Автоматическая рассылка расчетных листков сотрудникам

Как настроить рассылку расчетных листков сотрудникам по электронной почте в программе 1С: Зарплата и управление персоналом редакция 3.1?

В программе 1С: Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) редакции 3.1 реализована возможность рассылки расчетных листков сотрудникам по электронной почте – но немногие об этом знают.

Статьей 136 ТК РФ установлено, что в обязанности работодателя входит информирование сотрудников в письменной форме о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период. При этом порядок и способы информирования сотрудников в ТК не определены.

В своем письме от 18.03.2010 N 739-6-1 Роструд разъяснил, что расчетные листки должны «выдаваться» работникам. А способ выдачи может быть утвержден работодателем самостоятельно в локальном нормативном акте. Например, это может быть рассылка расчетных листков по электронной почте.

Рассылка настраивается двумя способами:

• Непосредственно из отчета «Расчетный листок» по кнопке «Еще» – «Отправить» – «Создать рассылку отчетов…»;
• В разделе «Администрирование» – «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Рассылки отчетов».

Рассмотрим более подробно, как это сделать на примере второго варианта:

Настройка учетной записи электронной почты

Для начала необходимо создать учетную запись электронной почты, с которой будет происходить рассылка. Учетная запись настраивается в разделе «Администрирование» — Органайзер – Настройка системной учетной записи.

Рисунок 1 (нажмите, чтобы увеличить)

Настройка параметров

Далее настраиваем параметры для отправки расчетных листков работникам в разделе «Администрирование» — Печатные формы, отчеты и обработки — Рассылки отчетов.

Рисунок 2 (нажмите, чтобы увеличить)

Создание настроек для рассылки

По кнопке «Создать» формируем документ для создания и настройки рассылки. Настройки должны быть следующие:

Отправлять: свой отчет для каждого получателя (как правило, для массовой рассылки выбирается этот вариант). Для получения расчетных листков необходимо в карточке каждого сотрудника по ссылке «личные данные» указать адрес его эл. почты.

Получатели: физические лица.

Подобрать: выбрать отчет «Расчетный листок».

В настройках отчета указать в качестве периода прошлый месяц, по сотруднику установить отбор по значению «Получатель» с помощью кнопки «указать получателя рассылки»

Рисунок 3 (нажмите, чтобы увеличить)

При необходимости можно настроить расписание для отправки.

Рисунок 4 (нажмите, чтобы увеличить)

На вкладке доставка выбрать нужных получателей.

Рисунок 5 (нажмите, чтобы увеличить)

На вкладке «дополнительно» можно добавить файлы в архив и присвоить пароль для повышения конфиденциальности.

Рисунок 6 (нажмите, чтобы увеличить)

После создания настройки рассылки по кнопке «Выполнить сейчас» будут сформированы и отправлены расчетные листки сотрудникам (каждый получатель получит только свой расчетный листок).

Перед массовой отправкой рекомендуется протестировать данную настройку на нескольких сотрудниках.

Используйте новые возможности ЗУП 3.1 для облегчения своей работы, экономии времени и удобства своих сотрудников!

Домино: Рассылка расчетных листков по e-mail для 1С Предприятие 8

«Совместимо! Система программ 1С:Предприятие» решение «Домино: Рассылка расчетных листков по e-mail» для 1С:Предприятие 8

Домино: Рассылка расчетных листков по e-mail для ЗУП редакция 2.5

Купить программу Домино: Рассылка расчетных листков по e-mail для ЗУП редакция 2.5 или заказать обратный звонок для консультации специалиста можно одним кликом по кнопке ниже.

Домино: Рассылка расчетных листков по e-mail для ЗУП редакция 3

Купить программу Домино: Рассылка расчетных листков по e-mail для ЗУП редакция 3 или заказать обратный звонок для консультации специалиста можно одним кликом по кнопке ниже.

Описание Домино: Рассылка расчетных листков по e-mail для 1С Предприятие 8

Домино: Рассылка расчетных листков по e-mail предназначена для:

• версия для редакции 3 — работает в конфигурациях:
  • 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 базовая версия редакции 3.
  • 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 ПРОФ версия редакции 3.
• версия для редакции 2.5 — работает в конфигурациях:
  • 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 базовых и ПРОФ версий редакции 2.5,
  • а также в конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом КОРП редакции 2.5,
  • и в конфигурации 1С:Управление производственным предприятием 8 редакции 1.3.
• автоматической подготовки информации о начислениях и удержаниях сотрудников в виде «расчетных листков», в том числе для выбранного списка сотрудников.
• автоматической рассылки расчетных листков сотрудников по предварительно внесенным в информационную базу e-mail адресам.

Домино: Рассылка расчетных листков по e-mail представляет собой внешнюю обработку (специальный алгоритм), который формирует список сотрудников, имевших начисления за определенный период и позволяет направить им расчетные листки по электронной почте.

Приведенные выше типовые конфигурации изначально имеют встроенный почтовый клиент. Так же в карточке каждого сотрудника может быть введена информация о его адресе электронной почты. Так же в указанных программах есть отчет «Расчетный листок». Эти возможности реализованы фирмой «1С» в типовой конфигурации и доступны пользователям даже при отсутствии дополнения Домино: Рассылка расчетных листков по e-mail. Краткое описание и внешний вид формы Домино: Рассылка расчетных листков по e-mail можно скачать в формате PDF по ссылке справа.

Дополнение Домино: Рассылка расчетных листков по e-mail используя эти типовые возможности позволяет отправить расчетные листки сразу по списку, каждому сотруднику свой листок. Расчетные листки прикладываются к письму как файл. Направлять расчетные листки можно в разных форматах, как HTML, файл Excel или ZIP архив, содержащий файл Excel.

Решение Домино: Рассылка расчетных листков по e-mail не содержит защищенных фрагментов кода. Код полностью доступен и может быть изменен программистами или конечными пользователями. Форма расчетного листка сделана на основе формы такого же отчета типовой конфигурации, но включена в саму разработку. Т.о., в случае необходимости изменения формы расчетного листка, который направляется сотруднику, эту форму можно изменить в самой разработке и вносить изменения в типовую конфигурацию не потребуется.

Домино: Рассылка расчетных листков по e-mail представляет собой внешний файл, поэтому для её использования вносить изменения в типовую конфигурацию не требуется.

Можно ли отправлять расчетные листки по электронной почте?

БЕЗ РАСЧЕТНОГО ЛИСТКА НЕ ОБОЙТИСЬ

В соответствии с ч. 1 ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать каждого работника в письменной форме:

• о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

• о размерах иных сумм, начисленных работнику, в т. ч. денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и др.;

• о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

• об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Сведения о составных частях заработной платы должны быть доведены до сведения работника посредством предоставления ему расчетного листка. Форма этого документа разрабатывается работодателем самостоятельно (с учетом требований ч. 1 ст. 136 ТК РФ) и утверждается с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии) (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

Форма расчетного листка может быть утверждена приказом работодателя или являться приложением к локальному нормативному акту, которым установлена система оплаты труда в организации (например, к положению об оплате труда работников).

Работодатель обязан представлять работникам расчетные листки, чтобы обеспечить им возможность получения достоверной информации о своей заработной плате. Целью является контроль за соблюдением работодателем условий труда, предусмотренных трудовым договором.

КАК ВЫДАВАТЬ РАСЧЕТНЫЕ ЛИСТКИ?

Можно рассылать по электронной почте

Порядок выдачи работникам расчетных листков при выплате заработной платы трудовым законодательством не установлен. Поэтому работодатель должен самостоятельно определить его и закрепить в своих внутренних документах.

Например, такой порядок можно установить в локальном нормативном акте, определяющем форму расчетного листка. Это подтверждают в своих разъяснениях и специалисты Роструда[1].

Если все работники организации имеют свои адреса рабочей (корпоративной) электронной почты, то расчетные листки можно высылать для ознакомления на них.

Специалисты Минтруда России[2] считают это возможным. По их мнению, порядок извещения работников о составных частях заработной платы необходимо закрепить:

1) в трудовом договоре;

2) коллективном договоре;

3) локальном нормативном акте работодателя (например, в приказе руководителя организации, положении о выдаче расчетных листков работникам).

Если закрепленный порядок предусматривает направление расчетных листков работникам по электронной почте, это не нарушает положений ст. 136 ТК РФ (пример 1).

Судебная практика также подтверждает правомерность применения такого способа извещения работников о составных частях их заработной платы. Судьи не видят нарушения в рассылке расчетных листков по электронной почте[3].

Порядок выдачи расчетных листков работникам можно прописать в локальном нормативном акте или коллективном договоре более подробно.

Возможна ситуация, когда в организации трудятся работники, не связанные с работой за компьютером (например, обслуживающий персонал — ремонтники, уборщики производственных и служебных помещений и т. п.). В этом случае можно предусмотреть разные способы выдачи расчетных листков (пример 2).

С локальным нормативным актом, коллективным договором, устанавливающим порядок выдачи расчетных листков, работники должны быть ознакомлены под роспись (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Можно ознакомить с помощью специальной программы

В связи с тем, что трудовым законодательством не регламентирован порядок извещения работников о составных частях заработной платы, работодатели могут использовать различные способы представления работникам расчетных листков.

Организация может воспользоваться такими вариантами ознакомления работников с расчетными листками:

а) предоставление доступа к специальной программе, для чего каждому работнику выдается логин и пароль;

б) предоставление доступа в личный рабочий кабинет работника в интернете.

Не признано судами нарушением также размещение расчетных листков по заработной плате в электронном виде:

• в личном рабочем кабинете работника в интернете (Апелляционное определение Верховного суда Республики Коми от 18.02.2013 по делу № 33-1073/2013);

• на личной странице работника в интернет-банке (Апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.2014 по делу № 33-4700/2014).

Указанные способы извещения работников суды признали соответствующими требованиям трудового законодательства.

[1] Письмо от 18.03.2010 № 739-6-1.

[2] Письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560.

[3] Определения Московского городского суда от 18.07.2011 по делу № 33-22203, от 24.05.2011 по делу № 33-15061.

И. Г. Умяров,
юрист

Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 6, 2017.