Книга учета трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек

Для чего нужна

1. Для порядка в работе с трудовыми книжками.
2. Для определения ответственности при утрате трудовых книжек и вкладышей к ним.

Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ (Раздел VI Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Кто заполняет

Заполняет и ведет книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников.

Чаще всего в организации это:

Любой другой сотрудник может назначаться приказом работодателя как лицо, ответственное за ведение, заполнение и хранение этого документа.

Пример заполнения книги учета трудовых книжек

• полное наименование организации;
• дата начала и окончания ведения.

Этих сведений достаточно.

Все записи внутри книги учета вносятся только в двух случаях: при приеме и увольнении работников.

Заполняем при приеме на работу

Пошаговый образец заполнения книги учета трудовых книжек:

Шаг 1. В первый столбец вносим порядковый номер.

Шаг 2. Во второй, третий и четвертый столбцы записываем число, месяц и год внесения записи

Шаг 3. В пятый записываем фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки.

При этом не надо ничего сокращать и заниматься творчеством, если бы разработчик формы журнала имел в виду фамилию и инициалы, так бы и было записано. В противном случае есть риск получить замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.

Шаг 4. В шестой вносим сведения о серии, номере трудовой и вкладыше в нее (при наличии).

Шаг 5. В седьмой пишем должность, профессию или специальность работника в формулировках, взятых из приказа о приеме. Даже если работник будет перемещаться по служебной лестнице, в дальнейшем никакие изменения в книгу учета вносить не требуется.

Шаг 6. В восьмой вписываем наименование структурного подразделения (опять так же, как в приказе о приеме на работу).

Шаг 7. В девятый пишем реквизиты приказа о приеме на работу.

Шаг 8. В десятом расписывается ответственное лицо.

Одиннадцатый столбец пропускаем, потому что сейчас уже никто не получает наличные деньги на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Заполняем при увольнении

Шаг 1. В двенадцатый столбец вписываем дату последнего рабочего дня работника. Если работник в этот день отсутствует, пишем ему уведомление с просьбой явиться либо дать свое согласие на пересылку трудовой книжки почтой. В случае почтового отправления копию письма с копией платежного поручения подкладываем в журнал. Записываем реквизиты уведомления карандашом (если явится сам, заносим фактическую дату ручкой; если пришлет письмо со своим согласием на пересылку, опять же, внесем реквизиты сопроводительного письма; если от работника ни ответа ни привета, оставляем сделанную карандашом запись и храним его трудовую книжку в сейфе 75 лет, в соответствии с пунктом 43 Правил, утвержденных Постановлением правительства от 16.04.2003 № 225, и пункта 664 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Шаг 2. В тринадцатом столбце сотрудник должен расписаться за получение своей трудовой книжки.

Если отказывается, составляем акт, прикладываем его к журналу и храним как зеницу ока ровно столько, сколько хранится сам журнал, то есть те же 75 лет.

Как прошить книгу учета трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек сначала прошивается, а затем пломбируется перед ее заполнением ответственным сотрудником. Для этого надо:

1. Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
2. Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
3. В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
4. Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.

Как опломбировать книгу учета трудовых книжек

Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.

1. На месте крепления концов нитей, непосредственно на пломбе-наклейке, необходимо сделать запись о количестве листов в книге, ФИО ответственного лица и подпись.
2. Заверяем пломбу оттиском печати организации.

Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых

Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки. Соблюдайте основные принципы:

1. Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.
2. Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.
3. Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.

Срок хранения и уничтожение

Книга учета должна храниться 75 лет с даты завершения ее ведения, после чего может быть уничтожена (смотри пункт 695 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Где можно купить

Купить данный документ можно в любом канцелярском магазине за наличные деньги, его стоимость – несколько десятков рублей. Можно заказать через офис-менеджера по безналичному расчету или по договору в интернет-магазине.

Штрафы за отсутствие или нарушения учета

В случае отсутствия Книги учета трудовых книжек работодателю грозит штраф в размере до 70 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.

Книга учета движения трудовых книжек 2020 + скачать образец

Как известно, трудовая книжка – основной документ любого работника. Вся долгая трудовая жизнь человека отражается в этом документе. Не меньшую важность книжка имеет и в любой организации. Для того чтобы правильно организовать учет движения данного документа, на предприятии существует специалист, который занимается данными вопросами, а в помощь кадровому работнику предусмотрены книги учета. Одной из таких книг является книга учета движения трудовых книжек.

Что такое книга учета движения трудовых

Книга учета движения трудовых книжек это специальный журнал, который должен вестись на каждом предприятии или у каждого предпринимателя.

Форма этого документа утверждена еще в далеком 2003 году Постановлением Минтруда №69 от 10 октября. С тех пор бланки документов не изменились.

В книге отражается приход книжки при приеме сотрудника в штат и ее выдача в случае увольнения работника, а также другие случаи движения трудовых книжек и их вкладышей.

В связи с тем, что форма книги строго оговорена, ее нужно либо купить в специализированном магазине, либо получить бланк посредством интернета, распечатать и заполнять в соответствии с требованиями законодательства.

Как уже было сказано выше, в книге учета отражаются все движения трудовых книжек и их вкладышей. В таблице рассмотрим подробнее как и когда делаются записи в книгу.

Мнение эксперта

Если на предприятии долгое время ведется с ошибками книга учета движения трудовых книжек и их вкладышей, то есть возможность ее замены, в порядке, который должен быть закреплен во внутреннем акте организации.

Эксперт службы Правового Консалтинга ГАРАНТ, И. Наумчик

Как заполнить книгу учета

О том, как должна составляться книга, показывающая движение трудовых книжек, подробно описывается в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, которые утверждены Постановлением Правительства №225 от 16.04.2003 года.

Всего в книге 13 столбцов. Рассмотрим их заполнение в таблице.

Как правильно оформить книгу учета – основные требования

Общие требования к ведению книги отразим в таблице.

Пример заполнения книги учета

Как видно из примера заполнять книгу совсем не сложно. Но, чтобы не допустить досадных ошибок и не получить штраф, подходить к заполнению документа нужно со всей ответственностью и внимательностью. Еще раз отметим, что в самой книге, в графе 10 ставится подпись того, кто занимается заполнением такой книги.

Как можно исправить ошибки в книге

Все мы люди и все делаем ошибки. Поскольку книга учета составляется вручную, человеческого фактора не избежать.

Как можно делать исправления, не оговорено в нормативных документах, в Правилах по заполнению тоже таких положений нет.

Тем не менее, существуют общепринятые правила как поступать в подобных ситуациях. Здесь может быть 2 варианта:

1. Надпись, где допущена ошибка, зачеркивается одной чертой и рядом делается правильная запись, пишется «Исправленному верить». Здесь же указывается кто сделал исправления, ставится подпись. Такой вариант хорош разве что для записей, которые являются последними, так как в противном случае делать правильную запись будет просто негде
2. При использовании второго варианта исправления вносятся по той же схеме, что и в трудовых книжках. То есть на пустой строке нужно написать «Запись номер…недействительна», а ниже внести верные данные. Таким способом и пользуются обычно кадровые специалисты.

Как организовать хранение книги учета

Книгу учета движения трудовых ведет и хранит у себя на рабочем месте специалист по кадрам.

Книга имеет большое количество страниц, поэтому ведется она обычно долго, иногда несколько лет. После окончания одной книги заводится другая, новая. Причем нумерация записей в новой книге не начинается с 1, а продолжается. То есть, если в предыдущей книге номера записей закончились на 150, то в новой книге номер первой записи будет 151.

Старую книгу необходимо сдать в архив по описи. Однако следует иметь ввиду, что старая книга не завершена, пока каждый работник не распишется в старой в нужных строках. Только после этого книгу можно сдать в архив. Согласно пункту 695 Перечня, который был утвержден Приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010 года.

Ответственность за отсутствие или неверное ведение книги

Стоит отметить, что трудовая книжка представляет собой бланк строгой отчетности. Это значит, что все компании и предприниматели обязаны обеспечить адекватный учет и контроль этих документов. За нарушения в сфере ведения рассматриваемой книги, может наступить административная ответственность, согласно статьи 5.27 КОАП.

Как видим, штрафы для компаний достаточно серьезные, поэтому имеет смысл очень ответственно подойти к составлению этого документа.

Читайте также:

Частые ошибки и вопросы по теме

Ошибка 1

В ООО «Ромашка» новый кадровый работник. После принятия дел было обнаружено, что в организации не ведется книга учета движения трудовых книжек. Кадровиком была написана докладная записка руководителю компании, где изложена сложившаяся ситуация. В свою очередь, книга учета была заведена и в нее внесена информация обо всех трудовых книжках, которые есть в распоряжении предприятия. Поскольку новый кадровик лично не принимала эти трудовые книжки, то и подпись в графу 10 ставить не надо.

Ошибка 2

Иногда организации приходится выдавать дубликат книжки. При этом, на первом листе книжки необходимо, написать от руки или поставить штамп «Дубликат». Если дубликат выдается в связи с тем, что книжка испорчена и виновник этого сама компания, то стоимость трудовой не взыскивается с работника.

Как поступить в случае, если необходимо восстановить записи в книге учета?

В таком случае берется бланк новой книги и туда переносится все, что известно до настоящего момента, причем: число ставится текущая дата. Соответственно, всех тех работников, которые были уволены, вносить в новую книгу не надо.

Можно ли приобрести готовую книгу учета движения трудовых книжек?

Да, можно. В продаже есть уже готовые к использованию книги. Они имеют твердую обложку, прошиты, их страницы пронумерованы. Кроме этого в книге содержится много полезной информации в виде списка нормативных документов, различных форм. Такая книга уже имеет пломбу. В ней можно начинать работу сразу после покупки. Эти книги очень удобны в использовании, однако стоят дороже, чем обычные бланки.

Что делать, если книга не велась очень долгое время или велась, но с многочисленными ошибками и недочетами?

Когда возникает такая ситуация, бывает невозможно восстановить все операции с момента начала работы компании. В таком случае необходимо составить акт об отсутствии книги, указать причину, по которой книги нет (например, порча). Далее заводится новая книга, но данные в нее вносятся только по тем трудовым книжкам, которые на данный момент присутствуют в компании.

Журнал учета движения трудовых книжек вещь очень полезная и важная. Такая книга позволяет не потерять ни одну из многочисленных трудовых книжек, находящихся на предприятии. Книгу учета ведет кадровый работник, он же расписывается в документе. Если вдруг на предприятии не организована кадровая служба, то обязанности по ведению книги учета трудовых книжек возлагается обычно на бухгалтера компании. В связи с тем, что ведение кадрового учета – обязанность организации, за нарушения в этой сфере контролирующие органы могут наложить достаточно существенные штрафы.

Журнал учета трудовых книжек

На предприятии, где имеются наемные работники, ведется огромное количество документации, в которой отражается порядок взаимоотношений сотрудников с работодателем. Формирование их обязательно. В число такой документации входит журнал учета трудовых книжек. При его отсутствии контролирующие органы могут привлечь фирму и непосредственного ее руководителя к административной ответственности.

Основная часть производственных и общественных структур в России использует труд наемных работников, с которыми заключаются трудовые договора. На каждого такого сотрудника оформляется трудовая книжка установленного образца. Она является документом строгой отчетности и заполняется согласно нормам действующего трудового законодательства.

Кроме того что работодатель обязан придерживаться строгих правил при заполнении трудовых книжек, он еще должен вести их строгий учет. Осуществляется он посредством ведения Журнала учета трудовых книжек. Данная норма закреплена в п. VI ПП РФ № 225 (от 16.04.2003). Кроме учета самих книжек в журнале фиксируют движение вкладышей в эти книжки.

На крупном предприятии ведением журнала занимается сотрудник отдела персонала. Если таковой в штате не предусмотрен, это может быть любое лицо из администрации предприятия, включая самого непосредственного работодателя. Обязанности по ведению журнала возлагаются на ответственное лицо отдельным Приказом руководителя предприятия или ИП.

Ряд требований предъявляется к техническим характеристикам журнала:

• Учитывая длительный срок хранения данного документа (не менее 75 лет), необходимо оформить на него твердую обложку, которая позволит сохранять журнал в пригодном виде.
• Каждая отдельная страница или целый лист обязательно нумеруются. Делают это с целью предотвращения изъятия записей из журнала.
• Журнал следует прошивать. Плюс он обязательно после прошивки заверяется сургучной печатью. Простой склейкой нитей прошивки бумажной лентой не обойтись. Контролирующие органы при обнаружении такого нарушения наложат на предприятие взыскание.

На задней обложке следует проставлять, так называемую, заверительную запись. Она включает:

• Наименование документа.
• Общее количество страниц или листов (в зависимости от способа нумерации). Нужно указать число цифрами и прописью.
• Дата начала ведения записей в журнале.
• Подпись руководителя предприятия с указанием его должности и ФИО.

Нужно обратить внимание, что расписывается вовсе не ответственное лицо.У него нет таких полномочий.

Использование журнала осуществляется, пока не закончатся все пустые страницы. После журнал передается на хранение и заводится новый.

Что фиксируется в книге учета

В журнале должна отражаться следующая информация о перемещениях трудовых книжек:

• Факт их получения от нового работника.
• Если на работу принимают сотрудника, который ранее нигде не был трудоустроен, фиксируется факт регистрации новой трудовой книжки.
• Создание и выдача дубликата книжки, если предыдущая серьезно повреждена или утеряна.
• Выдача книжки на руки работнику при увольнении или его родственникам при его кончине.
• Если в книжке закончились все страницы, куда вносят записи о ее движении, в журнале делается отметка о заполнении вкладыша.

Журнал оформляется по стандартной форме. Она утверждена в ПП РФ № 132 (от 01.03.2008) и в ПП РФ № 257 (от 25.03.2013).
Журнал учета содержит 13 граф. Все они заполняются ответственным лицом при основных правовых манипуляциях с трудовыми книжками:

Инструкция: заполняем книгу учета трудовых книжек

Зачем нужен журнал учета

Трудовая книжка по-прежнему представляет собой основной документ о рабочей деятельности. Все чаще поговаривают о том, что пора бы перейти на электронную версию документа — идти в ногу со временем в век информационных технологий. Но пока до этого дело не дошло, остается актуальным вопрос о том, что же такое книга учета движения трудовых книжек и обязательно ли ее вести.

Это своего рода журнал, в котором фиксируются данные о приеме и увольнении — именно так подтверждается стаж и рабочая деятельность человека в целом. Речь при этом идет о работе по основному месту, так как именно у основного работодателя хранятся сами книжки.

Норма императивная и не зависит от формы собственности или организационно-правовой формы юридического лица. Иными словами, учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях обязателен, равно как в ООО или ПАО.

Правительство определяет не только вид самих трудкнижек, но и порядок обращения с ними, так говорится в статье 66 ТК РФ. Подробная регламентация вопроса — в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016).

Кто и как заполняет

Все зависит от комплектации штата. Так, если есть отдел кадров, то учетом займется кадровик, при его отсутствии — бухгалтер. Если вменить обязанность некому, то сам руководитель. Если вы впервые столкнулись с подобным документом, то разобраться с заполнением вам поможет наша книга учета трудовых книжек, образец скачать вы сможете в конце статьи.

В заполнении вопросов на практике не возникает, так как графы предельно просты и понятны. Записи вносятся вручную разборчиво. При трудоустройстве необходимо соблюдать пятидневный срок заполнения книги учета. Самое главное — подпись работника при увольнении — это доказательство своевременного исполнения обязанности по выдаче документа.

Листы книги учета подлежат нумерации и заверению подписью руководителя, затем они должны быть прошнурованы и прошиты. Как прошить книгу движения трудовых книжек, расскажем чуть ниже.

Инструкция по заполнению при приеме на работу

Книга движения трудовых книжек (образец скачать бесплатно вы сможете в конце статьи) имеет:

• титульный лист;
• основную часть, где и делаются записи.

Названия граф предельно просты, ошибиться при внесении данных практически невозможно. Но все же перечислим основные шаги. В круглых скобках указаны номера столбцов книги:

Шаг 1. Укажите порядковый номер (1) записи.

Шаг 2. Следующие три ячейки (2, 3, 4) предназначены для даты внесения записи. Впишите их.

Шаг 3. Теперь необходимо указать данные владельца (5). Обратите внимание, что Ф.И.О. нужно вписать полностью, без сокращений до инициалов! Иначе получите замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.

Шаг 4. В следующей ячейке (6) укажите информацию о трудовой: серию и номер. Если есть вкладыш, то нужно указать и его данные тоже.

Шаг 5. В следующие ячейки (7 и 8) впишите сведения о должности и отделе, где работает сотрудник. Формулировки должны быть такие же, как и в приказе о приеме на работу. Недопустимо, если в журнале значится «отдел кадров», а в приказе — «отдел по работе с персоналом».

Шаг 6. Далее укажите реквизиты приказа о приеме на работу (9).

Шаг 7. В этой ячейке должна стоять подпись ответственного лица (10).

Шаг 8. Следующую ячейку (11) заполнять не нужно. Это своеобразный рудимент — сейчас никто не получает деньги на приобретение бланков книжек и вкладышей. Но если вдруг это ваш случай, то впишите сумму.

На этом заполнение заканчивается. Оставшиеся ячейки заполняются при увольнении сотрудника — в его последний рабочий день.

Инструкция по заполнению при увольнении

Шаг 1. В предпоследнюю ячейку (12) необходимо вписать дату последнего рабочего дня сотрудника.

Тут есть важный момент. Если работник в этот день отсутствует, необходимо написать ему уведомление, что он должен явиться за трудовой книжкой в организацию либо дать согласие на ее пересылку. Затем приложить в журнал копию письма и копию платежки и карандашом внести реквизиты уведомления. Если в итоге сотрудник явится лично за документом, то впишите ручкой фактическую дату. Если даст согласие на пересылку (оно должно быть оформлено письменно!), то внесите данные сопроводительного письма. Если работник вообще никак не отреагировал, то оставьте запись, сделанную карандашом, а трудовую храните в течение 75 лет — этого требует пункт 43 Правил из ПП № 664 от 16.04.2003 и пункт 664 Перечня из Приказа Минкультуры № 558 от 25.08.2010.

Шаг 2. Наконец, самая последняя ячейка (13) предназначена для подписи уже бывшего работника. Если он откажется подписать, то составляется акт. Его нужно приложить к журналу и хранить вместе с ним весь срок — 75 лет.

Где приобрести

Книга учета движения трудовых книжек, образец заполнения которой мы рассматриваем в статье, находится в свободной продаже. Приобрести ее может любой человек, имеющий такую потребность. Альтернативный вариант — заказать в типографии, но цена будет выше. Обратите внимание, что книга должна быть прошита и опломбирована. Делается это, чтобы избежать подмены листов и их изъятия. В качестве пломбы используется пленка или сургуч, а прошивка осуществляется любым удобным для специалиста способом.

Сколько хранить

Срок хранения максимальный из возможных — 75 лет.