Анализ информационных технологий

Введение в информационные технологии

1.1. Понятие информационной технологии, ее свойства. Роль информационных технологий в развитии экономики и общества

Современное развитие общества приводит к возрастанию объема и усложнению задач, решаемых в области организации производства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и потребителями продукции, оперативное управление которыми невозможно без организации современной автоматизированной информационной технологии.

Под термином «технология» (от греч. techne — искусство, мастерство, умение) в промышленном смысле понимают совокупность методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья, материала или полуфабриката, осуществляемых в процессе производства. В широком смысле толкования этого понятия термин «технология» подразумевает производство материальных благ, включающее три следующих компонента:

Единство понятий «технология» и «информационная технология» заключается, прежде всего, в том, что в основе и той и другой лежит процесс, под которым понимается определенная совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели. При этом любой технологический процесс должен определяться выбранной человеком стратегией и реализовываться с помощью совокупности различных методов и средств.

Методами информационных технологий являются методы обработки и передачи информации.

Средства информационных технологий — это технические, программные, информационные и другие средства, при помощи которых реализуется информационная технология на экономическом объекте.

Сравнение технологии материального производства и информационной технологии приведено в табл. 1.1.

Принципиальное отличие информационной технологии от технологии материального производства состоит в том, что в первом случае технология не может быть непрерывной, т. к. она соединяет работу рутинного типа ( анализ , оперативный учет) и творческую работу, пока не поддающуюся формализации (принятие управленческих решений). Во втором случае функция производства непрерывна и отражает строгую последовательность всех операций для выпуска продукции (технологический производственный процесс). Используемые в производственной сфере технологические понятия ( норма , норматив и т. д.) могут быть в настоящее время распространены только на простейшие, рутинные операции над информацией.

В целом можно выделить основные особенности информационных технологий ( рис. 1.1):

• целью информационного технологического процесса является получение информации;
• предметом технологического процесса (предметом обработки) являются данные;
• средства, которые осуществляют технологический процесс — это разнообразные вычислительные комплексы (программные, аппаратные, программно-аппаратные);
• процессы обработки данных разделяются на операции в соответствии с выбранной предметной областью;
• управляющие воздействия на процессы осуществляется руководящим составом организации;
• критериями оптимальности информационного технологического процесса являются своевременность доставки информации пользователям, ее надежность, достоверность и полнота.

Информационная технология направлена на целесообразное использование информационных ресурсов и снабжение ими всех элементов организационной структуры. Информационные ресурсы являются исходным «сырьем» для системы управления любой организации, учреждения, предприятия, а конечным продуктом является принятое решение. Принятие решения в большинстве случаев осуществляется в условиях недостатка информации, поэтому степень использования информационных ресурсов во многом определяет эффективность работы организации.

Таким образом, основная цель автоматизированной информационной технологии — получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения.

Основная цель информационной технологии достигается за счет:

• интеграции информации;
• обеспечения актуальности и непротиворечивости данных;
• использования современных технических средств для внедрения и функционирования качественно новых форм информационной поддержки деятельности аппарата управления.

Информационная технология справляется с существенным увеличением объемов перерабатываемой информации, ведет к сокращению сроков ее обработки и является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов в управлении.

Автоматизированная информационная технология непосредственно связана с особенностями функционирования предприятия или организации.

Выбор стратегии организации автоматизированной информационной технологии определяется следующими факторами:

• областью функционирования предприятия или организации;
• типом предприятия или организации;
• производственно-хозяйственной или иной деятельностью;
• принятой моделью управления организацией или предприятием;
• новыми задачами в управлении;
• существующей информационной инфраструктурой и т. д.

Основополагающим фактором для построения автоматизированной информационной технологии с привязкой ее к принятой модели управления и существующей информационной инфраструктуре является область функционирования экономического объекта, в соответствии с которой предприятия и организации можно разделить на группы, представленные в табл. 1.2.

В свою очередь производственные предприятия, имеющие специфику промышленной деятельности, можно классифицировать по шести основным классификационным признакам, представленным на рис. 1.2.

В зависимости от требований по решению задач управления экономическим объектом формируется технологический процесс обработки информации в организациях и на предприятиях различного типа. При этом при внедрении автоматизированных информационных технологий основными критериям являются величина предприятия и область функционирования, в зависимости от которых делается выбор программно-аппаратного обеспечения для решения конкретных функциональных задач, на основе которых принимаются соответствующие управленческие решения.

В соответствии с этим положением основным критерием для внедрения современной автоматизированной информационной технологии является мощность производственного потенциала, в соответствии с которой предприятия можно разделить на три группы — малые, средние и большие.

На малых предприятиях различных сфер деятельности автоматизация информационной технологии, как правило, связана с автоматизацией задач бухгалтерского учета, накоплением информации по отдельным видам бизнес-процессов, созданием информационных баз данных по направленности деятельности фирмы и организации телекоммуникационной среды для связи пользователей между собой и с другими предприятиями и организациями.

В средних предприятиях большое значение для управленческого звена играет организация электронного документооборота и привязка его к конкретным бизнес-процессам. Для таких предприятий характерно расширение круга решаемых функциональных задач, связанных с деятельностью фирмы, организация автоматизированных хранилищ и архивов информации, которые позволяют накапливать документы в различных форматах, предполагают наличие их структуризации, возможностей поиска, защиты информации от несанкционированного доступа и т. д.

На крупных предприятиях автоматизированная информационная технология строится на базе современного программно-аппаратного комплекса, включающего телекоммуникационные средства связи, многомашинные комплексы, развитую архитектуру «клиент- сервер «, применение высокоскоростных корпоративных вычислительных сетей.

Корпоративная автоматизированная информационная технология , организованная на крупном предприятии, имеет трехуровневую иерархическую структуру, организованную в соответствии со структурой территориально разобщенных подразделений предприятия: центральный сервер системы устанавливается в центральном офисе, локальные серверы — в подразделениях и филиалах, станции-клиенты, организованные в локальные вычислительные сети структурного подразделения , филиала или отделения — у персонала компании.

Непременным условием повышения эффективности производственных, экономических, управленческих и других процессов, происходящих на предприятиях, в учреждениях и организациях, является информационная технология, обладающая гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям.

Информационная технология предполагает умение грамотно работать с информацией, программными продуктами и вычислительной техникой. Эффективность функционирования информационной технологии определяется ее основными свойствами, к которым относятся следующие, представленные на рис. 1.3.

Целесообразность — состоит в повышении эффективности производства за счет внедрения современных средств вычислительной техники, распределенных баз данных, различных вычислительных сетей, что позволяет обеспечить эффективную циркуляцию и переработку информации.

Анализ информационных технологий, используемых в коммерческой деятельности в организации

Сегодня практически на всех предприятиях установлены персональные компьютеры. Их применение значительно упрощает работу бухгалтера, сокращает затраты времени на обработку первичной документации и сводных данных, ускоряет расчеты.

Применение комплексной автоматизации дает возможность повысить аналитичность учета, вести его в масштабе реального времени, дифференцировать отчетные показатели в зависимости от вида и уровня принимаемых решений, оперативно и гибко реагировать на изменяющиеся условия хозяйственной и другой деятельности предприятия, открывает новые пути для разработки и внедрения более эффективной технологии обработки данных.

В частности, на ООО «Цезарь» применяется программное обеспечение «1С: Предприятие 7.7». Эта программа значительно облегчает труд бухгалтера, позволяет ускорить процесс составления налоговых отчетов, позволяет оперативно получить необходимую информацию по состоянию товарных запасов, наличие денежных средств и т.д.

«1С: Предприятие 7.7» – это инструментальная система, представляющая собой совокупность механизмов, предназначенных для манипуляции различными типами объектов предметной области. Набор всех возможных функций, алгоритмы расчетов определяет конфигурация. Она является открытой и доступной для внесения в нее любых изменений.

Для проведения анализа хозяйственной деятельности организации максимально подходит программа Microsoft Excel для Windows. Это одна из самых популярных сегодня программ электронных таблиц. Программа позволяет вычислить суммы по столбцам и строкам таблиц, подсчитать среднее арифметическое, банковский процент или дисперсию. С ее помощью ведут разнообразные списки, каталоги и таблицы, составляют финансовые и статистические отчеты. Она доступна для начинающих пользователей, и одновременно может служить приемлемым инструментом для опытных разработчиков благодаря наличию микрокоманд и возможности вставки модулей Visual Basic for Application.

Для проведения анализа очень удобны сводные таблицы. При создании сводной таблицы в нее включаются все нужные поля из исходного списка или таблицы. Сводная таблица создается на основе данных из: отдельного списка или базы данных Microsoft Excel, файла базы данных, созданного внешним приложением, нескольких объединенных таблиц, другой сводной таблицы какой-нибудь книги. Сводные данные в таблице вычисляются на основе выбранной функции. Промежуточные и общие итоги помещаются в таблицу автоматически. Для проведения анализа по стандартным методикам данные отчетности организации вводятся вручную в электронную таблицу по заранее настроенным формам. Предусматривается также возможность импорта данных из различных бухгалтерских программ.

В ООО «Цезарь» используется система «Клиент-Банк», которая позволяет без посещения филиала (путем представления документов в электронном виде с проставлением электронной цифровой подписи) осуществлять широкий спектр операций, таких как:

– проведение платежей посредством платежных поручений, требований, требований-поручений, чеков, аккредитивов;

– получение в любой момент времени информации об исполнении распоряжений и состоянии лицевых счетов;

– получение выписок по счетам;

– ведение архива переданных в банк платежных документов;

– получение оперативной информации о состоянии картотек «Расчетные документы, не оплаченные в срок», «Расчетные документы, ожидающие акцепта для оплаты».

Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств. Руководитель в своей деятельности использует различные технические средства для принятия управленческих решений.

В ООО «Цезарь» установлена телефонная мини АТС, позволяющая параллельно подключить городской телефон в несколько отделов и выполнять следующие функции:

1) внутренние телефонные звонки;

2) перевод входных звонков из города на другие внутренние номера;

3) при занятости городской линии устанавливать автоматически очередь на выход в город.

В то время, когда в ООО «Цезарь» есть электронная почта Интернет, многие сотрудники продолжают использовать факс. В ООО «Цезарь» находится факс. Использование факса иногда нельзя трактовать как недостаток, так как у получателя факса может не быть электронной почты. Однако использование факса, при описанной выше проблеме, часто парализует телефонную систему на 2 – 3 часа.

Появление локальной сети и глобальной сети Интернет году и дальнейшее её развитие положительно повлияло на работу ООО «Цезарь». Сократились затраты времени и средств так как локальная сеть позволяла:

1) Быстро производить переустановку программного обеспечения;

2) Сократить расходы на приобретение дискет, CD-ROMов, принтеров, жестких дисков;

3) Посылать и получать электронную почту;

4) Поучать и использовать новейшую информацию из глобальной сети Интернет;

5) Сократить обслуживаемый персонал.

Индивидуальное задание

2.1 Анализ финансово – экономической деятельности организации

Одним из показателей, характеризующих финансовое положение организации является его платежеспособность.

Платежеспособность — это возможность своевременно погашать свои платежные обязательства имеющимися в наличии денежными ресурсами.

В качестве показателей для оценки платежеспособности субъектов хозяйствования используются:

— коэффициент текущей ликвидности;

— коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами;

— коэффициент обеспеченности финансовых обязательств активами.

Коэффициент текущей ликвидности (К₁) характеризует общую обеспеченность субъекта хозяйствования оборотными средствами для ведения хозяйственной деятельности и своевременного погашения срочных обязательств (сравнивает часть активов, которая относительно скоро – как правило, в срок до одного года – будет превращена в деньги, с величиной относительно скоро наступающих обязательств) и рассчитывается по формуле:

, (2.1)

где КА – краткосрочные активы (строка 290 бухгалтерского баланса);

КО – краткосрочные обязательства (строка 690 бухгалтерского баланса).

К₁ (2014 г.) = 8314 7261 = 1,15

К₁ (2015 г.) = 8291 7403 = 1,12

В ООО «Цезарь» величина его на начало 2015 года составляет 1,15, на конец – 1,12. Допустимое минимальное значение для организаций данной отраслевой принадлежности – 1,3.

Фактическое значение (1,15 и 1,12) коэффициента текущей ликвидности ООО «Цезарь» за 2014-2015 гг. ниже данного уровня (1,3), то это является одним из оснований признания организации неплатежеспособной.

Коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами (К2) рассчитывается как отношение суммы итога раздела III бухгалтерского баланса и итога IV бухгалтерского баланса за вычетом итога раздела I бухгалтерского баланса к итогу раздела II бухгалтерского баланса по следующей формуле:

, (2.2)

где СК – собственный капитал (строка 490 бухгалтерского баланса);

ДО – долгосрочные обязательства (строка 590 бухгалтерского баланса);

ДА – долгосрочные активы (строка 190 бухгалтерского баланса);

КА – краткосрочные активы (строка 290 бухгалтерского баланса).

К2 (2014 г.) = (4071+1179-4197) 8314 = 0,13

К2 (2015 г.) = (5128+737-4977) 8291 = 0,11

На начало 2015 года данный коэффициент составил: 0,13, на конец отчетного периода – 0,11. В отрасли установлено нормативное значение коэффициента обеспеченности собственными оборотными средствами 0,2. Значение коэффициента обеспеченности собственными оборотными средствами ООО «Цезарь» за 2011-2015 г. ниже нормативного, что говорит о финансовой неустойчивости организации.

Коэффициент обеспеченности финансовых обязательств активами (К₃) характеризует способность субъекта хозяйствования рассчитаться по своим финансовым обязательствам после реализации активов и определяется по формуле:

, (2.3)

где КО – краткосрочные обязательства (строка 690 бухгалтерского баланса);

ДО – долгосрочные обязательства (строка 590 бухгалтерского баланса);

ИБ – итог бухгалтерского баланса (строка 300).

К3 (2014 г.) = (537261+1179) 12511 = 0,67

К3 (2015 г.) = (7403+737) 13268 = 0,61

В Республике Беларусь нормативное значение данного коэффициента для всех отраслей составляет не более 0,85. Чем ниже его значение, тем лучше. Смысл состоит в том, что обязательства не должны превышать 85 % общей стоимости активов, иначе наступает реальная угроза ликвидации (банкротства). Обоснованность уровня в 85 % не вполне очевидна, однако вероятно, что этот 15-процентный допуск сделан с учетом возможных различий в учетной и рыночной стоимости активов.

Коэффициент обеспеченности финансовых обязательств активами составил в 2014 г. — 0,67, в 2015 г. – 0,61, что меньше максимального значения для организаций данной отраслевой принадлежности – 0,85. Следовательно, организация в достаточной степени обеспечила свои финансовые обязательства активами. Оценка показателей финансового состояния ООО «Цезарь» за 2011-2015 гг. представлен в таблице 2.1.

Таблица 2.1 — Динамика показателей финансового состояния ООО «Цезарь» за 2014-2015 гг.

Анализ ИТ инфраструктуры

Анализ ИТ инфраструктуры — это инвентаризация, исследование и оценка всех элементов информационной системы предприятия или организации.

Инициировать анализ может необходимость в модернизации цифровых сетей компании, периферийного оборудования или составных частей структуры безопасности системы.

Наиболее востребован профессиональный анализ ИТ инфраструктуры предприятия там, где в силу определенных причин необходимо:

• узнать, в какой степени жизнеспособна существующая на конкретный момент времени информационная система;
• понять, как наиболее эффективно использовать существующие ресурсы;
• получить конкретные рекомендации по исправлению существующих ошибок;
• определить план дальнейшей модернизации ИТ инфраструктуры.

Отметим, что анализ или ИТ аудит вычислительной системы — это непременное условие при заключении соглашения между организацией-клиентом и независимой компанией, предоставляющей услуги ИТ аутсорсинга.

Структурно, анализ ИТ инфраструктуры делят на несколько элементов

1. анализ оборудования;
2. анализ программного обеспечения;
3. анализ линий связи и коммуникаций;
4. анализ систем безопасности.

Анализ оборудования — обследование и оценка аппаратной части информационной системы, рабочих мест персонала.

Анализ ПО — исследование установленного на устройствах компании софта на предмет его соответствия целям и задачам компании, а также на наличие актуальных лицензий и прав на его законное использование.

Анализ коммуникаций и каналов связи — экспертиза и оценка корпоративной почты, телефонии и всех возможных каналов передачи данных.

Анализ систем безопасности — это многофакторное исследование, затрагивающее как аппаратные, так и программные элементы ИТ инфраструктуры. Наряду с всевозможными цифровыми методами и условиями защиты:

• антивирус и антиспам;
• защита от взлома;
• защита межсетевых коммуникаций;
• оптимальные варианты бэкапа,
• внимание при анализе уровня информационной безопасности уделяется и сугубо утилитарным деталям, таким, например, как состояние аварийных источников питания или физический доступ к потенциально уязвимым узлам системы безопасности ИТ инфраструктуры.

Результатом проведения ИТ анализа инфраструктуры должны стать

• актуальная оценка ее состояния;
• объем существующих и потенциальных ресурсов;
• данные о слабых и сильных сторонах ее составных элементов;
• рекомендации по ее оптимальному использованию и необходимой модернизации.

У вас похожая задача? Оставьте заявку, и наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время и подробно проконсультируют.