Снять деньги подотчет

Подотчет: корпоративные карты и прочее

Упомянутые в статье Письма ФНС и Минфина можно найти:

Риски при частом обналичивании денег с корпоративной карты

Нам удобнее выдавать подотчетникам корпоративную карту, чем возиться с кассой, снимать самим деньги с нее и выдавать по расходным ордерам. Слышала, что лучше предупредить работников, чтобы не снимали деньги с корпоративной карты, а оплачивали свои покупки именно ею. В чем тут дело? Разве не все равно, как будут оплачены такие покупки?

— Частое снятие наличных с корпоративной карты, особенно в крупных суммах, может привести к тому, что банк заблокирует счета вашей компании и внесет вас в черный списо к п. 10 ст. 7, ч. 3, 4 ст. 8 Закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ . Чтобы этого не произошло, установите лимит снятия наличных по карте. Центробанк рекомендовал устанавливать его в размере, не превышающем 100 000 руб. в день п. 2.5 Положения, утв. ЦБ 24.12.2004 № 266-П ; Методические рекомендации, утв. ЦБ 21.07.2017 № 19-МР .

Кроме того, следите за тем, чтобы с корпоративной карты за одну неделю не снималось более 30% оборота по вашему банковскому счету. Если будет снято больше, это тоже подозрительно и грозит отказом в банковском обслуживании.

Проводки при использовании подотчетником корпоративной карты

Какими бухгалтерскими проводками оформить перечисление организацией средств на корпоративные карточки сотрудников, а также их использование для приобретения товаров (работ, услуг) для нужд организации? И какие документы подотчетник должен приложить к авансовому отчету?

— В бухучете проводки зависят от того, к какому банковскому счету привязана корпоративная карта, выданная подотчетнику.

Вариант 1. Корпоративная карта выдана к специально открытому для этого банковскому счету, который пополняется с расчетного счета организации.

В таком случае надо использовать счет 55 «Специальные счета в банках», на котором можно открыть субсчет «Корпоративная карта». Если карт несколько и они персонифицированы, можно открыть несколько отдельных субсчетов для каждой из них. Проводки будут такие.

Вариант 2. Корпоративная карта привязана к расчетному счету организации.

В таком случае не будет специально отражаться поступление сумм на карту подотчетника. Будет отражаться лишь расход средств по счету 51 (в пределах лимита, установленного для конкретной корпоративной карты). Оформляется проводка по дебету счета 71 и кредиту счета 51. Проводки по оприходованию ценностей будут такие же, как и в первом варианте.

Для подтверждения расходов, оплаченных корпоративной картой, подотчетник должен приложить к авансовому отчету такие же документы, как и при оплате наличными, выданными из кассы под отчет. Оплату могут подтверждать:

• бланк строгой отчетности (БСО) или иной документ, подтверждающий оплату, в случаях, когда продавец может работать без ККТ;

• квитанция электронных терминалов (слип). Она также подтверждает оплату карто й Письмо Минфина от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65253 .

Снятие наличных с корпоративной карты подотчетником

В нашей организации выдача денег под отчет происходит на корпоративные карты работников, они персонифицированы. Как отразить в учете снятие работником денег с карты в банкомате, а также внесение через банкомат остатка наличных на эту карту?

— Если банк отражает операции по снятию и зачислению денег на корпоративную карту в тот же день, то проводки будут такие.

Проводки по оприходованию ценностей стандартные, их надо отражать в бухучете на дату утверждения авансового отчета.

Временной разрыв при снятии наличных по корпоративной карте

Дали работнику корпоративную карту, чтобы он приобрел материалы. Продавец попросил расплатиться наличными, поэтому подотчетник снял с карты деньги в банкомате. Однако по выписке банка сумма прошла лишь через несколько дней, одновременно с этим списана банковская комиссия за снятие наличных. Какие сделать проводки, если дата снятия наличных на чеке, полученном из банкомата, не совпадает с аналогичной датой, указанной в банковской выписке?

— Как правило, снятие наличных с корпоративной банковской карты отражается проводкой по дебету счета 71 и кредиту счета 55 (51), субсчет «Корпоративная карта».

Однако поскольку в банковской выписке эта операция отражена не сразу, а имеется временной разрыв, вам надо задействовать счет 57 «Переводы в пути». На нем можно открыть отдельный субсчет «Операции по корпоративной карте». Если вас смущает кредитовое сальдо на счете 57, то можете открыть указанный субсчет на счете 76. Тогда проводки будут выглядеть так.

Возврат полной суммы денег, полученных ранее под отчет

По указанию директора выдали работнику деньги на покупку комплектующих. Срок составления авансового отчета, установленный в приказе на выдачу денег под отчет, — 20 рабочих дней. Однако работник не смог найти нужные детали: у поставщика не оказалось их в наличии. Поэтому через неделю подотчетник решил вернуть всю сумму полученного ранее аванса. Как это оформить? Надо ли составлять авансовый отчет?

— При получении денег от работника вам надо оформить приходный кассовый ордер и выдать ему квитанцию к такому ПКО.

Составлять авансовый отчет нет необходимости: ведь никаких расходов у работника не было, так что и отчитываться не за что.

Учет упрощенцами покупок, оплаченных подотчетником корпоративной картой

Наша организация на «доходно-расходной» УСН. Подотчетник расплатился в розничном магазине за материалы корпоративной картой в конце декабря 2018 г., что подтверждается чеком ККТ и слипом. Однако по банковской выписке такая оплата проведена банком лишь в начале января 2019 г.
Подотчетник составил авансовый отчет, его утвердил директор в декабре 2018 г. Тогда же приняты к учету материалы, полученные от подотчетника. Когда можно считать их оплаченными и, соответственно, когда можно учесть их в расходах?

— С одной стороны, на дату совершения операции по карте подотчетником (когда он расплатился в магазине картой) банк зарезервировал соответствующую сумму (операция по оплате числится в авторизованных транзакциях). Значит, второй раз подотчетник или кто-то другой не сможет расплатиться теми же деньгами за иные покупки.

С другой стороны, до реального списания денег с банковского счета нельзя сказать, что материалы оплачены организацией. Это произойдет лишь тогда, когда такая операция будет проведена по выписке банка.

Чтобы прояснить ситуацию, мы обратились за разъяснениями к специалисту Минфина.

Дата оплаты материалов, приобретенных с применением корпоративной банковской карты

— При безналичных расчетах обязательства покупателя-потребителя перед продавцом по оплате товаров (работ, услуг) считаются исполненными в сумме, указанной в распоряжении о переводе денежных средств, с момента подтверждения его исполнения обслуживающей потребителя кредитной организацие й п. 3 ст. 16.1 Закона от 07.02.92 № 2300-1 .

При «доходно-расходной» УСН затраты признаются расходами налогоплательщика после их фактической оплаты. Под ней понимается прекращение обязательства налогоплательщика — приобретателя товаров (работ, услуг) перед продавцом, которое непосредственно связано с поставкой этих товаров (выполнением работ, оказанием услуг). При этом принятые к учету материальные затраты учитываются в составе налоговых расходов в момент погашения задолженности перед поставщиком/ продавцом путем списания денег с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности — в момент такого погашения.

Так как в рассматриваемом случае денежные средства за материалы, приобретенные подотчетным лицом в декабре 2018 г., были списаны с расчетного счета организации в январе 2019 г., погашение задолженности на приобретение материалов произошло в налоговом периоде 2019 г. Поэтому для целей УСН стоимость таких материалов должна быть учтена в расходах января 2019 г.

Правильно оформленный чек онлайн-ККТ подтвердит расходы подотчетника

В случае приобретения канцтоваров, материалов и прочего подотчетным лицом достаточно ли чека онлайн-ККТ, приложенного к авансовому отчету для подтверждения приобретения таких ТМЦ? В чеке онлайн-ККТ указаны все данные покупки. А авансовый отчет содержит фамилию, имя, отчество работника и его подпись. Из этого ясно, кто купил такие ТМЦ для производственных целей.
Или, учитывая Письмо Минфина от 18.02.2019 № 03-03-06/1/10344, вдобавок к онлайн-чеку подотчетнику надо требовать товарный чек с подписью кассира?

В случае если расходы подотчетника подтверждаются не чеком онлайн-ККТ, а иными документами, к примеру обычным чеком или БСО, в которых нет наименований покупок и их количества, то потребуется еще и товарный чек.

— Для признания в налоговом учете расходов на хозтовары, приобретенные подотчетником, товарный чек не требуется, если есть правильно составленный чек онлайн-ККТ. Ведь в чеках, формируемых онлайн-ККТ, все товарные позиции должны быть указаны обособленно, с выделением их наименования, количества и стоимост и статьи 1.1, 4.7 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ .

Письмо от 18.02.2019 № 03-03-06/1/10344, которое вас смущает, мы попросили прокомментировать специалиста Минфина.

Подтверждение расходов подотчетника чеком ККТ

— В Письме Минфина от 18.02.2019 № 03-03-06/1/10344 уточняется, что не каждым чеком можно подтвердить обоснованность расходов. При этом имелись в виду чеки, которые содержат только сумму оплаты и в которых нет никаких дополнительных реквизитов. Соответственно, такой чек может только обосновать, что эта сумма была потрачена, а для подтверждения целей, на которые были потрачены деньги, в указанном случае необходимы дополнительные документы.

Если же в чеке, который подотчетное лицо прилагает к своему авансовому отчету, содержится перечень товаров и другие необходимые реквизиты, то такой чек принимается для целей подтверждения обоснованности расходов при расчете базы по налогу на прибыль организаций.

Выплата подотчетнику за билет на поезд, оплаченный бонусами

После командировки работник принес билеты на поезд. Один билет «туда» оплачен наличными, в билете указана его стоимость. Билет «обратно» оплачен работником бонусами РЖД, которые были накоплены за предыдущие поездки. В самом билете стоит нулевая цена с отметкой «оплачено бонусами».
Директор распорядился возместить работнику рыночную цену бонусного билета (по цене билета «туда»). Как для целей налога на прибыль учесть компенсацию работнику стоимости бонусного билета? И надо ли начислять с нее зарплатные налоги (НДФЛ, страховые взносы)?

— Учесть для целей налогообложения прибыли в командировочных расходах деньги, которые вы выдадите работнику за билет, приобретенный им за счет бонусов, не получится. Ведь это не является компенсацией работнику его затрат на приобретение билета. Для него стоимость этого билета была нулевой. Ведь фактически за бонусные баллы работник получил скидку на стоимость билета.

Если вы будете выплачивать работнику деньги за премиальный билет (полностью оплаченный бонусами РЖД), то это будет доходом работника. Следовательно, вам надо будет удержать из него НДФЛ, а также начислить страховые взносы.

Деньги под отчет: пять главных правил и образцы заявления и приказа

Правила выдачи денег подотчет последний раз менялись 19.08.2017. Тогда же претерпели изменения некоторые кассовые операции. А последующие нововведения в проведении учета и налогообложения затронули порядок расчетов с подотчетниками.

Кто вправе получать деньги

Работодатель, по ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам определяет руководитель компании. Он издает приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.

Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Ими выступают любые работники предприятия.

Как получить деньги

Для выдачи денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании от имени директора. Форма такого документа произвольная. Но в нем должны содержаться следующие реквизиты:

• Ф.И.О. лица;
• регистрационный номер документа;
• сумма наличных денег;
• срок, на который выдаются наличные деньги; назначение (не обязательно);
• подпись директора и дата.

Проводить расчеты с подотчетными лицами допускается по новому образцу заявлений:

Заявление от работника

Приказ о подотчетных лицах

Какую сумму выдавать подотчет

Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств подотчет. Учитывая это, выдача большей суммы не является нарушением кассовой дисциплины.

Необходим ли отчет за полученную сумму

Но это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке передает в бухгалтерию.

Сроки отчета

Если срок возврата не установлен, сотрудник сдает отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

А вот для командировочных расходов существуют особые условия авансового отчета. По п. 26 положения, утвержденного постановлением правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник обязан отчитаться по ним в течение 3 рабочих дней со дня возвращения.

Что учесть в 2020 году

Оформляя документы по новым образцам для подотчета с 19 августа 2017 года, помните:

1. Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке.

2. Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо. И кассовый чек оформляется в обычном порядке.

Изменяем положение о ведении кассовых операций

Сотрудники вправе получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также допускается выдача компанией денег на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см. указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.

Через кассу деньги выдаются в соответствии со следующими требованиями:

1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указаний № 3210-У.

2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или по его письменному заявлению. Как указано в письме ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ подписывает директор, в нем указываются дата и регистрационный номер.

3. Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета (абз. 2 п. 6.3 указаний № 3210-У) составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник обязан отчитаться или вернуть деньги организации.

4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет вправе выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетнику разрешается путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Возможность безналичных подотчетных расчетов закрепляется в учетной политике.

5. Лимит сумм, которые выдаются в подотчет, не установлен. Предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями. В этом отношении изменения для подотчетных лиц не произошли.

6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.

7. Организации и ИП вправе выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).

8. Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. При переводе денежных средств на карту — проводка Дт 71 Кт 51.

Главные правила

1. Под отчет выдается любая сумма.

2. С 19.08.2017 работнику, чтобы получить деньги подотчет, достаточно распоряжения руководителя компании. Заявление писать не обязательно.

3. Ранее до сдачи отчета за прошлую сумму работник не мог получить подотчетные, теперь ответ на вопрос: можно ли выдавать деньги в подотчет, если сотрудник не отчитался за предыдущий, — да, можно.

4. Подотчетные суммы разрешается переводить на банковские карты.

5. С 19.08.2017 обновлены локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.

Ответственность

• для организации — от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
• для ее должностных лиц и ИП — от 4000 руб. до 5000 руб.

Какими способами можно выдать деньги под отчет

Способы выдачи

Подотчетные суммы можно выдать сотруднику двумя способами:

• наличными деньгами из кассы;

• при помощи банковской карты.

Выдача подотчетных сумм наличными

Если организация выдает сотруднику подотчетные суммы наличными, деньги для выдачи можно получить:

• с текущего банковского счета;

• за счет выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг). Исключением является наличность, принятая от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при комиссионной торговле или при получении оплаты по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк.

Это следует из положений пунктов 2 и 3 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

В бухучете в момент выдачи наличных денег под отчет сделайте запись:

Дебет 71 Кредит 50

– выданы сотруднику деньги под отчет из кассы.

Пример выдачи подотчетных сумм сотруднику из кассы организации

Секретарю ЗАО «Альфа» Е.В. Ивановой поручено закупить для организации канцтовары (бумагу, ручки, степлеры и т. д.). На эти цели кассир на основании заявления Ивановой, подписанного генеральным директором, выдал сотруднице 4000 руб.

Выдачу денег под отчет бухгалтер «Альфы» отразил так:

Дебет 71 Кредит 50
– 4000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой для покупки канцтоваров.

Использование корпоративной банковской карты

Для выполнения служебных заданий сотруднику можно выдать корпоративную банковскую карту. Ее разрешено использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также других подотчетных операций (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Эта карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Чтобы получить корпоративную карту, сотрудник должен написать заявление. Денежные средства на карту зачисляются на основании приказа руководителя. Также рекомендуется утвердить порядок использования корпоративной карты, а учет выданных карт вести в специальном журнале.

При открытии (закрытии) специального карточного счета уведомлять налоговую инспекцию и территориальные отделения Пенсионного фонда РФ и ФСС России не надо.

Однако передача карты сотруднику – это еще не выдача самих подотчетных сумм. Согласно Инструкции к плану счетов суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. То есть в тот момент, когда сотрудник воспользуется картой (снимет с нее деньги или оплатит ею расходы).

По корпоративной карте сотрудник снимает деньги со специального карточного счета организации. Этот счет банк открывает организации на основании договора банковского счета (п. 1.12 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Специальный карточный счет является отдельным, поэтому учет операций по нему нужно вести на отдельном субсчете к счету 55 (Инструкция к плану счетов). Например, этот субсчет можно назвать «Специальный карточный счет». О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки. В бухучете при этом делается такая запись:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»

– выданы сотруднику деньги под отчет.

Пример выдачи подотчетных сумм сотруднику с использованием корпоративной банковской карты

Менеджеру ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьеву поручено купить для организации хозяйственные принадлежности (швабру, ведро, салфетки и т. д.). Для оплаты этих расходов 14 марта сотрудник получил корпоративную банковскую карту.

16 марта Кондратьев снял с карточного счета 2000 руб. Это подтверждает банковская выписка за этот день.

Бухгалтер «Альфы» отразил выдачу денег Кондратьеву 16 марта такой проводкой:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– 2000 руб. – выданы Кондратьеву деньги под отчет для приобретения хозяйственных принадлежностей.

Перечисление денег на зарплатную карту

Ситуация: можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника?

Представители Минфина и Казначейства России придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:

– оплаты командировочных расходов;

– компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетными лицами. Например, пропишите, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников». Кроме того, в платежном поручении укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными.

Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить в организацию заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту и указать реквизиты для перечисления. А затем приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288 и в совместном письме от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554. Хоть последнее письмо и адресовано бюджетным учреждениям, сделанные в нем выводы актуальны для коммерческих организаций.

Некоторые арбитражные суды также не отрицают возможность выдачи подотчетных денежных средств на банковскую карту сотрудника. Например, в постановлении от 11 февраля 2008 г. № А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на зарплатный счет сотрудника подотчетные денежные средства. Эта операция была подтверждена приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты).

Стоит отметить, что в унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408. В то же время в письме от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 Банк России при комментировании расчетов по командировкам указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции. Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.

Кроме того, организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета, предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными.

Таким образом, организация вправе перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, при условии, что это предусмотрено учетной политикой. Вместе с тем, если бухгалтер хочет полностью обезопасить себя от лишних споров с контролирующими ведомствами, по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу.

В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).

Соблюдение лимита расчетов

Ситуация: должны ли подотчетные лица соблюдать лимит расчетов, установленный Банком России (100 000 руб.), при оплате товаров (работ, услуг) посредством корпоративной банковской карты?

Ответ: нет, не должны.

Лимит расчетов, установленный указанием Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У, распространяется только на наличные расчеты (п. 1 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Банковская карточка (в т. ч. и корпоративная) является электронным средством платежа и используется при осуществлении безналичных расчетов (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты соблюдать лимит расчетов, установленный Банком России (100 000 руб.), не нужно.

Налоги и взносы

Для целей налогообложения операцию по передаче денег под отчет рассматривайте как выдачу аванса. Никаких особенностей, связанных с тем, что деньги получил сотрудник, не возникает.

До того момента, пока организация фактически не получит товары (ей не будут оказаны услуги или выполнены работы), расходов у нее не возникнет. Поэтому выданные подотчетные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль и единому налогу при упрощенке (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Не влияют они и на расчет ЕНВД, этим налогом облагается вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

На суммы, выданные под отчет, не нужно начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование. Объясняется это тем, что полученные сотрудником деньги – это не вознаграждение за выполненные им работы или оказанные услуги, с которых нужно перечислять эти обязательные платежи (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

НДФЛ с подотчетных сумм тоже не удерживайте. Деньги, выданные под отчет, не увеличивают налогооблагаемый доход сотрудника (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 22 декабря 2003 г. № 27-08/70659). Это объясняется тем, что выданы они на время и с условием представления отчета об их использовании (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Выдаем деньги под отчет: пошаговая инструкция

На нашем форуме очень часто появляются вопросы, связанные с выдачей наличных денежных средств под отчет. Чтобы помочь начинающим бухгалтерам, мы решили составить алгоритм для выдачи наличных под отчет, а также рассказать о том, как поступать в неоднозначных ситуациях, возникающих при работе с «подотчетниками».

Алгоритм выдачи наличных

Выдать работнику наличные деньги под отчет может потребоваться, например, в целях:

• покупки товарно-материальных ценностей;
• осуществления расходов в командировке;
• расчетов по договорам, которые заключены от имени организации.

Основной документ, который устанавливает правила для выдачи денежных средств под отчет — это указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание). Для выдачи наличных под отчет в общем случае мы рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:

Шаг 1: Получите заявление

Работник должен подать на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств под отчет. Единой формы заявления нет, поэтому может применяться произвольная форма. В тексте заявления должны быть отражены:
— сумма наличных денежных средств;
— срок выдачи.
Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату (подпункт 6.3 Указания). Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).

Шаг 2: Оформите расходный кассовый ордер

После получения заявления оформите расходный кассовый ордер. Форма ордера (КО-2) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88.
Кассовый ордер может оформить (подпункт 4.2 п. 4 Указания):
— главный бухгалтер;
— бухгалтер или иное должностное лицо (в том числе кассир), определенное в распорядительном документе, или должностное лицо организации, физическое лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета;
— руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
Кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером. В случае их отсутствия — руководителем (подпункт 4.3 п. 4 Указания).

Шаг 3: Передайте ордер в кассу

Кассир проверяет полученный ордер. Если ошибок нет, то после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющему личность, работнику выдаются наличные деньги (подпункт 6.1 п. 6 Указания). Кассовый ордер подписывается получателем и кассиром.

Шаг 4: Проверьте кассовую книгу

По оформленному ордеру кассир должен провести запись в кассовой книге. При этом записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку (подпункт 4.6 п. 4 Указания).

Если в компании нет кассира (работника, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций), то подписать кассовый ордер и выдать наличные может руководитель (пункт 4 Указания).

Авансовый отчет

Получивший деньги работник должен отчитаться за них, то есть представить авансовый отчет. Отчет должен быть представлен в течение трех рабочих дней со дня (подпункт 6.3 п. 6 Указания, пункт 26 «Положения о командировках», утв. постановлением правительства РФ от 13.10.08 № 749):

• истечения срока, на который выдавались деньги;
• возвращения из командировки;
• выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы (например, товарные и кассовые чеки). Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю.

Лицо, которому представлен авансовый отчет, проверяет целевое расходование денежных средств, наличие подтверждающих документов, правильность их оформления и подсчет сумм. После этого авансовый отчет утверждается руководителем. Срок, в течение которого осуществляется проверка данного отчета, его утверждение и окончательный расчет, устанавливается руководителем (подпункт 6.3 п. 6 Указания). После утверждения авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм. Однако случается, что работник потратил меньше или больше денежных средств, чем получил под отчет. Как быть в этих случаях?

Потрачено меньше

Чтобы принять оставшиеся деньги главному бухгалтеру следует оформить и подписать приходный кассовый ордер, в котором, в частности, отражается возвращаемая денежная сумма.

Потрачено больше

После утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход следует вернуть работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Если деньги не возвращены

Если авансовый отчет не утвержден или не возвращен остаток, то деньги можно удержать из зарплаты (статья 137 ТК РФ). Для этого следует:

• получить согласие работника на удержание соответствующей суммы (если работник не согласен на удержание, взыскать деньги можно через суд);
• в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств, издать приказ руководителя организации об удержании (если пропустить срок, то взыскивать деньги придется в суде);
• ознакомить с приказом работника (письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).

Общая сумма удержаний не может превышать 20% от суммы зарплаты, причитающейся работнику (статья 138 ТК РФ). Если долг превышает данный предел, то удержания потребуется производить из нескольких выплат (см. также «Как правильно производить удержания из заработной платы»).