Подотчетное лицо не вернуло деньги

Подотчет не возвращен: НДФЛ и взносы

Подотчет просрочен: что делать

Деньги под отчет выдаются на основании заявления работника, которое подписывает руководитель. Они могут быть выданы наличными из кассы либо перечислены на карту работника. Порядок выдачи денег и утверждения отчета за них организация устанавливает самостоятельно и закрепляет в локальном нормативном акте Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 . В частности, в нем могут быть обозначены сроки, на которые выдаются деньги работникам.

При безналичном перечислении подотчетных сумм на карту работника обязательно укажите в поле «Назначение платежа», что деньги являются именно подотчетными. Иначе налоговики при проверке могут посчитать их доходом работника и обложить НДФЛ и страховыми взносами.

• или со дня истечения срока, на который выданы деньги. Кстати, этот срок может быть указан не только в локальном нормативном акте организации, но и в самом заявлении работника о выдаче денег под отчет;

• или со дня возвращения из командировки;

• или со дня выхода на работу после отпуска/ болезни в случае, если в этот период истек срок, на который были получены подотчетные деньги.

Если работник получил безналичные деньги для командировки (к примеру, на банковскую карту), то за них он также должен отчитаться в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировк и п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 . А вот срок для отчета об истраченных безналичных подотчетных суммах, предназначенных для иных целей, нормативные акты не устанавливают. Так что этот срок организации лучше закрепить в своем локальном нормативном акте.

Работник должен составить авансовый отчет, приложить к нему подтверждающие документы, а оставшиеся неистраченными суммы вернуть организации.

Получить наличные под отчет работник может только при отсутствии задолженности по ранее взятым подотчетным сумма м п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У .

Но что делать, если подотчетник пропустил срок, установленный для отчета о полученных суммах, либо его авансовый отчет не утвержден руководителем организации? В таких случаях деньги можно удержать из зарплаты, но только с согласия работник а ст. 137 ТК РФ . Для этого нужн о Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0 :

• не позднее месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных сумм, издать приказ руководителя организации об удержании;

• ознакомить с этим приказом работника под роспись. Он должен написать, что согласен с суммой и основанием удержания.

Общая сумма удержаний в пользу работодателя не может превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся работнику на руки ст. 138 ТК РФ .

Если же вы пропустили месячный срок, отведенный для издания приказа, либо работник не согласен с удержанием, взыскать с него долг можно только через суд.

Нужно ли удерживать НДФЛ с просроченных подотчетных сумм

Ответ на этот вопрос зависит от того, являются ли указанные деньги доходом работника.

Обложение НДФЛ подотчетных сумм

— До тех пор пока за работником числится задолженность по выданным под отчет суммам, их нельзя квалифицировать как экономическую выгод у ст. 41 НК РФ . Деньги, выданные физическим лицам под отчет, не относятся к доходам для целей обложения НДФЛ. Если подотчетные суммы не возвращены, они образуют задолженность физического лица перед организацией и подлежат возврату.

Включение в доход работника, подлежащий обложению НДФЛ, своевременно не возвращенных сумм, выданных в качестве аванса (например, на командировочные расходы), возможно только на дату принятия решения организации о списании долга с такого работника.

Упомянутые в статье судебные решения можно найти:

Причем даже то, что работник увольняется и не возвращает числящуюся за ним задолженность по подотчетным суммам, еще не повод для признания дохода и удержания НДФЛ. Доход появится только на дату, когда станет невозможно взыскать такой долг (то есть на дату истечения срока исковой давности). Этот срок:

• надо отсчитывать со дня, следующего за днем, когда работник должен был вернуть неизрасходованные деньг и п. 1 ст. 210 НК РФ ;

Понятно, что удержать деньги с уже уволившегося работника организация вряд ли сможет. В таком случае по итогам того года, в котором истек срок исковой давности, надо заполнить на этого работника справку 2-НДФЛ, отразив в ней доход в виде невозвращенной суммы и сумму исчисленного и неудержанного налог а п. 2 Приказа ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ .

Эту справку надо представить в ИФНС не позднее 1 марта года, следующего за тем, в котором истек срок исковой давност и п. 5 ст. 226 НК РФ .

Нужно ли начислять страховые взносы

Казалось бы, раз выданные под отчет деньги не являются доходом работника для целей НДФЛ, то они не должны облагаться и страховыми взносами. Однако все не так просто.

Разъяснения, которые ФСС и Минтруд давали в период, когда уплата взносов определялась по правилам Закона № 212-ФЗ, заключались в следующем. Если деньги, полученные работником под отчет, не возвращены в течение 1 месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, то на эту сумму необходимо начислить взнос ы Письма ФСС от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250 ; Минтруда от 12.12.2014 № 17-3/В-609 .

Судьи придерживаются позиции, что не возвращенный работником аванс, по которому не истек срок исковой давности, — это не доход. Особенно в ситуациях, когда организация принимает действия по его возврат у Постановление 19 ААС от 05.04.2016 № 19АП-6638/2015 .

Но бывают и исключительные случаи. Так, однажды ВАС признал доходом работников деньги, которые они получали со счета организации в банке и не сдавали в кассу. Работники не отчитывались за эти деньги. Кроме того, не было никаких доказательств, что деньги вообще предназначались для покупки каких-либо ценностей для деятельности организации. Один из этих работников был директором организации, второй — его родственником. А общая сумма снятых денег превысила 10 млн руб. Так что это нельзя назвать стандартным подотчетом. Проанализировав такую ситуацию, суд счел, что работники не собирались возвращать полученные деньги, а организация — требовать их возврата. Поэтому ВАС поддержал налоговиков, доначисливших НДФЛ, пени и штра ф Постановления Президиума ВАС от 05.03.2013 № 14376/12 , от 05.03.2013 № 13510/12 ; Письмо ФНС от 24.12.2013 № СА-4-7/23263 . И есть свежее решение арбитражного суда, придерживающегося такой же позиции в отношении директора, не возвратившего подотчетные деньг и Постановление АС СЗО от 14.07.2016 № Ф07-5021/2016 .

Но с 2017 г. страховые взносы надо считать по правилам НК. Поэтому мы обратились за разъяснениями в Минфин.

Начисление страховых взносов на подотчетные деньги

— В 2017 г., если деньги, полученные под отчет, не возвращены работником в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на эту сумму надо начислить страховые взносы.

Сумму начисленных взносов можно будет зачесть (вернуть) после того, как работни к Письма ФСС от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250 (п. 5); Минтруда от 12.12.2014 № 17-3/В-609 :

• или вернет деньги;

• или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.

В случае если организация принимает решение простить долг работника по подотчетным суммам, за которые он не отчитался, эти суммы однозначно признаются его доходом. И следовательно, должны облагаться:

Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами

С 1 июля 2019 года действуют новые правила для подотчетных лиц и оформления подотчетных документов. Это связано с изменениями в формировании чеков ККТ — в них появились дополнительные реквизиты. Также вышли из оборота типографские формы бланков строгой отчетности.

Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях. Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.

Как выдаются подотчетные средства

Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.

Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.

Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.

Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя. В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты. И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.

Порядок выдачи подотчетных сумм

В заявлении о выдаче денег под отчет прописывается следующая информация:

• сумма и срок, на который она выдается

В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.

• даты подписания заявления

Срок, на который выдаются деньги, может варьироваться. Если это 5 рабочих дней, то от даты подписания заявления нужно отсчитать 5 рабочих дней по календарю. Если в заявлении указано «10 календарных дней», то нужно отсчитать календарные дни с учетом выходных, праздников и дней, когда сотрудник не работает.

Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2019 года. В таком случае интерпретация может быть любая. Дело в том, что Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У содержат только требование срока, на который сотрудник хочет получить деньги, без конкретики. И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату.

• виза руководителя о согласовании выдачи

Если начиная с 2017 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа. Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму. То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.

Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет.

Что изменил закон о применении ККТ

В связи с изменениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ стали возникать вопросы, связанные с интерпретацией термина «выдача». В ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ расчеты определяются как прием (получение) и выплата денежных средств. И многие стали интересоваться, нужно ли применять ККТ при выдаче подотчетных сумм.

Пояснения по этому вопросу дает Письмо ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@: если выплаты производятся по договору ГПХ и при выдаче подотчетных средств, то кассовый чек пробивать не нужно.

Это же письмо поставило точку в другом вопросе. Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами? Как он должен тратить деньги? Допустим, он пошел в магазин и приобрел по нашей просьбе картриджи для принтера. При этом он рассчитался наличными деньгами, которые были выданы ему под отчет.

В п. 2 Письма ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@ говорится, что если сотрудник производит оплату наличными денежными средствами в пользу поставщика за материально-товарные ценности, продавец обязан выдать ему кассовый чек. И даже если сотрудник имеет доверенность (как представитель юрлица), то это ничего не меняет. Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2018 № 17-26/2/125945@, четко указывает на то, что встречный чек выпускать не нужно.

Таким образом, при осуществлении наличных расчетов в рамках расчетов с подотчетными лицами чек выставляет продавец-поставщик товарно-материальных ценностей или услуг. Встречный чек подотчетник не пробивает, поэтому фискальный чек в такой ситуации не формируется, информация в ФНС не передается.

Однако по-прежнему все расчеты по подотчетным лицам в случае их осуществления подкрепляются теми документами, которые фиксируют факт оплаты. Именно поэтому к авансовому отчету прикрепляются соответствующие документы.

Электронные авансовые отчеты и электронные чеки

Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.

Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.

Несколько лет назад вышло Письмо Минфина РФ от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, в котором закреплено, что авансовый расчет может быть представлен в электронной форме. Как это осуществляется на практике:

• Если в компании внедрен ЭДО

При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.

Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.

Если налоговая в рамках выездной документальной поверки запросит документы, подтверждающие кассовую дисциплину, ей можно предоставить электронные авансовые отчеты с приложенными электронными кассовыми чеками.

• Если в компании нет ЭДО

Если ЭДО отсутствует, то компания имеет право вести учет в бумажном виде. В этом случае сотруднику придется заполнять установленный ЦБ бланк авансового отчета, прикреплять к нему бумажные кассовые чеки, подтверждающие расходы.

На сегодняшний день все чеки, которые содержат QR-код, равно как и бланки строгой отчетности (БСО), в обязательном порядке должны быть выбиты поставщиками, продавцами на кассовой технике, подключенной к онлайн-кассам.

С 1 июля 2019 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата. Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код.

Законодательство пока не требует проверки этих чеков. Но сегодня все экономически целесообразные расходы должны подтверждаться документами. Чтобы проверить все чеки, предъявляемые в составе авансовых отчетов, установите приложение ФНС «Проверка кассового чека».

Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?

В данном случае работают нормы ст. 137 ТК РФ. Работодатель, выдавший подотчетные суммы, вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании сумм, по которым не поступил авансовый отчет, из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Самая «безопасная» схема действий при этом — взять с сотрудника заявление («Прошу данную сумму удержать из моей заработной платы…»).

Если сотрудник оспаривает размеры и основания удержаний, то ситуация осложняется. Например, он может заявить, что потерял чеки, или что с его точки зрения расход был экономически целесообразен, с чем не согласен работодатель.

Если спустя месяц ситуация не разрешилась, то тогда спор рассматривает судебный орган либо по истечению срока работодатель признает эти деньги доходом сотрудников.

Изменения с 1 июля 2019 года

С 1 июля вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ. В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:

• наименование покупателя (клиента);
• ИНН покупателя (клиента);
• сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
• сумма акциза (если применимо);
• регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).

Таким образом, с 1 июля 2019 года, когда подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени компании, не как физлицо, продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя. И это окажет существенное влияние на практику налогообложения.

Взыскание с работника подотчетных сумм

Во многих организациях сотрудникам передаются или перечисляются денежные средства под отчет, например, для покупки каких-то материалов, либо для поездки в служебную командировку и др.

После использования подотчетных денежных средств лицо обязано предоставить авансовый отчет, в котором указываются произведенные расходы, с учетом целей на которые предоставлены подотчетные денежные средства.

Содержание статьи:

Ниже рассмотрим отдельные вопросы, касающиеся авансового отчета и возврата подотчетных сумм. Наш адвокат по трудовым спорам поможет работнику или работодателю в процессе взыскания подотчетных сумм: профессионально, на выгодных условиях и в срок.

Нарушение сроков предоставления авансового отчета

Если работнику, направленному в командировку, были выданы или перечислены под отчет денежные средства, то после возвращения из командировки, он обязан в течение 3 рабочих дней предоставить главному бухгалтеру авансовый отчет.

Аналогичная ситуация по срокам предоставления отчета по денежным средствам, выданным на определенный срок. К отчету должны быть приложены подтверждающие расходы документы (за проживание в гостинице, на оплату билетов на проезд и т.д.).

Если работник не предоставил в установленный срок авансовый отчет, у него возникает задолженность перед работодателем в сумме полученного аванса, то есть для работника наступает материальная ответственность, и соответствующие суммы могут быть удержаны из заработной платы работника в порядке, установленном законодательством.

Работодатель имеет право обратиться в суд с исковым заявлением о взыскании выданных подотчетных сумм с работника. В рамках направления по защиты прав работодателя мы не раз инициировали и успешно проводили данные судебные процессы.

Что делать, если работник не вернул подотчетные суммы?

Что делать, если работник, не возвращает денежные средства, полученные под отчет на определенный срок? Необходимо выяснить, в полном ли объеме израсходованы работником подотчетные суммы на соответствующие цели. Потребуйте в письменном виде предоставления соответствующей информации и подтверждающие документы.

• Если денежные средства не израсходованы в полном объеме, необходимо выяснить, намерен ли работник вернуть подотчетные суммы. В письменном виде затребуйте у работника объяснения о том, намерен ли он возвращать подотчетные средства, которые не использованы. В письме укажите срок для предоставления объяснений.
• Если работник не намерен возвращать соответствующие подотчетные суммы, выяснить у него, согласен ли он на удержание неиспользованных подотчетных сумм из заработной платы. Если согласен – получите письменное согласие.
• Если работник не согласен с задолженностью перед работодателем по подотчетным суммам, в этом случае следует обратиться за судебной защитой своих прав.

ПОЛЕЗНО: смотрите видео по советам трудового адвоката, а также пишите свой вопрос в комментариях ролика

Удержание подотчетных сумм из зарплаты работника

Удержание любых сумм, в том числе подотчетных сумм (аванса, который не израсходован и не возвращен), из заработной платы работника производится в установленном законодательством порядке. Кстати, возмещение затрат на обучение работника также возможно провести в данном порядке.

ВНИМАНИЕ: Работодатель может принять решение о том, чтобы производить удержание из заработной платы работника, в связи с неизрасходованным и не возвращенным авансом:

• не позднее одного месяца со дня окончания срока, когда должен быть возвращен аванс. При этом работодатель сам определяет, на какой срок выдает подотчетные средства.
• и если работник не возражает против основания и размера удержания.

В рассматриваемой ситуации работодатель сможет удерживать при каждой выплате заработной платы не более 20 процентов. Работодателю следует получить письменное согласие работника на удержание из его заработной платы подотчетных сумм и издать соответствующий приказ на удержание.

Взыскание с работника подотчетных сумм

Итак, работник не предоставил авансовый отчет либо не предоставил надлежащих документов о расходовании выданных сумм на соответствующие цели; на удержание соответствующих сумм заработной платы работник не согласен.

В этом случае работодатель может подать в суд с исковое заявление о взыскании с работника подотчетных средств.

Исковое заявление о взыскании подотчетных средств

Исковое заявление о взыскании подотчетных средств это процессуальный документ, требующий соблюдения правил по его составлению в соответствии с требованиями процессуального законодательства.

Поскольку работнику денежные средства были выданы на конкретные цели, и работник не отчитался о их целевом использовании, соответственно можно говорить о том, что работодателю причинен ущерб работником, а на стороне работника возникло неосновательное обогащение.

Как указано выше, важно, чтобы был определен срок, до которого выдаются подотчетные суммы.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ на срок исковой давности, работодатель может обратиться в суд с указанным иском в течение одного года после того как обнаружен причиненный ущерб. Поскольку соответствующий спор вытекает из трудовых отношений, дела указанной категории рассматриваются районными судами. Читайте также про порядок взыскания ущерба с работника, его можно заявить одновременно со иском о возмещении подотчетных денежных средств.

Лучше обратиться к нашему профессиональному адвокату для составления указанного документа. Наши адвокаты по трудовым вопросам качественно и быстро составят исковое заявление с соблюдением всех требований законодательства, а также будут защищать работника, к которому заявлен необоснованный иск о взыскании денег выданных на подотчет.

Образец искового заявления о взыскании подотчетных средств

В Ревдинский городской суд

Свердловской области

ИСТЕЦ:

ООО

ОТВЕТЧИК:

К.

Цена иска: 208 471 руб. 11 коп.

Исковое заявление о взыскании с работника подотчетных сумм

К. работал в ООО в должности мастера с 01.04.2010 г. по 31.03.2011 г. по трудовому договору № 233-тд от 01.04.2010 г. За время работы в ООО Ответчику выдавались денежные средства под авансовый отчет:

• 33 000 рублей (на основании РКО № 1188 от 30.12.2010 г.)
• 40 00 рублей (на основании расходного кассового ордера № 2 от 28.04.2011 г.);
• 115 000 рублей (на основании РКО № 14 от 12.05.2011 г.);
• 31 700 рублей (на основании РКО № 663 от 15.08.2011 г.).

На всех вышеназванных документах имеется подпись Ответчика. Таким образом, у Ответчика имеется задолженность перед ООО в размере 188 00 рублей.

Согласно ст.233 ТК РФ: «материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено настоящим Кодексом или иными федеральными законами».

В соответствии с п.2 ч.1 ст. 243 ТК РФ, материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.

ПОЛЕЗНО: смотрите видео и узнаете, почему любой образец иска, жалобы или претензии лучше корректировать с нашим адвокатом, пишите вопрос в комментариях ролика

В денежных обязательствах, предусматривающих обязанность должника уплатить денежные средства, на просроченную уплатой сумму подлежат начислению проценты на основании ст. 395 Гражданского кодекса РФ. Период времени, за который подлежат начислению проценты, составляет 490 дней (с 31.03.2011 г. по 10.08.2012 г.). В связи с этим и на основании п. 1 ст. 395 Гражданского кодекса РФ Истец имеет право на получение от Ответчика процентов за пользование чужими денежными средствами в размере учетной ставки банковского процента (ставки рефинансирования) на день вынесения решения суда.

На основании изложенного и руководствуясь действующим законодательством

ПРОСИМ:

• взыскать с Ответчика в пользу ООО задолженность по подотчетным денежным средствам в размере 188 000 рублей;
• взыскать с Ответчика в пользу ООО проценты за пользование чужими денежными средствами в размере 46 060 рублей;
• взыскать с Ответчика в пользу ООО сумму уплаченной государственной пошлины 7 540 руб.60 коп.

Приложение:

1. Копии искового заявления (по числу участников).
2. Копия Трудового договора.
3. Копия приказа о приеме на работу.
4. Копия приказа о прекращении трудового договора.
5. Копия расходного кассового ордера № 1188 от 30.12.2010 г.;
6. Копия расходного кассового ордера № 2 от 28.04.2011 г.;
7. Копия расходного кассового ордера № 14 от 12.05.2011 г.;
8. Копия расходного кассового ордера № 663 от 15.08.2011 г.);
9. Расчёт процентов за пользование чужими денежными средствами.
10. Копия Устава.
11. Копия свидетельства о постановке на налоговый учет.
12. Копия решения № 16-35/15.
13. Копия выписки из ЕГРЮЛ.
14. Копия доверенности.
15. Квитанция об оплате государственной пошлины.

Автор статьи:

© адвокат, управляющий партнер АБ «Кацайлиди и партнеры»

Работник не вернул подотчетную сумму: как отразить данную операцию в бухгалтерском и налоговом учете

Доход, облагаемый НДФЛ, возникает у налогоплательщика в момент освобождения его от обязанности по погашению задолженности, например при прощении долга

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Лазарева Ирина

Ответ прошел контроль качества

В соответствии с приказом руководителя от 15.05.2019 сотрудник был направлен в командировку в г. Кемерово. Руководителем с использованием корпоративной карты были приобретены авиабилеты на дату 27.05.2019 в сумме 14 000 руб. и переданы сотруднику. Также 24.05.2019 на карту сотрудника был перечислен аванс на командировочные расходы в сумме 50 000 руб.

27.05.2019 сотрудник не вылетел в командировку, на имя руководителя написал объяснительную, что опоздал на самолет. Также сотрудник написал заявление от 27.05.2019 об уходе в неоплачиваемый отпуск и заявление, в котором просит удержать из его заработной платы суммы 14 000 руб. за билеты и 50 000 руб. за неиспользованные командировочные. Позднее сотрудник написал заявление на увольнение по собственному желанию с 25.06.2019. После расчета заработной платы, компенсации за неиспользованный отпуск и удержания из этих сумм суммы задолженности перед организацией сотрудник не погасил свой долг в сумме 18 000 руб. Каков порядок отражения данной ситуации в бухгалтерском и налоговом учете?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Доход, облагаемый НДФЛ, возникает у налогоплательщика в момент освобождения его от обязанности по погашению задолженности, например при прощении долга. До принятия организацией решения о невзыскании с бывшего работника денежных средств (прощение долга) у нее не возникает обязанностей налогового агента по НДФЛ.

Исходя из официальных разъяснений, денежные суммы, не использованные по назначению и не возвращенные подотчетным лицом, рассматриваются как выплаты в пользу работника в рамках трудовых отношений и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке. Однако такая позиция небесспорна.

При налогообложении прибыли убытки в размере непогашенной бывшим работником задолженности можно признать при списании безнадежного долга.

Бухгалтерские проводки приведены ниже.

Обоснование позиции:

Статьей 137 ТК РФ предусмотрена возможность удержаний из заработной платы работника с целью погашения его задолженности работодателю, в т.ч. для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

Кроме того, работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ). Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).

Доходом для целей налогообложения признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физлиц в соответствии с главой 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ. К доходам налогоплательщика в натуральной форме относится, в частности, оплата за него товаров (работ, услуг) или имущественных прав в интересах налогоплательщика (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Перечень освобождаемых от налогообложения доходов приведен в ст. 217 НК РФ, в числе которых все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). К таким расходам относятся, в том числе суточные (в пределах лимита), а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Сами по себе денежные средства, полученные работником в подотчет, не образуют для него экономической выгоды, поскольку выдаются на возвратной основе и представляют собой дебиторскую задолженность работника перед организацией — он должен отчитаться о расходовании выданных ему денежных средств либо вернуть неизрасходованный остаток (письма Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610, УФНС по Московской области от 14.09.2018 N 16-10/099623@, смотрите также письмо Минфина России от 14.01.2013 N 03-04-06/4-5). То же самое можно сказать и об оплате проезда (приобретении билета) командированного работника, произведенной непосредственно работодателем в собственных интересах (смотрите также п. 3 Обзора практики, утвержденного Президиумом ВС РФ 21.10.2015, письмо ФНС России от 17.10.2017 N ГД-4-11/20938@ и др.).

Даже признание задолженности налогоплательщика безнадежной к взысканию и списание ее с баланса организации не дает прямых оснований для определения налогооблагаемого дохода у бывшего работника (при условии, что организация не является взаимозависимой по отношению к нему).

Доход, облагаемый НДФЛ, возникнет у бывшего работника только в случае прекращения его обязательства перед организацией-кредитором, например при прощении долга (ст. 415 ГК РФ). Лишь в этот момент у такого налогоплательщика возникает экономическая выгода в виде экономии на расходах по погашению долга и, соответственно, доход в размере суммы прощеной задолженности (письма Минфина России от 08.05.2019 N 03-04-05/33557, от 25.01.2019 N 03-04-06/4277, от 29.05.2018 N 03-04-06/36301 и др.).

Таким образом, полагаем, что до принятия организацией решения о невзыскании с бывшего работника денежных средств (прощения долга) у нее не возникает обязанностей налогового агента по НДФЛ.

Подробнее смотрите в материале: Энциклопедия решений. НДФЛ при прощении долга физическому лицу.

Страховые взносы

Что касается страховых взносов, то вопрос обложения страховыми взносами суммы непогашенной задолженности физического лица является неоднозначным. Если придерживаться официальных разъяснений, то в случае, когда работодатель принимает решение не удерживать выданные в подотчет денежные суммы, не использованные по назначению, они рассматриваются как выплаты в пользу работников в рамках трудовых отношений и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке (п. 1 ст. 420 НК РФ). Очевидно, что оснований применять к таким выплатам положения пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 422 НК РФ не имеется. Такая позиция прослеживается, например, в письмах Минфина России от 01.02.2018 N 03-04-06/5808, УФНС по Московской области от 14.09.2018 N 16-10/099623@. Смотрите также п. 5 приложения к письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, п. 4 письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260, письма Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609, от 07.10.2013 N 17-4/1647 (применительно к аналогичным положениям действующего до 2017 года Федерального Закона N 212-ФЗ).

Сказанное актуально и для страховых взносов на соцстрахование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (ст. 20.1, 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

В то же время применительно к рассматриваемой ситуации такой вывод небесспорен.

• Во-первых, если организация не намерена прощать бывшему работнику непогашенный долг, то говорить о возникновении объекта обложения страховыми взносами преждевременно.
• Во-вторых , в силу п. 4 ст. 420 НК РФ не признаются объектом обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права). Поэтому, формально, денежные средства в размере прощеного долга, квалифицированные как дарение (ст. 572 ГК РФ, информационное письмо Президиума ВАС РФ от 21.12.2005 N 104), не являются объектом обложения страховыми взносами.

Однако следование такой позиции содержит риски предъявления претензий контролирующих органов. Во всяком случае на сегодняшний день позиция официальных органов сводится к тому, что любые выплаты, произведенные в пользу работников, прямо не поименованные в ст. 422 НК РФ, облагаются страховыми взносами (например, письма Минфина России от 15.05.2019 N 03-03-06/1/34736, от 24.01.2019 N 03-03-06/1/3880, от 18.01.2019 N 03-03-06/1/2093, от 20.06.2018 N 03-15-05/42252, ФНС России от 09.02.2017 N БС-4-11/2362, УФНС России по г. Москве от 28.06.2018 N 20-15/138129 и др.

Стоимость авиабилетов, оформленных на имя бывшего работника, на наш взгляд, не облагается страховыми взносами ввиду отсутствия объекта обложения страховыми взносами.

Налог на прибыль

При налогообложении прибыли организация может учесть любые расходы, соответствующие критериям п. 1 ст. 252 НК РФ и при этом не поименованные в ст. 270 НК РФ. Поскольку командировка не состоялась, то рассматриваемые затраты не могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в качестве командировочных (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), что в полной мере относится и к неиспользованному авиабилету.

Отметим, что финансовое ведомство допускает возможность учета при налогообложении прибыли убытков, понесенных налогоплательщиком в случае отмены командировки, при их соответствии вышеуказанным критериям (письмо Минфина России от 18.05.2018 N 03-03-07/33766). Однако при указанных в вопросе обстоятельствах расходы, связанные с несостоявшейся по вине работника командировкой, сложно признать экономически оправданными и осуществленными для деятельности, направленной на получение дохода.

По нашему мнению, признать при налогообложении прибыли убытки в размере непогашенной бывшим работником задолженности можно только в качестве безнадежного долга (пп. 2 п. 2 ст. 265, п. 2 ст. 266 НК РФ). Подробнее смотрите в Энциклопедии решений. Списание нереальной к взысканию (безнадежной) дебиторской задолженности при налогообложении прибыли.

Бухгалтерский учет

Согласно Инструкции по применению Плана счетов. утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Учитывая увольнение работника до погашения им задолженности, бухгалтерские проводки, по нашему мнению, могут выглядеть следующим образом:

— 64 000 руб. (14 000 руб. + 50 000 руб.) — определена сумма убытка в связи с несостоявшейся командировкой по вине работника;

— 46 000 руб. — часть долга удержана из причитающихся работнику выплат;

— 18 000 руб. — сформирована задолженность физического лица;

— 18 000 руб. — произведено списание безнадежной дебиторской задолженности по истечении срока исковой давности либо на основании решения о прощении долга.