Документы по расчету заработной платы

Расчет зарплаты. Принципы и нормативные акты.

Нормативных документов, описывающих расчет зарплаты, много: этот список не ограничен. Расчет регламентируют следующие основные документы:

1. Трудовой кодекс. В нем описаны основные принципы взаимодействия работодателя и работника, а также регламентированы некоторые принципы и ограничения при расчете зарплаты. Кроме того, в нем подробно описаны нормы рабочего времени, порядок предоставления отпусков, сохранения среднего заработка в разных случаях.
2. Гл. 23 части 2 Налогового кодека РФ — описывает НДФЛ.
3. Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ — о страховых взносах в ПФР, ФОМС и в ФСС.
4. Федеральный закон от 24.07.98 N 125-ФЗ — о страховании от несчастных случаев на производстве и проф. заболеваний
5. Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ — регламентирует предоставление и расчет пособий по временной нетрудоспособности (больничных листов) и в связи с материнством.
6. Постановление Правительства РФ от 15.06.2007 N 375 — описывает особенности расчета среднего заработка для пособий по временной нетрудоспособности (больничных листов), и
7. Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 — описывает расчет среднего заработка в других случаях, например, в случае отпуска или командировки.
8. Другие постановления и приказы, которые регламентируют отдельные моменты, утверждают отдельные формы и отчеты или описывают расчет зарплаты для отдельных категорий работников. Бухгалтеру по расчету зарплаты важно быть в курсе изменений тех документов, которые касаются конкретно его ситуации и работников.

Расчет основной части зарплаты не описан законодательством подробно, поэтому работодатель может двигаться здесь с достаточно большой степенью свободы. Трудовым кодексом установлены лишь рамки: например, зарплата за полностью отработанный месяц не должна быть меньше МРОТ, работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. Но в основном, работодатель сам определяет систему оплаты труда: какую зарплату платить своим работникам, каковы её максимальные границы, от чего она зависит, как рассчитывается, и т д. Все эти моменты должны быть четко описаны во внутренних локальных нормативных актах организации (положении об оплате труда, коллективном договоре, трудовом договоре с работником).

Один из основных принципов, которым должен руководствоваться работодатель при оплате труда — это равенство. Работники, отработавшие в одних и тех же условиях одинаковое рабочее время и выполнившие за это время одинаковый объем работ, при этом обладающие одинаковой квалификацией, должны получить равную оплату труда.

Если же условия работы отличаются, это регулируется надбавками и доплатами. Например, если один из работников работает в Москве, а другой в Нижневартовске, то условия у второго сотрудника хуже, чем у первого, и применяются надбавки за климатические условия.

Первичные документы по учету заработной платы

Автор: Юлия Попик
старший бухгалтер по расчету заработной платы 1C-WiseAdvice

В первичных документах по учету заработной платы содержатся данные, небезразличные, как для ваших сотрудников, так и для представителей государственных контролирующих структур. То, насколько достоверна или ошибочна предоставленная в них информация, зависит от квалификации и добросовестности бухгалтера и кадровика (в некоторых компаниях эти функции совмещает один специалист). Как приумножить бюджет организации благодаря экономии на работе бухгалтера-кадровика и отсутствии санкций фискальных органов, читайте в публикации.

Первичные документы по учету кадров и заработной платы – главное свидетельство правильного расчета бюджетных платежей и распределения доходов сотрудников согласно их трудозатратам. И то, и другое строго регулируется на законодательном уровне, зато в компаниях работа с этими бумагами зачастую контролируется менее жестко.

Со стороны руководства это является ошибкой: то, что представителям бизнеса кажется «соблюдением формальностей», для государства – залог своевременного пополнения бюджета в полном размере и соблюдения действующего налогового и трудового законодательства. Пробелы в «первичке» по расчету зарплаты чреваты не только штрафами со стороны контролирующих органов, но и другими последствиями, в том числе репутационными потерями в результате разбирательств с государственными структурами и трудовых споров с сотрудниками.

Значение «первички» по учету зарплаты и кадров для бизнеса

С каждым годом государство ужесточает внешние условия для существования и развития бизнеса. Поэтому главная задача собственника – предугадать и максимально уменьшить возможные убытки, если вдруг компания попадет под внимание контролирующих органов. «Правильные» первичные документы в этом смысле – надежный способ продемонстрировать свою добросовестность и исключить стремление соответствующих структур проверить ваш бизнес более тщательно.

Не меньшего внимания заслуживают бумаги, участвующие в кадровом делопроизводстве. ТК РФ в большей степени защищает интересы работника, а не работодателя. Компенсировать такую несправедливость, а также закрепить за каждым сотрудником ту степень ответственности, которую предусматривает специфика именно вашего бизнеса, можно только грамотно разработанными локальными нормативными актами.

Кроме того, кадровый документооборот часто является «собранием» ошибок, которые случайно обнаруживаются лишь во время проверки Роструда, Роскомнадзора, ФСС, разбирательства прокуратуры, полиции, миграционной службы или накануне трудового спора с сотрудником. За формальный подход к рутинной работе придется заплатить штрафы в сотни тысяч рублей.

Если вы передадите кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice , то получите профильных специалистов: ассистента, специалиста по кадрам, эксперта по кадровому сопровождению, юриста по трудовому праву. Стоить это будет примерно столько же, сколько услуги штатного кадровика, работающего «для галочки». Высокий уровень автоматизации не только минимизирует ручной труд в выполнении типовых задач, но и исключает человеческий фактор, оборачивающийся в самые неподходящие моменты досадными ошибками.

Но самое главное – мы несем финансовую ответственность за качество предоставляемых услуг. Эксклюзивный договор страхования профессиональной ответственности включает в себя расширенный перечень рисков, которые не предусмотрены стандартным полисом и не страхуют большинство других бухгалтерских компаний.

Общие требования к оформлению первичных документов

Статья 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ говорит о том, что каждый факт хозяйственной жизни компании должен быть оформлен соответствующим первичным документом. И тут же предупреждает, что к бухгалтерскому учету не допускаются «мнимые и притворные» сделки.

Реальности сделок со стороны государства сегодня уделяется повышенное внимание. В связи с этим с 2013 года не все первичные документы подлежат обязательному оформлению по образцам из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Теперь «первичку» можно перерабатывать под нужды вашей бухгалтерии и бизнеса – главное, чтобы не утаивались и не фальсифицировались данные. В любом случае, самостоятельно разработанный первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

В том, чтобы сведения в первичных документах соответствовали реальности, заинтересовано не только государство, но и собственник бизнеса. Если государство будет уверено в вашей законопослушности, вы в свою очередь тоже можете быть уверенными, например, в том, что вам не грозят манипуляции со стороны сотрудников, трудовые споры и санкции.

Оценить сложившиеся риски и исправить ошибки кадрового учета помогут эксперты 1С-WiseAdvice. Услуга «Кадровый аудит» предусматривает общую оценку кадрового делопроизводства организации и его соответствие трудовому законодательству, выявление ошибок учета и прямых нарушений Трудового кодекса.

Наши эксперты опишут обнаруженные риски и предусмотренные за них меры ответственности, прокомментируют, как лучше исправить допущенные ошибки. В серьезных случаях, когда накопилось много нарушений, мы можем составить план восстановления кадрового учета и самостоятельно его реализовать.

Методика расчета заработной платы работников

Дата публикации материала: 13 марта, 2014 / Последнее обновление: 25 марта, 2020

Когда сотрудник устраивается официально на работу, на предприятии оформляется трудовой договор или контракт.

Параллельно создается приказ о приеме на работу, который подписывается руководителем предприятия.

Далее оформляется личная карточка сотрудника, открывается лицевой счет и производится запись в трудовой книжке о приеме на работу.

Именно на основании приказа о приеме на работу выполняют расчет и начисление заработной платы согласно дате приема и условиям работе, указанной в приказе.

Расчёт заработной платы работников

Расчет зарплаты выполняется согласно действующим на предприятии тарифам, сдельным расценкам, окладам. Также учитывается отработанное сотрудником время и объем выпущенной продукции.

Для расчета заработной платы используются такие документы:

• штатное расписание;
• положение об оплате труда;
• приказ о приеме на работу;
• трудовой договор или контракт.

На основании этих документов исчисляется размер заработной платы и форма оплаты каждому сотруднику. Размер заработной платы может быть изменен в сторону увеличения или уменьшения.

В новости (тут) сколько хранится штатное расписание.

Основанием для этого служат дополнительные документы: приказы о премировании или наказании, служебные записки. Положением об оплате труда регламентировано порядок начисление зарплаты для каждой категории сотрудников, в том числе и начисление премий.

Как рассчитать зарплату по повременной сдельной оплате труда?

Расчет зарплаты выполняют на основании расценок на одно изделие. Установленных на предприятии. Далее эта цифра умножается на количество изготовленных изделий (при условии, что они не меняются).

Учет количества изделий ведется сотрудниками, которые отвечают за данный участок работы, например, мастером или бригадиром.

Количество выработанной продукции прописывается в первичной документации. Форма учета выработки продукции разрабатывается предприятием.

В качестве такой документации могут выступать маршрутные листы, наряды на сдельную работу, акты о приеме выполненных работ.

При расчете зарплаты по повременной оплате труда учитывается количество отработанного времени. Для учета отработанного по факту времени используются формы Т-12 и Т-13.

Данные формы утверждены Госкомстатом, обязательны для использования и оформлены в соответствии с требованиями закона №129-ФЗ от 21.11.1996 г. «О бухгалтерском учете».

Первичные документы по оплате труда

Форма некоторых первичных документов по оплате труда регламентирована и утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».

К ним относятся:

1. Табель учета рабочего времени применяется для автоматизированного учета явки сотрудников на рабочее место, используется в компаниях, оборудованных специальными системами считывания и распознавания, которые фиксируют дату и время прихода сотрудника на рабочее место.
2. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда применяется в большинстве организаций для бухгалтерского учета расчетов по заработной плате, является универсальным документом, подтверждает фактическое выполнение сотрудником трудовой деятельности.
3. Расчетно-платежная ведомость, расчетная и платежная ведомости применяются для расчета и выплаты заработной платы, при наличии формы Т-49 другие не составляются, при выплате зарплаты на банковские карты используется только форма Т-51.
4. Записка-расчет о предоставлении отпуска сотруднику применяется для начисления отпускных выплат.
5. Записка-расчет о прекращении трудового договора с работником используется при расчете зарплаты, неиспользованного отпуска, прочих выплат при увольнении.
6. Лицевой счет — необходим для отображения учета всех данных о заработной плате, начислений и удержаний в течение календарного года.
7. Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Формула расчета заработной платы

Для того чтобы определить размер отпускных, рассчитывают средний размер заработной платы за последние 12 месяцев.

Далее исчисляется средний заработок за один рабочий день, для этого полученное число делят на 29,4 — это среднее число дней в году. Полученный показатель умножается на количество дней в отпуске.

Первичные документы по учету заработной платы

Нормативная база по первичным документам

Для отражения любой хозяйственной операции в бухгалтерском учете необходимо иметь верно оформленный первичный документ, о чем говорит п. 1 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Далее читаем в п. 4 ст. 9 указанного закона, что формы первичных документов должны быть разработаны и утверждены организацией. Таким образом, использование унифицированных форм первичных документов является необязательным, за исключением некоторых случаев. Обязательным условием является лишь наличие определенных реквизитов в документе. С другой стороны, и запрета на использование унифицированных форм документов нет, поэтому руководитель организации должен самостоятельно определить, какими формами первичных документов надо пользоваться:

• унифицированными формами;
• самостоятельно разработанными формами с наличием обязательных реквизитов;
• комбинацией первых двух вариантов.

Принятое решение необходимо закрепить в учетной политике и приложить к ней формы первичных документов, используемых организацией.

Правила составления первичных документов

Рассмотрим далее первичные документы по заработной плате, которые необходимо использовать при учете расчетов с сотрудниками. В статье будут приведены унифицированные формы. Их можно переработать в соответствии с нуждами бухгалтерии предприятия, оставив в любом случае обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной деятельности;
• величину натурального или денежного измерения факта хозяйственной деятельности с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица, совершившего операцию и ответственного за ее оформление.

Первичные документы по заработной плате могут быть составлены как на бумажных носителях, так и в электронном виде. Во втором случае они должны быть подписаны электронной цифровой подписью. Подробнее об этом читайте в статье.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Зарплата начисляется работнику исходя из количества отработанного им времени. Для его учета применяют форму № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или форму № Т-13 «Табель учета рабочего времени».

В форму Т-12 вносятся данные о фактически отработанном и неотработанном времени на основании больничных, справок, заявлений, приказов.

На титульном листе указывается наименование организации, дата составления и номер документа, отчетный период и коды для обозначения отработанного и неотработанного времени в таблице учета.

Раздел 1 «Учет рабочего времени» состоит из 17 столбцов и предназначен для отражения информации о явках и неявках на работу за один календарный месяц. Заполняется по каждому работнику: его Ф. И. О., табельный номер, далее по числам месяца в столбцах 4 и 6 в верхней строке указывается код, обозначающий явку на работу или причину неявки, в нижней строке — количество отработанных часов в этот день, сверхурочные часы отмечаются через дробь. Столбцы 5 и 7 предназначены для отражения суммы дней посещений и фактически отработанных часов за каждые полмесяца. В графах отсутствующих чисел месяца проставляют знак «Х».

По правилам можно заполнять клетки как всех дней месяца, так и только дней, отличных от обычного рабочего дня (отпуск, больничный), оставляя клетки обычного рабочего дня пустыми.

Раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда» состоит из двух страниц. Третья страница табеля предназначена для отражения каждого вида выплат за месяц по каждому работнику.

Четвертая страница табеля обобщает информацию о явках на работу по организации в целом на каждый день месяца. По ссылке можно ознакомиться с примером заполнения формы Т-12.

Форма Т-13 представляет собой только титульный лист и раздел 1 по учету рабочего времени формы Т-12. Тогда предполагается, что бухгалтер ведет учет зарплаты в других регистрах.

Платежно-расчетная ведомость

Следующий блок первичных документов по учету заработной платы:

• расчетно-платежная ведомость (форма Т-49);
• расчетная ведомость (форма Т-51);
• платежная ведомость (форма Т-53).

ВАЖНО! Отражать суммы начисленной зарплаты необходимо только в унифицированных формах.

Как видно из названий, форма Т-49 является объединением форм Т-51 и Т-53, поэтому бухгалтер составляет или одну расчетно-платежную ведомость, или расчетную ведомость и платежную ведомость.

Расчетно-платежная ведомость применяется для расчета и выплаты заработной платы наличными из кассы предприятия. Она содержит номер и дату составления, подписи руководителя и главного бухгалтера, общую сумму выплаты всем работникам, а также начальную и конечную даты выдачи заработной платы из кассы — этот срок равен пяти рабочим дням.

Ведомость содержит сведения о табельном номере, должности, тарифной ставке и отработанных часах каждого работника. Бухгалтер вносит в нее все начисленные суммы по всем видам оплат, а также все удержания за тот период, за которой выплачиваются денежные средства работнику. Это может быть либо аванс, либо заработная плата, либо отпускные и так далее.

В конец ведомости вносят сведения о выплаченной и депонированной (если такая есть) сумме, подпись ответственного лица и номер расходного кассового ордера, по которому была произведена выплата.

Крайняя правая колонка заполняется работниками организации, где они ставят свою подпись в подтверждение получения денежных средств из кассы. Неполученные в пятидневный срок суммы депонируются.

Образец платежно-расчетной ведомости представлен по ссылке.

Платежная и расчетная ведомости

Если работники получают заработную плату на банковские карты, то составляется лишь расчетная ведомость по форме Т-51. Какие еще необходимы документы в этом случае, рассмотрим ниже.

Если бухгалтер ведет расчет заработной платы в ином регистре, можно составлять лишь платежную ведомость.

В расчетной ведомости по форме Т-51 отражены только расчеты по каждому сотруднику. Здесь вы найдете пример заполнения.

В начале платежной ведомости нужно указать дату поступления денежных средств в кассу для выдачи их работникам и дату окончания выдачи.

В платежной ведомости по форме Т-53 отражены суммы выплат каждому работнику, их расписка в получении указанной суммы, а также в конце ведомости — общая выплаченная и депонированная сумма, а также номер расходного кассового ордера на выплату заработной платы, образец по ссылке.

Если бухгалтер использует в своей работе ведомость по форме Т-53, ему необходимо составлять реестр выписанных ведомостей по форме Т-53а, куда вписывается порядковый номер платежной ведомости и выплаченная по ней сумма. Реестр составляется на один календарный год. Здесь пример заполнения ведомости.

Лицевые счета работников

На каждого работника организации бухгалтеру необходимо вести лицевой счет по форме Т-54, в котором отражены личные данные сотрудника: Ф. И. О., ИНН, СНИЛС, семейное положение. Также там содержатся данные о работе на данном предприятии: дата поступления, переводы, увольнения, изменения в оплате труда, отпуска и так далее.

Ежемесячно бухгалтер вносит в лицевой счет данные о количестве отработанного сотрудником времени, о начисленных ему суммах по всем видам выплат, обо всех удержаниях из заработной платы, данные о больничных листах.

В последних столбцах содержатся сведения о конечной сумме к выплате за каждый месяц, а также о задолженности перед работодателем или наоборот, перед работником.

С образцом лицевого счета сотрудника можно ознакомиться по ссылке.

Расчетные листки

Законодательство обязывает работодателя вместе с заработной платой выдавать сотрудникам расчетные листки, где четко прописать, из чего складывается полученная работником на руки сумма. Зарплату получают не реже чем два раза в месяц, однако выдавать расчетный листок разумнее один раз, при выплате заработной платы за месяц, а не при выплате заработной платы за первую половину текущего месяца, так как во втором случае расчет, указанный в листке, может быть неполным и не отражать достоверно происхождение выплаченной суммы.

Расчетный листок не имеет регламентированной формы, поэтому организация должна самостоятельно разработать ее, основываясь, например, на формах Т-12 или Т-51. Или создать полностью свою форму, которую следует закрепить в учетной политике. В расчетном листке обязательно должны быть указаны все части заработной платы: оклад, премия, надбавки, бонусы, выплаты по больничным листам и так далее. Необходимо указать все удержания: НДФЛ, алименты, штрафы и прочее. В итоге должна получиться сумма к выплате, которую работник и получает на руки вместе с расчетным листком.

Расчетный листок по согласованию с сотрудником может быть выдан как в бумажном виде, так и в электронном, путем пересылки на электронную почту работника.

Зарплатный проект

На данный момент наиболее распространенным способом получения заработной платы является зачисление ее на банковскую карту сотрудника. Это может происходить как единично, так и на постоянной основе и по всем сотрудникам одновременно. Существует два варианта получения денег на карту: перевод каждому работнику отдельно или оформление зарплатного проекта в кредитной организации.

Чтобы получить заработную плату на банковскую карту, работник должен написать заявление об этом и приложить к нему реквизиты карты для перечисления денежных средств.

Если же организация заключила договор с кредитной организацией о зарплатном проекте, то работник подписывает заявление о выпуске карты в рамках этого проекта или же пишет заявление с приложением реквизитов уже имеющейся у него карты.

В случае если работник не желает получать заработную плату на карту, он не подписывает никаких заявлений и продолжает получать деньги в кассе организации.

Способ получения заработной платы сотрудниками на банковскую карту или в кассе организации должен быть прописан в коллективном, трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему.

Прочие первичные документы

Помимо перечисленных основных первичных документов к таковым можно отнести следующие документы, которые составляются для отражения фактов хозяйственной деятельности, имеющих непосредственное отношение к расчету заработной платы:

• трудовой договор с работником, где в обязательном порядке должны быть прописаны система и размер оплаты труда;
• приказы о переводе на другую должность или об изменении оклада;
• заявления и приказы на все виды отпусков, так как время нахождения в отпуске влияет на расчет заработной платы;
• приказы на выплату премий и бонусов;
• листки нетрудоспособности;
• заявления и приказы на командировки;
• заявления и приказы о приеме на работу и об увольнении, также о выплате компенсаций различного рода при увольнении;
• прочие документы, имеющие непосредственное отношение к расчету или влияющие на размер заработной платы каждого работника организации.

Первичные документы по учету заработной платы организация имеет право разработать самостоятельно или использовать унифицированные формы. Они могут быть оформлены как в бумажном, так и в электронном виде, подписанном ЭЦП. Важно сделать расчет заработной платы верным и максимально прозрачным для работника. Для этого используются подробные формы расчета с учетом всех особенностей условий труда и расчетные листки, выдаваемые работникам, в которых отражены все шаги расчета.