Переход на безналичный расчет заработной платы

Как оформить перечисление заработной платы на карту работника

Получение заработной платы – наверное, самый приятный момент в трудовых отношениях. И сотруднику, и работодателю хочется, чтобы момент ее выплаты прошел без затруднений, максимально просто и быстро для обеих сторон. Раньше передачу денег производили исключительно в наличной форме – по ведомости. Чуть позже работодатель предоставлял сотрудникам возможность пользоваться услугами какой-либо определенной кредитной организации. Как с этим обстоят дела сегодня?

• Может ли сотрудник получать вознаграждение за свой труд на пластиковую карту любого банка?
• Как происходит оформление этой процедуры?
• Есть ли нюансы отражения такой проводки средств в бухгалтерском учете?
• Какая на этот счет позиция Трудового и Налогового Кодекса Российской Федерации?

Регламентируем денежные отношения «работодатель-сотрудник»

Любой труд должен иметь вознаграждение – базовая аксиома и статья из Конституции РФ. Порядок выплат вознаграждения за труд определяется нормативными документами, прежде всего, соглашением сторон на обоюдное сотрудничество в трудовой сфере, то есть трудовым договором, положения которого не должны противоречить действующему законодательству. Можно регламентировать этот порядок и в коллективном договоре.

1. Ст. 56 ТК РФ прямо говорит об обязанности работодателя обеспечить наемному персоналу полную и своевременную выплату заработанной им платы. Также этой статьей регламентируется право работника получать письменную информацию о составе его заработной платы, сумм начислений и удержаний за любой период.
2. Ст. 57 ТК РФ называет оплату за труд одним из существенных условий трудового соглашения.
3. Ст. 129 ТК РФ дает понятию «заработная плата» исчерпывающее определение, перечисляя ее составные части.
4. Наконец, ст. 136 ТК РФ говорит о том, что зарплату вручают непосредственно работнику, кроме ситуаций, когда иной способ предписан трудовым договором. Этим «иным способом» вполне может быть перечисление заработной платы на расчетный счет, с которого ее можно снять с помощью пластиковой банковской карты.

Дозволенные способы выплаты зарплаты

Трудовой договор может предусмотреть любой способ передачи работнику заработанного им вознаграждения за труд. Среди разрешенных законом методов выдачи з/п лидируют следующие:

• из кассы под подпись в ведомости с помощью налички;
• безналичный расчет (по письменному заявлению работника, приложенного к трудовому договору);
• на карточный счет (по согласованию сторон);
• в натуральной форме (не более пятой части от суммы зарплаты);
• почтовым переводом (также оформляется согласованием).

СПРАВКА! На практике обычно принимается единый способ выплаты зарплаты в рамках одной организации. Тем не менее работодатель не вправе навязывать сотруднику неудобный ему способ выплаты: согласие должно быть получено от обеих сторон трудовых отношений.

Как перейти с налички на безналичную форму выдачи з/п

Этот удобный способ, облегчающий расчеты и экономящий время сотрудников бухгалтерии, становится самым востребованным в различных организациях. Если в фирме ранее была принята другая форма расчетов с персоналом, то, чтобы ее изменить, нужно совершить ряд предписанных законом процедур:

1. Принять решение о другой форме выдачи трудового вознаграждения (в нашем случае, безналичной).
2. Издать приказ по предприятию и ознакомить с ним сотрудников под их визу в сопроводительном листе.
3. Зафиксировать принятое решение в нормативных документах (коллективном договоре, трудовых договорах). К ранее заключенным трудовым договорам нужно составить дополнительные соглашения.
4. Сотрудники пишут заявления, в которых попросят работодателя перечислять их зарплату на банковскую карту. Такое заявление будет гарантией их согласия.

Выбор зарплатного банка

Ранее выбор кредитной организации-эмитента был всецело в руках работодателя. Компания заключала договор с банком, условия которого казались ей более выгодными. При этом не всегда принималось во внимание удобство для сотрудников, например, расположение банкоматов для снятия денег либо возможность расплатиться картой только в определенных магазинах.

С 2015 года ситуация коренным образом изменилась. Прерогативу выбора кредитной организации предоставили сотрудникам. При этом возможны такие варианты:

• работник соглашается с выбором банка-эмитента, с которым заключен договор у работодателя, подтверждает это письменно, и работодатель включает его в реестр сотрудников, которых обслуживает данный банк; сотруднику открывается расчетный счет и выдается пластиковая зарплатная карта;
• сотрудник сам выбирает кредитную организацию, удобную для перечисления ему заработанных средств, сам заключает банковский договор, предоставляя информацию о своем карточном счете в письменном заявлении работодателю.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Способ выплаты и сама кредитная организация могут быть изменены сотрудником не позднее чем за 5 рабочих дней до очередной выплаты з/п. Более того, законом разрешена ситуация, в которой за отдельные периоды работы зарплата по желанию сотрудника может ему перечисляться на карты разных банков, главное, вовремя об этом оповестить бухгалтерию. Теоретически можно это делать раз в полмесяца, поскольку выплата зарплаты производится минимум дважды в месяц.

Образец заявления

Заявление на перечисление заработной платы в определенный банк, выбранный сотрудником, нужно подавать в бухгалтерию или непосредственно руководству, поэтому и писать его можно либо на имя бухгалтера (главного бухгалтера), либо генерального директора.

В заявлении обязательно должны быть указаны банковские реквизиты и срок, начиная с которого зарплата должна перечисляться именно туда.

Главному бухгалтеру ООО «Торгсервис-Юг»
Разумовскому Константину Степановичу
от кладовщика Лисовского Анатолия Ивановича

Прошу перечислять причитающуюся мне заработную плату и все остальные выплаты на банковскую карту по следующим реквизитам:

Получатель: Лисовский Анатолий Иванович
ИНН банка7702070139
КПП банка770943002
Счет получателя № ххххххххххххх
Банк получателя: филиал «Центральный» банка ВТБ (ПАО)
Корреспондентский счет № хххххххххххх
БИК 044525411

Назначение перевода: перечисление заработной платы за апрель 2017 г. на карту Лисовского Анатолия Ивановича, договор № 07070707, НДС не облагается.

/Лисовский/ Лисовский А.С.
25.03.2017 г.

Проводки по бухгалтерии

Технически процесс проведения зарплаты через банк происходит таким образом:

• организация перечисляет в банк-эмитент (в разные банки) средства, предназначенные для выплаты вознаграждения за труд, для этого используется одно или несколько платежных поручений;
• банк перечисляет сотрудникам положенные им суммы (именно в этот момент прекращаются обязательства работодателя по выплате з/п).

Бухгалтерский учет движения этих средств зависит от выписки банка, которая подтверждает списание средств со счета организации на счета работников. Все записи в бухгалтерской документации делаются именно на эту дату (обычно это следующий рабочий день после перечисления денег от организации).

Проводка будет выглядеть таким образом:

• выпуск банковских карт: дебет 91-2 «Прочие расходы», кредит 51 «Расчетные счета» – оплачены услуги банка по выпуску пластиковых банковских карт;
• перечисление аванса: дебет 60-2 «Расчет с поставщиками: аванс», кредит 51 «Расчетные счета» – отражено перечисление средств банку за обслуживание карт сотрудников в течение года;
• выплата зарплаты на карты банка, клиентом которого является фирма: дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», кредит 51 «Расчетные счета» – переведены денежные средства в счет выплаты заработной платы сотрудникам;
• выплата зарплаты на индивидуальную карту сотрудника: дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», кредит 51 «Расчетные счета» – перечислена зарплата на индивидуальный счет сотрудника ФИО.

Если бухгалтерия против

Бухгалтера не очень приветствуют желание сотрудника получать деньги способом, отличным от большинства, потому что это увеличивает их нагрузку. Если все сотрудники получают деньги в одном банке, а кто-то один – в другом, то для этого «исключения» придется составлять отдельную бухгалтерскую ведомость.

Тем не менее закон в этом случае на стороне работника: ведь это его заработанные средства, и он может получить их так, как ему это удобно, а работодатель обязан обеспечить ему такую возможность.

О том, как правильно оформить переход на безналичную форму выплаты зарплаты

В последнее время стало модным и престижным работать с банком по зарплатному проекту и переводить выплату заработной платы на банковские карты работников.

За последние буквально 5 лет заметно увеличилась доля тех, кто предпочитает расплачиваться банковской картой за товары и услуги. Если нам приходиться стоять в очереди к кассе в магазине, то часто приходится замечать, что практически каждый второй покупатель рассчитывается пластиковой картой.

Казалось бы, перечисление заработной платы на банковскую карточку стало уже обыденным явлением, и преимущества безналичных взаиморасчетов очевидны. Тем не менее, несмотря на удобства и «продвинутость» новой технологии, достоинства банковской карточки признают не все. К тому же практика выявила определенные моменты, которые не только вызывают недовольства со стороны работников, но и несут угрозу потенциальных правовых рисков для работодателя.

В отличие от крупных и средних предприятий, микропредприятия не всегда могут или хотят связываться с зарплатным проектом банка и перечислять зарплату работникам на пластик. И это понятно. Если на микропредприятии трудится 5 и менее работников, то нет смысла затеваться с переводом зарплаты на карту, проще выплачивать зарплату наличными. Но если нам нужна кредитная помощь банка и/или у нас более пяти работников и/или у нас вся выручка от продаж носит безналичный характер, то для улучшения взаимодействия с банком все-таки лучше воспользоваться зарплатным проектом и выплачивать зарплату на банковские карты работников.

Кстати, не последний аргумент в пользу безналичной выплаты зряплаты — это «белая» работа микропредприятия. Безналичный способ расчетов по оплате труда говорит о том, что мы не пользуемся серыми схемами оплаты труда работников через пресловутые «конверты».

Если мы решились перейти на безналичную форму оплаты труда работников в ситуации, когда до этого решения использовали наличные выплаты зарплаты, нам придется пересмотреть трудовые договора с каждым работником.

Статьей 136 ТК РФ предусмотрено, что заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным или трудовым договорами.

Таким образом, по общему правилу, выдача заработной платы является как раз ее выплата в месте выполнения работы через кассу, и лишь по договоренности с работником работодатель может переводить деньги на его расчетный счет в банке. Поэтому, если ранее в договорах было установлено, что зарплата выплачивается из кассы, внесите в них изменения. Это можно сделать, утвердив измененную редакцию договора или составив дополнительное соглашение к нему.

Каждый работник должен написать заявление о перечислении ему зарплаты на карту. В заявлении указывается номер банковского счета работника. Работник вправе сам самостоятельно выбрать банк для перечисления зарплаты. И об этом он извещает работодателя в письменной форме не позднее чем за пять рабочих дней до выплаты зарплаты. Об этом сказано в части 3 статьи 136 Трудового кодекса РФ.

Почти у каждого работодателя найдутся такие работники, которых не привлекают удобства электронной формы расчетов. Им хочется получать деньги «по старинке» – через кассу. На то, как правило, бывают объективные причины: пожилым работникам, например, неудобно пользоваться банкоматом, они боятся ошибиться при наборе цифр, паролей и т.п. Некоторых пугает «карточ­ное» мошенничество – люди не желают нести риски потери денежных средств или мучительно доказывать банку, что они пользовались карточ­кой добросовестно и стали жертвой преступников.

Известны случаи, когда по ошибке торговых точек за одну покупку с владельца карточки взимали двойную оплату. Отследить такие факты можно, лишь периодически анализируя состав расходов и остаток средств на карте, что тре­бует отдельных усилий – пересчитать бумажные купюры куда проще. Ну и последнее – это риск банкротства или внезапного отзыва лицензии у банка, в которой у работника открыт карточный счет.

Зачастую работодатели даже не выясняют, как людям удобнее получать заработную плату. Работодатель заставляет работников писать заявления на открытие банковского счета в принудительном порядке, подразумевая, что отказ будет расцениваться компанией как нелояльность, со всеми вытекающими отсюда последствиями. Предупреждают, что в противном случае деньги вообще могут быть не выплачены.

Так делать, конечно, нельзя.

Самостоятельно открыть работнику счет в банке работодатель не вправе. Во-первых, на сегодняшний день такой порядок невозможен с точки зрения действующего законодательства. Во-вторых, помимо непосредственно перечисления денежных средств договор банковского счета предусматривает перечень дополнительных услуг, условия предоставления которых являются существенными и должны быть одобрены клиентом.

Выходит, несмотря на удобство работодателя отправлять зарплату на счета работников, открытых в одном банке, законные условия для понуждения работников участвовать в едином «зарплатном» проекте организации и открывать счета в одном строго определенном банке отсутствуют.

Все работодатели обязаны своевременно и полностью выплачивать зарплату (ст. 22 ТК РФ). При перечислении зарплаты на банковские карты работников работодателю следует помнить следующее. Условиями договора с банком по обслуживанию карточного счета может быть предусмотрено, что деньги зачисляются через определенный временной промежуток (например, на следующий день после получения соответствующего платежного документа).

При этом перечисление денежных средств с расчетного счета работодателя в определенный трудовым договором день не является своевременным выполнением обязанности по выплате работникам зарплаты. Ведь получить зарплату и, соответственно, распоряжаться ею по своему усмотрению работник сможет не ранее дня ее поступления на счет его карты.

Поэтому днем выплаты зарплаты по безналичному расчету следует считать именно дату поступления средств на банковскую карту работника.

Избежать таких негативных последствий не сложно. Достаточно заранее подготовить необходимые платежные документы на перечисление денежных средств на счета банковских карт работников и заблаговременно передать их в банк.

Минусом реализации зарплатного проекта может являться законное нежелание всех или некоторых работников открывать карточный счет в банке, обслуживающем работодателя. Особенно, если у работника уже есть личная банковская карта другого банка.

Отсюда можно сделать следующие выводы. Для принятия решения о переходе на безналичную форму оплаты труда работников по трудовым договорам, необходимо предварительно выяснить мнения работников относительно их готовности отказаться от получения зарплаты наличными деньгами в пользу перечисления на банковские карты. И если найдутся те, кто готов отказаться от выплаты зарплаты из кассы, нужно у этих работников выяснить как им удобно получать зарплату: на уже имеющуюся у них банковскую карту или они согласны завести себе банковские карты в банке, обслуживающем работодателя, т.е. в рамках зарплатного проекта.

➨ ➨ Без предварительного выяснения этих моментов работодателю нет никакого смысла:
• переходить на безналичную форму расчетов с работниками, кроме случаев, когда все или некоторые работники сами потребуют перевода зарплаты на свои банковские карты в инициативном порядке, подав работодателю соответствующие заявления и изъявив готовность подписать соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору;
• затеваться с зарплатным проектом в обслуживающем банке.

«Пластиковая» зарплата

Многие бухгалтеры уже ощутили всю простоту и удобство безналичной выдачи зарплаты путем ее перевода на банковские карты сотрудников. Как правило, весь процесс сводится к составлению одной платежки с общей суммой и дистанционной передаче в банк списка работников с указанием начисленных выплат. Не нужно тратить время на получение и выдачу наличных каждому сотруднику, на составление кассовых документов. Отпадает необходимость возвращать в банк деньги, вовремя не полученные работниками. Помимо трудозатрат бухгалтерии, сокращаются и расходы компании — на снятие наличных и на их инкассацию.

У тех, кто планирует перейти или недавно перешел на карточную систему выплаты зарплаты, неизбежно возникают вопросы. Мы ответим на них. Но прежде напомним общие правила учета и оформления такой операции.

Общие правила

Самое главное — в трудовых договорах с работниками, в отдельных соглашениях к ним или в коллективном договоре должно быть прописано, что зарплата выплачивается путем перечисления на банковские счет а статьи 72, 136 ТК РФ .

Если карточные счета работников открыты в рамках зарплатного проекта, бухгалтерии известны банковские реквизиты их карт. Если же зарплата кому-то из работников перечисляется на личные карты, тогда нужно взять заявление с указанием реквизитов этой карты.

Как вы понимаете, суммы, которые работодатель уплачивает банку в рамках зарплатного проекта (в частности, за выпуск пластиковых карт, за годовое обслуживание карточных счетов, за зачисление денег на них), не являются доходом работников, поэтому они:

• полностью учитываются в «прибыльных» расхода х подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ и в расходах при применении «доходно-расходной» УСНО.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Зарплата может быть выплачена работнику путем перечисления на указанный им счет в банке на условиях, определенных коллективным или трудовым договоро м ст. 136 ТК РФ . Поэтому в состав прочих расходов могут быть включен ы ст. 136 ТК РФ :

— оплата услуг банка по изготовлению банковских карт для работников;

— вознаграждение за перечисление денег на карточные счета работников;

— оплата услуг банка по обслуживанию карточных счетов работнико в ” .

Теперь переходим к ответам на вопросы.

Принудить к безналичной выплате зарплаты нельзя

У нас в трудовых договорах предусмотрено, что зарплата выплачивается в месте выполнения работы, иными словами, через кассу. Недавно директор решил перевести фирму на «карточную» зарплату. Стали оформлять допсоглашения к трудовым договорам, но один сотрудник наотрез отказался его подписывать. Он пожилой человек и панически боится доверять свои деньги «куску пластика». Грозится найти на нас управу. Что же, мне теперь ему одному выплачивать зарплату через кассу? Неужели никак нельзя воздействовать на этого ретрограда?

: Действительно, люди в возрасте неохотно соглашаются перейти на безналичную зарплату. Их пугает, что рядом с домом не окажется нужного банкомата, что банкомат сломается и «съест» карту или что карту могут взломать и снять с нее все деньги.

К сожалению, нам нечем утешить вас. Работодатель не вправе применять безналичный порядок выплаты зарплаты без согласия на то работник а ст. 136 ТК РФ . Если вы и можете как-то воздействовать на несогласного сотрудника, то только силой убеждения.

Угрозы сотрудника «найти управу» — не пустые слова. Он может пожаловаться в трудинспекцию на то, что ему навязывают условие о выплате зарплаты на карточку, и вас обяжут выдавать деньги через кассу.

Уволившимся — карта на память

Нужно ли забирать у увольняющихся сотрудников ранее открытые для них зарплатные карточки? Должна ли я сообщать в банк, в котором у нас зарплатный проект, о выбывших сотрудниках?

Выдать зарплату наличными или перечислить на карту: важные нюансы для госсектора

В соответствии с частью третьей ст. 136 Трудового кодекса выплачивать зарплату деньгами можно одним из двух способов:

• выдать наличные в месте выполнения работы;
• перевести деньги в кредитную организацию.

Разберем подробнее порядок принятия решения о способе выплаты.

1. Выплата наличными.

По умолчанию зарплату надо выдавать наличными. Иными словами, если от работников не поступало никаких заявлений, учреждение обязано выдавать зарплату через кассу. Если есть филиалы, кассы придется открыть и там. Ведь для работника филиала место работы – это местонахождение филиала (ст. 57 ТК РФ).

2. Безналичное перечисление.

Безналичная выплата зарплаты возможна только при выполнении четырех условий.

1. От работника поступило письменное заявление с указанием реквизитов для перечисления. Причем устной просьбы сотрудника недостаточно, даже если он уже передал в бухгалтерию реквизиты банковской карты. Если работник открыл счет в другом банке, заявление с новыми реквизитами он должен подать не позднее чем за 5 рабочих дней до дня выплаты зарплаты (ч. 3 ст. 136 ТК РФ).
2. Работник просит перечислять зарплату именно в кредитную организацию. Иные способы перечисления (через электронные кошельки, почтовыми переводами) ст. 136 ТК РФ просто не предусмотрены (апелляционное определение Судебной коллегии по гражданским делам Кировского областного суда от 25 апреля 2017 г. по делу № 33-1671/2017).
3. Условие о выплате зарплаты на банковский счет должно быть предусмотрено коллективным договором или трудовым договором. В противном случае работник не может обязать учреждение перечислять зарплату на банковский счет (кассационное определение Санкт-Петербургского городского суда от 16 июня 2011 г. № 33-9102/2011).
4. Работник просит в заявлении перечислять зарплату именно на свой счет. Лучше не перечислять по заявлению сотрудника часть зарплаты родственникам или в счет погашения кредита в банке – платежи третьим лицам желательно проводить только по исполнительным документам и в иных установленных законом случаях. Дело в том, что перечисление части зарплаты третьим лицам, по сути, является услугой, для оказания которой учреждение задействует казначейскую систему. И проверяющие могут поставить вопрос: «Почему учреждение бесплатно оказывает не предусмотренные Уставом услуги, за которые банк берет деньги?».

Всероссийская конференция с участием представителей Минфина

16-17 ноября 2017 года

«Учет и отчетность, правовые
и финансовые вопросы деятельности бюджетных, казенных и автономных учреждений»

3. Переход с наличного на безналичный способ выплаты.

При выполнении перечисленных выше условий работник имеет право принять решение о получении зарплаты на счет в кредитной организации в любое время в течение действия трудового договора – в ТК РФ нет никаких ограничений по этому поводу.

4. Переход с безналичного на наличный способ выплаты.

Учитывая требования ст. 136 ТК РФ, учреждение может принять во внимание желание работника не использовать или вообще закрыть банковский счет и вновь получать зарплату в кассе. Правда, если в связи с переходом всех работников на безналичное получение зарплаты учреждение ликвидировало кассу, суд может посчитать такое требование работника необоснованным (апелляционное определение Судебной коллегии по гражданским делам Кировского областного суда от 25 апреля 2017 г. по делу № 33-1671/2017). И даже если касса в организации еще осталась, судьи порой указывают на отсутствие у учреждения обязанности по выдаче зарплаты из кассы, если сотрудник уже согласился на безналичные перечисления (апелляционное определение Судебной коллегии по гражданским делам Краснодарского краевого суда от 11 февраля 2014 г. по делу № 33-2765/14).

5. Распределение расходов по безналичному перечислению зарплаты.

На основании закона учреждение не может требовать от работника возмещения своих расходов, связанных с переводом сумм зарплаты в кредитную организацию. В то же время работодатель не обязан возмещать расходы, произведенные самим работником во исполнение договора, заключенного им с кредитной организацией.