Записка расчет 0504425 при увольнении

Форма 0504425 «Записка-расчет об исчислении среднего заработка»

forma_0504425_zapiska-raschet_ob_ischislenii_srednego_zarabotka.jpg

Для каких организаций действует

Записка-расчет об исчислении среднего заработка разработана для применения организациями госсектора:

другими получателями бюджетных средств.

Это первичный документ, служащий бухгалтерским регистром по заработной плате (отпускным и другим выплатам) для госучреждений – по его итогам бухгалтерия вносит записи по дебету и кредиту соответствующих счетов учета.

Несмотря на то, что форма, утвержденная Приказом Минфина 30.03.2015 № 52н, относительно новая, руководствоваться при ее заполнении следует, в том числе, Постановлением Правительства об исчислении средней зарплаты № 922 от 24.12.2007 – это подтверждает письмо Минфина от 27.10.2017 № 02-06-10/70870.

Когда используется

Форма 0504425 предназначена для начисления:

отпускных, в том числе основного и дополнительного отпусков;

в других случаях, когда сохраняется средний заработок.

Может применяться, например, для следующих расчетов:

компенсации за дополнительный отпуск, использованный не полностью;

выходного пособия по сокращению штатов или ликвидации организации;

Как заполнить форму 0504425

Состоит форма из 3 частей:

В первой (заголовочной) указываются наименование организации и ее принадлежность, персональные данные работника.

Вторая часть (содержательная): раздел 1 содержит информацию, служащую основанием для дальнейших расчетов — количество дней, начисленные суммы, расчетный период и так далее; раздел 2 — сам расчет среднего заработка и выведение итоговой суммы для выплаты сотруднику.

Третья (оформляющая) – обязательно ставятся подписи ответственных лиц; в этой форме так оформляется не только последний лист документа, но и приведенные данные раздела 1 второй части (так как именно по ним будут рассчитываться причитающиеся к выплате работнику денежные средства).

Правила оформления записки-расчета о среднем заработке

Заполняется документ на основании соответствующего приказа, причем номера распоряжения об отпуске и записки-расчета должны совпадать. Данные, указанные в распорядительном документе (о датах отпуска, увольнения, периоде, за который применяется отпуск и т.д.), взятые на основании кадровых документов, переносятся в форму. Так как в Приложении 5 к Приказу Минфина № 52н говорится только об обязательном совпадении номеров приказа и записки-расчета при предоставлении отпуска, то для других случаев кадровой службе учреждения целесообразно установить свой порядок нумерации.

Основанием для заполнения строк (таблиц) расчета по заработной плате служит «Карточка-справка о заработной плате» (форма 0504417). Если для расчета установлен период – 12 месяцев, то цифры приводятся в таблице 1 («Заработок по месяцам»); если расчетный период составляет 3 месяца, то они вносятся в таблицу 2 («Начислено») по строкам 01, 02, 03.

Необходимо помнить, что в расчетный период не входят периоды, когда за работником сохранялась средняя зарплата, например:

отпуск по беременности и родам;

простои из-за вины работодателя.

А в суммы заработка включаются все доходы, связанные с системой оплаты труда – не только зарплата, но и премии (пропорционально периоду), надбавки за классность, выслугу и прочие (п.2 Положения, утв. Постановлением № 922 от 24.12.2007). Не входят в него социальные выплаты (например, детские пособия, больничные), также не учитываются прочие, не связанные с трудовой деятельностью выплаты (п.3 Положения, утв. Постановлением 922).

Для расчета используется среднемесячное количество календарных дней — 29,3. Если месяц отработан не весь, то придется рассчитывать среднемесячное количество дней такого месяца – разделив 29,3 на общее число дней месяца и умножив затем на число отработанных.

Для наглядности приведем пример заполнения:

Колесова Мария Ивановна идет в отпуск с 14.01.2019 в соответствии с графиком отпусков на 28 календарных дней. Оклад вместе со всеми надбавками – 20000 рублей в месяц. В марте 2018 Мария Ивановна пробыла 5 дней на больничном, начислено за март 2018 года — 14968,55 рублей. Остальные месяцы отработаны полностью.

Среднемесячное количество дней в марте: 29,3/31 х (31-5) = 24,57, где 29,3 – установленное законодательством среднемесячное количество дней; 31 – количество календарных дней в марте; 5 – дни болезни.

За 3 рабочих дня января 2019 (с 09.01.2019 по 11.01.2019) начисленная заработная плата составит

Читать еще: Расчет дней очередного отпуска

20000/136 х (3 х 8) = 3529,41 руб., где 20000 руб. – оклад, 136 час. – норма времени по производственному календарю за январь, 3 – рабочие дни до отпуска, 8 час. – количество часов в рабочую смену.

Из начисленных сумм удерживается налог на доходы 13 %.

Как оформить записку-расчет при увольнении

Чем оформляется

При увольнении обязательном порядке оформляются:

заявление от сотрудника об уходе по собственному желанию;
соглашение о расторжении трудового договора при обоюдном решении работника и работодателя о его расторжении;
уведомление об окончании действия трудового договора при условии его оформления на определенный срок.

Последующие процедуры, в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ, заключаются в том, что оформляются:

приказ (существуют унифицированные формы Т-8 или Т-8а) с обязательным указанием основания для расторжения трудового договора со ссылками на статью ТК РФ и личной подписью увольняемого об ознакомлении;
записка-расчет, учитывающая все причитающиеся сотруднику выплаты (существует унифицированная форма Т-61).

Последний шаг — запись в трудовой книжке.

Пример заполнения записки-расчета

Остановимся подробнее на том, как заполнить записку-расчет при увольнении по форме Т-61.

Записка-расчет по форме Т-61 предусматривает данные о выплатах за неиспользованный отпуск и иных, связанных с оплатой труда.

Лицевая сторона Т-61 содержит:

Ф.И.О. (полностью) увольняемого сотрудника;
основание увольнения: ссылку на норму ТК РФ;
реквизиты Приказа о расторжении трудового соглашения;
количество дней отпуска, использованных авансом и (или) неиспользованных;
подпись лица, ответственного за составление записки-расчета.

На оборотной стороне Т-61 содержатся данные для определения суммы выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, которая рассчитывается, как произведение неиспользованных дней отпуска (указано на титульном листе и в графе 8 оборотной стороны) и среднедневного заработка (графа 6 оборотной стороны).

Для того чтобы посчитать неиспользованные дни для заполнения Т-61, нужно:

рассчитать количество дней отпуска за все отработанное время в компании, исходя из того, что за каждый полный год сотруднику положено определенное количество дней (обычно 28), для неполного года можно воспользоваться формулой:

рассчитать, сколько дней отпуска предоставлено за все время работы в компании;
рассчитать, сколько неиспользованных дней отпуска осталось за работником по формуле:

При отрицательном результате или нуле сотруднику не полагается компенсация.

Среднедневной заработок для заполнения записки-расчета Т-61 считаем по формуле:

Считаем количество отработанных дней: расчетным периодом признаются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу прекращения трудовых отношений (описывается в графах 1 и 2 оборотной стороны).

Количество отработанных дней в расчетном периоде за каждый полный месяц признается 29,3, за неполный рассчитывается по формуле:

Считаем базу для компенсации (указывается в графе 3 оборотной стороны помесячно): это зарплата и иные выплаты за отработанные дни. Не включаются в базу (п. 2, 3, 5 Положения о среднем заработке) выплаты, начисленные за неотработанные дни (отпускные, пособия), оплата дней командировки, выплаты, непосредственно не связанные с трудовой деятельностью работника (материальная помощь, оплата питания, проезда, обучения).

После определения суммы компенсации заполняется итоговая часть формы записки-расчета Т-61 — таблица с графами 10–19. Если в графе 19 получилась положительная сумма, именно она подлежит выплате увольняемому сотруднику.

Записка-расчет при исчислении среднего заработка

«Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение», 2017, N 1

В начале года напомним вам о документе, который должен быть заполнен при расчете среднего заработка сотрудника. Это записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях. В статье осветим особенности заполнения данного документа, а также расскажем, в каких случаях его оформление обязательно.

В настоящее время форма и порядок заполнения записки-расчета утверждены Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее — Методические указания). Данная форма имеет код 0504425. В Методических указаниях, утвержденных этим Приказом, сказано, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, и (или) на бумажном носителе при отсутствии возможности их формирования и хранения в виде электронных документов и (или) в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.

Читать еще: Повышение зарплаты при расчете среднего заработка

Обратите внимание! Для отражения аналитических показателей, формируемых согласно учетной политике, учреждение вправе ввести в регистры бухгалтерского учета дополнительные реквизиты и показатели. Однако удаление отдельных реквизитов из форм первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, утвержденных Приказом Минфина России N 52н, не допускается.

Нюансы заполнения записки-расчета

В Методических указаниях отмечено, что все сведения, такие как вид отпуска, даты его начала и окончания, продолжительность, период, за который предоставляется отпуск, заполняются на основании приказа о предоставлении отпуска.

К сведению. Номер записки-расчета (ф. 0504425) соответствует номеру приказа (распоряжения) учреждения о предоставлении работнику отпуска.

Представим порядок заполнения записки-расчета в таблице.

Раздел, таблица, строка или графа

Указывается период, за который предоставляется отпуск, а также период времени, когда работнику предоставляется отпуск

Таблица «Количество расчетных дней»

Отражается количество дней основного, дополнительного или (в свободной графе) иного отпуска

Раздел 1 «Заработок по месяцам»

Раздел заполняется на основании карточки-справки (ф. 0504417)

Примечание: обращаем ваше внимание на то, что данный раздел заполняется, если расчетный период при исчислении среднего заработка составляет 12 месяцев. Сумма годового заработка и количество фактически отработанных дней за год из графы «Всего за год» переносятся на с. 2 в соответствующие графы строки 04 «Итого за расчетные месяцы»

Раздел 2 «Начислено»

Строки 01, 02, 03 заполняются, когда расчетный период составляет три месяца. При этом количество отработанных дней и сумма начисленной заработной платы в данном расчетном периоде указываются на основании карточки-справки (ф. 0504417) с учетом положений, установленных законодательством о труде

Строка 04 «Итого за расчетные месяцы» разд. 2: показатели «Дни» и «Сумма»

Показатель строки равен сумме показателей строк 01, 02, 03 по соответствующим графам

Строка 05 «Средний заработок: месячный» разд. 2

Показатель строки определяется путем деления показателя строки 04 «Итого за расчетные месяцы» на 12 месяцев или три месяца (в зависимости от продолжительности расчетного периода)

Строка 06 «Средний заработок: дневной» разд. 2

Показатель строки определяется путем деления показателя строки 04 на количество дней, отраженных по строке 04 в соответствующих графах

Строки 07 «Сумма за отпуск за текущий месяц (наименование)» и 08 «Сумма за отпуск за будущий месяц (наименование)» разд. 2

Показатели строк определяются путем умножения среднего дневного заработка, указанного по строке 06 в графе 12, на количество дней отпуска, приходящихся на текущий и будущий месяцы соответственно

Строка 09 «Итого за отпуск» разд. 2

Показатель строки равен сумме показателей строк 07 и 08

Строка 10 «Заработок за текущий месяц» разд. 2

Отражается заработная плата за фактически отработанное время в текущем месяце до наступления отпуска на основании карточки-справки (ф. 0504417)

Строка 11 «Всего начислено» разд. 2

Показатели строки определяются путем суммирования показателей граф 4, 7, 10 по каждой строке (01 — 10)

Раздел 3 «Удержано из заработка»

Сумма налога на доходы (графы 3 — 5) определяется путем умножения суммы со с. 2 (строка 11 «Всего начислено») за вычетом установленных налоговых вычетов на ставку налога отдельно по каждому виду источника финансового обеспечения

Показатели «Другие удержания» и «Выплачено» (графы 6 — 10) разд. 3

Заполняются на основании карточки-справки (ф. 0504417)

Графа 11 «Всего» разд. 3

Показатель графы равен сумме показателей граф 3 — 10

Показатель «К выплате»

Определяется как разность показателя графы 12 по строке 11 на с. 2 и графы 11 по строке 01 на с. 3

Примечание: сумма к выплате оформляется бухгалтерской записью по дебету и кредиту соответствующих счетов

Рассмотрим порядок заполнения записки-расчета на примере.

Пример. Сотруднику с 16.01.2017 предоставлен отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Расчетный период — с 01.01.2016 по 31.12.2016. Ежемесячная заработная плата сотрудника — 30 000 руб. За этот расчетный период сотрудник был на больничном в течение 10 дней в феврале. Его заработная плата за февраль без учета пособия по временной нетрудоспособности составила 20 000 руб. Кроме того, в марте 2016 года ему была выплачена годовая премия в размере 60 000 руб. Рассчитаем сумму отпускных и заполним записку-расчет.

Читать еще: Расчет страховых взносов тариф плательщика 08

Согласно ст. 139 ТК РФ для всех случаев определения размера средней заработной платы (среднего заработка), предусмотренных Трудовым кодексом, устанавливается единый порядок ее исчисления. Итак, при любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно). При расчете средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемых у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и 29,3 (среднемесячное число календарных дней). При этом в коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положения работников.

В настоящее время действует Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Положение N 922). Подпунктом «б» п. 5 указанного Положения установлено, что при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключаются время, а также начисленные за это время суммы, если работник получал пособие по временной нетрудоспособности. При этом в случае, если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 5 Положения N 922, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах (п. 10 Положения N 922).

Что касается премии, согласно п. 15 Положения N 922 при определении среднего заработка вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, учитываются независимо от времени начисления вознаграждения.

Примечание. НДФЛ исчисляется в полных рублях: сумма налога менее 50 коп. отбрасывается, а сумма 50 коп. и более округляется до полного рубля (п. 6 ст. 52 НК РФ).

Таким образом, заработная плата сотрудника за расчетный период составит 410 000 руб. (30 000 руб. x 11 мес. + 20 000 руб. + 60 000 руб.).

Теперь определим количество календарных дней в неполном календарном месяце (а именно в феврале, когда сотрудник был на больничном). Оно рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце. Следовательно, количество дней в феврале будет равно 19,20 кал. дн. (29,3 / 29 x (29 — 10)), где 29 — это количество календарных дней в феврале, а 10 — количество дней болезни сотрудника.

Средний дневной заработок работника составит 1 200,58 руб. (410 000 руб. / 11 мес. x 29,3 кал. дн. + 19,20 кал. дн.). Сумма отпускных — 16 808,12 руб. (1 200,58 руб. x 14 кал. дн.).

Сумма НДФЛ с отпускных будет равна 2 185 руб. (16 808,12 руб. x 13%).

Сумма отпускных, подлежащих выплате сотруднику, составит 14 623,12 руб. (16 808,12 — 2 185).

Его заработная плата за январь 2017 года — 12 352,94 руб. (30 000 руб. / 17 раб. дн. x 7 раб. дн.), где 17 раб. дн. — количество рабочих дней в январе 2017 года согласно производственному календарю на соответствующий год, а 7 раб. дн. — количество отработанных дней в январе 2017 года.

Сумма НДФЛ с заработной платы составит 1 606 руб. (12 352,94 руб. x 13%), сумма заработной платы, подлежащая выплате сотруднику, — 10 746,94 руб.

Сумма, причитающаяся к выплате сотруднику, будет равна 25 370,06 руб. (14 623,12 + 10 746,94).