Учет чая в офис

Бухгалтерский учет воды, кофе, чая, конфет на предприятии

Компании стремятся проявлять заботу о поддержании положительного микроклимата внутри коллектива. По этой причине среди постоянных трат фирм нередко можно встретить расходы на покупку воды, чая и кофе. Это не только дань модным тенденциям, но и соблюдение требований действующего законодательства. В статье расскажем про учет воды, чая, кофе, конфет, дадим примеры проводок.

Имея возможность предложить чай или кофе партнерам, организация формирует положительный имидж и повышает вероятность заключения сделки или продолжения продуктивного сотрудничества. Как и другие траты компании, расходы на приобретение чая или кофе должны быть учтены. Бухгалтер, на которого будет возложена обязанность по осуществлению действия, должен знать все особенности его выполнения.

Учет питьевой воды на предприятии

Питьевая вода входит в состав МПЗ. В учет принимается фактическая стоимость продукта. Она представляет собой сумму, которую компания потратила на покупку. При этом НДС и другие возвращаемые налоги исключаются.

Дт 10 Кт (76) (оприходование воды, которая поступила от поставщика).
Дт 19 Кт (76) (Выполнен учет НДС.) Действие осуществляется, если присутствует счет-фактура, содержащий сумму налога.
Дт 68, субсчет «Расчеты по НДС» К-т 19 (Осуществление принятия суммы НДС к учету.) Во время манипуляции необходимо соблюсти все условия, указанные в гл.21 НК РФ.

Согласно положениям, закрепленным в ПБУ 10/99, траты, которые совершает компания, делятся на прочие издержки и расходы по обычным видам деятельности. Читайте также статью: → “Расходы организации (ПБУ 10/99)». В последний вид включаются траты, которые компания несет в связи с:

изготовлением товаров;
реализацией готовой продукции;
проведением работ;
оказанием различных услуг;
покупкой продукции.

Траты на приобретение воды могут входить в данный перечень. Однако если компания передает продукт работникам, в учет необходимо внести следующую запись: Дт 20(26) Кт 10 (выполнено списание стоимости купленной питьевой воды).

Учет чая и кофе в организации

Продукты, которые компания приобретает для своих сотрудников и клиентов, должны быть учтены в составе МПЗ. При этом осуществляются следующие проводки:

Дт 10 Кт 60 (76) – осуществлен учет поступившего продукта в качестве МПЗ.
Дт 91-2 Кт 10 – выполнено списание.

Продукты принимаются к учету по фактической стоимости. Чтобы узнать ее, необходимо обратиться к договору с поставщиком. Цифра, указанная там и будет фигурировать в других документах компании. Как и в случае с водой, НДС в учет не принимается.

Особенности бухучета чая и кофе зависят от присутствия соответствующего пункта в коллективном договоре.

Так, если в документе присутствует положение, в соответствии с которым организация обязана обеспечивать своих сотрудников напитками и сладостями, траты на покупку продуктов относят к расходам по обычным видам деятельности. Если продукты передаются лицу, которое отвечает за их пополнение, происходит списание фактической стоимости чая и кофе со счета 10 в дебет счета 26. Основанием для осуществления манипуляции служит соответствующий первичный документ.

Если воду учесть в расходах для налогообложения можно, то выполнить подобную манипуляцию в отношении чая и кофе не получится. У налоговиков обязательно возникнут вопросы в отношении правомерности действия. Отсутствие пункта об обеспечении напитками и сладостями в коллективном договоре приводит к тому, что процедура учета чая и кофе меняется. В этой ситуации бухгалтер должен учесть продукты в числе прочих расходов. Читайте также статью: → “Счет 26: Общехозяйственные расходы. Пример, проводки».

Предоставляем сотрудникам воду, чай и кофе: что с налогами?

Многие компании покупают для работников чай, кофе и питьевую воду. И чем существенней сумма этих расходов, тем больше хочется учесть ее для целей налогообложения. Но тогда нужно доказать, что это обоснованные расход ы п. 1 ст. 252 НК РФ . А нужно ли начислять НДС на стоимость чая, кофе, питьевой воды, закупаемых для работников, и возникает ли у них доход, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами?

Учитываем затраты на чай, кофе и воду в расходах по прибыли

Некоторые организации учитывают затраты на чай, кофе и воду в базе по прибыли как расходы, направленные на обеспечение нормальных условий труд а ст. 22 ТК РФ; подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ . Что понимается под нормальными условиями труда, можно конкретизировать в коллективном договоре или локальном акт е ст. 41 ТК РФ .

Мособлтруд указал, что в теплый период года работодатель должен обеспечивать работников водой из расчета 3 л в день на человека, в случае если в офисе температура превышает 28 град. по Цельсию. Также целесообразно выдавать работникам чай, минеральную воду, клюквенный морс, молочнокислые напитки, отвар из сухофрукто в п. 3.1.3. Рекомендаций. утв. Распоряжением Мособлтруда от 22.04.2011 № 17-р .

Однако даже если в коллективном договоре вы пропишете обязанность работодателя обеспечивать сотрудников чаем, кофе и водой, споры с налоговиками не исключены. Дело в том, что, по мнению Минфина и налоговиков, организация может учесть расходы на приобретение питьевой воды в базе по прибыли, только если есть справка из СЭС о непригодности водопроводной воды для пить я СанПиН 2. ‌ 1.4.1074-01. 2.1.4, утв. Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 26.09.2001 № 24; Письма Минфина России от 31.01.2011 № 03-03-06/1/43, от 10.06.2010 № 03-03-06/1/406; Письмо ФНС России от 10.03.2005 № 02-1-08/46@; Письмо УФНС России по г. Москве от 30.01.2009 № 19-12/007411 .

Конечно, маловероятно, что СЭС выдаст вам такую справку. А вот можно ли учесть расходы на приобретение воды при наличии результатов независимой экспертизы воды, мы узнали в Минфине.

Из авторитетных источников

“ На основании подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ в прочие расходы включаются затраты по обеспечению нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством РФ.

Если у организации есть заключение независимого специалиста, обладающего правом на проведение, в частности, экспертизы питьевой воды, подтверждающее нежелательность использования водопроводной воды для питья, то расходы на приобретение питьевой воды для сотрудников организации могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль ” .

Но налоговики могут и не согласиться с мнением финансового органа.

Тем не менее не бойтесь спорить с налоговиками по этому вопросу. Суды как раз на стороне налогоплательщиков. По их мнению, расходы на воду, аренду или покупку кулера можно учесть и безо всякого заключения о качестве вод ы Постановления № 15АП-8637/2010; № А41-1782/09; № А33-8434/07-Ф02-1511/09, № А33-9419/07-Ф02-902/08; № Ф04-9283/2006(30504-А45-33); № КА-А40/3335-09; № А06-4776/2008; № Ф09-5325/09-С3 .

Итак, если с водой ситуация более или менее понятна, то с учетом расходов на чай и кофе все сложнее. Такие затраты вряд ли получится учесть как расходы, направленные на обеспечение нормальных условий труда. Поэтому многие организации пытаются учесть их:

как представительские расходып. 2 ст. 264 НК РФ . Но если вы решите так слукавить, то помните, что вам нужно в первую очередь их документально подтвердить. И только первичных документов, подтверждающих приобретение чая и кофе, будет явно недостаточно. Вам придется доказать, что у вас были переговоры с контрагентами. А для этого нужно составить много оправдательных бумажек: приказ (распоряжение) руководителя организации, смету представительских расходов, отчет о фактических расходах по проведенным представительским мероприятиям. Иначе налоговики эти расходы просто не примут как представительски е Письмо Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26; Письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.2007 № 20-12/034115 . А кроме того, помните, что такие расходы нормируются: их можно учесть лишь в размере, не превышающем 4% от фонда оплаты труд а п. 2 ст. 264 НК РФ ;
как расходы на питание сотруднико в п. 4 ст. 255 НК РФ . Для этого организации прописывают обеспечение работников питанием в коллективных или трудовых договора х Письмо Минфина России от 17.01.2011 № 03-04-06/6-1 . Но здесь возможны другие проблемы — налоговики могут потребовать начислить «зарплатные налоги» на стоимость чая, кофе, воды. Теоретически в этом случае со стоимости такого «питания» нужно исчислить НДФЛ и страховые взнос ы статьи 211, 226 НК РФ; ч. 1 ст. 7, ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ . Хотя практически сделать это невозможно, так как нельзя персонифицировать и оценить экономическую выгоду, полученную каждым работнико м Письмо Минфина России от 13.05.2011 № 03-04-06/6-107 .

Читать еще: Правила списания материалов в бухучете

По мнению Минфина, организации-упрощенцы с объектом налогообложения «доходы минус расходы» не смогут признать в расходах затраты ни на воду, ни на чай, ни на кофе, так как они просто не поименованы в перечне расходов при УСН О ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина России от 01.02.2011 № 03-11-11/22 .

Правда, в одном деле суд поддержал упрощенца, который учел расходы на покупку питьевой вод ы Постановление № Ф09-7032/08-С3 .

Начислять ли НДС на выпитые работником чай, кофе и воду

Если организация закупает для своих работников чай, кофе, воду, то, по мнению Минфина России, в этом случае происходит безвозмездная передача права собственности на товары. А поскольку реализация товаров на территории РФ на безвозмездной основе также является объектом обложения НДС, то финансисты предлагают определять налоговую базу по НДС исходя из рыночных це н подп. 1 п. 1 ст. 146, п. 2 ст. 154 НК РФ; Письмо Минфина России от 05.07.2007 № 03-07-11/212 .

Во многих фирмах сотрудники сами скидываются себе на чай, кофе и печенюшки. Их руководство не хочет покупать это официально: слишком много бумаг требуется оформлять, чтобы потом от проверяющих не было придирок

Суды же указывают, что при передаче сотрудникам воды, чая и кофе объекта налогообложения не возникает, так ка к п. 1 ст. 146 НК РФ; Постановление № А68-АП-635/11-04 :

сотрудник только на работе употребляет воду, чай или кофе, которые были специально для этого приобретены работодателем. То есть право собственности на эти напитки у работника не возникает, он не может унести их домо й п. 1 ст. 39, п. 1 ст. 146 НК РФ ;
работодатель в собственных интересах создает нормальные условия труда и ожидает получения положительного эффекта от этого, а именно — увеличения производительности труда.

Если вы решите не спорить с налоговиками, то вам придется начислять НДС на стоимость чая, кофе и воды. При этом входной НДС при соблюдении всех условий для вычета и при наличии счета-фактуры вы сможете принять к вычет у подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ . В итоге налоговая нагрузка по «чайно-кофейному» НДС будет равна нулю.

Будет ли у сотрудников облагаемый доход

Если подходить к этому вопросу формально, то, даже если вы не учитываете расходы на воду, чай или кофе как расходы на оплату труда, у сотрудников все равно возникает натуральный доход, облагаемый НДФЛ и страховыми взносам и п. 1 ст. 211 НК РФ; ч. 1 ст. 7, ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ . Но, как мы уже отметили, посчитать доход каждого работника невозможно. Соответственно, ни НДФЛ, ни страховые взносы начислять не нужно. Именно такую позицию сейчас занимают Минфин и налоговик и Письмо Минфина России от 13.05.2011 № 03-04-06/6-107; сообщение ФНС России от 10.06.2011, размещенное на сайте www.nalog.ru, раздел «Новости» .

Предупреждаем руководителя

Учесть в расходах для целей налогообложения без проблем получится только затраты на питьевую воду, но никак не на чай и кофе.

А суды и ранее говорили, что при невозможности персонификации выплат по каждому работнику начислять «зарплатные налоги» не нужн о Постановления № Ф09-5950/09-С2; № КА-А40/8528-09 .

В некоторых случаях налоговики в целях определения дохода конкретного работника предлагали делить общие затраты на количество работников. Однако суды отметили, что предложенный налоговым органом метод определения дохода конкретного сотрудника носит условный характер и не предусмотрен в Налоговом кодекс е Постановления № 09АП-29256/2010-АК; № Ф04-1208/2006(20713-А46-19) .

Поэтому вы можете не начислять страховые взносы на стоимость предоставляемой воды, чая или кофе сотрудникам и не удерживать с работников НДФЛ. И даже если у проверяющих возникнут вопросы по поводу «личных» налогов, то суды вас поддержат.

Если затраты на приобретение воды, чая, кофе для сотрудников вы учитываете в «прибыльных» расходах, то вероятность споров с налоговиками велика. Причем не только в отношении правомерности учета затрат при исчислении налога на прибыль, но и в отношении НДС и «зарплатных налогов». Но если вы пойдете в суд, то все доначисления вам удастся отбить.

Чай вприкуску c налогообложением

Чаепитие – неотъемлемый процесс в жизни компаний. За чашкой чая или кофе проводятся деловые переговоры с клиентами, обсуждаются производственные вопросы. Однако расходы на эти тонизирующие напитки – источник головной боли у бухгалтера. Варламова Виктория Владимировна

налог на прибыль

За чей счет пьет чаек работник?

В соответствии с пунктом 25 статьи 255 Налогового кодекса РФ к расходам на оплату труда относятся все расходы, произведенные в пользу работника, предусмотренные трудовым и (или) коллективным договором. Кроме того, к расходам на оплату труда относятся затраты на бесплатное или льготное питание, предусмотренное трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. Значит, расходы на чай, кофе могут быть отнесены к расходам на оплату труда. Главное – предусмотреть условие о предоставлении работникам сладкого чая или кофе в трудовом и (или) коллективном договорах. Аналогичной точки зрения придерживается и Минфин России.

Единственное, что настораживает в данной ситуации, – термин «питание». Налоговый кодекс его не расшифровывает. Но можно ли пакетик чая, зерна (порошок) кофе, а также сахар, из которых работник приготовит тонизирующие напитки, квалифицировать как бесплатное питание работника? Разъяснения официальных органов по этому вопросу отсутствуют. Можно, конечно, воспользоваться пунктом 7 статьи 3 НК РФ. Он гласит, что все неустранимые сомнения, противоречия и неясности актов законодательства о налогах и сборах толкуются в пользу налогоплательщика (плательщика сборов). Но учтет ли эту норму налоговый инспектор при проверке? Существует риск, что передача чая будет квалифицирована как оплата товаров для личного потребления работника, и такие расходы на основании пункта 29 статьи 270 НК РФ не будут учтены в целях налогообложения. Получается, что учет через расходы на оплату труда – скользкая дорожка.

Есть второй вариант – отнести «чайные» расходы к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, как расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Но и в этом случае не все так легко и просто.

Согласно статье 223 ТК РФ на работодателя возлагается обеспечение санитарно-бытового и лечебно-профилактического обслуживания работников организаций в соответствии с требованиями охраны труда. В этих целях работодателем по установленным нормам оборудуются санитарно-бытовые помещения, помещения для приема пищи, устанавливаются аппараты (устройства) для обеспечения работников горячих цехов и участков газированной соленой водой и др.

Как видно из приведенной нормы, трудовое законодательство обязывает работодателя создать условия для приема пищи. Однако обязательное предоставление питания и напитков предусмотрено только для отдельных категорий работников (например, работников горячих цехов, вредного производства). Поэтому, если законодательство не предусматривает обеспечения тонизирующими напитками сотрудников, то работодателю подсластить их труд за счет налога на прибыль без налоговых последствий, скорее всего, не удастся. По мнению главного финансового ведомства, налогоплательщик вправе самостоятельно и единолично оценивать эффективность и целесообразность своей экономической деятельности, то есть оценивать экономическую обоснованность расходов. Но, осуществляя налоговый контроль затрат, налоговая инспекция оценивает их соответствие критериям, установленным статьей 252 НК РФ, то есть проверяет, являются ли произведенные затраты экономически обоснованными и документально подтвержденными. Следовательно, на практике производственную направленность расходов на кофе и какао с чаем плательщику доказать будет непросто. И опыта набраться негде, так как судебная практика по данному вопросу не сложилась.

Читать еще: Как учитывать огнетушители в бухгалтерском учете

Заходите, гости дорогие!

Совсем другая ситуация – с чаепитием по поводу официального приема и обслуживания представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества. В этом случае потребленные совместно с партнерами чай, кофе и сахар являются представительскими расходами, которые учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Ведь Налоговый кодекс относит к ним расходы на завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие, буфетное обслуживание во время переговоров.

При этом не забывайте, что проведение официального приема подтверждают следующие документы:
– приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
– смета представительских расходов;
– акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.

По мнению налоговых органов, в отчете о представительских расходах, составленном конкретно по проведенным представительским мероприятиям, должны быть отражены:
– цель представительских мероприятий и результаты их проведения;
– дата и место их проведения;
– программа мероприятий;
– состав приглашенной делегации;
– участники принимающей стороны;
– величина расходов на представительские цели.

Будьте осторожны! Минфин России считает, что расходы на прием и обслуживание клиентов – физических лиц и индивидуальных предпринимателей прибыль не уменьшают. Аргумент: к представительским расходам согласно пункту 2 статьи 264 НК РФ относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций. Поэтому, если компания работает с населением или индивидуальными предпринимателями, без споров в суде расходы на чай признать не удастся.

Кладите, кладите десятую ложечку сахара, его все равно никто не считает…

Известно, что при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло. К доходам в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг), в том числе питания в интересах налогоплательщика. Значит, затраты организации на чай, кофе и сахар относятся к доходам, полученным работниками в натуральной форме, и подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке .

Налоговая база в этой ситуации определяется как стоимость предоставленных продуктов (с учетом НДС), определяемая в соответствии со статьей 40 НК РФ .

Правда, есть одно но. Чтобы исчислить НДФЛ, нужно точно определить сумму дохода каждого работника, а для этого вести учет количества потребляемого каждым работником напитка. Организации, в которых пакетики чая, кофе или кусочки сахара выдаются сотрудникам «под роспись», встречаются довольно редко. Без такого учета можно установить только предполагаемый доход, то есть доход, определенный расчетным путем. А он не подлежит включению в совокупный доход работника. Данную точку зрения высказал ВАС РФ в пункте 8 Обзора практики рассмотрения споров, связанных с взиманием подоходного налога. Она может применяться и в отношении НДФЛ.

Объектом обложения ЕСН и взносов на ОПС признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг . Однако налоговая база определяется отдельно по каждому физическому лицу, то есть так же, как и по НДФЛ, работодатели должны вести персонифицированный учет доходов. Значит, и в этом случае необходимо определить стоимость потребленного каждым сотрудником чая, кофе. Иначе объект обложения ЕСН и взносы на ОПС не возникают.

Но, если расходы на чай организация при исчислении налога на прибыль не признает, то по ЕСН и взносам на ОПС вопросов нет, поскольку при таких обстоятельствах эти выплаты не признаются объектом налогообложения.

Внимание! В вопросах налогообложения плательщик сам себе не хозяин. ВАС РФ указал, что при наличии соответствующих норм в главе 25 НК РФ «Налог на прибыль организаций» налогоплательщик не имеет права исключать суммы, отнесенные законом к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, из налоговой базы по единому социальному налогу на основании пункта 3 статьи 236 НК РФ.

Потребление чая не застраховано от несчастного случая

Десерт с горчинкой

На наш взгляд, говорить о возникновении объекта по НДС можно, только если «чайные» расходы не связаны с производственной деятельностью.

Если же данные расходы учитываются при расчете налога на прибыль, то некоторые арбитражные суды расценивают такую передачу работникам продуктов как передачу товаров (работ, услуг) для собственных нужд и на основании пункта 2 статьи 146 НК РФ подтверждают, что объект обложения НДС не возникает. Однако в отношении конкретно «чайных» расходов нет арбитражной практики и доказать обоснованность таких расходов, как уже говорилось, достаточно сложно.

Поэтому налогоплательщику нужно решить, как поступить:
– безоговорочно следовать разъяснениям Минфина России и в любом случае облагать НДС передачу работникам чая;
– не облагать НДС напитки, учитываемые при определении налоговой базы по налогу на прибыль, и готовиться отстаивать свою точку зрения в судебном порядке.

Вместе с тем в обоих вариантах «чайный» входной налог можно принять к вычету, если выполняются условия, установленные статьями 171, 172 НК РФ.

Однако признать в расходах, учитываемых при расчете налога на прибыль в соответствии с пунктом 1 статьи 264 НК РФ, исчисленный при безвозмездной передаче НДС без спора с налоговыми органами не удастся. Да и Минфин России (можно сказать, в аналогичной ситуации) при рассмотрении вопроса по признанию в составе расходов НДС, исчисленного с бесплатной раздачи сувениров в рекламных целях, не признал этот расход экономически обоснованным.

Если расходы на чай учитываются при исчислении налога на прибыль как представительские расходы, то объекта по НДС нет, а входной налог принимается к вычету в пределах норм, установленных для налога на прибыль.

По мнению Минфина России, расходы налогоплательщика (чай, кофе, сахар) по обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах, не оформленные должным образом (отсутствуют сметы, отчеты и др.), следует рассматривать как расходы для собственных нужд, не связанные с производством и реализацией товаров (работ, услуг). При этом, если операции по передаче данных товаров структурным подразделениям не осуществляются, объект налогообложения налогом на добавленную стоимость не возникает, но и входной налог к вычету не принимается. Как видите, бухгалтеру есть над чем задуматься.

Вместо чаевых

А что делать с чаем? Решение остается за вами. Для его принятия предлагаем рассмотреть налоговые последствия «чайных» расходов в зависимости от выбранного способа учета (см. таблицу).

Таким образом, порядок учета расходов на чай для сотрудников зависит от готовности компании защищать свою позицию, в том числе и в суде. Если компания хочет минимизировать налоговые риски, то эти расходы не должны уменьшать налогооблагаемую прибыль и при передаче чая, кофе и сахара необходимо начислить НДС. Налогообложение представительских расходов зависит от наличия документов, оформленных надлежащим образом.

Приятного ******** без налоговых последствий!

Автор — куратор по вопросам налогообложения и бухгалтерского учета компании «ПРАВОВЕСТ Аудит»

МНЕНИЕ ЧИТАТЕЛЯ

Часто фирмы квалифицируют расходы на чай, кофе для сотрудников как представительские. Такое мнение является ошибочным. Статья 264 НК РФ не позволяет этого сделать.

Некоторые специалисты предлагают рассматривать подобные расходы в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на обеспечение нормальных условий труда. Но здесь возникает закономерный вопрос о необходимости начисления НДС в соответствии с требованиями пункта 2 статьи 146 НК РФ.

Читать еще: Использование счета 45 в бухгалтерском учете

Минфин России квалифицирует такие расходы в качестве безвозмездной передачи товаров.

На наш взгляд, применять позицию чиновников можно только в случае адресной передачи указанных продуктов питания. Но, если организация будет придерживаться этой точки зрения, то у нее могут возникнуть повышенные налоговые риски.

Поэтому наиболее безопасным вариантом мы считаем списание расходов на чай, кофе за счет средств, оставшихся после налогообложения.

Шольц Виктория Александровна, бухгалтер, ООО «Машприбор», г. Москва

Налоги

Расходы на чай для сотрудников

Представительские расходы

Учитываем при расчете налога на прибыль на основании п. 25 ст. 255 или пп. 7 п. 1 ст. 264

Не учитываем при расчете налога на прибыль (нет оснований)

Учитываем при расчете налога на прибыль (в пределах норм)

Не учитываем при расчете налога на прибыль (отсутствуют документы (п. 1 ст. 252 НК РФ)) или расходы превышают норматив (п. 2 ст. 264 НК РФ)

Возможно ли отнести к представительским расходам затраты на приобретение продуктов питания (чай, кофе, печенье и т.д.) при проведении проверки контролирующими органами?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
К представительским расходам относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций (или физических лиц), участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества.
Сотрудники контролирующих органов к указанным лицам не относятся. Поэтому расходы на прием и обслуживание представителей контролирующих органов, направленных в организацию для исполнения своих служебных обязанностей (проведение проверки ее деятельности), не могут учитываться в составе представительских. Кроме того, указанные расходы, по нашему мнению, не соответствуют критериям признания в качестве расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

Обоснование вывода:
Глава 25 НК РФ содержит закрытый перечень расходов, которые налогоплательщик может относить к представительским для целей учета их при расчете налогооблагаемой базы согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ.
В п. 2 ст. 264 НК РФ установлено, что к представительским расходам относятся:
1. Расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:
— представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
— участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
2. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для:
— представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
— участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика;
— официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.
3. Транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно:
— представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
— участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика;
— официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.
4. Буфетное обслуживание во время переговоров.
5. Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
В указанной норме не приведен конкретный перечень услуг, подпадающих под понятие «официальный прием и обслуживание», поэтому при отнесении тех или иных расходов к представительским необходимо, чтобы они были связаны с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, осуществлены при проведении официальных мероприятий и не относились к расходам на организацию отдыха и развлечений (смотрите постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11.02.2011 по делу N А32-8834/2010, Пятнадцатого ААС от 10.04.2015 N 15АП-2891/15, Семнадцатого ААС от 06.10.2011 N 17АП-3716/11).
Конкретный состав расходов на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) положениями НК РФ также не регламентирован (письмо Минфина России от 21.10.2014 N 03-03-06/1/53004)*(1).
Однако из положений п. 2 ст. 264 НК РФ следует, что к представительским расходам относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества.
То есть участниками официального мероприятия или переговоров, расходы по организации которых могут быть признаны представительскими, должны быть представители других организаций, участвующих в переговорах в целях взаимного сотрудничества, или представители руководящего органа самой организации. При этом переговоры или официальный прием можно считать направленными на установление (поддержание) взаимного сотрудничества, если их участниками являются представители различных организаций*(2) для обсуждения вопросов совместного взаимодействия в целях извлечения прибыли.
В письме от 12.05.2010 N 03-03-06/1/327 в отношении продуктов питания (чай, кофе, конфеты, печенье), выкладываемых на столе для контрагентов, ожидающих документы, Минфин России указал, что затраты на их приобретение не соответствуют положениям п. 2 ст. 264 НК РФ и не могут быть включены в состав представительских расходов в целях налогообложения прибыли.
Например, расходы на приобретение товаров, предназначенных для обслуживания клиентов (минеральная вода, чай, кофе, сахар, соки и другие), представители налоговых органов и Минфина России квалифицируют как расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (п. 16 ст. 270 НК РФ, письма Минфина России от 01.06.2011 N 03-11-06/2/86, УФНС России по г. Москве от 21.01.2011 N 16-15/005285@). В приведенных письмах рассматриваются вопросы организаций, применяющих УСН. Однако полагаем, что содержащаяся в них аргументация может быть применена и для общей системы налогообложения.
Отметим, что НК РФ не конкретизирует характеристику расходов на буфетное обслуживание по время переговоров. Однако, по нашему мнению, исходя из общего смысла п. 2 ст. 264 НК РФ, к представительским относятся расходы на буфетное обслуживание лиц, указанных в п. 2 ст. 264 НК РФ. Представители контролирующих органов к указанным лицам не относятся. Кроме того, расходы, связанные с приемом сотрудников контролирующих органов, не могут рассматриваться в качестве расходов на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций (на проведение завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) или на буфетное обслуживание во время переговоров. Маловероятно, чтобы можно было достаточно обоснованно доказать, что какие-либо мероприятия с участием указанных представителей контролирующих органов, направленных в организацию для исполнения своих служебных обязанностей (проведение проверки деятельности организации), связаны с проведением переговоров для обсуждения вопросов совместного взаимодействия в целях извлечения прибыли.
Напомним, что в целях налогообложения прибыли могут учитываться любые расходы вне зависимости от того, поименованы они или нет в соответствующих статьях НК РФ, при условии соответствия их указанным в ст. 252 НК РФ критериям (за исключением прямых изъятий, предусмотренных ст. 270 НК РФ). В п. 49 ст. 270 НК РФ отдельно указано, что к расходам, не принимаемым для целей налогообложения, относятся любые расходы, не соответствующие критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ.
Осуществление проверок организации контролирующими органами обусловлено требованием законодательства, и результаты проверок не зависят от каких-либо расходов организации, связанных с приемом представителей контролирующих органов (смотрите, например письмо ФНС России от 15.11.2007 N ММ-6-18/888@).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Пивоварова Марина

Ответ прошел контроль качества

1 февраля 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) В частности, в законодательстве отсутствует запрет на учет в составе представительских расходов стоимости потребленных в ходе переговоров спиртных напитков.
*(2) К представительским расходам также могут быть отнесены расходы на проведение переговоров с физическими лицами, являющимися как фактическими, так и потенциальными клиентами организации (письмо Минфина России от 05.06.2015 N 03-03-06/2/32859).