Как выдавать расчетные листки по зарплате

Могут ли начальники подразделений выдавать расчетные листки сотрудникам? Как это можно оформить?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Передача персональных данных работника в пределах одной организации осуществляется в соответствии с локальным нормативным актом. Если в таком локальном акте в перечне лиц, имеющих доступ к персональным данным работников, будет указана должность начальника подразделения, то он может выдавать расчетные листки работникам этого подразделения.

Обоснование вывода:
Как следует из части первой ст. 136 ТК РФ, при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Из части второй ст. 136 ТК РФ следует, что письменное извещение работника должно производиться посредством выдачи расчетного листка.
В свою очередь, порядок выдачи расчетных листов трудовым законодательством детально не регламентирован. Не конкретизирован законодательством и документ, в котором обозначенный порядок должен содержаться. По мнению Роструда, порядок выдачи расчетных листов может быть закреплен в локальном акте, определяющем форму расчетного листка (письмо от 18.03.2010 N 739-6-1). Минтруд, в свою очередь, полагает, что такой порядок может быть предусмотрен в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте (письмо от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560).
Отметим, что расчетный листок содержит персональные данные работника, которыми является любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных) (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»).
Согласно ст. 88 ТК РФ работодатель разрешает доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом они должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций. Кроме того, работодатель не имеет права сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами*(1).
Из статей 86-88 ТК РФ следует необходимость принятия работодателем локального нормативного акта, устанавливающего порядок обработки персональных данных работников. Таким локальным актом может быть положение о персональных данных, в котором необходимо указать лиц, имеющих доступ к персональным данным работников, порядок обработки этих сведений, защиты и т.д.
Следовательно, если в таком положении среди лиц, имеющих доступ к персональным данным работников, будет указана должность начальника подразделения, то он также может выдавать расчетные листки работникам своего отдела.
Таким образом, считаем, что работодатель в локальном нормативном акте вправе установить, что выдача расчетных листков работникам осуществляется начальником подразделения, в котором они работают. Аналогичные разъяснения содержат и консультации специалистов Роструда (вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2, вопрос-ответ 3 с Информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»). С локальным нормативным актом, устанавливающим такой порядок выдачи расчетных листов, необходимо ознакомить всех работников организации (часть вторая ст. 22 ТК РФ).
Отметим, что в силу ст. 88 ТК РФ работодателю необходимо предупредить лиц, получающих персональные данные сотрудников, о том, что они могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от данных лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Поэтому сотрудники, ответственные за обработку данных персональных работников, в обязательном порядке должны быть ознакомлены с локальным актом, устанавливающим порядок хранения и использования персональных данных. Работник, ознакомившийся с этим локальным актом под подпись и нарушивший режим конфиденциальности сведений о персональных данных работников, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности (ст. 90 ТК РФ)*(2).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Евсюкова Валентина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Более подробно об этом смотрите ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ на Вопрос: Обязан ли работодатель требовать от работников письменное согласие на обработку персональных данных, в том числе при заключении трудового договора? Необходимо ли брать данное согласие с работников, трудовой договор с которыми заключен до вступления в силу Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»? Существуют ли установленные перечни объемов обрабатываемых работодателем персональных данных, которые нельзя превышать?
*(2) Смотрите также материалы:
— Статья «Организуем работу с персональными данными сотрудников» (журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», N 2, февраль 2015);
— Вопрос: В организации локальные нормативные акты предусматривают заключение договора о конфиденциальности с работниками. С каждым работником организации заключается отдельный договор (соглашение) о неразглашении конфиденциальной информации, к которой относятся коммерческая тайна и персональные данные работников. В каких случаях можно расторгнуть трудовой договор с работником в случае нарушения указанного договора? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2017 г.);
— Вопрос: В целях соблюдения Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» работодателем (медицинское учреждение) работнику, который имеет доступ к персональным данным граждан (пациентов), было предложено подписать обязательство (соглашение) о соблюдении конфиденциальности персональных данных. Работник отказался подписать данное обязательство. Какие меры воздействия может применить работодатель, учитывая то, что работника невозможно перевести на другую работу, исключающую доступ к персональным данным? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2011 г.).

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Правила оформления и выдачи расчетных листков

Семинары и вебинары Аюдар Инфо

Минтруд периодически в своих письмах напоминает работодателям о той или иной их обязанности в сфере трудовых отношений. Недавно, в Письме от 23.10.2018, № 14‑1/ООГ-8459, чиновники ведомства отметили, что работодатель в соответствии с трудовым законодательством обязан информировать работника о составляющих его заработной платы, то есть оформлять расчетные листки, и отменить эту обязанность ни соглашением с работником, ни коллективным договором нельзя. О том, как нужно оформлять и выдавать работникам расчетные листки, расскажем в статье.

С целью защиты права работника на своевременное получение заработной платы в полном объеме согласно ст. 21 ТК РФ Трудовой кодекс предусматривает, что работодатель каждому работнику (в том числе совместителям) выдает письменный расчет зарплаты.

При этом о расчетном листке по‑прежнему говорится только в ст. 136 ТК РФ, исходя из которой при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

• о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период (такими частями в силу ст. 129 ТК РФ являются вознаграждение за труд, компенсационные и стимулирующие выплаты);
• о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
• о размерах и об основаниях произведенных удержаний. К таким удержаниям, в частности, относятся НДФЛ, неизрасходованный и несвоевременно возвращенный аванс, взыскиваемые с работника-должника по исполнительным документам суммы, в том числе алименты, сумма за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК РФ);
• об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Что касается формы расчетного листка и порядка его выдачи, то, как и раньше, эти вопросы регулируются непосредственно работодателем. При этом следует руководствоваться письмами Минтруда и Минфина.

Форма расчетного листка

Итак, форма расчетного листка согласно ст. 136 ТК РФ утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Применение в учреждении формы выдача расчетного листка, не утвержденной работодателем, является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ .

Прежде чем разобраться с содержанием расчетного листка, отметим, что он может быть в двух формах:

Несмотря на то что об электронной форме в ст. 136 ТК РФ ничего не говорится, на возможность уведомления работников в такой форме указал Минтруд в Письме от 21.02.2017 № 14‑1/ООГ-1560. Порядок направления расчетного листка при этом следует закрепить в трудовом договоре (если такая форма уведомления установлена для некоторых работников), коллективном договоре, локальном нормативном акте.

Что касается самой формы расчетного листка, то в Письме Минфина РФ от 14.04.2016 № 02‑06‑05/21573, в частности, сказано, что расчетные листы по заработной плате работников формируются на основании форм документов, установленных Приказом № 52н:

• расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402);
• карточки-справки (ф. 0504417), которая применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения и в которой отражаются суммы начисленной заработной платы по видам выплат, суммы удержаний (по видам удержаний), сумма к выдаче.

Расчетный листок по зарплате: как и когда выдавать

Многие компании пренебрегают выдачей сотрудникам расчетных листков. И очень зря. Во-первых, выдавать документ обязывает законодательство, а во-вторых, расчетный лист поможет защитить интересы компании. Ирина Буцкая, ведущий консультант по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт», узнала, как и когда выдавать расчетный лист.

С 1 января 2018 года при проведении плановой проверки инспектор, проводящий ревизию, сможет использовать проверочные листы. В проверочные листы включаются вопросы, затрагивающие наиболее значимые обязательные требования трудового законодательства и иных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, предъявляемые к работодателю. В Приказе Роструда от 10 ноября 2017 года № 655 «Об утверждении проверочных листов (списков кон­трольных вопросов) для осуществления федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права» утверждены проверочные листы с контрольными вопросами.

Острые моменты

С учетом того, что закончился 2017 год и имеются сотрудники, которые по результатам года недосчитались премии, надбавок, стоит обратить внимание на проверочный лист 7 «По проверке соблюдения общих требований по установлению и выплате заработной платы». Проверочный лист содержит такие, к примеру, вопросы:

• работодатель извещает каждого работника в письменной форме о составных частях заработной платы и размерах иных сумм, начисленных работнику, о размерах и об основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате;
• работодателем утверждена форма расчетного листка с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии);
• заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты установлена правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором, но не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.

Как мы видим, при проведении проверки, предметом которой является соблюдение норм трудового законодательства, достаточное количество вопросов о расчетном листке, а ведь на практике работодатели пренебрегают этим документом.

Статьей 136 ТК РФ установлено, что работодатель должен предоставлять сотруднику следующую информацию: о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, а также о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику. Кроме этого компания предоставляет работнику информацию о размерах и об основаниях произведенных удержаний и об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Обратите внимание, что вопрос обязательной выдачи расчетных листков освещен и в «Докладе с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 3 квартал 2017 г.»

Если документ будет выслан работнику с помощью программного обеспечения по внутреннему электронному документообороту, то подтверждением получения расчетного листка будет являться электронная подпись. Обратите внимание: форма расчетного листка должна быть самостоятельно утверждена работодателем и закреплена в локальных актах.

Не выдавая расчетный листок, работодатель нарушает нормы трудового законодательства и подвергается рискам, которые заключаются в том, что работник может обратиться в трудовую инспекцию, а также в суд. Все эти действия сотрудника могут повлечь негативные последствия для компании.

За нарушение трудового законодательства предусмотрена ответственность в виде штрафа в соответствии с пунктами 1 и 2 статьи 5.27 КоАП РФ для должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей, для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. При повторном аналогичном нарушении должностное лицо может быть дисквалифицировано судом на срок от одного года до трех лет.

Несмотря на то, что многие считают расчетный листок атавизмом, на практике встречается довольно много обращений работников в суд, где невыдача этого документа является основанием для вывода, что работодатель недоплачивал. Так, в Апелляционном определении Московского городского суда от 30 июня 2017 года по делу № 33-8525/2017 суд указал, что статья 136 ТК РФ представляет собой гарантию реализации закрепленного статьями 2, 21, 22, 56 Трудового кодекса права работника на своевременную и в полном размере выплаченную заработную плату. Согласно статье 56 ГПК РФ каждая сторона должна доказать обстоятельства, на которые ссылается в обоснование своих требований и возражений. Обстоятельства дела, которые в соответствии с законом должны быть подтверждены определенными средствами доказывания, не могут подтверждаться никакими другими доказательствами. Факт начисления сумм подтверждается в суде расчетными листками организации ответчика, справками формы
2-НДФЛ.

Итак, расчетный листок может являться, кроме прочего, и доказательством того, что работодатель производил выплаты в полном объеме.

Важные детали

Не так давно Минтруд пояснил, что согласно части 2 статьи 57 Трудового кодекса обязательным для включения в трудовой договор является, в частности, условие оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты). В соответствии со статьей 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать о ее размерах работника и, следовательно, целью выдачи расчетного листка является необходимое информирование работника о том, из чего складывается его очередная заработная плата.

При этом в соответствии с частью 2 статьи 136 ТК РФ форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа сотрудников в порядке, установленном статьей 372 Трудового кодекса для принятия локальных нормативных актов.

Ранее аналогичные разъяснения были даны в письме Роструда от 18 марта 2010 года № 739-6-1.

При этом Минтруд указывает в письме от 21 февраля 2017 года № 14-1/ООГ-1560, что ТК РФ не регламентирует порядок извещения работника о составных частях заработной платы, и если в трудовом или коллективном договорах, локальном нормативном акте предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты, то данный порядок будет в рамках законодательства.

Если выдача расчетных листков на бумажном носителе является трудоемкой для работодателя, то в этом случае он может установить электронный документ.

В приказе Роскомнадзора от 31 марта 2014 года № 49 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций и ее территориальных органов» определено, что система электронного документооборота – это информационная система, обеспечивающая сбор электронных документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним. В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» цифровой документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении в том числе одного из следующих условий: простая электронная подпись содержится в самом электронном документе или ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и отправка электронного документа, и в созданном и отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и отправлен электронный документ.

Это значит, что если документ будет выслан работнику с помощью программного обеспечения по внутреннему электронному документообороту, то подтверждением получения расчетного листка будет являться электронная подпись. Обратите внимание: форма расчетного листка должна быть самостоятельно утверждена работодателем и закреплена в локальных актах.

НЮАНСЫ ВЫДАЧИ РАСЧЕТНЫХ ЛИСТКОВ РАБОТНИКАМ ПО ЗАРПЛАТЕ СОГЛАСНО ТРУДОВОМУ КОДЕКСУ

Статья рассказывает, как должна осуществляться выдача расчетных листков по зарплате согласно нормам трудового кодекса.

Зачем нужен документ, подтверждающий оплату

Важно! Основная функция расчетного листка ­– это информирование сотрудника о полученных им средствах. Уведомлять следует не только постоянных работников, но и совместителей.

Причем листок по зарплате требуется независимо от способа перечисления денежных средств. Деньги могут выдаваться наличными через кассу или перечисляться на карту. Расчетный документ выдается в обоих случаях.

Закон не утвердил сроки и порядок, как должны выдаваться расчетные листки. Поэтому порядок можно утвердить самостоятельно. Такую позицию поддержал Роструд. Письмо № 739-6-1 датировано мартом 2010 г.

Сумма удержаний ограничивается законом. Больше пятидесяти процентов из заработка удержать не могут.

Форма расчетного документа

Унифицированные формы утверждены Госкомстатом. Приказ № 1 принят в январе 2004 г. Однако среди утвержденных форм отсутствует листок по заработной плате. Поскольку положение формы не содержит, руководитель утверждает ее самостоятельно.

Расчетный листок по заработной плате должен содержать основные сведения. В листке указывается сумма к выплате сотрудникам и удержания.

Согласно ст. 122 ГПК документ должен отражать и другие суммы:

• компенсации за несоблюдение сроков оплаты труда;
• отпускные;
• возмещения при расторжении контракта.

Обязательно делать отдельную строку для этих перечислений.

Составные части заработка в листке по зарплате

Составляющие заработка указывает ст. 129 ТК РФ. Ведь к стандартному окладу прибавляются другие выплаты.

6 основных причин для выплаты надбавок:

• получение классного чина. Причем в случае повышения чина надбавка также увеличивается.
• особые условия трудовой деятельности.
• выслуга лет.
• усердный труд.
• работа с ненормированным графиком;
• выполнение обязанностей за отсутствующего работника.

Порядок, как именно выплачивать вознаграждения, и сколько составляет выплачиваемая сумма, фиксируется локальными актами.

Если работнику выдаются подарки, то сведения об этом вносятся в документы.

Удержания также отражаются в документах. Пишется, сколько составляют алименты, налог на доходы физ. лиц и другие отчисления из заработка.

Выдавать расчетные листки нужно с определенным количеством граф, чтобы отражались все суммы к выплате.

Как утвердить форму листка

Выдавать расчетный листок можно после того, как профсоюзная организация утвердит форму документа. Профсоюз учитывает мнение большинства работников на предприятии. Поэтому порядок выдачи расчетных листков считается соблюденным после утверждения профсоюзом.

Ответ о том, утверждается бланк или нет, должен быть предоставлен не позднее пяти дней.

Зачастую в компании нет профсоюза или другого органа, защищающего интересы трудящихся. Правила выдачи расчетных листков по зарплате будут соблюдены, если руководитель утвердит форму документа своим распоряжением.

Случается, что между директором компании и представительным органом возникает спор, как производится выдача расчетных листков по зарплате согласно положениям трудового кодекса. Спорные вопросы решаются судами.

При обращении к инспекторам по труду, контролирующая организация должна провести проверку не позднее одного месяца.

2 способа утверждения бланка:

• издать распоряжение;
• проставить гриф утверждения на документе.

Более удобным является первый способ, поскольку документ выдается без дополнительных грифов утверждения.

Нужно предоставить в распоряжении сведения о том, что учтено мнение профсоюза. Указать реквизиты решения профсоюзной организации.

Алгоритм извещения сотрудников о выплате вознаграждения

На вопрос о том, что такое расчетный листок, есть простой ответ. Это документ, отражающий сведения о заработной плате сотрудника. Выдаваться он должен при каждой выплате вознаграждение. Поэтому расчетный лист выписывается дважды: при выплате заработной платы и аванса.

Зачастую сотрудники не извещаются за тот период, когда платится аванс. Но нарушением закона это являться не будет, поскольку впоследствии производится полноценное информирование.

Как выдавать извещения о зарплате

Закон не обязывает информировать о выплаченной сумме в какой-либо строгой форме. Некоторые компании просто отдают извещения сотрудникам на руки.

Обязанность выдавать извещения под роспись отсутствует. Но желательно зафиксировать порядок предоставления уведомлений.

Приведем пример. Компания «Ремсервис» регулярно выдавала своим специалистам документы, подтверждающие факт оплаты. Квитанции выдавались просто на руки, без подписи. Когда пришел с проверкой инспектор по труду, некоторые сотрудники заявили, что листков не получали. Было зафиксировано нарушение, поскольку выданные документы нигде не фиксировались.

Поэтому, хорошо, когда компании понимают, насколько важно корректно вести делопроизводство.

Согласно трудовому законодательству работодатели не обязаны выдавать расчетные документы под роспись. Однако во избежание проблем с проверяющими организациями можно вести запись. Руководитель своим распоряжением назначает человека, ответственного за выдачу финансовой документации.

2 удобных способа учета выдачи листков:

• записывать выданные листки в специальный журнал;
• вести список работников и выдавать документы под роспись.

Окончательное решение о том, как именно вести делопроизводство, остается за руководителем фирмы.

Заверку печатью обычно не делают. Если работник просит, фирма может ставить печать, это не будет нарушением. Сотрудник может попросить поставить печать, поскольку зачастую судьи отказываются принимать незаверенные документы.

Ответственность руководителя

Санкции для компаний установлены административным законодательством.

С уполномоченного лица могут взыскать сумму до пяти тысяч рублей. Штрафы для организаций выше, составляют до пятидесяти тысяч рублей.

Вместо штрафа могут приостановить предпринимательскую деятельность на срок до девяноста суток.

Кроме того, листок принимается судом в качестве доказательства. Например, человек может сказать, что ему не доплатили.

Работники имеют короткий срок для судебной защиты своих прав. Судьи зачастую восстанавливают срок, если человек не получил лист об оплате. Поэтому лучше выдать документ, чтобы обезопасить себя от возможных претензий.

Документ также будет служить доказательством в налоговых спорах. Предприятие сможет подтвердить расходы на выплату вознаграждений сотрудникам с его помощью.