Карточка учета страховых взносов

Карточку индивидуального учета выплат и страховых взносов рекомендовано заполнять по новой форме

Для ведения учета начисленных работнику выплат и страховых взносов разработана новая карточка индивидуального учета. Форма бланка приведена в совместном письме ФСС и ПФР от 09.12.14 № АД-30-26/16030, № 17-03-10/08/47380.

Согласно законодательству, страхователи обязаны вести учет страховых взносов, а также выплат и вознаграждений в пользу персонала отдельно по каждому работнику. Это требование закреплено в пункте 6 статьи 15 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ). Для ведения такого учета ранее применялась форма карточки, приведенная в совместном письме ПФР РФ от 26.01.10 № АД-30-24/691 и ФСС РФ от 14.01.10 № 02-03-08/08-56П. В связи с изменениями в законодательстве возникла необходимость актуализировать бланк.

Форма карточки, в которой ведется индивидуальный учет выплат и страховых взносов, носит рекомендательный характер и не обязательна к применению. Поэтому плательщики могут по своему усмотрению вносить в нее изменения, а также вести учет по самостоятельно разработанной форме (письмо Минздравсоцразвития России от 11.02.10 № 286-19).

Шапка и таблица с тарифами

Как и раньше, в карточке надо указать ФИО физлица, страховой номер, гражданство, ИНН, а также информацию об инвалидности. А вот дату рождения теперь указывать не нужно. При этом в новую форму добавлен такой показатель, как вид и номер договора, заключенного с работником.

В правой верхней части бланка расположена таблица с кодами тарифов для начисления страховых взносов. В строке «ОМС» убрали разбивку тарифов на ТФОМС и в ФФОМС. Напомним, что сейчас «медицинские» взносы в полном объеме перечисляются в Федеральный фонд ОМС.

«Тело» карточки индивидуального учета

В «теле» карточки указываются все выплаты в пользу физлица, отражаются не облагаемые взносами суммы. Также в отдельных строках рассчитывается база страховых взносов и суммы взносов на обязательное медицинское, пенсионное страхование и в Фонд социального страхования (ФСС).

При этом новая форма дополнена строкой, в которой нужно отражать взносы по страхованию от несчастных случаев и профзаболеваний. Кроме того, если карточка заполняется на иностранного работника, то нужно указать статус физлица: 1 — постоянное проживание; 2 — временное проживание; 3 — временное пребывание, по заключенным трудовым договорам на срок 6 месяцев и более; 4 — временное пребывание, по заключенным трудовым договорам на срок менее 6 месяцев; 5 — высококвалифицированный специалист — постоянное проживание; 6 — высококвалифицированный специалист — временное проживание.

Из обновленной формы исключили данные о начисленных взносах на страховую и накопительную части пенсии. Такого разделения больше нет, поскольку с 2014 года страхователи указывают в индивидуальных сведениях только сумму взносов по общему тарифу. (Подробнее про распределение и уплату пенсионных взносов см. «Какие изменения по уплате пенсионных взносов вступят в силу с января 2014 года»).

Дополнительные страницы

Обновленная форма содержит дополнительные страницы. В одной из них отражаются данные о дополнительных страховых взносах в зависимости от класса специальной оценки условий труда (страница 2). А на странице 3 заполняется «Карточка учета сумм страхового обеспечения на цели обязательного социального страхования». В ней отражаются выплаты пособий на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Идеальная карточка для учета взносов

Зачем разработали новую форму

Ее прежняя форма была рекомендована в совместном письме ПФР от 26 января 2010 г. № АД-30-24/691, ФСС России от 14 января 2010 г. № 02-03-08/08-56П. Но сейчас она не актуальна, так как в ней всего одна строка для предельной базы по взносам, а с 2015 года лимиты у фондов разные. Кроме того, многие строительные организации платят взносы по дополнительным тарифам в зависимости от классов условий труда, определенных при спецоценке, а в старой форме они не предусмотрены.

Есть и другие корректировки, учитывающие, в частности:

отмену деления работодателем пенсионных взносов на страховую и накопительную части;
ликвидацию разбивки взносов на медстрахование по фондам: в ФФОМС (Федеральный фонд обязательного медицинского страхования) и ТФОМС (территориальный фонд обязательного медицинского страхования), так как взносы перечисляются только в ФФОМС;
необходимость указания статуса работника-иностранца (в связи с обязанностью платить взносы с зарплаты иностранных работников).

Поэтому теперь в карточке вместо одной страницы три (три раздела). Первую страницу надо заполнять по всем работникам. Вторую – только по тем, кто занят на вредных или опасных работах. А третью – по сотрудникам, получающим пособия за счет средств соцстраха.

Как заполнить бланк

Расчет взносов по общему тарифу

В начале формы надо указать общие сведения по сотруднику: Ф. И. О., страховой номер, ИНН, вид и номер заключенного договора (трудовой, гражданско-правовой и т. д.).

В табличке справа – код тарифа (если общий, то 01), а также размеры тарифов в процентах по видам взносов: на обязательное пенсионное страхование (ОПС) – 22 процента; на обязательное медицинское страхование (ОМС) – 5,1 процента; на обязательное социальное страхование (ФСС) – 2,9 процента.

Далее надо определить базу начисления и суммы взносов.

В ФФОМС. С 2015 года работодатели платят взносы на обязательное медицинское страхование со всех выплат, которые облагаются взносами (лимит не установлен). Поэтому в карточке не предусмотрены строки для сверхлимитных выплат в части ОМС. Нужно показывать лишь базу и суммы начисленных взносов.

Читать еще: Учетная политика 2020 изменения

В ПФР. Для пенсионных взносов лимит базы – 711 тыс. руб. Со всех выплат сверх этой величины взносы платят по тарифу 10 процентов. Выплаты сверх лимита нужно отражать в карточке в специальной строке «Сумма выплат, превышающая установленную…». Они не входят в базу, в карточке их указывают до строки «База для начисления страховых взносов на ОПС».

Поэтому и строка, где отражаются пенсионные взносы, разделена на две части: для взносов, начисленных на выплаты в пределах базы, и для сверхлимитных взносов.

Обратите внимание: если строительная компания применяет упрощенку, то выплаты сверх предельной базы взносами не облагаются (подп. 8 п. 1 ст. 58 закона № 212-ФЗ, письмо Минтруда России от 30 января 2015 г. № 17-3/В-37).

В ФСС России. Лимит для взносов в фонд соцстраха равен 670 тыс. руб., эта сумма отличается от лимита базы для пенсионных взносов (постановление Правительства РФ от 4 декабря 2014 г. № 1316). Поэтому на странице 1 карточки появились разные строки для выплат, превышающих лимит по пенсионным взносам, и для выплат, превышающих лимит по взносам в фонд социального страхования.

Заметим, что для взносов на травматизм лимит не установлен (они начисляются со всех выплат).

Для расходов на пособия есть специальная строка на странице 1, но одновременно выплаты нужно расшифровать на странице 3.

Расчет дополнительных взносов

По работникам, которые трудятся во вредных или опасных условиях, надо заполнить страницу 2 карточки.

На этом листе отражают суммы выплат, облагаемых взносами по дополнительным фиксированным (6 или 9%) или дифференцированным (от 2 до 8%) тарифам.

Также нужно рассчитать и сами взносы. Причем сведения необходимо разбить в зависимости от того, к какому классу относятся работы.

В течение года дополнительный тариф может измениться, если компания проведет специальную оценку условий труда. До дня утверждения отчета об оценке взносы надо начислять по тарифам 9 и 6 процентов (для списков № 1 и № 2 соответственно). › |

› | Списки № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение, утвержденыпостановлением Кабинета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10.

А со дня утверждения отчета – по дифференцированным тарифам: от 2 до 8 процентов (письмо Минтруда России от 13 марта 2014 г. № 17-3/В113). Взносы по разным тарифам указывают в разных подразделах карточки.

Отражение расходов на соцобеспечение

Страница 3 карточки предназначена для учета сумм пособий (больничных, декретных, детских, а также пособий по страхованию от несчастных случаев на производстве) и других выплат за счет ФСС России. Кроме сумм надо проставить количество выплат или дней болезни.

При отражении ежемесячных пособий по уходу за ребенком (детьми) отдельно указывают, какая сумма приходится на первого ребенка, а какая на других детей.

Если есть соответствующие категории работников, надо уточнить, сколько денег было выдано за счет средств федерального бюджета (например, в отношении выплат чернобыльцам). Так как в отдельных случаях финансовое обеспечение расходов на соцстрах производится за счет межбюджетных трансфертов из федерального бюджета, предоставляемых ФСС России (п. 5 ст. 3 закона № 255-ФЗ, ст. 5 Федерального закона от 1 декабря 2014 г. № 386-ФЗ).

Также в карточке есть строка для мероприятий, которые профинансировал фонд соцстраха. В их числе: спецоценка рабочих мест, обязательные медосмотры, приобретение аптечек и др. › |

› | Но это расходы не по конкретному сотруднику, а в целом по компании. Поэтому в карточке их можно не указывать.

На основании данных страницы 3 карточки будет легко заполнить таблицу 2 «Расходы по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» и таблицу 8 «Расходы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» формы-4 ФСС РФ.

ПРИМЕР

Борисов И.И. работает в ООО «Стройка». Зарплата – 80 000 руб. в месяц. В марте он семь дней болел, зарплата в этом месяце составила 73 000 руб., пособие по нетрудоспособности – 2000 руб.

Сверхлимитные выплаты на ОПС и в ФСС надо отразить в карточке начиная с сентября 2015 года.

Предположим, что профессия Борисова включена в список № 1 вредных работ. В октябре 2015 года компания планирует провести спецоценку условий труда. По ее итогам по рабочему месту этого сотрудника будет установлен класс 3.4 (вредный). Следовательно, до спецоценки компания рассчитывает дополнительные пенсионные взносы по тарифу 9 процентов, а после – по тарифу 7 процентов (п. 2.1 ст. 58.3 закона № 212-ФЗ).

Отчет о спецоценке утвержден 16 октября 2015 года. Сумма зарплаты работника в этом месяце составила 40 000 руб. до оценки и 40 000 руб. после нее (по 11 рабочих дней с 1 по 15 и с 16 по 31 октября).

По мнению автора, исходя из нормы законодательства и приведенных Минтрудом России разъяснений, зарплата и взносы делятся пропорционально дням месяца: до даты утверждения отчета о спецоценке и после нее. Условия о том, что тариф нужно изменить со следующего месяца, в законодательстве нет. Образец заполнения карточки на работника приведен на стр. 77.

Читать еще: Учетная политика подотчетные лица образец

Чем грозят ошибки в карточке

А если в карточках будут обнаружены ошибки, могут ли за это наказать организацию?

Только за факт неправильного ведения учета объектов обложения страховыми взносами привлекать компанию к ответственности не должны. Ведь порядок ведения такого учета законодательством РФ не урегулирован. И в законе № 212-ФЗ ответственность за неправильное ведение индивидуального учета начисленных выплат и сумм начисленных взносов не установлена.

Главное, чтобы в самой отчетности, которая сдана в фонд, облагаемая база и взносы были рассчитаны верно.

Если из-за ошибок в карточке взносы будут занижены, то за неполную уплату взносов в результате искажения базы организацию могут оштрафовать. Сумма штрафа – 20 процентов от суммы неуплаченных взносов. И 40 процентов – при умышленном искажении данных в отчетности. › |

› | Меры ответственности за неуплату или неполную уплату взносов установлены в статье 47 закона № 212-ФЗ.

Образец карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат

lori-0004908555-bigwww.jpg

Заполнение карточки индивидуального учета

Карточка включает в себя 3 страницы. В шапке документа необходимо заполнить:

реквизиты плательщика (название компании, ИНН, КПП);
Коды тарифа ОПС, ОМС, ФСС.
ФИО застрахованного работника, его гражданство, страховой номер, ИНН, является ли работник инвалидом;
Вид договора (трудовой или ГПД), номер договора, дату заключения.

Далее идет большая таблица, в которой отражены выплаты в пользу работника. Выплаты указываются за каждый месяц и нарастающим итогом с начала года. Выплаты, облагаемые и не облагаемые страховыми взносами, указываются в таблице отдельно. Далее в таблице карточки индивидуального учета страховых взносов необходимо указать базы для начисления взносов отдельно на ОПС, ОМС и ФСС. Затем – сколько страховых взносов было начислено по каждому виду страхования. Сведения, указанные в таблице, подтверждает подпись главного бухгалтера.

На странице 2 следует отражать сведения по работникам, которые работают на тяжелых или вредных производствах. Этот раздел также состоит из объемной таблицы, которая делится на несколько частей. Перечислим некоторые из них:

выплаты работникам по всем видам работ;
выплаты, произведенные работникам по видам работ, по рабочим местам с классом условий «опасные»;
выплаты, произведенные по видам работ, по рабочим местам с классом условий «вредные» и т.д.

На странице 3 карточки индивидуального учета необходимо указать выплаты по видам пособий на случай возникновения временной нетрудоспособности в связи с беременностью и материнством, выплаты пособий по страхованию от чрезвычайных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Первая часть раздела посвящена выплатам в связи с беременностью и материнством. Работодателю необходимо заполнить отдельно все виды выплат:

по временной нетрудоспособности;
выплаты, произведенные сотрудницам по беременности и родам;
выплаты сотрудницам, которые встали на учет по беременности на ранних сроках;
пособие сотрудникам при рождении ребенка и т.д.

Каждая строчка с указанием того или иного вида выплаты делится на несколько частей: сумма, в том числе сумма из федерального бюджета, количество выплат.

Во второй части раздела, в которой отражаются выплаты по видам пособий по страхованию от чрезвычайных (несчастных) случаев и профессиональных заболеваний, также необходимо указать по отдельности все виды выплат:

пособия сотрудникам по временной нетрудоспособности, возникшей из-за несчастного случая, случившегося при выполнении трудовых обязанностей;
пособия сотрудникам по временной нетрудоспособности, возникшей из-за профессиональных заболеваний и т.д.

Каждый заполненный раздел бланка карточки учета страховых взносов, актуальной для 2016 года, заверяет подпись главного бухгалтера.

Ниже приведен образец карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат:

Карточка учета страховых взносов в 2018 г.

В карточках учета страховых взносах отражается информация по выплатам сотрудникам и начисленным взносам. Рассмотрим подробнее, как формировать этот учетный регистр.

Как вносить информацию в карточку учета страховых взносов в 2018 г.

В соответствии со ст. 431 НК РФ и ст. 17 Федерального закона от 24.07.1998 7. № 125-ФЗ юридические лица и ИП должны осуществлять учет выплат в пользу сотрудников и взносы на них. Для этого используются специальные карточки учета страховых взносов, заполнять которые нужно по особым правилам.

Взносы вне зависимости от вида страхования рассчитываются отдельно по каждому из сотрудников. В соответствии с этим на каждого работника необходимо завести карточку учета выплат и страхвзносов на ОПС, ОМС и ОСС. Что касается взносов «на травматизм», то они могу учитываться как обособленно по каждому сотруднику, так и в целом по организации. Если используется первый вариант, то подобную информацию можно также включить в карточку учета страхвзносов.

Читать еще: Как часто утверждают учетную политику организации

В карточку необходимо включать следующие сведения персонифицированного учета:

Кроме того, в карточке можно указать и адрес регистрации сотрудника. Итоговый Единый расчет по страховым взносам формируется в том числе и на основании сведений из данного учетного регистра (согласно п. 2.8 прил. 2 к Приказу ФНС РФ от 10.10.2016 г. № ММВ-7-11/551@). Гораздо удобнее, если при составлении РСВ в части персональных данных под рукой будут все необходимые сведения.

Карточка учета страхвзносов заводится на один календарный год. В ней указываются ежемесячные выплаты сотрудникам. Страхвзносы отражаются нарастающим итогом с начала календарного года.

Бланк карточки учета страхвзносов в формате Excel можно скачать по этой ссылке.

Где взять бланк карточки в 2018 г.

Специально утвержденного бланка карточки учета страховых взносов не существует. В соответствии с этим организация имеет право самостоятельно разработать форму этого документа. Раньше можно было использовать Письмо ПФР и ФСС от 09.12.2014 г. № АД-30-26/16030 и № 17-03-10/08-47380, в котором содержалась рекомендованная форма карточки учета страхвзносов. Такая карточка основывалась на правилах Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ, который на данный момент отменен.

Налоговая инспекция не против, если организации по-прежнему будут использовать данный бланк при учете страховых взносов. Главное — его формат должен быть обновлен в соответствии с правилами и нормами гл. 34 НК РФ. В карточке не должно содержаться ссылок на отмененный закон. Кроме того, ее не нужно закреплять в учетной политике, поскольку она не является обязательным налоговым регистром.

В программах бухгалтерского учета данный регистр имеется, и его можно использовать. Однако нужно в обязательном порядке проверить его соответствие нормам действующего законодательства. При автоматическом формировании карточки нужно ежемесячно проверять, все ли суммы облагаемых доходов и взносы попадают в нее.

Нет необходимости проверять карточки по всем сотрудникам — достаточно проверить несколько из них. Сведения из них нужно сравнить с данными аналитического учета по сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и сч. 69 «Расчеты по соцстрахованию и обеспечению».

Электронные карточки учета страхвзносов желательно распечатывать по итогам каждого календарного года и заверять подписью главного бухгалтера. Кроме того, их можно сохранить и на компьютере, но с заверением электронной цифровой подписью.

Округление сумм страхвзносов в карточке учета

Согласно п. 5 ст. 431 НК РФ страховые взносы необходимо рассчитывать и уплачивать в рублях и копейках. В соответствии с этим и выплаты работникам, и страхвзносы необходимо отражать в карточках с копейками. При округлении взносов в карточках их нельзя будет использовать для формирования верного РСВ, поскольку это приведет или к переплате, или к недоимке. Если будет задолженность по страхвзносам, налоговая инспекция начислит пени и штраф в размере 20% от суммы неуплаченных взносов (ст. 75, 122 НК РФ).

В карточке учета нужно указывать доходы до обложения НДФЛ, поскольку если уменьшить их на налог, то будет несоответствие между облагаемой базой и рассчитанными взносами.

Учет в карточке взносов «на травматизм»

Ранее в форме карточки учета страхвзносов была предусмотрена отдельная строка для отражения взносов «на травматизм». На данный момент администрированием основных взносов занимается налоговая инспекция, а платежами «на травматизм» — ФСС. Каким образом вести учет этих особых взносов: включать их в данную карточку или вести отдельный регистр учета?

Разделение страховых взносов по видам не предусмотрено законодательством — ни Налоговым кодексом, ни Федеральным законом № 125-ФЗ. Главное условие — вся информация по доходам должна отражаться достоверно, чтобы можно было правильно определить облагаемую базу по страхвзносам. Следовательно, внесение в карточку учета страховых взносов «на травматизм» не будет считаться ошибкой.

Срок хранения карточек учета страхвзносов

Карточки учета страховых взносов необходимо хранить в течение 6 лет после окончания календарного года их составления (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Данный момент касается и тех лет, когда администрированием взносов занималась не ФНС, а ПФР и ФСС. При этом не важно, что Закон № 212-ФЗ был отменен, поскольку сотрудники этих фондов имеют право проверять отчетность по взносам за 2015-2016 гг.

Карточки за 2016 г. можно уничтожить в 2023 г., но только при условии, что РСВ-1 и 4-ФСС за 2015 и 2016 гг. сданы и не нужно подавать уточненки. Что касается 2017 и 2018 гг., то взносы в эти периоды проверяются уже налоговой инспекцией. При отсутствии карточек учета она вправе выписать штраф в размере 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Второй штраф выписывается на руководителя или главного бухгалтера в размере 300-500 руб. за все документы (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Образец карточки учета по страхвзносам в 2018 г.

Ниже представлен образец заполнения карточки учета страхвзносов в 2018 г. Его также можно скачать по этой ссылке.

В видео-материале представлена информация о формировании карточки учета страховых взносов в программе 1С: