Командировки в бухгалтерском учете

Командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете

Как отражать расходы по командировкам в учете и в каких случаях можно принять НДС по таким расходам к вычету? Какие изменения нужно внести в локальные нормативные акты, чтобы отказаться от командировочных удостоверений? Об этих и других ситуациях рассказывает аттестованный аудитор Александр Лавров.

Документальное оформление командировки

Чтобы направить сотрудника в командировку, в первую очередь необходимо оформить соответствующий приказ. Для этого лучше использовать унифицированную форму № Т-9. Составление приказа в свободной форме тоже возможно (по этому поводу см. письма Роструда от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1, от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1), но на практике может вызвать вопросы проверяющих.

А вот командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении с 08.01.2015 не являются обязательными. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749), более не содержит указаний на обязательность оформления этих документов. Разберемся, можно ли полностью отказаться от них.

Даже если компания оформит командировочное удостоверение, лицо, к которому командирован сотрудник, отметку в удостоверении может не поставить, поскольку такой обязанности тоже больше нет. Единственная цель командировочного удостоверения — подтверждение того, что сотрудник действительно был там, куда его направили. Но это можно подтвердить и непосредственно документами, свидетельствующими о выполнении цели командировки. Например, если инженера направили к клиенту починить оборудование, то он должен привезти акт выполненных работ, подписанный клиентом. Если на семинар — материалы этого семинара. Получается, что командировочное удостоверение в большинстве ситуаций не содержит ценных данных и его можно не оформлять.

То же можно сказать о служебном задании и отчете о его выполнении. Ведь непосредственно цель поездки отражается в приказе о направлении работника в командировку, а выполнение задания также можно подтвердить другими документами. Да и руководитель не утвердит авансовый отчет, если задание не выполнено.

Таким образом, представляется, что от обоих документов можно вполне безопасно отказаться. В этом случае нужно внести изменения в положение о командировках или иной локальный нормативный акт, который определяет порядок направления работников в командировки. Поскольку формы первичных учетных документов утверждаются одновременно с учетной политикой (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»), нужно также внести изменения в утвержденный перечень форм и исключить из него командировочное удостоверение и служебное задание.

Если организация не отказывается от оформления командировочного удостоверения и служебного задания, обязательность их оформления также нужно закрепить в локальном нормативном акте. Поскольку раньше они оформлялись в силу прямого указания в Положении № 749, а сейчас такого указания нет.

Напомним, по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет и произвести окончательный расчет по выданному ему авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения № 749).

Вычет НДС по командировочным расходам

Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ вычет НДС допускается только по тем командировочным расходам, которые принимаются для целей налогообложения прибыли. И это ограничение касается не только части нормируемых расходов (данное положение отменено с 01.01.2015), а вообще любых причин, по которым те или иные расходы могут быть не приняты в налоговом учете.

При этом нет никаких норм в отношении командировочных расходов для исчисления налога на прибыль. То есть если расходы действительно осуществлены (для деятельности, направленной на получение доходов, облагаемых НДС) и подтверждены документально, то они признаются при налогообложении прибыли, а соответствующий НДС принимается к вычету в общем порядке.

Так, по расходам на проживание основанием для вычета является, как правило, счет-фактура. Но для вычета по расходам на проезд счет-фактура не нужен. Ведь билеты, маршрут-квитанции электронных авиабилетов или контрольные купоны железнодорожных электронных билетов — это бланки строгой отчетности, они сами по себе являются основанием для вычета. Это указано в п. 18 Правил ведения книги покупок (утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Если налог не выделен в билете, но выделен в отдельно выставленном счете-фактуре, то с 01.10.2014 его также можно принять к вычету. Ведь п. 18 Правил ведения книги покупок позволяет теперь зарегистрировать в книге не только бланк строгой отчетности или его копию, но и счет-фактуру. Напомним, что ранее налоговики возражали против вычета по счету-фактуре в такой ситуации (письма УФНС России по г. Москве от 31.08.2009 № 16-15/090448.1, от 10.01.2008 № 19-11/603).

Налог принимается к вычету после использования билета и утверждения авансового отчета, в котором этот билет будет отражен. До этого момента нельзя подтвердить, что услуги по перевозке действительно оказаны и приняты к учету. Ну а НДС в отношении услуг посредника принимается к вычету в общем порядке: по счету-фактуре, после принятия этих услуг к учету.

Билеты: как их отразить в учете

Чтобы выполнить задание работодателя, сотрудник должен доехать до места командировки и вернуться из нее. Расходы на проезд работодатель должен либо компенсировать сотруднику, либо оплатить сам.

Для бухгалтера проще всего, когда работник приобретает билеты самостоятельно. Тогда они указываются в авансовом отчете, а их стоимость после утверждения авансового отчета относится на командировочные расходы. В бухгалтерском учете в этом случае отражаются лишь расходы на основании авансового отчета.

Однако если работники ездят в командировки регулярно, для компании дешевле приобретать билеты от своего имени. Порядок учета в этой ситуации меняется. Приобретенный билет — это денежный документ, который уже в момент получения необходимо отразить в учете организации. При этом сразу отнести его стоимость на расходы нельзя: оплата билета — это фактически предоплата перевозчику за поездку в будущем.

Для осуществления поездки билет выдается сотруднику. В учете в этот момент стоимость билета нужно отнести на расчеты с сотрудником как с подотчетным лицом, так как билет также выдается работнику под отчет, а после возвращения из командировки включается в авансовый отчет. Расходы в этом случае признаются на дату утверждения авансового учета (в том числе в налоговом учете).

Данная схема применима и в отношении электронных билетов. Ведь это тоже документы, подтверждающие право пассажира на проезд. Более того, маршрут-квитанция и контрольный купон являются бланками строгой отчетности (ч. «а» пп. 2 п. 1 приложения к Приказу Минтранса России от 08.11.2006 № 134; п. 2 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 № 322).

Изменится ли что-то, если билет приобретается через посредника? В этом случае отражение в учете самого билета остается таким, как описано выше. А вот расходы на оплату комиссии посредника, если они оплачиваются отдельно от стоимости билета, можно списать сразу после получения от посредника соответствующих документов.

Поскольку стоимость билета — это оплата по договору перевозки, она не может включаться в расходы раньше, чем перевозка состоялась. А услуги агента, через которого приобретен билет, будут считаться полностью оказанными уже в момент получения билета, значит, его вознаграждение можно сразу включить в состав расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Рассмотрим пример.

Работник направлен в командировку в период с 6 по 9 апреля. Для этого работодатель (торговая организация) приобрел через посредника электронные авиабилеты стоимостью 11 800 руб. (в том числе НДС 1 800 руб.), которые получил 30 марта и в тот же день передал работнику. Вознаграждение агента составило 590 руб. (в том числе НДС 90 руб.), отчет агента утвержден одновременно с получением билетов. НДС выделен в маршрут-квитанции каждого билета отдельной строкой, от агента получен счет-фактура на его вознаграждение. Авансовый отчет утвержден 10 апреля.

Как отразить ситуацию в бухучете, смотрите в таблице. В налоговом учете расходы на проезд признаются 10 апреля (на дату утверждения авансового учета), а расходы в виде вознаграждения агента — 30 марта (на дату оказания его услуг).

Работник отдыхает в месте проведения командировки

Допустим, работник проводит некоторое время в месте командировки, используя его для отдыха: остается для проведения отпуска после командировки или, наоборот, сначала использует отпуск, а потом в этом же месте выполняет служебное задание. Можно ли в данном случае признать в налоговом учете расходы на проезд сотрудника и нужно ли удержать НДФЛ с суммы таких расходов?

По мнению финансового ведомства, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о направлении в командировку, то фактически оплачивается проезд не в командировку или из нее, а в отпуск или из отпуска. В этом случае стоимость проезда признается доходом работника для целей НДФЛ (письма Минфина России от 30.07.2014 № 03-04-06/37503, от 12.09.2013 № 03-04-08/37693).

При этом в отношении расходов на проезд разъяснения Минфина противоречивы. В одних письмах чиновники указывают, что расходы нельзя признать в налоговом учете (письма Минфина России от 20.11.2014 № 03-03-06/1/58868, от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813). В других — что такие расходы учесть можно, но только если задержка или более ранний выезд произошли с разрешения руководителя, который и подтверждает целесообразность расходов. Ведь расходы все равно были бы понесены независимо от даты их осуществления (письма от 11.08.2014 № 03-03-10/39800 (п. 2), от 30.07.2014 № 03-04-06/37503 (п. 2) и др.).

Но если работник остается в месте командировки (или заранее выезжает в нее) на выходные, расходы учесть в любом случае можно (письмо Минфина России от 20.11.2014 № 03-03-06/1/58868), а доходом работника для целей НДФЛ стоимость проезда не признается (письмо Минфина России от 11.08.2014 № 03-03-10/39800).

Бухгалтерские тонкости командировок

Разные командировки имеют свою специфику учета. Бухгалтер ее должен знать. Иначе организация «нарвется» как минимум на пятитысячный штраф.

Редкая фирма обходится без командировок. На задание может уехать любой сотрудник: и рабочий, и руководитель. Обычно бухгалтеры списывают затраты по командировкам на расходы и тут же о них забывают. Но, измеряя всех вояжеров одной меркой, легко нарушить правила бухучета и занизить налоги. Не страшно, когда в году сделана всего одна неправильная проводка по командировкам. Но если таких ошибок хотя бы две, то инспекция расценит их как «систематическое. неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета. хозяйственных операций» (ст. 120 НК РФ). Если нарушение совершалось в течение одного года, сумма штрафа – 5000 рублей. Если же в течение нескольких лет – штраф возрастет до 10 000 рублей. Ну а если произошло занижение базы по какому-либо налогу (в нашем случае по налогу на рекламу и налогу на имущество), штраф увеличивается до 10 процентов суммы неуплаченного налога, но будет не меньше 15 000 рублей. Как правильно списать в бухучете затраты на командировку – зависит от ее цели.

В командировку – как на работу

Давайте познакомимся

За покупками

Пример 1ООО «Пассив» направило своего экспедитора Владимира Русакова за товаром в другой регион. Партия товара стоит 236 000 руб. (в том числе НДС – 36 000 руб.). За железнодорожные билеты Русаков заплатил 3500 руб. (НДС не выделен), за гостиницу – 944 руб. (в том числе НДС – 144 руб.). Суточные составили 400 руб. Вернувшись из командировки, Русаков в тот же день сдал в бухгалтерию авансовый отчет. Согласно учетной политике, фирма отражает фактическую стоимость товаров непосредственно на счете 41 без использования счета 15. В учете бухгалтер «Пассива» сделал записи: Дебет 41 Кредит 60 – 200 000 руб. (236 000 – 36 000) – приняты к учету товары; Дебет 19 Кредит 60 – 36 000 руб. – учтен НДС по товарам; Дебет 41 Кредит 71 – 4700 руб. (3500 + 944 – 144 + 400) – учтены командировочные расходы в стоимости товаров; Дебет 19 Кредит 71 – 144 руб. – учтен НДС по командировочным расходам. Таким образом, балансовая стоимость купленных товаров составила 204 700 руб. (200 000 + 4700).

В налоговом учете командировочные расходы также нужно включать в стоимость приобретенных в ходе командировки товаров.

На выставку

Пример 2Московская фирма «Актив» решила участвовать в выставке, проходящей в г. Санкт-Петербурге. Туда отправили стенд, который ранее уже использовался. На выставку командированы 5 сотрудников. Билеты и гостиницу оплатили по безналу – соответственно 8000 руб. (в том числе НДС – 1220,34 руб.) и 37 500 руб. (в том числе НДС – 5720,34 руб.). Суточные составили 3000 руб. Ставка налога на рекламу в Москве – 5 процентов. Бухгалтер «Актива» отразил расходы по участию в выставке проводками: Дебет 60 Кредит 51 – 8000 руб. – оплачены билеты для сотрудников; Дебет 60 Кредит 51 – 37 500 руб. – оплачена гостиница; Дебет 71 Кредит 50 – 3000 руб. – выданы командировочные; Дебет 44 Кредит 60 – 38 559,32 руб. (8000 – 1220,34 + 37 500 – – 5720,34) – списаны командировочные расходы на посещение выставки; Дебет 19 Кредит 60 – 6940,68 руб. (1220,34 + 5720,34) – учтен НДС по командировочным расходам; Дебет 44 Кредит 71 – 3000 руб. – списаны суточные; Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на рекламу» – 4578 руб. ((50 000 руб. + 38 559,32 руб. + + 3000 руб.) $ 5%) – начислен к уплате в бюджет налог на рекламу.

Чтобы в этом случае уменьшить налог на рекламу, в приказе на командировку можно указать, что сотрудник едет заключать контракт с конкретным поставщиком или вести переговоры о сотрудничестве. Тогда его командировочные расходы не попадут под определение «реклама», и платить налог с них вам не придется.

советФирме невыгодно включать расходы на командировку в стоимость купленных товаров. Ведь в результате в налоговом учете на них нельзя будет единовременно уменьшить налогооблагаемую прибыль, и помимо этого возрастет налог на имущество. Чтобы этого избежать, продумайте формулировку приказа. Если вы укажете в качестве цели командировки не покупку товаров (материалов, оборудования), а переговоры о сотрудничестве, маркетинговые исследования и т. п., то сможете списать командировочные расходы сразу.

Командировочные расходы и проводки

Отражение командировочных расходов в учете организации производится на основании авансового отчета. Как правило, командировочные расходы отражаются проводками на счетах учета производственных затрат, так как командировка – это поездка в производственных целях.

Документальное оформление командировки

Обязательным условием направления в командировку является письменное распоряжение работодателя (ст. 166 ТК РФ). В основном это приказ о направлении в командировку, но может быть и иной документ. Форма не установлена, поэтому организация может установить свою форму документа, а может использовать унифицированную — № Т-9. Обязательно надо указать место, срок, цель командировки. Командировочное удостоверение, служебное задание отменены, но организация может использовать эти формы документов или же установить свои в локальном акте, а также установить иные обязательные документы, например образец сметы командировочных расходов. В этом же локальном акте необходимо установить размер суточных, можно установить лимит расходов на проживание, а также указать иные командировочные расходы.

Выдача аванса

Обязательным условием направления в командировку является выдача аванса. Это указано в пункте 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение). В какие сроки должен быть выдан аванс, не указано. Но выдать из кассы денежные средства под отчет на командировочные расходы необходимо до выезда работника в командировку. Возможно перечисление на банковскую карту.

Не указано и как рассчитывать аванс. На практике суточные рассчитываются исходя из продолжительности командировки, а также с учетом приблизительных расходов на проезд и проживание, если работник оплачивает их самостоятельно.

Если денежные средства выдаются наличными из кассы предприятия, то проводка при выдаче аванса на командировочные расходы будет:

Если осуществляется перечисление на карту работника:

В том случае, если возникли дополнительные расходы, согласованные с работодателем, или был продлён срок командировки, работнику необходимо перечислить денежные средства, что следует из п. 10 Положения, так как работник не обязан тратить личные средства для выполнения служебного поручения.

В этом случае сумму к выплате можно отразить в приказе, указав, что это увеличение суммы аванса.

Суточные

За каждый день нахождения в командировке командированному работнику обязаны выплатить суточные. При этом выплата суточных производится также и за выходные и праздничные дни, время в пути, период нетрудоспособности в командировке (абз. 3 п. 11, п. 25 Положения). Работник не ограничен в том, как тратить суточные, отчитываться за эти расходы не надо.

Законодательством не установлен размер суточных, организация самостоятельно определяет их в локальном акте.

Для целей налогообложения (п. 3 ст. 217 НК РФ) установлены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ:

• 700 рублей в день при командировках по России;
• 2500 рублей в день при командировках за границу.

До конца 2016 года страховые взносы на командировочные расходы не начисляются, в том числе и на суточные в любом размере, определённом в локальном акте. Но с 2017 года не облагаемый страховыми взносами лимит будет соответствовать размеру, указанному в п. 3 ст. 217 НК РФ. Эти изменения внесены Федеральным законом от 03.07.2016 № 243-ФЗ .

Для выплаты работнику суточных необходимо правильно определить их размер в зависимости от фактического срока командировки.

Документально суточные не подтверждаются, но должен быть подтвержден период командировки. Пунктом 7 Положения определено, что он подтверждается проездными документами, а если их нет, то документами о найме жилья. Если нет и этих документов, то работник должен представить подтверждение принимающей стороны с указанием даты прибытия и убытия из места командировки. Форма такого документа не установлена, он представляется в произвольной форме, форме служебной записки или иного документа. Это указано и в письме Роструда от 19.10.2015 N 2450-6-1 .

Иные командировочные расходы

Помимо установленных в ст. 168 ТК РФ расходов, которые обязан произвести работодатель, могут быть возмещены и другие расходы, которые были согласованы.

Например, в качестве командировочных расходов возможно возмещение затрат на упаковку багажа. Но в этом случае надо учитывать, что возможность компенсации таких расходов лучше указывать в локальном акте организации, а кроме того, подтвердить, что это производилось в производственных целях – чтобы обеспечить сохранность документов, имущества организации. В том случае, если будет подтверждено, что речь идёт об упаковке личного имущества работника, эти расходы надо будет включить в доход работника с последующим удержанием НДФЛ.

Ещё один актуальный и частый вопрос – оплата питания в командировке. Выдача суточных направлена на покрытие дополнительных расходов работника в командировке, в том числе и на питание. В связи с этим дополнительно оплачивать питание организация не обязана. Например, даже в отношении однодневных командировок Минфин РФ в Письме от 09.10.2015 № 03-03-06/57885 указывает, что возмещение стоимости питания не является расходами, связанными со служебной командировкой.

Но организация вправе предусмотреть в локальном акте оплату питания и выплачивать ее работникам дополнительно к суточным. Но это будет выплатами в рамках трудового договора, которые облагаются страховыми взносами и включаются в доходы для целей удержания НДФЛ.

Однако в некоторых случаях стоимость питания рассматривается в ином порядке. Например, в том случае, если в гостинице цена номера включает стоимость завтрака, при перелёте или проезде стоимость питания включена в цену билета, то страховыми взносами это не облагается (Приложение к Письму ФСС РФ от 17.11.11 № 14-03-11/08-13985 ).

Но Минфин придерживается другой позиции, считая, что, если стоимость питания в билете выделена отдельной строкой, то при расчете налога на прибыль эти затраты не учитываются (Письмо Минфина РФ от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976 ).

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Отражение расходов на командировку зависит от цели командировки.

Если работник направлен в командировку, к примеру, для выполнения работ по контракту с заказчиком и услуги, оказанные заказчику, отражаются по счету 20, то и расходы на командировку будут отражаться проводкой:

Если командировка связана с продажей товаров, то учет командировочных расходов будет отражаться проводкой:

Командировка, связанная с приобретением имущества, увеличивает его стоимость и отражается проводкой:

В случае необходимости командирования сотрудника для возврата брака в учете отражается:

Если организация применяет общую систему налогообложения и в составе расходов на командировку выставлен НДС, то бухгалтерские проводки по командировочным расходам будут выглядеть так:

Дт19 Кт71 – учтен НДС по командировочным расходам;

Дт68 «Расчеты по НДС» Кт19 – произведён налоговый вычет на основании счетов-фактур.

Командировочные расходы в договоре с заказчиком

Часто стороны предусматривают, что командировочные расходы работников организации-исполнителя будут оплачиваться отдельно исходя из фактических затрат, и часто возникают вопросы, как это оформлять.

Надо отметить, что в командировку можно направить только своих работников, поэтому указание в договоре о командировке сторонних работников не означает, что заказчик может отразить эти затраты как командировочные расходы. И бухгалтерский учет командировочных расходов организацией-заказчиком в данном случае не ведётся, это будет являться оплатой услуг организации-исполнителя. В договоре желательно указать, что это возмещаемые расходы или переменная часть стоимости услуг, которая рассчитывается исходя из фактических затрат на командировку работников исполнителя, а также предусмотреть, надо ли предоставлять копии документов, и сроки. Оформление командировочных расходов необходимо заказчику только для проверки их стоимости, но не для отражения в бухгалтерском учете. При этом надо учитывать, что если исполнитель применяет общую систему налогообложения, то на стоимость возмещаемых услуг необходимо начислять НДС (Письмо Минфина от 22 апреля 2015 г. N 03-07-11/22989 ).

Если же заказчиком является иностранная организация, территория РФ местом оказания услуг не признаётся и стоимость услуг не облагается НДС, то и возмещаемые расходы не облагаются НДС, так как являются частью общей стоимости услуг. В зависимости от условий договора можно рассматривать командировку работников исполнителя как вспомогательную услугу, не облагаемую налогом согласно п. 3 ст. 148 НК РФ.

Особенности учета расходов в зарубежной командировке

При направлении работника в заграничную командировку необходимо учитывать несколько особенностей.

Существенное отличие – определение размера суточных. Размер суточных меняется за период командировки (п. 17 Положения): при проезде по России суточные выплачиваются в размере, установленном для внутрироссийских командировок, а на территории иностранных государств – в размере, установленном для командировок в это государство. В локальном акте суточные могут быть установлены как в едином размере для всех загранкомандировок вне зависимости от страны, так и в зависимости от государства.

Суточные и иные расходы могут быть выданы в валюте. Учет командировочных расходов в валюте ведётся в рублях.

За день выезда из России суточные надо выплачивать по нормам для проезда по заграничной территории, при возвращении – по нормам для внутрироссийских командировок (п. 18 Положения). Дата пересечения границы определяется по штампам в паспорте. Если работник уезжает и возвращается в один день, то суточные выплачиваются в размере 50% от нормы, установленной для командировки в это государство.

С точки зрения бухгалтерского учета и для определения, на какой счет относят затраты на командировку, неважно, командировка по территории РФ или за границу.

Кроме того, при командировке за границу дополнительно возмещаются расходы на оформление загранпаспорта, визы, других необходимых для командировки документов, платежи и сборы (п. 23 Положения).

Отражение результатов заграничной командировки в учете будет аналогично командировке по РФ, и списаны командировочные расходы будут также проводкой в зависимости от цели командировки. Но в связи с тем, что расходы произведены в валюте, будут особенности в отношении признания и пересчета валюты в рубли.

Если командировочные выданы в рублях, то расходы, произведённые в валюте в безналичном порядке (рублёвой картой работника), надо пересчитывать в рубли по курсу, который действовал на дату платежа. Если командировочные выдавались наличными, то принимается курс конвертации рублей по справке о покупке валюты. В случае отсутствия такой справки курс принимается на дату выдачи работнику аванса в рублях (Письмо Минфина России от 21 января 2016 г. № 03-03-06/1/2059 ).

В целях налогового учета командировочных расходов датой осуществления расходов будет дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Если аванс выдан в валюте, то задолженность пересчитывается в рубли по курсу на дату выдачи аванса и пересчет средств не производится (п. 10 ПБУ 3/2006 ).

Авансовый отчет работника

Срок предоставления отчета о суммах, потраченных в командировке, уставлен п. 26 Положения о командировках – это три рабочих дня после возвращения из командировки.

Форма авансового отчета может быть разработана и утверждена организацией, но можно применять унифицированную форму АО-1. Документы, подтверждающие расходы, обязательно должны быть приложены к авансовому отчету. На основании предоставленных документов производится учет командировочных расходов в 2016 году.

Если работник потратил сумму большую, чем выданный аванс, и руководством авансовый отчет утвержден, то ему обязаны оплатить перерасход.

Если фактические командировочные расходы работника составили меньшую сумму, чем ранее выданный аванс, или не предоставлены подтверждающие документы, то работнику необходимо внести неизрасходованную сумму в кассу или на расчетный счет предприятия. Кроме того, работодатель вправе удержать неизрасходованный аванс из заработной платы работника (ст. 137 ТК РФ).

При возврате неизрасходованного аванса на командировочные расходы проводки выглядят следующим образом:

Дт 50 Кт71 — внесение работником неиспользованного остатка аванса в кассу;

Дт 51 Кт71 — внесение работником неиспользованного остатка аванса на расчетный счет;

Дт 70 Кт71 – удержан из заработной платы работника остаток аванса.

Но удержание может быть только в том случае, если прошло не более месяца и работник не возражает против удержания. В противном случае работодателю для возврата аванса надо будет обращаться в суд.

Затраты на командировочные расходы в 2020 году

Расходы на командировку: за что платит работодатель

Отправляя сотрудника выполнять трудовые функции в другом населенном пункте России, за счет компании необходимо:

• приобрести проездные билеты, причем независимо от вида транспорта. Исключение составляет только такси — поездку в нем, как правило, не компенсируют;
• оплатить жилье — это может быть гостиничный номер или аренда жилья, при условии, что имеются документы, доказывающие соответствующие траты;
• выдать суточные — они рассчитываются за каждый день командировки, в том числе каждый день, когда сотрудник был в пути в другой населенный пункт и обратно. Исключение составляют однодневные поездки — если утром работник отправился в другой населенный пункт, чтобы выполнить полученное служебное задание, а вечером (до 12 часов ночи) вернулся. За них суточные не выплачивают;
• иные траты, по договоренности с руководством. Например, во внутренних документах организации может быть предусмотрена компенсация представительских расходов, затрат на аренду автомобиля и(или) личного водителя, на услуги VIP-залов в аэропортах, услуги связи, прочие моменты.

Что касается заграничных поездок, то на работодателя ложится обязанность заплатить еще консульские сборы, выдать деньги на оформление визы, оплатить страховку, расплатиться по иным обязательным при пересечении границы платежам.

Помимо этого, работодатель обязан сохранить за командированным сотрудником заработную плату, поскольку фактически человек выполняет свои трудовые обязанности за пределами организации. Зарплата в данном случае выплачивается за каждый день командировки, включая дни, когда работник находился в пути.

По общим правилам, если представлены документы, подтверждающие траты во время поездки, то их в полной мере можно учесть при расчете налога на прибыль либо налога на УСН.

Сколько возмещают работнику

Часто бывает, что покупкой билетов и бронированием гостиничного номера занимается непосредственно администрация компании, а значит, сотрудник не получает на это деньги. И с ними вопросов не возникает. Но если деньги на командировочные расходы выдаются на руки человеку, то надо понимать, по каким нормам их возмещать.

По закону, командировочные расходы позволяют работнику добраться до места назначения, купить себе еду, заплатить за проживание, позволить иные вещи, предварительно согласованные с руководителем компании. И поскольку человек поехал для выполнения служебного задания, то ему должны компенсировать все понесенные и согласованные с начальством траты, а не рассматривать выданную сумму как доход. То есть с них не удерживается ни подоходный налог, ни страховые взносы. Но это при условии, что в компании утвержден нормативный документ (положение о служебных командировках), который предусматривает нормативы возмещения, а также порядок этой процедуры.

Единственная статья расходов, которая нормирована на законодательном уровне, — это размер суточных. В частности, в НК РФ заявлено, что не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные, выданные в следующих размерах:

• 700 рублей — за день поездки по стране;
• 2500 рублей — за день заграничной командировки.

Это не означает, что работодатель не может выплатить больше. Может. Но в таком случае с суммы превышения компания должна будет удержать подоходный налог и страховые взносы.

Также отметим, что подчиненный не обязан отчитываться, на что потратил суточные и потратил ли их вообще. Это та статья командировочных расходов, которая учитывается при налогообложении прибыли компании без документов, подтверждающих, что деньги потрачены.

Суточные за границу и по России: размеры

Поскольку практически все командировочные расходы за границу и по стране могут быть учтены при налогообложении прибыли компании в полном размере, подробнее остановимся только на суточных, для которых введен не облагаемый НДФЛ лимит.

Около 5 лет назад правительство требовало, чтобы работодатели выдавали работникам командировочные расходы не ниже установленных минимальных сумм. Но потом от этого отказались, сохранив нормативы только для государственных делегаций. Согласно Постановлению Правительства от 02.10.2002 № 729, на каждого федерального госслужащего в сутки положено не более 100 рублей, если он отправляется в командировку по стране. Если выполнять обязанности приходится за пределами РФ, то суточные составляют 50-70 долларов в зависимости от конкретной страны (Приложение № 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2005 № 812). Отметим, что эти нормативы не являются обязательными для работников госорганов регионов, органов местного самоуправления, муниципальных учреждений. Для них допустимые затраты на командировочные расходы определяются на местном уровне.

Что касается частных предприятий, то руководители таких компаний сами решают, какими должны быть суточные. Но большинство старается соблюсти необлагаемые НДФЛ и страховыми взносами нормы: не более 700 рублей в день при поездках по России и до 2500 рублей — за ее пределами. Повторим: никто не запрещает давать больше, просто с суммы превышения надо будет заплатить налог (ст. 217 НК РФ) и страховые взносы (ст. 422 НК РФ). Также обращаем внимание, что для лиц, занимающих разные должности и специальности, могут быть установлены различные размеры суточных. Но об этом должно быть заявлено в нормативном документе организации.

Отметим, что суточные выплачиваются за каждый день командировки, за дни нахождения в пути и за период вынужденного простоя. При этом они не заменяют заработную плату, работодатель обязан выплачивать средний заработок, пока сотрудник трудится в другом населенном пункте.

Как компенсируют командировочные расходы при однодневной командировке

Иногда подчиненных отправляют в недлительные командировки продолжительностью один день, а то и несколько часов. В таком случае компания компенсирует командировочные расходы на транспорт, а также на иные цели, если они согласованы.

Однако в таком случае суточные не выплачиваются, если работник поехал в другой населенный пункт по РФ. Взамен ему может быть выплачена компенсация, но ее размер оговаривается во внутренних документах компании. А если работодателем является бюджетное учреждение, то в нормативных актах правительства или иных органов власти.

Что касается заграничных однодневных командировок, то и для частных компаний, и для бюджетного сектора предусмотрен лимит суточных в половинном размере от предусмотренных норм. Об этом заявлено в п. 20 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 и п. 30 Указа Президента РФ от 18.07.2005 № 813.

Помимо этого, не компенсируются суммы, потраченные на аренду жилья, поскольку в однодневных командировках нет необходимости где-то останавливаться. Однако в исключительных случаях, когда объективные причины вынуждают работника провести какое-то время в гостинице, компании придется также заплатить за проживание.

Отметим сразу, что во время однодневной командировки работодатель по-прежнему обязан выплатить сотруднику средний заработок. Но если служебная поездка выпадает на выходной или праздничный день, то оплата должна производиться, в соответствии со ст. 153 ТК РФ , в двойном размере. Либо работник может получить дополнительный выходной день (отгул) и оплату в одинарном размере.

Как посчитать командировочные и суточные расходы

Счет за проездные билеты или пользование номером в гостинице, конечно, могут прислать в организацию. Но чаще всего работники самостоятельно приобретают необходимые для себя услуги по проезду и проживанию, а затем отдают документы, подтверждающие затраты.

Тем не менее, еще до отправления сотрудника на служебное задание в другой населенный пункт бухгалтеру необходимо хотя бы приблизительно посчитать, сколько выдать авансом. Для этого учитывается стоимость билетов в обе стороны, ориентировочная стоимость гостиничного номера, сумма суточных по количеству дней командировки, иные планируемые затраты.

Чтобы рассчитать суточные, необходимо определить, сколько дней человек будет находиться за пределами «родного» населенного пункта и прибавить к ним дни в пути. Например, инженер Иванов А.С. отправляется в другой город на пуско-наладочные работы. Он отправляется 09.12.2018 (в воскресенье) в 5 часов утра, а возвращается обратно 16.12.2018 (тоже в воскресенье) в 9 часов утра. Общее количество дней в командировке составит 8 дней. Если поездка внутренняя, то лимит суточных, не облагаемый НДФЛ, составит 700 рублей. Сумма суточных, которую необходимо выдать инженеру Иванову, составит:

700 × 8 = 5600 рублей.

Если поездка зарубежная, то командировочные расходы увеличатся следующим образом:

2500 × 8 = 20 000 рублей.

Обращаем внимание, что день убытия определяют с 00 до 24 часов, так же как и день прибытия. Это важно учитывать при окончательном расчете, например, с помощью проездных документов. Если билетов нет, например работник пользовался личным или служебным авто, то длительность командировки рассчитывают по датам, указанным в служебной записке по завершении поездки.

Поскольку сотрудник все равно пишет заявление на командировочные расходы (оно является основанием для расходного кассового ордера), можно попросить, чтобы он самостоятельно оценил, сколько ему понадобится, а затем проверить его расчеты. Этот вариант будет удобен, в том числе, если к месту командировки человек отправляется на личном авто, поэтому у него будут траты, например, на покупку бензина. Шаблон для заполнения заявления — в конце статьи.

После того, как смету утвердят главный бухгалтер и руководитель, можно выдавать аванс на командировочные расходы наличными либо на банковскую карту. Выдача денежных средств подотчет производится с учетом норм, установленных ЦБ РФ. Подробнее о требованиях финансового регулятора читайте в отдельном материале PPT.ru.

Что касается выплат в валюте, то они тоже не запрещены. Для этого командировочные расходы считают по общим правилам, но затем полученную сумму обменивают на валюту. Причем обменять рубли на иностранную валюту может либо сам командированный сотрудник, либо кто-то другой. В обоих случаях необходимо приложить квитанцию из банка о проведенной операции по обмену денег.

Какие документы понадобятся, чтобы подтвердить командировочные расходы

Не позже чем через три дня после возвращения из поездки работник обязан отчитаться о потраченных суммах. Обратите внимание, что все траты должны иметь документальное подтверждение и быть целесообразными. Иначе работодатель может отказаться компенсировать их.

К документам, подтверждающим командировочные расходы, относят:

• командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии, если оно оформлялось в начале командировки;
• проездные билеты, в том числе оформленные через интернет;
• любые квитанции и счета за проживание, аренду транспорта, полученные услуги или приобретенные товары, которые закупались для выполнения служебного задания;
• авансовый отчет с указанием затрат, а также суммой, которую выдали работнику. Если в командировке было потрачено больше, чем сумма выданного аванса, производится доплата. Если по документам деньги еще остаются, их необходимо вернуть в кассу. Либо работодатель самостоятельно удержит из заработной платы нужную сумму (ст. 137 ТК РФ).

Также важным документом является отчет (служебная записка) о выполнении служебного задания в поездке. В противном случае целесообразность командировочных расходов будет не доказана. Отметим, что такой отчет может также стать источником информации о продолжительности командировки, если работник добирался до пункта назначения на личном или служебном транспорте.

Как отразить расходы в бухгалтерском и налоговом учете

Для начала напомним, что для налога на прибыль расходы учитываются на день утверждения авансового отчета. При этом НДС по расходам принимается к вычету при условии, что по ним есть счет-фактура.

Расходы на выплату средней заработной платы за период нахождения в командировке относят в состав расходов на оплату труда. Остальные траты во время служебной поездки НК РФ требует считать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Как отразить командировочные расходы в бухучете? Правильный порядок таков:

• операция, когда выдается аванс на командировку, сопровождается проводкой Дт 71 Кт 50 (51);
• когда бухгалтер хочет указать, что командировочные расходы (счет) учтены, проводка должна быть: Дт 26 (08, 20, 23, 44) Кт 71.