Запрос в фсс о состоянии расчетов

ФСС: проверка задолженности

С 2017 года к порядку администрирования по взносам на соцстрах применяются НК РФ, а также положения Федерального закона от 29 декабря 2006 года № 255-ФЗ (далее – Ф. закон № 255-ФЗ) и Федерального закона от 24 июля 1998 года № 125-ФЗ (далее – Ф. закон № 125-ФЗ). Предшествующий же 2016 год станет последним годом применения Федерального закона № 212-ФЗ.

С учетом изменений в законодательстве страхователю следует знать, что задолженность в фонд соцстраха может стать результатом неуплаты страховых взносов (далее – СВ) или неправомерно произведенных затрат на страховое обеспечение (далее – СО). Информацию о наличии или отсутствии такой задолженности может предоставить соответствующий территориальный орган ФСС. Проверка задолженности может быть осуществлена путем сверки или выдачи справки о состоянии расчетов. Рассмотрим эти способы более подробно.

Сверка с фондом соцстраха

Начиная с января 2017 года действует подпункт 19 пункта 2 статьи 18 Ф. закона № 125-ФЗ , согласно которому орган фонда обязан производить сверку по уплаченным суммам СВ, пеней и штрафов.

Соответствующая сверка может осуществляться по волеизъявлению:

По окончании сверки должен быть составлен акт, подписываемый каждой из сторон.

Если по результатам сверки страхователь пожелает уточнить реквизиты платежа СВ, штрафов, пеней (основание, тип, принадлежность, период, статус страхователя), то ему следует направить в орган фонда заявление, по которому последним принимается соответствующее решение.

Страхователь должен быть извещен о решении органа фонда не позднее 5 дней с даты его принятия.

Если органом фонда выявлена переплата (в т.ч. по результатам сверки), она может быть:

зачтена в счет уплаты соответствующих очередных платежей;
возвращена страхователю.

Решение о зачете принимается не позднее 10 дней:

либо с даты установления факта переплаты;
либо со дня получения заявления страхователя;
либо со дня подписания сторонами акта сверки.

При установлении факта задолженности страхователя по уплате СВ, штрафов, пеней орган фонда производит их взыскание на основании положений статей 26.6, 26.7 Ф. закона № 125-ФЗ .

Страхователю важно помнить, что задолженность перед ФСС может возникнуть не только в результате неуплаты СВ, но и в случае неправомерного возмещения затрат на выплату СО.

По заявлению страхователя орган фонда может принять решение об отсрочке или рассрочке по уплате СВ (статья 26.4 Ф. закона № 125-ФЗ ).

Справка о состоянии расчетов

Согласно подпункту 18 пункта 2 статьи 18 Ф. закона № 125-ФЗ страхователь вправе запросить в органе фонда справку о состоянии расчетов по СВ по информации, имеющейся у ФСС.

Для ее получения страхователю надлежит обратиться в орган фонда, направив письменный запрос о предоставлении указанной справки.

Не позднее пяти дней с даты получения соответствующего запроса орган фонда обязан предоставить указанную справку страхователю.

В отношении задолженности по страховым взносам, уплачиваемым на основании Ф. закона № 255-ФЗ, применяются положения НК РФ (пункт 6 статьи 4.7 Ф. закона № 255-ФЗ ).

Кроме того, важно помнить, что с 2017 года зачет переплаты соответствующих СВ по временной нетрудоспособности и в связи с материнством производится в соответствии с п. 9 ст. 431 НК РФ.

Проводим сверку расчетов по страховым взносам

Общие правила

Все индивидуальные предприниматели и организации, которые в своей деятельности используют наемный труд, обязаны исчислять и уплачивать страховое обеспечение в пользу застрахованных граждан. Так, компании обязаны перечислять взносы:

на обязательное пенсионное страхование;
на обязательное медицинское страхование;
на временную нетрудоспособность и материнство;
на профзаболевания и несчастные случаи.

Действующий порядок и сроки исчисления страховых взносов закреплены в 34 главе Налогового кодекса . А взносы на травматизм регламентированы в законе № 255-ФЗ. Напомним, что до 2017 года страховое обеспечение зачислялось напрямую во внебюджетные фонды (ФФОМС, ПФР и ФСС). В настоящее время все платежи подлежат зачислению в ФНС, так как налоговики признаны новыми администраторами страховых взносов.

Сверки по расчетам

За нарушение правил и полноты исчисления СВ в бюджет предусмотрены штрафные санкции. Помимо недоимки, которые налоговики вправе взыскивать как самостоятельно, так и в судебном порядке, за просроченные платежи будут начислены пени и штрафы.

Однако довольно часто при осуществлении расчетов с бюджетами возникают спорные ситуации. Например, ошибка в платежном поручении привела к зачислению денежных средств на другой вид страхового обеспечения. Чтобы исключить штрафные санкции, компаниям рекомендуют систематически проводить сверки расчетов с ПФР, ФОМС, ФСС и ФНС.

Напомним, что по взаиморасчетам за периоды до 31.12.2016 сверки придется проводить непосредственно с представительствами внебюджетных фондов. А по расчетам с 2017 года отправлять, например, запрос в ПФР о состоянии расчетов (образец актуальный ниже), не нужно. Чтобы получить актуальные сведения за 2017-2018 годы, придется обратиться в ИФНС.

Читать еще: Расчеты будущих периодов счет

Как запросить информацию

Налоговая инспекция для страхователей является таким же контрагентом, как и другие сторонние организации. Следовательно, проводить сверку взаиморасчетов в ФНС придется так же часто, как и с деловыми партнерами. Однако направить акт сверки в ФНС или ФСС (по взносам на травматизм) недостаточно. Для получения сведений от государственных и внебюджетных органов следует действовать иначе:

Подготовьте запрос по установленной форме. Актуальный бланк заявления о предоставлении информации о СВ доступен для скачивания ниже.
Передайте заявление-запрос в ИФНС. Допустимо вручить заявление лично, по почте или направив запрос через личный кабинет налогоплательщика.
Получите ответ: справку о состоянии расчетов по страховым взносам (форма документа представлена ниже).
Проведите самостоятельную проверку данных: сравните показатели полученной справки и данных бухгалтерского учета и отчетности за отчетный период.
Выявленные ошибки в бухучете организации следует исправить в установленном порядке. При наличии разногласий следует обратиться в ИФНС за консультацией и получением разъяснений.

Отметим, что организация расчетов по Пенсионному фонду РФ проводится в аналогичном порядке. Однако форма запроса в ПФ РФ отличается от бланка, направляемого в ФНС.

Готовим документы

Подготовьте заявление-запрос в ИФНС. Используйте следующий бланк:

Составление запроса в ФСС о состоянии расчетов и для получения акта сверки с контрагентом: образцы документов

Акт сверки фиксирует текущее состояние расчетов между двумя взаимодействующими сторонами и предоставляет возможность требовать погашения дебиторской задолженности или согласовать и зачесть суммы налоговой задолженности.

Зафиксировать состояние взаимных расчетов подписанием единого документа могут покупатель и поставщик, налоговая инспекция и налогоплательщик, Пенсионный фонд и работодатель.

Когда требуется?

Принятие решения о необходимости запроса на подписание акта сверки с контрагентом оправдано, если:

возникает необходимость подтвердить задолженность одной из сторон (в ФСС или другой организации);
существуют продолжительные партнерские отношения двух организаций;
имеется большой ассортимент реализуемых товаров;
совершаются сделки на крупные суммы;
требуется инвентаризация состояния взаиморасчетов;
необходимо уточнение задолженности перед контролирующими органами;
покупатель просит отсрочку платежа.

В любом из этих случаев сверка может быть произведена за любой период. Целесообразно составлять и подписывать документ, подтверждающий состояние расчетов, ежемесячно, ежеквартально и по итогам года с целью:

корректного отражения данных о дебиторской и кредиторской задолженностях в бухгалтерских отчетах;
недопущения образования задолженностей и начисления штрафов.

В вопросах взаимодействия с ИФНС существуют правила сверки, которые устанавливаются Приказом ФНС от 09.09.2005 N САЭ-3-01/444@ (ред. 03.02.2017 п.3 регламента):

Документ необходим, если организация в связи с изменением места нахождения вынуждена встать на учет в другой ИФНС.
При условии ликвидации или реорганизации юридического лица.
Если организация желает уточнить сведения, имеющиеся в собственном учете.
Для коммерческих организаций, имеющих статус крупных – налогоплательщиков со значительными оборотами платежей, ежеквартальный акт сверки по налогам и сборам является обязательным (до 15 числа следующего за отчетным кварталом месяца.
По обращению ИФНС с запросом на сверку (п.3 ст.78 НК РФ) налогоплательщик не обязан участвовать (пп. 5.1 п. 1 ст. 21 НК РФ).
Налогоплательщик вправе инициировать сверку с налоговым органом (пп.5,1 п.1 ст 21, п.7 ст 45 НК РФ) с целью выявления переплаты или задолженности по обязательным платежам. В ответ на заявление налоговый орган предоставит развернутую информацию о состоянии расчетов по налогам (пп 11, п.1 ст.32 НК РФ).

Цель заявления

Цель формирования запроса — согласование акта сверки взаимных расчетов между сторонами.

Для актов сверки между контрагентами расшифровка запрашивается:

При составлении бухгалтерской и налоговой отчетности документ позволяет бухгалтеру быть уверенным, что все документы отражены в учете.
С целью исполнения правила бухгалтерского учета (ПБУ), принятых приказом №34 Министерства финансов РФ 29.07.1998г (ред. 26.03.2007 №26н), которые обязывают организации до сдачи годовой отчетности уточнять объемы имущества и обязательств.

Расчеты относятся к категории обязательных для инвентаризации.
Для подтверждения факта задолженности контрагента. Каждый кредитор желает быть уверенным, что должник помнит о долге и готов к оплате. По мнению судей акт сверки не является однозначным свидетельством наличия задолженности, но он может стать дополнительным ресурсом в споре с должником.

Кроме того, акт продлевает срок исковой давности, – при его наличии срок давности начинает исчисляться не от даты совершения сделки, а от даты подписания акта (Постановлению Президиума Высшего арбитражного суда, № 13096/12 от 12.02.2013 года).

Читать еще: Расчетный счет в балансе

Запрос текущего состояния расчетов с ИФНС и внебюджетными фондами производится с целью:

Возврата излишне перечисленных и хранящихся на счетах инспекции или и фонда денежных средств организации.
Выявления недоимки по налогам и взносам с целью погашения задолженности и исключения возможности начисления штрафов и пени.
Выявления расхождений в учетных данных организации и фонда или инспекции с целью выявления и исправления ошибок одной из сторон.

Каково содержание документа?

Обязательными реквизитами заявления являются:

Наименование и реквизиты организации, направляющей запрос (ИНН, адрес, телефоны).
Назначение платежей и период их совершения, которые подлежат сверке.
Желательный вариант получения подготовленного акта (заявитель может получить бумажный вариант акта лично или по почте).
Дата обращения.
ФИО и контактные данные должностного лица, ответственного за запрос и сверку.

Порядок подачи запроса в ФСС регламентируется ФЗ № 243 от 03.07.2016. Форма запроса может быть произвольной, а может быть ориентирована на форму заявления в ИФНС (приложение № 8 к приказу Минфина РФ от 02.07.2012 № 99н).

Алгоритм написания

С контрагентом

Письменный запрос оформляется в соответствии с правилами ведения делопроизводства: в официальном стиле, в уважительной форме, с указанием нормативных актов и реквизитов сторон.

Письмо-запрос оформляется на фирменном бланке организации, содержащем наименование и все реквизиты.
К письму может быть приложен уже подготовленный акт сверки. В этом случае в письме необходимо указать приложения.
Наличие в письме данных второй стороны позволит однозначно идентифицировать адресата.
Вежливое обращение к руководителю организации (с указанием должности) повысит степень доверия и лояльность контрагента.
Суть просьбы следует изложить понятно и обстоятельно.
Просьба заявителя будет звучать убедительнее, если письмо будет содержать ссылку на договор, его конкретный пункт, указывающий на обязательность подписания акта сверки.
Указание сроков ответа на запрос может иметь особое значение. Это важно в 3-х случаях:
1. когда наличие акта сверки прописано в учетной политике;
2. в договоре указаны периоды проведения сверки;
3. существуют отраслевые регламенты для сверок.
Подписывается обращение руководителем (или заменяющим его должностным лицом со ссылкой на соответствующий приказ), поскольку только руководитель наделен правом ведения переписки от имени юридического лица.

Пример текста письма для хозяйствующего партнера:

В связи с необходимостью проведением инвентаризации расчетов (Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ) направляем в ваш адрес акт сверки №267 от 02.04.2018г. за период с 1.01.2018 по 31.063.2018г.

до 10 апреля 2018 года подтвердить задолженность АО «Рассвет» по договору №15/18 от 12.01.2017г. в размере 15477,60 рублей письмом на имя генерального директора ОАО «Перекресток»;
подписать акт сверки взаимных расчетов;
до 10 апреля включительно вернуть документ по адресу: г.Коломна, ул.Первомайская, д.16, оф.402.

В соответствии с ГК РФ при отсутствии ответа и заявленных разногласий сальдо расчетов будем считать подтвержденным.

Приложение 1. Акт сверки взаимных расчетов №267 между АО «Рассвет» и ОАО «Перекресток» за период с 1.01.2018 по 31.03.2018г.

В ФСС о состоянии расчетов

В соответствии с Федеральным законом от 03.07.2016 N 250-ФЗ полномочия по администрированию страховых взносов в ФФС и ПФР переданы налоговой инспекции.

Утвержденной формы запроса сверки с Фондом социального страхования не существует. При составлении заявки допускается использовать в качестве образца любой подобный документа, в том числе и форму заявления о состоянии расчетов в ИФНС РФ, которая содержится в приложении №8 к приказу Минфина РФ от 02.07.2012 №99н.

Основные требования к составу заявления не являются уникальными:

Наименование организации – получателя запроса – территориальное представительство фонда.
Полные реквизиты заявителя: наименование, форма собственности, ИНН, КПП, адрес, регистрационный номер в ФСС.
Текст обращения, содержащий понятную цель запроса: за какой период, по каким платежам необходима сверка.
Реквизиты запроса: дата составления, исполнитель (ФИО, телефон, эл.почта), ФИО руководителя, подпись, печать.

Пример текста заявления для сверки:

о проведении совместной сверки расчетов по уплаченным взносам, пеням и штрафам

В соответствии с ФЗ «250 от 03.07.2016г. прошу произвести сверку по страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и проф.заболеваний по организации ООО «Калибр» на 1.04.2018г.

Регистрационный номер в ФСС 129/16.

Ниже можете ознакомиться с образцом запроса справки об отсутствии задолженности в ФСС.

А про особенности составления запроса в ИФНС об отсутствии задолженности узнайте тут.

Способы отправки

В случае личного посещения офиса ИФНС заявление передается в канцелярию налоговой инспекции. На втором экземпляре заявления секретарь поставит отметку о приеме обращения (п. 3.4.1 Регламента).

Отправка заявления почтой является стандартной: заказное письмо с описью и уведомлением о вручении позволит заявителю быть уверенным в получении запроса , дата вручения поможет рассчитать дату предположительного получения ответа.

Современным и надежным способом подачи заявления в ИФНС является электронный документооборот. Ресурсы официального сайта позволяют направить запрос в электронном виде и получить такой же (электронный) вариант ответа.

В соответствии с приказом № ММВ-7-8/781 обмен документами может осуществляться с использованием специального программного обеспечения «Налогоплательщик ЮЛ». Программу можно скачать на сайте ИФНС www.nalog.ru. Возможности ПО шире, чем просто обмен письмами.

Ожидаемый ответ

В ответ на письменный запрос организация может рассчитывать на получение письменного ответа в виде акта сверки, который можно получить в течение 5 рабочих дней лично или по почте (п.3.4 Приказа № САЭ-3-01/444@ от 09.09.2005г.) Варианты получения акта указываются в тексте заявления при его подготовке к передаче.

В ответ на электронный запрос ИФНС ответит электронным вариантом акта сверки, который предназначен только для информирования налогоплательщика о состоянии расчетов (п.2.22 Рекомендаций по организации электронного документооборота, утв. Приказом ФНС от 13.06.2013 N ММВ-7-6/196@, ред.4.04.2017г.).

Очевидно, что электронный вариант не предполагает комментариев о несогласии, а в бумажном варианте налогоплательщик вправе поставить отметку о наличии расхождений либо подтвердить согласие с указанными суммами.

Подробнее о том, как правильно дать ответ на запрос о предоставлении информации, читайте тут.

Текущее финансовое положение организации во многом оценивается состоянием его имущества (в т.ч. дебиторской задолженности) и финансовыми обязательствами (в т.ч. кредиторской задолженностью). Своевременно и грамотно оформленный запрос сверки поможет избежать судебных тяжб.