Карточка справка на сотрудника

Письмо Минфина России от 14 апреля 2016 г. N 02-06-05/21573 Об оформлении и хранении учреждением копий расчетных листов по заработной плате

Департамент бюджетной методологии Министерства финансов Российской Федерации рассмотрел обращение относительно оформления и хранения учреждением копий расчетных листов по заработной плате и сообщает следующее.

В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» рассмотрению подлежат следующие виды обращений граждан:

предложения по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

просьбы граждан о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщения о нарушении законов или иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

жалобы граждан — просьбы о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав и свобод или законных интересов других лиц.

Содержащийся в обращении вопрос о порядке хранении первичных учетных документов в соответствии с нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации не соответствует приведенным видам обращений граждан, подлежащих рассмотрению федеральными органами государственной власти, и, следовательно, должен быть оформлен на бланке организации за подписью руководителя.

Вместе с тем сообщаем, что расчетные листы по заработной плате работников формируются на основании форм документов, установленных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее — Приказ N 52н).

Расчет заработной платы осуществляется на основании Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или Расчетной ведомости (ф. 0504402), сведения из которой затем отражаются в Карточке-справке (ф. 0504417).

Карточка-справка (ф. 0504417) применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения, в которой помимо общих сведений о работнике, ежемесячно отражаются по всем источникам финансового обеспечения (деятельности) суммы начисленной заработной платы по видам выплат, суммы удержаний (по видам удержаний), сумма к выдаче.

При этом в соответствии с Приказом N 52н Методическими указаниями по применению Карточки-справки (ф. 0504417) не предусмотрено формирование и хранение вторых экземпляров расчетных листов.

Кроме того, обращаем внимание, что в соответствии с положениями Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция 157н), устанавливающей обязательные общие требования к ведению бухгалтерского учета, правила документооборота и технология обработки учетной информации, а также график документооборота утверждаются актами субъекта учета, устанавливающими в целях организации и ведения бухгалтерского учета учетную политику субъекта учета.

Одновременно сообщаем, что первичные учетные документы, применяемые в рамках установленного документооборота для оформления операций по начислению заработной платы (оплаты труда), должны соответствовать требованиям трудового законодательства Российской Федерации. При этом Карточка-справка является обязательным документом в составе документооборота учреждения, являющимся основанием для начисления пенсий и определения трудового стажа работника.

Обзор документа

Возник вопрос относительно оформления и хранения учреждением копий расчетных листов по зарплате.

Расчет зарплаты осуществляется на основании Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или Расчетной ведомости (ф. 0504402), сведения из которой затем отражаются в Карточке-справке (ф. 0504417).

Методическими указаниями по применению Карточки-справки (ф. 0504417) не предусмотрено формирование и хранение вторых экземпляров расчетных листов.

Читать еще: Образец карточки контрагента организации

В соответствии с Инструкцией по применению Единого плана счетов бухучета правила документооборота и технология обработки учетной информации, а также график документооборота утверждаются актами субъекта учета, устанавливающими учетную политику.

Первичные учетные документы, применяемые в рамках установленного документооборота для оформления операций по начислению зарплаты (оплаты труда), должны соответствовать требованиям трудового законодательства. При этом Карточка-справа является обязательным документом в составе документооборота учреждения, являющимся основанием для начисления пенсий и определения трудового стажа работника.

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:

Формирование карточки-справки (ф. 0504417)

Добрый день. В карточке справке не выходит стаж работы, дата приема, переводы, иждивенцы. Данные в 2018 году были перенесены файлом из другой программы. Подскажите, пожалуйста, реально настроить данную форму или мне каждый год теперь на всех сотрудников в ручную заполнять эти справки?

Юлия, полагаю, что речь идет о конфигурации ЗУП 3.0, или ЗКГУ, или . — следовало бы обозначить!

Затем прежде чем пытаться настраивать справку нужно убедиться в том, что необходимые данные перенесены и существуют в базе:

— стажи в карточке физлица (закладка «Трудовая деятельность»);
— записи о составе семьи (закладка «Семья»).

REM Возможно следует перепровести сведения о физлицах.

Valentin46, перешли с Зарплата и кадры бюджетного учреждения ред.1.0 на Зарплата и кадры государственного учреждения ред. 3.1. Стаж и семью заполнила, теперь в карточке выходят. Не выходят дата приема и последние переводы за 2019 год.

Перепровести сведение о физлицах. А по точнее не подскажете как это сделать. Я захожу в сотрудника а там вообще нет сведений о приеме, отражаются только те сведения которые мы проводили по сотруднику уже после переноса.

Юлия Медведева пишет:

Данные в 2018 году были перенесены файлом из другой программы.

Тэра, мы переходили с Зарплата и кадры бюджетного учреждения ред.1.0 на Зарплата и кадры государственного учреждения ред. 3.1.

Юлия Медведева, это я поняла. Я уточняю, как именно переходили.

Тэра, тут я не могу сказать Вам как именно, не я это делала, делал программист. Но как я понимаю при установки последней версии данные по всем сотрудникам в программу загружались файлом, взятым с предыдущей версии и эти данные перенесенные я могу просмотреть в регистрах сведений для расчета среднего для отпуска, для больничного. Или опять не то пишу?

Тэра, просто мне программист сказал что ничего не сделаешь, т.к. данные перенесены файлом из другой программы и все 300 человек мне надо каждый год редактировать по каждому ручками.

Возможно здесь какое-то недопонимание терминологии.

Если все же переход на редакцию 3.0 был проведен рекомендованным разработчиками способом, то в разделе «Администрирование» Вы обнаружите весьма внушительный журнал документов «Переносы данных», которые содержат полную информацию о сотрудниках, в т.ч. кадровую — см. Перенос данных РКД. Эту же информацию можно увидеть и в Личной карточке сотрудника Т-2.

В этом случае, как было сказано, ничего не сделаешь — в том смысле, что карточка-справка 417 не обрабатывает документы переноса.
Это можно предложить сделать вашему программисту.

Форма 0504425 «Записка-расчет об исчислении среднего заработка»

forma_0504425_zapiska-raschet_ob_ischislenii_srednego_zarabotka.jpg

Для каких организаций действует

Записка-расчет об исчислении среднего заработка разработана для применения организациями госсектора:

Читать еще: Карточка компании образец ооо

другими получателями бюджетных средств.

Это первичный документ, служащий бухгалтерским регистром по заработной плате (отпускным и другим выплатам) для госучреждений – по его итогам бухгалтерия вносит записи по дебету и кредиту соответствующих счетов учета.

Несмотря на то, что форма, утвержденная Приказом Минфина 30.03.2015 № 52н, относительно новая, руководствоваться при ее заполнении следует, в том числе, Постановлением Правительства об исчислении средней зарплаты № 922 от 24.12.2007 – это подтверждает письмо Минфина от 27.10.2017 № 02-06-10/70870.

Когда используется

Форма 0504425 предназначена для начисления:

отпускных, в том числе основного и дополнительного отпусков;

в других случаях, когда сохраняется средний заработок.

Может применяться, например, для следующих расчетов:

компенсации за дополнительный отпуск, использованный не полностью;

выходного пособия по сокращению штатов или ликвидации организации;

Как заполнить форму 0504425

Состоит форма из 3 частей:

В первой (заголовочной) указываются наименование организации и ее принадлежность, персональные данные работника.

Вторая часть (содержательная): раздел 1 содержит информацию, служащую основанием для дальнейших расчетов — количество дней, начисленные суммы, расчетный период и так далее; раздел 2 — сам расчет среднего заработка и выведение итоговой суммы для выплаты сотруднику.

Третья (оформляющая) – обязательно ставятся подписи ответственных лиц; в этой форме так оформляется не только последний лист документа, но и приведенные данные раздела 1 второй части (так как именно по ним будут рассчитываться причитающиеся к выплате работнику денежные средства).

Правила оформления записки-расчета о среднем заработке

Заполняется документ на основании соответствующего приказа, причем номера распоряжения об отпуске и записки-расчета должны совпадать. Данные, указанные в распорядительном документе (о датах отпуска, увольнения, периоде, за который применяется отпуск и т.д.), взятые на основании кадровых документов, переносятся в форму. Так как в Приложении 5 к Приказу Минфина № 52н говорится только об обязательном совпадении номеров приказа и записки-расчета при предоставлении отпуска, то для других случаев кадровой службе учреждения целесообразно установить свой порядок нумерации.

Основанием для заполнения строк (таблиц) расчета по заработной плате служит «Карточка-справка о заработной плате» (форма 0504417). Если для расчета установлен период – 12 месяцев, то цифры приводятся в таблице 1 («Заработок по месяцам»); если расчетный период составляет 3 месяца, то они вносятся в таблицу 2 («Начислено») по строкам 01, 02, 03.

Необходимо помнить, что в расчетный период не входят периоды, когда за работником сохранялась средняя зарплата, например:

отпуск по беременности и родам;

простои из-за вины работодателя.

А в суммы заработка включаются все доходы, связанные с системой оплаты труда – не только зарплата, но и премии (пропорционально периоду), надбавки за классность, выслугу и прочие (п.2 Положения, утв. Постановлением № 922 от 24.12.2007). Не входят в него социальные выплаты (например, детские пособия, больничные), также не учитываются прочие, не связанные с трудовой деятельностью выплаты (п.3 Положения, утв. Постановлением 922).

Для расчета используется среднемесячное количество календарных дней — 29,3. Если месяц отработан не весь, то придется рассчитывать среднемесячное количество дней такого месяца – разделив 29,3 на общее число дней месяца и умножив затем на число отработанных.

Для наглядности приведем пример заполнения:

Колесова Мария Ивановна идет в отпуск с 14.01.2019 в соответствии с графиком отпусков на 28 календарных дней. Оклад вместе со всеми надбавками – 20000 рублей в месяц. В марте 2018 Мария Ивановна пробыла 5 дней на больничном, начислено за март 2018 года — 14968,55 рублей. Остальные месяцы отработаны полностью.

Среднемесячное количество дней в марте: 29,3/31 х (31-5) = 24,57, где 29,3 – установленное законодательством среднемесячное количество дней; 31 – количество календарных дней в марте; 5 – дни болезни.

За 3 рабочих дня января 2019 (с 09.01.2019 по 11.01.2019) начисленная заработная плата составит

Читать еще: 1с упп личная карточка сиз

20000/136 х (3 х 8) = 3529,41 руб., где 20000 руб. – оклад, 136 час. – норма времени по производственному календарю за январь, 3 – рабочие дни до отпуска, 8 час. – количество часов в рабочую смену.

Из начисленных сумм удерживается налог на доходы 13 %.

Лицевой счет сотрудника (формы Т-54 и Т-54а)

Лицевой счет работника является внутренним документом работодателя, содержащим сведения обо всех видах выплат и удержаний из заработной платы сотрудника.

Лицевой счет открывается бухгалтером после приема сотрудника на работу и ведется им на протяжении всей трудовой деятельности работника. Данные вносятся на основании первичных документов по учету выработки, выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.

К таким документам, в частности, относятся:

табель учета использования рабочего времени (форма Т-13);
маршрутные и путевые листы;
приказы;
больничные листы;
рапорты о выработке;
наряды на сдельную работу;
иные документы.

На основании данных личного счета впоследствии заполняется платежно-расчетная ведомость по форме Т-49.

Бланк лицевого счета сотрудника

Лицевой счет ведется по двум формам:

Т-54 – унифицированная форма карточки лицевого счета. Как правило, указанная форма применяется для ведения учета заработной платы на крупных предприятиях и организациях. Небольшие организации и ИП чаще всего применяют унифицированную форму Т-49, являющуюся как расчетной так и платежной ведомостью.
Т-54а – форма карточки лицевого счета, для ведения учета в электронной форме.

Примечание: если работодатель для расчета заработной платы применяет ведомость по форме Т-51, то лицевой счет по форме Т-54 не составляется.

Как заполняется лицевой счет сотрудника

Общие требования к заполнению

Данные в карточку вносятся синими либо черными чернилами.
Не допускается внесение исправлений, использование корректирующих средств, в том числе замазок.
Документ состоит из титульного листа и таблицы, содержащей 49 граф.

Инструкция по заполнению карточки лицевого счета

Титульная часть: Самыми первыми заполняются строки, содержащие сведения о работодателе: наименование организации (структурного подразделения), код по ОКПО и ОКУД. Затем вносятся сведения о дате открытия счета, расчетном периоде и самом работнике.

Примечание: Сведения о сотруднике (номер ИНН и СНИЛС, семейное положение, количество детей, дата приема на работу) вносятся на основании личной карточки (Т-2).

Далее заполняются сведения о работнике: ФИО, дата рождения, табельный номер, семейное положение, ИНН, номер СНИЛС, должность и др.

Графы 1-8. Содержат данные о приёме на работу, переводах, увольнении, изменениях в оплате труда. В указанных графах отражаются сведения о приказе о приеме на работу (увольнении, переводе) и т.д., месте работы (структурное подразделение), должности (специальность, профессия), тарифной ставке, сумме надбавок и доплат.

Графы 9-16. Содержат сведения об отпусках работника: период за который предоставлен отпуск, длительность, дата и номер приказа, утвердившего отпуск.

Графы 17-21. В указанных графах отражаются сведения об удержаниях в отношении сотрудника (по исполнительным листам, приказным документам и др.).

Графа 22. В графе указывается сумма налогового вычета, предоставленного работнику.

Графа 23. Указывается месяц, за который составляется счет, в формате: 01, 02, 03 и т.д.

Графы 24-27. В указанных графах отражаются отработанные сотрудником дни (часы) в отчетном месяце. Данные берутся из табеля учёта рабочего времени.

Графы 28-37. Указываются все начисления, произведенные сотруднику за отчетный месяц: заработная плата, премии, больничные, отпускные и иные выплаты.

Графы 38-46. Отражаются удержания в отношении работника: НДФЛ, алименты, авансы и др.

Графы 47-48. В указанных графах отражается задолженность организации перед работником и наоборот: сотрудника перед организацией.

Графа 49. Указывается итоговая сумма выплат работнику за отчетный месяц.

Образец заполнения лицевого счета сотрудника

Карточка лицевого счета работника по форме Т-54 (скачать образец)

Карточка лицевого счета работника по форме Т-54а (скачать образец)