанных сотрудников необходимо предоставить комиссариату в двухнедельный срок.

Административная ответственность за нарушения процедуры воинского учёта

Ответственности, предусмотренной административным законодательством РФ, руководитель компании подлежит в следующих случаях:

• если военкомату вовремя не предоставлена необходимая информация о работниках, подлежащих постановке на воинский учёт;
• если своевременно не подана информация о любом изменении требуемых военкоматом данных о военнообязанном работнике;
• если сотруднику не предоставлена возможность своевременно прибыть в военкомат по повестке.

Схема: Основные цели воинского учета.

Воинский учет в организации – пошаговая инструкция, какие документы нужны?

Данные воинского учёта проверяются ежегодно (для коллектива, где число сотрудников выше пятисот) и с периодичностью в три года (для малого бизнеса). Особое внимание уделяется тому, насколько грамотно заполнен журнал проверок воинского учёта.

Узнать, как правильно заполнить журнал регистрации входящих документов и скачать его образец, вы можете по этой ссылке.

Внутренний аудит

При обнаружении несоответствий предписанной законом процедуре ведения журнала проверки воинского учёта составляется акт и принимаются меры по устранению нарушений.

Образец заполнения журнала проверок воинского учета.

Как правильно заполнить журнал учета проверки и испытаний электроинструмента и для чего необходим этот документ, вы можете прочесть в этой статье.

Требования к оформлению журнала

Любая запись в журнале проверок воинского учёта делается синими, фиолетовыми или чёрными чернилами. Должны отсутствовать помарки и не являющиеся общеупотребительными сокращениями.

Каждая ошибка зачёркивается при помощи одной черты, сопровождается надписью «исправлено» и датированной подписью исправившего.

Журнал проверок воинского учета: образец и порядок заполнения

Для правильного заполнения журнала служит установленный образец. Титульная страница журнала проверок воинского учета должна включать в себя:

• полное наименование документа;
• даты начала и завершения и заполнения журнала;
• сроки хранения;
• наименование военного комиссариата;
• название компании;
• юридический адрес;
• цифры номера записи о государственной регистрации, а для ИП — идентификационного номера налогоплательщика и номера реестровой записи с датой занесения в реестр;
• фамилию, имя отчество и должность работника кадровой службы, несущего ответственность за заполнение документа;
• фамилию руководителя компании;
• подпись с печатью.

Следующие страницы должны обязательно содержать:

• дату аудиторской проверки;
• имена, фамилии и должности проверяющих;
• записи с результатами и выводами проверки;
• решения руководства организации по результатам проверки;
• записи об устранённых недостатках;
• номер пломбы (если журнал опломбирован).

Журнал проверок воинского учета – образец бланка для заполнения вы можете скачать тут.

Заполнение первых трёх граф осуществляют проверяющие, последнего раздела — руководитель компании.

Подробные сведения о результатах проверки включают в себя:

• даты начала и окончания проверки;
• общее время проверки;
• надзорные органы
• дату и номер распоряжения об аудите;
• тип аудита;
• дату и номер переданного по результатам проверки акта;
• дата передачи;
• обнаруженные нарушения (с указанием соответствующих правовых актов и виновных лиц);
• решения, принятые с целью устранения выявленных недочётов;
• фамилии, имена, отчества и должности привлекавшихся к проверке экспертов;
• подписи участников аудита.

Как правильно вести на предприятии журнал регистрации исходящих документов – читайте здесь.

Как вести воинский учет в организации? Пошаговая инструкция содержится в следующем видео-уроке:

Воинский учет в организации

Организации, независимо от форм собственности, должны вести воинский учет своих работников. Цель воинского учета – обеспечение в мирное время полного и качественного укомплектования Вооруженных Сил РФ, других войск, воинских формирований и органов, а в периоды мобилизации, военного положения и в военное время также и обеспечение потребностей в людских ресурсах органов госвласти, местного самоуправления и организаций (пп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона от 31.05.1996 № 61-ФЗ , п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719). Представим для воинского учета в организации пошаговую инструкцию 2020. Напомним, что для ведения воинского учета в организации Методические рекомендации, актуальные и на 2020 год, были утверждены Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017.

Шаг 1: назначаем ответственных лиц

Кто отвечает за воинский учет в организациях и кто его ведет? Говоря об организации воинского учета в компании (пошаговой инструкции), следует начать с того, что необходимо определить ответственных за ведение такого учета. За состояние воинского учета в организации отвечает ее руководитель (п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719). А непосредственно ведением воинского учета занимается лицо, назначенное руководителем организации на основании приказа. Конечно, обязанность по ведению воинского учета должна быть предусмотрена в составе должностных обязанностей такого работника.

Количество работников, назначаемых ответственными за ведение воинского учета в организации, зависит от численности работников, состоящих на воинском учете. Чтобы определить, какое количество работников необходимо выделить для ведения воинского учета, необходимо установить общее количество граждан, состоящих на воинском учете в организации по состоянию на 31 декабря предшествующего года (п. 13 Положения, утв. Постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719). При этом используются следующие нормативы (п. 12 Положения, утв. Постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719).

Если в организации назначены 2 и более работников, ведущих воинский учет, они объединяются в отдельное подразделение, именуемое военно-учетный стол.

При этом руководитель организации должен не только назначить работников для ведения воинского учета, но и обеспечить их специально оборудованными помещениями и железными шкафами, которые обеспечили бы сохранность документов по воинскому учету (п. 21 Положения, утв. Постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719).

Шаг 2: определяем круг работников, подлежащих воинскому учету

По правилам ведения воинского учета в организациях в 2020 году воинскому учету подлежат следующие работники (п. 14 Положения, утв. Постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719):

А по каким работникам воинский учет не ведется?

Воинский учет в организациях не ведется в отношении, в частности, следующих работников (п. 15 Положения, утв. Постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719):

• освобожденных от исполнения воинской обязанности в соответствии с Федеральным законом от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;
• работников женского пола, не имеющих военно-учетной специальности;
• постоянно проживающих за пределами РФ;
• работников, имеющих воинские звания офицеров и пребывающих в запасе СВР или ФСБ.

Шаг 3: получаем документы для ведения воинского учета у призывников и военнообязанных

Воинский учет в организациях и заполнение личных карточек производится на основании следующих документов (п. 25 Методических рекомендаций, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017).

Шаг 4: разрабатываем и ведем документы по воинскому учету

Какие документы организация должна вести по воинскому учету?

В рамках ведения воинского учета организация разрабатывает (ведет) следующие документы (п. 39 Методических рекомендаций, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017):

• приказ об организации воинского учета граждан, в том числе бронирования граждан, пребывающих в запасе;
• план работы по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе;
• картотека личных карточек формы № Т-2 . В разделе 2 «Сведения о воинском учете» личной карточки работника по форме № Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1) и ведется воинский учет призывников и военнообязанных;
• журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил РФ;
• расписки в приеме от граждан документов воинского учета;
• служебное делопроизводство (отдельное дело) по вопросам ведения воинского учета граждан и бронирования граждан, пребывающих в запасе, в организации;
• другие документы в соответствии с требованиями, устанавливаемыми федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления и руководителями организаций;
• справочная информация по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации.

Необходимые для ведения воинского учета в организации образцы документов можно найти, в частности, в Методических рекомендациях по ведению воинского учета в организациях (утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017). В числе образцов документов воинского учета в организации в указанных Методических рекомендациях, к примеру, приведены:

• приказ об организации воинского учета граждан, в т.ч. бронирования граждан, пребывающих в запасе;
• личная карточка работника (форма № Т-2 );
• расписка о приеме документов воинского учета граждан;
• план работы по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе;
• журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил РФ.

Шаг 5: исполняем и контролируем выполнение обязанностей по воинскому учету

Обязанности руководителей, а также других работников, ответственных за военно-учетную работу, предусмотрены Федеральным законом от 28.03.1998 № 53-ФЗ , а также Положением, утв. Постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719.

Ответственность за нарушения при ведении воинского учета

Действующим законодательством за нарушение отдельных инструкций по ведению воинского учета в организациях предусмотрена административная ответственность в виде штрафа. Он налагается на руководителя или другое должностное лицо, ответственное за военно-учетную работу.

Самое важное о воинском учете

Воинский учет обязаны вести все работодатели — юридические лица. Индивидуальные предприниматели, согласно федеральным законам, освобождены от этой обязанности, но необходимость запрашивать документы воинского учета у нанятых работников для них сохраняется. Поэтому материал о порядке ведения воинского учета будет полезен и интересен всем работодателям.

Какие документы изучить?

Базовые регламентирующие документы уже знакомы большинству кадровиков. Это:

• Федеральный закон № 61-ФЗ от 31.05.1996 «Об обороне» (далее — Закон № 61-ФЗ);
• Федеральный закон № 53-ФЗ от 28.03.1998 «О воинской обязанности и военной службе» (далее — Закон № 53-ФЗ);
• Постановление Правительства РФ № 719 от 27.11.2006 «Об утверждении Положения о воинском учете» (далее — Положение).

А в 2017 году появился еще один важный документ — Методические рекомендации Генерального штаба Вооруженных Сил РФ от 11.07.2017 по ведению воинского учета в организациях (далее — Рекомендации). Он имеет максимально прикладное значение: в нем сосредоточены необходимые шаблоны документов (приказов, журналов учета и пр.), которые может использовать работодатель при ведении воинского учета на предприятии.

Какие сотрудники подлежат воинскому учету?

Согласно п. 14 Положения, стоит учитывать следующие категории сотрудников:

• призывники (граждане призывного возраста, но еще не служившие);
• военнообязанные (граждане РФ, которые уже имеют военный билет).

Не подлежат воинскому учету и не относятся к военнообязанным:

• женщины, не имеющие военно-учетной специальности;
• освобожденные от исполнения воинской обязанности в соответствии со ст. 23 Закона № 53-ФЗ (например, по состоянию здоровья или прошедшие службу в другом государстве и пр.);
• проходящие военную или альтернативную гражданскую службу;
• постоянно проживающие за пределами РФ;
• имеющие воинские звания офицеров и пребывающие в запасе службы внешней разведки России и ФСБ России.

Определить, имеет ли сотрудник отношение к воинской обязанности, несложно — надо проверить наличие специальной отметки на 13-й странице гражданского паспорта. Сделать это следует при приеме на работу.

Различают два вида учета — общий и специальный. Специальный — это учет сотрудников, которые подлежат мобилизации. Он касается служащих органов внутренних дел, противопожарной службы, органов уголовно-исполнительной системы, органов по контролю за оборотом наркотических и психотропных веществ. Во всех остальных случаях на предприятиях ведется общевоинский учет.

Кто обязан вести воинский учет в организации?

Отвечает за этот участок учета руководитель организации или сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями. Если руководитель делегирует полномочия, это должно быть отражено в трудовом договоре и должностной инструкции. Другой вариант — оформить через внутреннее совместительство или нанять внешнего совместителя.

Делегировать он может это на основании приказа (образец — приложение № 4 к Рекомендациям).

Количество специалистов, необходимых на этом участке учета, регламентировано п. 12 и 13 Положения и зависит от количества сотрудников, подлежащих воинскому учету.

Количество сотрудников, подлежащих воинскому учету

Количество уполномоченных сотрудников

От 500 до 2 000

Один основной сотрудник

От 2 000 до 4 000

Два основных сотрудника

На каждые последующие 3 000

Дополнительно по одному основному сотруднику

Крупные организации, где количество сотрудников, подлежащих воинскому учету, превышает 2 000, должны создать отдельное структурное подразделение — военно-учетный стол.

Количество работников подсчитывается на конец предыдущего года, и исходя из этого определяется число ответственных специалистов.

С чего начинается воинский учет?

Обязанности сотрудника, который ведет воинский учет (ВУ) на предприятии:

• проверять документы воинского учета у поступающих на работу (ч. 1 ст. 65, ч. 3 ст. 11, ч. 4 ст. 20 ТК РФ);
• вести ВУ на предприятии;
• оповещать сотрудников об их обязанностях по воинскому учету (например, оповещать о военных сборах);
• извещать военные комиссариаты о нарушения в ведении ВУ в организации;
• отчитываться о ведении воинского учета перед военкоматами (по месту нахождения) или органами местного самоуправления;
• поддерживать в актуальном состоянии информацию о воинском учете.

Кадровый работник у принятого на работу сотрудника должен в числе прочих документов запросить военный билет или удостоверение призывника (ст. 65 ТК РФ). Формы военного билета и удостоверения призывника утверждены. Можно сверить с образцами, утвержденными Приказом Министра обороны России от 18.07.2014 № 495.

Еще раз повторим: собирать информацию о воинской обязанности должны все работодатели: и юридические лица, и индивидуальные предприниматели. Доводы о том, что какой-то вид организаций имеет право не интересоваться документами ВУ, Верховный Суд РФ признал несостоятельными (Решение ВС РФ от 19.11.2009 № ГКПИ 09-1351).

В подавляющем большинстве случаев женщины не входят в категорию военнообязанных, но проверить страницу 13 в гражданском паспорте все же стоит. При наличии штампа следует запросить военный билет, зафиксировать реквизиты документа в личной карточке сотрудницы (п. 28 и 49 Положения).

Организация обязана информировать военный комиссариат о приеме или увольнении военнообязанных и призывников. Сделать это следует в срок до двух недель с момента оформления документов (пп. «а» п. 32 Положения). Образец уведомления можно взять в Рекомендациях (приложение № 9). Если уведомления не поступит, работодателя ждет административная ответственность.

Федеральный закон от 06.02.2019 № 8-ФЗ внес изменения в ст. 4 Закона 53-ФЗ, тем самым вменил работодателям новые обязанности. Все организации должны будут сами находить работников, которые должны состоять на воинском учете, но избегают военкоматов, и в двухнедельный срок сообщать о них в военные комиссариаты. Таким сотрудникам работодатель должен вручать направление в военный комиссариат для постановки на воинский учет. Ранее в обязанности входило только передавать повестки из военкомата.

Одна из обязанностей работодателя — представлять в военные комиссариаты отчеты, в том числе:

• списки сотрудников, подлежащих ВУ, при поступлении или увольнении их с работы;
• списки сотрудников, состоящих и не состоящих, но обязанных состоять на ВУ, по запросу военкоматов в двухнедельный срок.
• списки граждан мужского пола 15 и 16 лет, раз в год в сентябре (чаще всего для учебных заведений, но иногда и для работодателей);
• списки граждан мужского пола для первоначальной постановки на ВУ в следующем году (ежегодно до 1 ноября);
• отчет «О численности работающих и забронированных военнообязанных» (форма 6);
• карточка учета организации (форма 18) и пр.

Как подготовиться к проверке?

Плановые проверки организаций на предмет ведения ВУ военкоматы проводят раз в год при численности сотрудников свыше 500 человек и не реже одного раза в три года для организаций с меньшей численностью. При этом с 1 января 2016 по 31 декабря 2018 года проводить проверки малых предприятий запрещено. Надзорные каникулы для субъектов малого предпринимательства подразумевают мораторий на неналоговые проверки: ГИТ, пожарной инспекции, военкоматов. Если в военкомат не поступают сигналы о нарушениях в организации, то проверять ее не должны.

Чтобы у представителей военного комиссариата не возникло вопросов к организации, руководителю и уполномоченным специалистам следует обратить внимание на несколько моментов:

• проверить, все ли сотрудники, кому необходимо, поставлены на воинский учет;
• проанализировать полноту и достоверность данных, содержащихся в личных карточках;
• упорядочить документооборот: как хранятся документы, ведутся журналы, своевременно ли вносятся изменения и пр.

В целом военкоматы оценивают то, как в организации соблюдаются требования законодательства о военной обязанности и воинском учете. Результаты инспекции комиссариат фиксирует в специальных журналах проверок. Если будут выявлены правонарушения, должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности. О серьезных правонарушениях местные военные комиссариаты сообщают в военные комиссариаты субъектов РФ и вышестоящий орган, которому подведомственна проверяемая организация (при наличии).

Все санкции за нарушения в сфере воинского учета перечислены в ст. 21.1–21.4 КоАП РФ:

Журнал проверок воинского учета на предприятии: образец заполнения

В штате любого предприятия есть военнообязанные сотрудники, достигшие призывного возраста или те, что числятся в запасе.

На основании ФЗ № 61 «Об обороне» в обязанность предприятий входит ведение воинского учета персонала.

Государственная система учета военнообязанных граждан регламентирует эту процедуру Постановлением ПП РФ № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете».

Соблюдение предъявляемых к этой процедуре требований обеспечит руководителю фирмы отсутствие штрафных санкций от контролирующих органов.

Для правильного ведения документации по воинскому учету предпринимателям необходимо создать специальную форму регистрации призывников и тех, кто состоит в запасе, собирать и обрабатывать данные о численности таких работников, фиксировать все изменения их личных сведений.

Своевременным оповещением об открывающихся фирмах занимаются регистрирующие органы. По этой причине сбор, хранение, обновление и передача сведений о сотрудниках определенной категории – прямая обязанность руководителя. Приказом, согласованным с военкоматом, он назначает подчиненных для ведения воинского учета, но ответственность за его состояние несет предприниматель.

Кадровые документы

В соответствии с Инструкцией Генштаба Вооруженных Сил РФ все компании должны иметь кадровые документы учета, оформленные по общему стандарту:

Приказ «Организация воинского учета».

Годовой план работы по организации учета.

Картотека персональных карточек на все категории военнообязанных.

Расписки в получении документов.

Автономное делопроизводство для бронирования военнослужащих запаса и ведения учета.

Обязанностиперсонала по вопросам учета, подготовки и мобилизации.

Дополнительные документы имеют право предлагать местные органы власти или руководители организаций.

Проверки от военкомата

Что именно надо приготовить для проверяющих? Это:

Приказ об организации учета военнообязанных (состав и обязанности сотрудников, ответственных за ведение учета, план работы на год и его согласование с комиссариатом).

Картотеку персональных карточек военнообязанных.

Инструкцию о специальном делопроизводстве.

Особое внимание уделяют грамотному заполнению журнала.

Все записи должны быть сделаны шариковой ручкой с чернилами синих или черных тонов.

Заполняют бумаги четким и разборчивым почерком, без помарок и непринятых сокращений ( Приложение № 7 к Методическим рекомендациям).

Ошибки, сделанные вручную, корректируют неправильный фрагмент зачеркиванием одной чертой. При этом исправленный текст должен хорошо просматриваться. Здесь же должна быть надпись «Исправлено», подписи участников процедуры и дата исправления документа.

Вероятность санкций

Если подготовка к проверке не проводилась на должном уровне, руководитель по ст. 21.11 КоАП РФ привлекается к административной ответственности ─ штрафу в сумме 300-1000 руб. за:

1. Несоблюдение сроков предоставления информации о сотрудниках, которые подлежат первичной постановке на учет.
2. Непредставление сотруднику возможности вовремя явиться по повестке в военкомат.
3. Несвоевременная подача информации об изменении личных данных военнообязанных граждан: семейного статуса, образования, должности.

В данной сфере срок привлечения к административной ответственности за различные нарушения ограничивается двумя месяцами с момента их совершения.

Ответственность

Обязательна ли процедура воинского учета?

Все расходы по ведению воинского учета осуществляются за счет собственных ресурсов компании. После включения вновь организованного предприятия в ЕГЮР в автоматическом режиме информация поступает в военкомат.

Прямую ответственность за правильный учет военнообязанных подчиненных несет руководитель, обладающий правом делегировать полномочия менеджеру по персоналу или другому сотруднику с определением круга обязанностей в трудовом договоре.

Правила ведения воинского учета прописаны в документах:

В Положении о воинском учете № 719 (ПП РФ).

ФЗ № 53-ФЗ «О воинской обязанности».

На протяжении всего периода работы военнообязанных документация о воинском учете должна поддерживаться в актуальном состоянии и храниться в надлежащих условиях.

Проверки

Каждый предприниматель должен проверять результаты организации учета на своем предприятии. Для внутреннего аудита надо создать специальную комиссию с начальником отдела кадров во главе.

Проверяющие собирают доказательства того, что все процедуры обновления, хранения, передачи сведений в военкомат осуществляются точно по Методическим рекомендациям и Положением о воинском учете. При выявлении нарушений составляют акт. После ликвидации недочетов сведения предоставляют в военкомат.

Сведения о принятых и уволенных военнообязанных надо направлять в военкомат в ближайшие 2 недели. За 3 дня подчиненных надо оповестить о получении повестки из военкомата.

При проведении проверки уполномоченные представители учитывают:

Степень охвата учетом (включая регулярное обновление).

Качество ведения делопроизводства.

Достоверность данных в карточках личного учета (просматривают 1% документов).

Обеспечение коллегам возможности исполнить свои обязанности перед военкоматом.

Организация ведения учета оценивается отметками «удовлетворительно» или «неудовлетворительно», достоверность и полнота сведений ─ «отлично», «хорошо», «удовлетворительно» и «неудовлетворительно».

Итоги проверок заносятся в Журнал учета и должны соответствовать таким критериям: