Анализ работы исполнителя

Глава 7. Методы формирования кадрового состава

7.4. Анализ деятельности. Должностные инструкции

А для чего ты поставлен на пост, Пахоруков?
— Чтобы не спал, не дремал, не курил и ни от кого не принимал никаких вещей и подарков.
— А честь?
— И чтобы отдавал установленную честь господам проезжающим офицерам.
— Так. Садись.

А. И. Куприн. Поединок

Цели и стадии анализа деятельности

Анализ деятельности должен дать ответы на следующие вопросы:

• сколько времени необходимо работнику для выполнения основных производственных операций;
• какие производственные операции можно сгруппировать в более общее понятие рабочего места;
• как организовать рабочее место таким образом, чтобы увеличить производительность труда;
• какой режим работы оптимален для данного рабочего места;
• какими характеристиками (особенностями) должен обладать работник для выполнения данной производственной операции;
• как может использоваться информация, полученная в результате анализа рабочего места, для создания программы управления персоналом.

Можно выделить следующие стадии анализа и конструирования (рационализации) рабочего места (рис. 7.5).

Шаг 1. Анализ структуры организации и места каждого рабочего процесса в нем

Шаг 2. Определение целей анализа РМ, как будет использоваться информация о нем

Шаг 3. Отбор типичных РМ

Шаг 4. Выбор метода анализа РМ и его использование с целью сбора необходимых данных

Шаг 5. Описание РМ

Шаг 6. Создание спецификации РМ

Шаг 7а. Использование информации для проектирования РМ

Шаг7б. Использование информации для формирования критериев оценки кандидатов на работу в должности

Шаг 8. Оценка и внедрение проекта модифицированного РМ

Рис. 7.5. Стадии анализа и конструирования рабочего места (РМ)

Информация о существующих рабочих местах, собранная в ходе реализации шагов 1—6, может быть использована:

• для проектирования рабочего процесса (шаг 7а) и выбора оптимального сочленения рабочих элементов, обязанностей и задач работника. Спроектированные варианты тщательно проверяются в ходе 8-го шага с целью выявления и устранения недостатков;
• для формирования перечня критериев оценки кандидатов на работу в должности (шаг 7б).

Результаты анализа рабочих мест могут быть использованы в ходе реализации следующих кадровых программ:

Содержание информации
и цели ее использования

Описание рабочего места

Изложение сути рабочего процесса, обязанностей работника и степень его ответственности, сведения об условиях работы

Спецификация рабочего процесса

Личностные и профессиональные качества, которыми должен обладать исполнитель

Создание проекта рабочего места

Оптимальное сочетание элементов, обязанностей и задач, связанных с данной рабочей должностью

Используемые при проектировании процедур подбора и оценки кандидатов на должность личностные и профессиональные качества, которыми должен обладать исполнитель.

Оценка результативности труда

Плановая и фактическая производительность, используемая для расчета “приемлемого” (этичного) уровня производительности труда для РМ

Подготовка кадров и совершенствование квалификации

Описание производственных задач и функций, перечень профессионально значимых качеств и навыков для создания эффективных программ подготовки

Планирование карьеры и продвижения по службе

Данные о взаимозависимости и последовательности производственных процессов для создания оптимальных программ продвижения и ротации

Данные об условиях труда, уровне производительности с целью получения базы для сопоставления, адекватной оценки и эффективного стимулирования

Информация о безопасных нормативах работы, расположения оборудования, взаимодействия работников с целью создания инструкций по технике безопасности, оценки и поощрения за их выполнение

Типовая структура профессиограммы

Профессиографический анализ — анализ работы исполнителя, выделение основных задач, результатов, процессов, схем взаимодействия, максимально полно описывающих деятельность.

Процедура профессиографического анализа деятельности, как правило, начинается с ознакомления с целями, структурой и схемой информационных сетей организации. Затем осуществляется сбор информации о содержании описываемой деятельности с точки зрения как исполнителей, так и их руководителей. В качестве метода, как правило, используется структурированное интервью с исполнителем и его непосредственным руководителем. Важно по итогам сбора первичной информации произвести схематизацию анализируемой деятельности и экспертизу полученных результатов.

Профессиограмма — документ, представляющий описание деятельности и ее места в организации.

1. Описательные характеристики деятельности.

1.1. Параметрическое описание (целостное):

1. название организации;
2. статус организации;
3. структура организации;
4. цели и задачи организации;
5. основные виды деятельности, осуществляемые работниками организации;
6. принципы и нормы, принятые в организации.

1.2. Морфологическое описание (по элементам):

1. применяемые средства труда;
2. рабочее место;
3. основные элементы деятельности (действия, операции);
4. ожидаемый результат и требования, предъявляемые к нему.

1.3. Функциональное описание:

1. последовательность операций, действий, “технология” деятельности;
2. режим труда и отдыха;
3. способы взаимодействия и коммуникативные сети.

2. Количественная оценка элементов деятельности:

1. требования, предъявляемые деятельностью к исполнителю;
2. профессионально важные качества исполнителя.

Профессиографический анализ рабочего места менеджера по персоналу.

Наименование должности — менеджер по вопросам управления персоналом, производительностью труда.

Общее описание рабочего процесса. Менеджер выполняет ответственную административную работу по управлению деятельностью персонала организации Х. Он несет ответственность за планирование и управление кадровыми программами, которые включают прием на работу, конкурсные собеседования, оценку работников и назначение их на должности, выдвижение и перевод на должности, составление рекомендаций по изменению статуса работников организации, а также создание системы распределения информации среди работников. Менеджер работает под общим контролем линейного руководства, при этом он может проявлять инициативу и иметь независимое мнение по выполнению возложенных на него задач.

Действия, присущие рабочему процессу менеджера:

1. Участвует в общем планировании и принятии решений по созданию единой и эффективной службы персонала.
2. Разъясняет политику, проводимую организацией, на разных ее уровнях путем распространения бюллетеней, организации собраний и личные контакты.
3. Проводить собеседования с кандидатами на должности, оценивает их квалификацию и соответствие заявкам.
4. Совещается с начальниками по вопросам, связанным с его деятельностью, включая проблемы назначения на должность; зачисляет на должности работников, прошедших испытательный срок; перемещает по должности и увольняет постоянных работников.
5. Организует тестирование работников.
6. Разрабатывает системы обучения персонала.
7. Разрабатывает систему оценки деятельности и обучает менеджеров методам оценки деятельности подчиненных.
8. Ведет кадровую документацию.
9. Выполняет другие обязанности, связанные с его деятельностью.

Спецификация рабочего места мененджера

В качестве примера приведем спецификацию рабочего процесса менеджера по управлению персоналом:

1. Подготовка и опыт работы. Должен обладать большим опытом по данной профессии. Рабочий стаж — минимум шесть лет.

2. Образование. Четырехгодичный колледж или университет, специализирующийся на работе с персоналом, управлении делами или промышленной психологии.

3. Знания, навыки и способности. Должен обладать знаниями по теории и практике управления персоналом, включая отбор, назначение на должности и оценку работников.

4. Степень ответственности. Руководит отделом, состоящим из трех сотрудников, специализирующихся по управлению персоналом.

Анализ и описание работы и рабочего места. Описание работы как основа написания должностных инструкций, квалификационной карты, карты компетенций, личностной спецификации.

Трудовая деятельность имеет как содержательную сторону, отвечая на вопрос: «что следует делать?», так и процессуальную, технологическую сторону, давая ответ на вопросы: «как делать?» и «кому следует делать?» Все это в совокупности позволяет выделить и описать тот или иной участок работы, который в данном контексте можно назвать рабочим местом.

Анализ работы — это процесс систематического исследования работы по определению наиболее существенных ее характеристик, а также требований к исполнителям данной работы.

Таким образом, анализ позволяет получить данные о требованиях к работе, которые затем используются для описания работы (т.е. описания обязанностей, прав, ответственности) и составления личностной спецификации (т.е. требований к работнику).

Анализ работы может иметь два аспекта:

• анализ с ориентацией на задачу — для определения обязанностей, ответственности, методов выполнения работы и т.д.;

• анализ с ориентацией на работника — для определения характеристик поведения работника, требующихся для успешного выполнения работы.

Первые аспекты являются описаниями содержания работы, которые связаны с технологическими аспектами выполнения работы и в общем виде отражают то, что делается работником. Аспекты с ориентацией на работника характеризуют связанное с этим человеческое поведение.

Анализ работы необходим для: подготовки описания работы; составления личностной спецификации с указанием личностных качеств работника; подбора сотрудников и приема их на работу; оценки результативности труда; подготовки кадров и повышения квалификации; планирования карьеры и служебного продвижения; оплаты труда, так как она должна напрямую увязываться с навыками, умением, условиями работы; обеспечения безопасности труда.

Анализ работы проходит в определенной последовательности. Первый этап: составляются схемы структуры организации, показываются связи и отношения между рабочими местами. На втором этапе решается вопрос, как и для чего будет использоваться информация по анализу работы (для отбора персонала, оценки результатов его деятельности). Следует выбрать какой-либо типичный образец тех рабочих мест, которые будут конкретно анализироваться (третий этап). На четвертом этапе с помощью определенных методов (собеседование (интервью), наблюдение (сплошное/выборочное), вопросники (структурированы и могут быть составлены таким образом, чтобы охватить совокупность рабочих операций/эк.метод)) собираются необходимые данные — характеристики работы, выявляются целесообразные режимы работы и качества, необходимые исполнителю данной работы. Пятый этап — описание работы. На шестом этапе разрабатывается личностная спецификация, т.е. набор требований к работнику, выполняющему данную работу.

Описание работы — это фиксация данных о содержании конкретной работы (обязанностях, правах, ответственности) и ее параметрах.Содержание работы — это состав и объем трудовых функций, действий работника, определяющих профессионально-квалификационные требования к нему. К параметрам работы относятся ее масштаб, сложность и отношения (связи).

Масштаб работы — количество задач или операций, которые работник, ответственный за эту работу, должен выполнить. Сложность работы отражает степень самостоятельности в принятии решений и степень владения трудовым процессом. Под отношениями по работе понимается установление межличностных связей между исполнителями работы и другими работниками как по поводу самой работы, так и в связи с другими видами работ в организации.

Описание работы включает следующие типовые разделы: наименование работы (рабочего места); кому подчиняется работник; за кого непосредственно отвечает работник; общая цель работы; основные направления деятельности и задачи; условия работы и рабочая среда — температура, освещенность и т.п.; рабочие взаимоотношения; показатели ответственности.

Описания работы используются организацией для определения задач отдельного исполнителя; изучения производительности труда; создания спецификации работника, пересмотра структуры организации; определения категории работы (ее иерархии); организации оптимального обучения, подготовки и повышения квалификации кадров; определения непригодности исполнителя и, если необходимо, его увольнения, аргументации в суде в случае трудового конфликта.

Работнику описания дают знание того, чего от него ожидают и по каким критериям будет оцениваться его деятельность; возможность принимать участие в определении стандартов (критериев) работы и решения проблем, связанных с его трудовой деятельностью.

Рабочее место наряду с социально-экономической включает организационно-техническую и пространственную сторону. Задачи, которые должны выполняться на том или ином рабочем месте, определены в количественном и качественном отношении в описании рабочего места.

Описание рабочего места — всесторонняя информация о требованиях, нагрузке и содержании работы на рабочем месте. Оно используется при подборе, отборе и найме персонала, при проведении аттестации рабочих мест и работников. Описание рабочего места включает типовые разделы: наименование рабочего места; количество работников на рабочем месте; подчиненность органу управления; содержание работы на рабочем месте (основные трудовые функции); технические характеристики рабочего места; требования, предъявляемые к квалификации работника (уровень образования, профессиональное обучение, профессиональный опыт).

На основе описания работы составляются:

1. Должностная инструкция — инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме. Это документ, который устанавливает в компании «правила игры» для сотрудника: четко прописывает его функциональные обязанности, подчиненность, ответственность, права, взаимодействие с другими сотрудниками и подразделениями компании.

Особенность должностной инструкции в том, что она не «привязывается» к характеристикам сотрудника — в ней определяются требования к должности, независимо от того, какой человек будет эту должность занимать. Должностные инструкции используются: при подборе персонала в компанию, при введении в должность нового сотрудника, при оценке сложности работ и формировании компенсационных пакетов, для оперативного управления деятельностью сотрудников, для оценки исполнения или аттестации сотрудников, для выявления потребности в обучении.

2. Квалификационная карта, подготовленная на основе должностной инструкции, представляет собой набор квалификационных характеристик (общее образование, специальное образование, специальные навыки – знание иностранного языка, владение компьютером и т.д.), которыми должен обладать идеальный сотрудник, занимающий эту должность. Квалификационная карта является инструментом, облегчающим процесс отбора кандидатов.

3. Карта компетенции (портрет идеального сотрудника). Компетенции представляют собой личностные характеристики человека, его способности к выполнению тех или иных функций, типов поведения и социальных ролей, как, например, ориентация на интересы клиента, умение работать в группе, напористость, оригинальность мышления.

Школа линейного менеджера. Анализ работы

Автор: Адаменко Елена

Анализ работы — важный подготовительный этап процесса найма персонала. Составив описание работы (профиль должности), линейный руководитель приобретает эффективный практический инструмент, без которого не обойтись и при подборе кадров, и при планировании, и при ранжировании должностей для разработки систем оплаты труда…

Анализ работы ( job analysis ) — это процесс упорядочения и оценки информации, связанной с работой или работником: определение наиболее существенных характеристик рабочего процесса, его составных частей. Содержание работы описывается через конкретные функции и процедуры, требуемые для ее компетентного выполнения, и содержит характеристики работника (практические навыки, знания, способности, допустимые отклонения и т. д.). Характеристики, касающиеся содержания работы, преимущественно связаны с технологическими аспектами выполнения (обязанности, ответственность, методы выполнения работы и т. д.). Характеристики работника связаны с человеческим поведением, требуемым для успешного выполнения профессиональных задач.

Благодаря этому инструменту менеджер по персоналу и линейный менеджер могут:

• выработать требования к претендентам на вакантную должность, определить критерии отбора;
• установить нормы производительности для каждого конкретного рабочего места;
• спланировать работу на отдельном участке, в структурном подразделении;
• оценить производительность труда подчиненных;
• выстроить систему стимулирования труда и т. д.

С самого начала нужно определить, для чего будет использоваться информация, собранная в процессе анализа: для оценки работы, для подбора кадров или для определения потребности в обучении.

До начала анализа работы нужно описать взаимосвязь работ, определить число автономных работ и точные границы задач, обязанностей и ответственности, входящих в состав каждой работы. Если в подразделении задействовано, например, 100 человек, делающих одну и ту же работу, достаточно один раз провести анализ, а затем — несколько подтверждающих наблюдений. Программа анализа зависит не от общего количества сотрудников, а от общего числа автономных и идентичных работ.

Учитывая важность полученных результатов для руководителей, остановимся более подробно на технологических вопросах проведения анализа работы. Он проводится в три этапа:

1) сбор информации;

2) обработка и анализ полученной информации;

3) описание работы ( job description ) и разработка документации.

Первый этап — сбор информации. Используются такие методы сбора информации: интервьюирование, анкетирование, наблюдение.

Интервьюирование сотрудников — самый распространенный способ выяснения круга обязанностей и сфер ответственности, характеризующих данную должность. Интервью позволяет получить от работника информацию о его функциях и о тех проблемах, с которыми он сталкивается в процессе выполнения рабочих задач.

При проведении интервью важно:

• точно определить целевую группу — людей, от которых будет получена объективная информация о работе;
• составить план проведения интервью (список вопросов);
• предложить сотруднику проранжировать выполняемые им обязанности по степени важности в порядке убывания;
• проверить полученную от сотрудника информацию, сопоставив данные с ответами его коллег.

Вопросы, которые могут быть использованы при проведении интервью:

• В чем заключается выполняемая Вами работа?
• Каковы Ваши должностные обязанности? За что Вы отвечаете? Что конкретно Вы делаете?
• Какие требования предъявляются к образованию, подготовке, навыкам сотрудников на данной должности? Необходимо ли дополнительное обучение?
• В каких мероприятиях подразделения Вы принимаете участие? За какие результаты отвечаете?
• Какие инструкции и нормы регламентируют Вашу работу?
• Какая физическая, эмоциональная и интеллектуальная нагрузка требуется на Вашем рабочем месте?

Одним из условий эффективного применения метода интервьюирования при анализе работы является заблаговременное планирование. При подготовке также полезно заранее составить контрольные списки вопросов, предварительно разбив анализируемую работу на блоки по основным направлениям деятельности. Например, анализируя работу главного бухгалтера, при выделении этих направлений можно воспользоваться классификацией ключевых участков бухгалтерского учета: основные средства, сырье и материалы, труд и заработная плата и т. д.

Для участия в интервью нужно выбирать хороших специалистов, имеющих опыт работы в данной должности не менее одного года.

Полученную информацию необходимо занести в опросный лист ( пример в табл. 1 ). Затем нужно проанализировать ответы всех интервьюируемых.

Таблица 1. Опросный лист для проведения анализа работы

АНАЛИЗ РАБОТЫ

Словарь по профориентации и психологической поддержке. — Кемеровский областной центр профессиональной ориентации молодежи и психологической поддержки населения, Томский центр профессиональной ориентации . Н. Е. Дружинин . 2003 .

Смотреть что такое «АНАЛИЗ РАБОТЫ» в других словарях:

АНАЛИЗ РАБОТЫ/ДОЛЖНОСТИ — (job analysis) Подробное обследование какого то определенного рабочего места/должности, средств производства и оборудования, необходимых для выполнения данной работы, ее взаимосвязи с другими должностями/работами, выполняемыми в организации.… … Словарь бизнес-терминов

Анализ работы радиоэлектронной схемы — Область работоспособности 29. Анализ работы радиоэлектронной схемы Определение значений как выходных параметров функционалов, так и пороговых выходных параметров при заданных значениях входных параметров радиоэлектронной схемы Источник: ГОСТ… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

анализ надёжности работы энергосистемы в динамике — анализ работы энергосистемы по динамической устойчивости — [А.С.Гольдберг. Англо русский энергетический словарь. 2006 г.] Тематики энергетика в целом Синонимы анализ работы энергосистемы по динамической устойчивости EN dynamic security… … Справочник технического переводчика

Анализ хозяйственной деятельности — социалистических предприятий (экономический анализ работы предприятий), комплексное изучение хозяйственной деятельности предприятий и их объединений с целью повышения её эффективности. А. х. д. необходимое звено в системе управления… … Большая советская энциклопедия

анализ — 3.8.7 анализ (review): Деятельность, предпринимаемая для установления пригодности, адекватности и результативности (3.2.14) рассматриваемого объекта для достижения установленных целей. Примечание Анализ может также включать определение… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Анализ Рабочего Времени — (work study) Поиск путей выполнения определенной работы более эффективно и с меньшими затратами. Анализ рабочего времени состоит из изучения методов работы (method study), сравнения существующих методов с предлагаемыми и хронометража работы (work … Словарь бизнес-терминов

Анализ разведывательной информации — Анализ разведывательной информации получение необходимой информации посредством анализа данных, имеющихся в свободно доступных источниках или же добытых негласными способами. Его выделяют как составную часть разведки в целом как… … Википедия

АНАЛИЗ ХУДОЖЕСТВЕННОГО ТЕКСТА — АНАЛИЗ ХУДОЖЕСТВЕННОГО ТЕКСТА. Аспект обучения в практическом курсе русского языка, цель которого помочь учащемуся глубже и полнее понять идейно художественное содержание читаемого текста, особенности его языка и стиля и в конечном счете… … Новый словарь методических терминов и понятий (теория и практика обучения языкам)

Анализ металлов и сплавов — решает аналитическими методами задачу определения элементного состава металлов и их сплавов. Главная цель проверка сорта сплава или типа и композиционный анализ различных сплавов (количественный анализ). Методы: волнодисперсионный анализ,… … Википедия

анализ и синтез — АНАЛИЗ И СИНТЕЗ. Анализ (от греч. analysis разложение, расчленение) реальное или мысленное разложение объекта на компоненты; синтез (от греч. sythesis соединение, сочетание) реальное или мысленное объединение этих компонентов в целостный… … Энциклопедия эпистемологии и философии науки