Ошибки при расчете заработной платы

Ответственность бухгалтера за неправильное начисление заработной платы

Во времена товарного обмена можно было не заключать письменного договора с работниками, не учитывать налоги и не привлекать аутсорсинговые компании для расчёта заработной платы https://1c-wiseadvice.ru/payroll/. Сегодня же без бухгалтера по зарплате, который также должен хорошо знать и руководствоваться существующими законодательными нормами, не обходится ни одно законно действующее предприятие.

Помимо начисления зарплаты с учётом тарификации и отработанных часов, бухгалтер рассчитывает размер больничных и отпускных выплат, а также выполняет все отчисления по действующему законодательству в различные фонды. Также он готовит расчётные листы и зарплатные ведомости, ведёт карточки сотрудников по НДФЛ и обязательным страховым взносам. Такой объём работы поручается опытному сотруднику с соответствующим образованием и опытом работы или фирмам, предоставляющим бухгалтерское обслуживание.

Иногда руководители не видят необходимости в содержании отдельного специалиста по заработной плате или в обращении к специальной аутсорсинговой фирме. В результате неправильно начисленные выплаты могут стать поводом для серьёзных санкций руководству и всей организации.

Основные нарушения при начислении заработной платы

Бухгалтер отвечает за начисление и выплату заработной платы, поэтому именно он несёт ответственность за допущенные ошибки в начислениях как своих, так и своего подразделения. Стоит рассмотреть часто встречающиеся «зарплатные» ошибки.

Нарушения трудового законодательства и договора с работниками

При расчёте оплаты за работу бухгалтер обязан учитывать прописанные в трудовом договоре нормы, размер зарплаты, тарификацию и другие данные. Главными нарушениями этой категории могут стать невыплаты за сверхурочную работу при наличии переработок, отсутствие, задержки и ошибки в вычислении надбавок и премиальных выплат, закрепленных в официальных документах.

Очень часто в трудовом договоре не отмечаются некоторые обязательные пункты. Например, отсутствует тарифная ставка, нет данных об оплате в соответствии со штатным расписанием или с другими актами организации. Иногда бухгалтеры занижают зарплату работникам, находящимся на испытательном сроке. Это считается недопустимым при одинаковых объёмах работы и квалификации сотрудников. Ещё нарушением считается невыплата премий сотрудникам организации, работающим по совместительству или по срочным трудовым договорам.

Ошибки при расчётах с уволенными работниками

Для начисления выплат уволенным сотрудникам существует специальный стандарт. В этом случае работодатель обязан оплатить все сутки неиспользованных отпусков, учитывая отработанное время. Также по закону уволенные получают выходные пособия, размер и сроки которых прописываются в договорах. Стоит также сказать, что работодатель не имеет права удерживать любые суммы из этих средств, независимо от долгов со стороны работников.

Ошибки при выплате командировочных или отпускных

Иногда начисление отпускных и командировочных ведётся с привязкой к окладу. Такой расчёт неверен и считается нарушением трудового законодательства. В этих случаях начисление выплат регламентируются ст.114 и ст.167 ТК РФ.

Ответственным лицам нужно помнить о том, что дни, в которые сотрудник был в командировке, но не выполнял должностные обязанности, а также выходные не оплачиваются. Но дни в пути, а также выходные дни (но не праздничные), которые выпадают на отпуск сотрудников, должны быть оплачены.

Отсутствие компенсаций за задержки зарплаты и переработки

При устройстве на работу все работники обязаны подписать трудовой договор. В нём прописываются сроки и порядок разных видов выплат: авансов, премий и зарплаты и т.д. При задержках зарплаты сотрудники имеют право на компенсацию за каждый день просрочки. Эти средства должны выплачиваться даже без судебного разбирательства, на основании только заявления сотрудника. Нарушение договора и невыплаты компенсаций грозят бухгалтеру привлечением к ответственности

Ошибочный расчёт удержаний

Согласно действующему законодательству, сумма всех удержаний из заработной платы не должна быть более 70% от общей зарплаты. Только 20% может удерживаться без исполнительного листа, а для изъятия 50% необходимо оформление соответствующих документов. Бухгалтер также отвечает за исполнение решений суда о взыскании с работников каких-то средств (алименты, различные выплаты в банки, компенсации и штрафы). Неисполнение таких платежей является поводом для наложения санкций на бухгалтера.

Неверно начисленные повышенные зарплаты

При ошибках во время начисления и при выплатах необоснованной повышенной зарплаты бухгалтер несёт ответственность за весь срок таких выплат. Деньги в последующем удерживаются из зарплаты сотрудника. При этом возврат средств возможен только в срок до 30 дней до момента обнаружения ошибки.

Недоплата по листу нетрудоспособности

Для расчётов по больничному листу, так же как и отпускных, нужно учитывать несколько факторов и знать действующее законодательство. От этого зависит объём выплат.

В РФ пособие по временной нетрудоспособности выплачивают либо из бюджета страховой организации, либо из Фонда социального страхования (ФСС). В первом случае страховая компания задействуется при оформлении больничного на срок до трёх дней. ФСС выплачивает пособие, если сотрудник болел больше трёх дней, начиная с четвертого. Сумма выплат зависит от среднего заработка за последние два года. На основании этого больной получает 60%, если страховой стаж меньше пяти лет, 80%, если рабочий стаж составляет от пяти до восьми лет и до 100% оклада при постоянном стаже более восьми лет.

Стоит особенно отметить, что любые выплаты, в том числе и больничные, должны быть зафиксированы в документации. Отсутствие таких документов и отказ в предоставлении их сотрудникам тоже является нарушением, которое наказывается в соответствие с законодательством.

Виды ответственности и наказаний за неправильное начисление зарплаты

Как было сказано ранее, ошибки в начислении зарплаты являются серьёзным нарушением, которое наказывается в соответствии с законодательством. Именно поэтому предприниматели и руководители фирм всё чаще обращаются за профессиональным бухгалтерским сопровождением, которое сводит к минимуму риски возникновения таких ситуаций.

Для определения степени правонарушения существуют общие правила, которые применяются для регулирования деятельности бухгалтеров на предприятии.

Лица, которые занимались бухгалтерией и допустили неточности, а иногда и их прямые руководители в случае нарушений при начислении зарплаты или других выплат работникам, подтвержденных документально, могут быть привлечены к следующим видам ответственности:

• гражданско-правововая — в этом случае сотрудник, допустивший ошибки, возмещает материальные убытки из собственных средств;
• материальная — возмещение происходит из заработной платы виновного лица;
• административная — на сотрудника накладываются штрафы, которые он должен выплатить в установленные сроки;
• налоговая — действия бухгалтера проверяет налоговая инспекция, которая по результатам принимает решение об ответственности, в том числе и уголовной;
• уголовная наступает при нарушениях, которые привели к серьёзным последствиям для работодателя или организации в целом;
• дисциплинарная — эта ответственность применяется чаще всего при незначительных последствиях и представляет собой выговор или увольнение.

Сотрудник может получить сразу несколько взысканий. Например, материальное для компенсации причиненного ущерба, дисциплинарное от директора и административное — за нарушение законов и подзаконных актов.

В каких случаях бухгалтер освобождается от ответственности

Бывают случаи, при которых бухгалтер может полностью избежать наказания. Уголовная или административная ответственность не наступает, если в отчетных документах своевременно устранены допущенные ранее ошибки. Иногда неправильное начисление зарплаты связано с подложными документами, неправдивыми сведениями или из-за ошибок других сотрудников бухгалтерии. В таких случаях бухгалтер может добиться в судебном порядке отмены любых претензий, наказаний или судимости. Помимо этого ему компенсируются все выплаты, взыскания или штрафы, наложенные ранее.

Подводя итог можно сказать, что неправильное умышленное или неумышленное начисление заработной платы – это вина руководства организации и бухгалтеров. В случае обнаружения таких нарушений работник может требовать разъяснений в бухгалтерии, причём как в письменной, так и в устной форме. Чаще всего мелкие ошибки быстро исправляются и не влекут за собой взысканий со стороны руководства. В случае крупных просчётов ответственному лицу грозит наказание, вплоть до уголовного.

Что делать, если обнаружена счетная ошибка при начислении зарплаты

В ходе исполнения должностных обязанностей работники бухгалтерского подразделения компании выполняют большое количество математических вычислений, при котором неизбежны ошибки.

Арифметические ошибки, полученные при подсчете заработной платы сотрудникам организации из-за недочетов в использовании элементарных математических операций в виде сложения или умножения, вычитания или деления, называют счетными ошибками.

В трудовом законодательстве РФ указанное понятие не раскрывается. Термин встречается в письме Роструда № 1286 (01.10.2012), Определении ВС РФ № 59-В11-17 (20.01.2012), подтверждающим в качестве счетных ошибки, образовавшиеся исключительно в результате выполнения арифметических действий.

Удержание из начисленного гражданину заработка средств, раннее выплаченных ему из-за некорректности в расчетах, предусматривается согласно ст. 137 ТК РФ.

Как определить характер допущенной в расчетах ошибки

Для того чтобы установить тип расчетной ошибки, следует выяснить, в результате каких действий она образовалась.

Счетной будет признана ошибка при осуществлении расчета заработной платы сотруднику предприятия, произошедшая из-за неверного исполнения математических действий или сбоя, случившегося в компьютерной программе в ходе проведения расчета.

Другие варианты ошибок не признаются в качестве счетных, в том числе если:

• на счет работнику повторно произвели перечисление любой выплаты;
• при проведении расчета оказалось неучтенным время неоплачиваемого отдыха сотрудника;
• сумма подоходного налога, удержанная из заработка сотрудника, оказалась больше требуемой;
• премиальные и иные поощрительные выплаты, включая надбавки, выплачены работнику при отсутствии соответствующего распоряжения руководства организации.

Причиной несчетных ошибок являются случаи двойного начисления средств, неправильное использование законодательных норм или правил внутреннего трудового распорядка компании.

Недочеты, связанные с некорректным вводом данных в компьютерную программу, отнесены к техническим.

К сведению! В некоторых ситуациях ошибки, возникшие по причине небрежности в работе или недостаточной квалификации сотрудника предприятия, по решению суда могут быть отнесены не к счетным, а к техническим нарушениям.

Какие действия следует предпринять при обнаружении счетной ошибки

В случае обнаружения в организации счетной ошибки, образовавшейся при выплате заработка служащему, излишек выплаченных денег подлежит возврату путем удержания (ст. 137 ТК РФ).

Удержание допустимо, если сотрудник не имеет возражений против причины и размера подлежащих возврату средств, а с момента образования несоответствия прошло не больше 30 дней.

Удерживаемая сумма не может составлять больше 20% от полагающейся гражданину выплаты после удержания НДФЛ (ст. 138 ТК РФ).

Согласие сотрудника должно выражаться письменно в виде заявления на имя руководства предприятия или в виде собственноручной подписи об ознакомлении с текстом приказа по удержанию средств, подписанного руководителем работодателя.

Если работник возражает против списания с его заработка некоторой суммы или против списания средств вообще, то работодатель может разрешить спорную ситуацию, обратившись с заявлением в суд (ст. 248 ТК РФ).

Как доказать счетный характер допущенной в расчете ошибки

При обращении в суд предприятие должно представить документальные доказательства допущенной исполнителями счетной ошибки и подробно описать алгоритм выполненного расчета.

Если обнаружена ошибка в используемой организацией расчетной программе, специалист отдела информационных технологий должен зарегистрировать сбой программы и отразить в подготавливаемом отчете, в результате каких неполадок операции по расчету показателей оказались неверными.

Кроме отчета ОИТ, в суд следует предоставить объяснение бухгалтера с математическими расчетами, демонстрирующими фрагмент, ставший причиной неточности итогового значения.

При обнаружении допущенной бухгалтером описки или опечатки (к примеру, в виде 10000 руб. вместо 1000 руб.) организация имеет шанс взыскать сумму переплаты. Но программный сбой или двойная выплата заработной платы будут отнесены к техническим или математическим нарушениям, не подпадающим под законодательные нормы.

Техническое нарушение может возникнуть из-за:

• неправильного выставления коэффициента при подсчете заработной платы;
• оплаты за один расчетный период по нескольким (разным) основаниям;
• некорректного заведения в программу исходных параметров для расчета;
• применения налоговых льгот, не имеющих отношения к конкретному сотруднику.

Если организация не сможет доказать опосредованную связь между счетной ошибкой и программным сбоем, суд не поддержит требование по возврату средств.

К сведению! Если организация произведет возврат средств без согласия сотрудника, последний вправе обратиться с заявлением о нарушении его прав в суд. По судебному решению работодатель будет обязан вернуть взысканную сумму и компенсировать причиненный работнику моральный вред даже в случае, когда у компании имелись основания для требования возврата излишне выданной суммы.

Как отразить возврат денег в бухучете

Излишняя сумма денег может взыскиваться предприятием из начисленного заработка сотрудника при наличии его согласия или работник самостоятельно вносит средства.

Если сотрудник лично сдает деньги в кассу работодателя, выполняется операция:

Дебет сч. 50 / Кредит сч. 70.

Если работник перечисляет средства на расчетный счет компании в банке, проводка выглядит так:

Дебет сч. 51 / Кредит сч. 70.

Когда действительно имела место арифметическая ошибка при расчете зарплаты, необходимы следующие операции:

• Дебет сч. 20, 26, 23 / Кредит сч. 70 (сторно избыточного начисления);
• Дебет сч. 73 / Кредит сч. 70 (списание начисленного излишка на прочие расчеты с работниками).

При наличии заявления сотрудника или его подписи на приказе предприятие производит удержание излишне выплаченных средств:

Дебет сч. 70 / Кредит сч. 73 (удержание суммы из работной платы служащего).

В случае отказа суда в удовлетворении иска предприятия к гражданину или окончания срока исковой давности невозвращенная сумма средств списывается операцией:

Дебет сч. 91(2) / Кредит сч. 70.

В случае, когда работник недополучил причитающуюся ему заработную плату (получил в меньшем размере), в бухгалтерском учете выполняют запись:

Дебет счета учета затрат / Кредит сч. 70 (доначисление заработка).

Корректировка расчета НДФЛ

По недоплаченной заработной плате должны проводиться корректировки суммы страховых взносов и налога по прибыли, доначисление НДФЛ с перечислением в бюджет.

Соответствующие проводки выглядят следующим образом:

• Дебет сч. 70 / Кредит сч. 68 (удержана недостающая сумма НДФЛ);
• Дебет сч. 68 / Кредит сч. 51 (перечисление разницы по НДФЛ в бюджет);
• Дебет счета учета затрат / Кредит сч. 69 (доначисление взносов по страхованию);
• Дебет сч. 99 / Кредит сч. 68 (сторно излишка начисления по налогу по прибыли).

При оплате заработка сверх положенного выявленный излишек удержанного с сотрудника НДФЛ может быть учтен при расчете оплаты за будущие периоды (ст. 226 НК РФ).

Иногда при увольнении работника образуется излишне удержанный налог, когда подлежащая сторнированию сумма НДФЛ превышает начисленную в следующие периоды. По заявлению сотрудника предприятие производит возврат денег (ст. 231 НК РФ) в течение 3 месяцев от даты письменного обращения.

Ошибочный излишек по заработной плате не признается нарушением для расчета взносов по ПФР, поэтому вносить коррективы в отчет (РСВ) не требуется.

К сведению! Получение работником превышения размера заработка из-за счетной ошибки нельзя считать его материальной выгодой или беспроцентным займом и облагать налогом по повышенной ставке (35%).

В случае увольнения сотрудника или его несогласия с удержанием денег из заработка, приведшего к длительному судебному процессу, организация уведомляет ФНС о невозможности взыскания налога с выплаченного (работнику) дохода.

Счетная ошибка при начислении заработной платы

Как быть, если при расчете заработной платы была допущена ошибка? Особенно остро вопрос стоит, если переплатили зарплату. Что делать? Как удержать излишне выплаченную зарплату? Расскажем об этом в нашей консультации.

Что такое счетная ошибка

Трудовое законодательство не содержит определения счетной ошибки. В то же время Роструд на эту тему высказывался следующим образом (Письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1 ): счетная ошибка при начислении заработной платы – это арифметическая ошибка, т. е. ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов.

Это значит, что при вводе исходных корректных данных были неверно рассчитаны те или иные показатели заработной платы из-за технической ошибки или человеческого фактора.

Но возможны и другие причины ошибок. К примеру, предоставление работнику вычетов по НДФЛ в большем размере или неучет отпуска работника за свой счет приведет к тому, что начисленная заработная плата за месяц окажется больше, чем должна была быть по правилам. Или работодатель повторно перечислил заработную плату за один и тот же месяц (Определение Верховного Суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17 ). Такие ошибки счетными не являются, т.к. возникли они не в результате неверного сложения, умножения или иного арифметического действия.

Разграничение счетной ошибки и ошибки, которая счетной не признается, важно с точки зрения взыскания излишне выплаченных сумм. Ведь вопрос с недоплатой работнику решается одинаково – недостающую сумму ему нужно выплатить в любом случае. А как произвести удержание излишне выплаченной заработной платы?

Переплатили зарплату: что делать при счетной ошибке

Если при выплате заработной платы была допущена счетная ошибка, излишне выплаченные средства можно удержать (абз. 4 ч.2 ст. 137 ТК РФ).

Решение об удержании излишне выплаченных сумм работодатель может принять при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержаний, а с момента совершения счетной ошибки прошло не более 1 месяца (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).

Это значит, что от работника нужно получить письменное согласие на удержание в произвольной форме и после этого издать приказ об удержании.

Согласие работника может выражаться и в виде подписания им приказа об удержании, где будет указано, что с приказом он ознакомлен и с удержанием согласен. В таком случае отдельное согласие на удержание с работника не требуется.

Надо помнить, что размер такого удержания не может превышать 20% от выплаты работнику после удержания из нее НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852 ).

При этом если работник не согласен с самим фактом удержания или с суммой, которую он должен вернуть, работодатель может обратиться в суд (ст. 248 ТК РФ).

Если ошибка не является счетной

Если заработная плата была выплачена излишне не в связи со счетной ошибкой и в этой излишней выплате нет вины работника, взыскать эту сумму с работника нельзя даже через суд (ч. 4 ст. 137 ТК РФ). Если, конечно, работник сам не согласится добровольно вернуть работодателю лишнее.

Счетная ошибка при начислении заработной платы: как быть

Как поступить, если бухгалтер допустил счетную ошибку при начислении заработной платы? Особенно важно обратить внимание на случай, когда ошибка сделана в большую сторону. То есть фактически работнику переплатили зарплату. Как тогда удержать излишние средства и что предпринять? Рассмотрим этот вопрос подробно.

О чем речь

Для начала определим, о чем разговор. Итак, счетная ошибка при начислении заработной платы – это любая арифметическая оплошность. Такое определение предлагает Роструд в разъяснениях от 1 октября 2012 года № 1286-6-1. На него и будем делать акцент при рассмотрении вопроса.

Получается, что счетной следует называть ошибку, допущенную при арифметических вычислениях размера заработной платы.

ПРИМЕР
При вводе в программу исходных правильных данных произошел сбой. Результат оказался некорректным. Данные могут быть неверны и по причине влияния человеческого фактора.

Является ли счетной ошибка:

1. возникшая в результате повторного перечисления месячной суммы заработка работодателем своему сотруднику;
2. когда при расчете заработной платы не был учтен неоплачиваемый отдых работника;
3. бухгалтерия сделала больше вычетов по подоходному налогу, чем положено сотруднику.

Такие ситуации, согласно определению Верховного Суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17 счетными признать нельзя. Дело в том, что они допущены не в ходе тех или иных математических вычислений.

Четкое разграничение понятия счетной и не счетной ошибки важно для того, чтобы работодатель в зависимости от этого мог предпринять соответствующие меры. В том случае, когда сотруднику выдали меньше денег, чем это было положено, недостающую сумму ему следует додать. В случае же необходимости удержания денежных средств действия работодателя будут различны в зависимости от вида допущенной ошибки.

Если при начислении заработной платы – счетная ошибка

Часть 2 статьи 137 ТК РФ гласит, что в этом случае переплаченную сотруднику сумму допустимо удержать.

Порядок действий работодателя регламентирует часть 3 это же статьи. Компания может сделать удержание, если сотрудник:

1. не оспаривает такое решение;
2. согласен с основанием для удержания и размером суммы.

Произвести удержание следует в течение 1 календарного месяца после переплаты.

Таким образом, сначала работодатель должен взять у сотрудника письменное разрешение на проведение обратной бухгалтерской операции. После этого – издать соответствующее распоряжение, на основании которого сделать удержание.

В этом случае можно поступить и проще. Работнику достаточно подписать изданный приказ об удержании средств из его заработной платы. При этом не обязательно оформлять отдельное письменное разрешение.

Часть 1 статьи 138 ТК РФ и разъяснения Минздравсоцразвития от 16 ноября 2011 года № 22-2-4852 указывают на следующий важный момент: размер удержанной суммы не может быть больше, чем 20% от выплаты работнику за вычетом подоходного налога.

А как же поступить, если работник не дает письменного согласия на удержание средств из-за счетной ошибки при начислении заработной платы? В этом случае на основании статьи 248 ТК РФ работодатель может идти в суд.

Если ошибка – не счетная

Если при выплате сотруднику его заработка была допущена ошибка, которую к счетной отнести нельзя, работодатель должен знать: в случае несогласия работника на удержание излишней суммы вернуть средства будет невозможно. Даже через суд! Единственный вариант – получить письменное согласие работника на удержание выплаченной сверх положенного денежной суммы.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.