Как выдать деньги подрядчику

Инструкция для подотчетных лиц

Инструкция для подотчетных лиц – удобный локальный нормативный акт работодателя, который подскажет работникам, как выдать деньги под отчет, в какие сроки и как отчитаться по ним, какие подтверждающие расходы должны быть и какие к ним предъявляются требования. Тогда подотчетники смогут проверять первичные документы сразу на месте при совершении покупки, что минимизирует ошибки.

В инструкции нужно предусмотреть:

— срок, на который выдаются подотчетные суммы. Например, его можно установить единым для всех ситуаций или же руководитель будет его устанавливать индивидуально в каждом случае, указывая в заявлении на подотчет;

— способы выдачи денег подотчет: наличными из кассы, перечислением на карту работника (контролеры это разрешают (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288));

— форму, по которой представляется авансовый отчет. Организация вправе использовать и унифицированную форму № АО-1;

— срок проверки авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем);

— срок утверждения авансового отчета руководителем;

— срок окончательного расчета с работником по авансовому отчету.

Касса и подотчет

При выдаче под отчет наличных из кассы нужно соблюдать несколько требований:

— для получения денег работник должен написать заявление на выдачу наличных подотчет. Причем оно обязательно, даже если подотчетное лицо – сам директор организации (вместо заявления он может оформить распоряжение);

— деньги выдаются при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам;

— авансовый отчет по полученным наличным (в том числе на командировку) работник должен представить в течение 3 дней со дня окончания срока, на который они были выданы.

Подотчет на карту

Если же подотчетные средства переводятся на банковскую карту работника, то указанные требования не обязательны. В этом случае организация самостоятельно устанавливает порядок выдачи подотчетных средств на карту и сроки отчета по ним. К примеру, она может прописать в инструкции, что по средствам, полученным на карту, работник вправе отчитываться всего раз в месяц (в частности, это удобно, если нужно часто приобретать канцтовары).

Отчет по подотчету

Отчитываясь по расходам за счет подотчетных средств, работник должен приложить к авансовому отчету подтверждающие документы. Для удобства можно подготовить образцы всех подтверждающих документов, выделив в них важную информацию, и выдать их на руки подотчетнику.

Кому может быть выдан подотчет

Выдавать деньги под отчет разрешается не только сотрудникам, работающим на основании трудового договора, но и лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор. Однако не забывайте, что статус у таких работников разный. На последних не распространяются положения ТК РФ, в частности: о выплате им суточных при направлении в командировку, об удержании задолженности по подотчетным суммам из зарплаты (соответственно, разногласия в случае невозврата неизрасходованных сумм или неутверждения авансового отчета нужно будет разрешать в судебном порядке) и др.

Во избежание путаницы оформлять подотчет лучше только с работниками по трудовому договору. А лицам, работающим по гражданско-правовым договорам, деньги следует выдавать не под отчет, а во исполнение заключенного с ними договора (поручения, агентирования и т.п.), например, на основании их заявления о возмещении им расходов на выполнение поручения (при этом авансовый отчет им оформлять не обязательно).

Выдаем деньги под отчет: пошаговая инструкция

На нашем форуме очень часто появляются вопросы, связанные с выдачей наличных денежных средств под отчет. Чтобы помочь начинающим бухгалтерам, мы решили составить алгоритм для выдачи наличных под отчет, а также рассказать о том, как поступать в неоднозначных ситуациях, возникающих при работе с «подотчетниками».

Алгоритм выдачи наличных

Выдать работнику наличные деньги под отчет может потребоваться, например, в целях:

покупки товарно-материальных ценностей;
осуществления расходов в командировке;
расчетов по договорам, которые заключены от имени организации.

Основной документ, который устанавливает правила для выдачи денежных средств под отчет — это указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание). Для выдачи наличных под отчет в общем случае мы рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:

Шаг 1: Получите заявление

Работник должен подать на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств под отчет. Единой формы заявления нет, поэтому может применяться произвольная форма. В тексте заявления должны быть отражены:
— сумма наличных денежных средств;
— срок выдачи.
Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату (подпункт 6.3 Указания). Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).

Читать еще: Соотношение обмена двух денежных единиц

Шаг 2: Оформите расходный кассовый ордер

После получения заявления оформите расходный кассовый ордер. Форма ордера (КО-2) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88.
Кассовый ордер может оформить (подпункт 4.2 п. 4 Указания):
— главный бухгалтер;
— бухгалтер или иное должностное лицо (в том числе кассир), определенное в распорядительном документе, или должностное лицо организации, физическое лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета;
— руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
Кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером. В случае их отсутствия — руководителем (подпункт 4.3 п. 4 Указания).

Шаг 3: Передайте ордер в кассу

Кассир проверяет полученный ордер. Если ошибок нет, то после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющему личность, работнику выдаются наличные деньги (подпункт 6.1 п. 6 Указания). Кассовый ордер подписывается получателем и кассиром.

Шаг 4: Проверьте кассовую книгу

По оформленному ордеру кассир должен провести запись в кассовой книге. При этом записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку (подпункт 4.6 п. 4 Указания).

Если в компании нет кассира (работника, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций), то подписать кассовый ордер и выдать наличные может руководитель (пункт 4 Указания).

Авансовый отчет

Получивший деньги работник должен отчитаться за них, то есть представить авансовый отчет. Отчет должен быть представлен в течение трех рабочих дней со дня (подпункт 6.3 п. 6 Указания, пункт 26 «Положения о командировках», утв. постановлением правительства РФ от 13.10.08 № 749):

истечения срока, на который выдавались деньги;
возвращения из командировки;
выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы (например, товарные и кассовые чеки). Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю.

Лицо, которому представлен авансовый отчет, проверяет целевое расходование денежных средств, наличие подтверждающих документов, правильность их оформления и подсчет сумм. После этого авансовый отчет утверждается руководителем. Срок, в течение которого осуществляется проверка данного отчета, его утверждение и окончательный расчет, устанавливается руководителем (подпункт 6.3 п. 6 Указания). После утверждения авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм. Однако случается, что работник потратил меньше или больше денежных средств, чем получил под отчет. Как быть в этих случаях?

Потрачено меньше

Чтобы принять оставшиеся деньги главному бухгалтеру следует оформить и подписать приходный кассовый ордер, в котором, в частности, отражается возвращаемая денежная сумма.

Потрачено больше

После утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход следует вернуть работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Если деньги не возвращены

Если авансовый отчет не утвержден или не возвращен остаток, то деньги можно удержать из зарплаты (статья 137 ТК РФ). Для этого следует:

получить согласие работника на удержание соответствующей суммы (если работник не согласен на удержание, взыскать деньги можно через суд);
в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств, издать приказ руководителя организации об удержании (если пропустить срок, то взыскивать деньги придется в суде);
ознакомить с приказом работника (письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).

Общая сумма удержаний не может превышать 20% от суммы зарплаты, причитающейся работнику (статья 138 ТК РФ). Если долг превышает данный предел, то удержания потребуется производить из нескольких выплат (см. также «Как правильно производить удержания из заработной платы»).

Риски подрядчика: как получить заработанные деньги

К договору строительного подряда зачастую применяется следующая схема: каждый из субподрядчиков выполняет часть работ на строящемся объекте, передает по актам формы КС-2 результат работ генподрядчику, а тот сдает весь объект заказчику. В свою очередь, заказчик финансирует деятельность генподрядчика, который рассчитывается с субподрядчиками.

Судебная практика относительно включения отлагательных условий об оплате, зависящих от наличия финансирования или подписания актов формы КС-11, КС-14, складывалась не в пользу обусловленных сделок. Суды стояли на защите подрядчика (субподрядчика), выполнившего договорные обязательства без замечаний, и удовлетворяли требования о взыскании задолженности за выполненные, но неоплаченные работы.

Читать еще: Деньги по марксу

В результате реформирования ГК РФ ситуация изменилась, законодательство значительно либерализировалось в этом вопросе. В настоящее время статья 327.1 ГК РФ позволяет сторонам обусловить исполнение обязательства по оплате совершением другой стороной определенных действий, предусмотренных договором либо наступлением иных обстоятельств, предусмотренных договором, в том числе полностью зависящих от воли одной из сторон. Разъяснения с подобным толкованием содержатся в п. 23 Постановления Пленума ВС РФ от 22.11.2016 № 54. Между тем по-прежнему нет единого правового подхода к вопросу о том, насколько широка свобода усмотрения сторон при структурировании обязательственных отношений с использованием обусловленного исполнения стороной или третьим лицом.

Положения ст. 327.1 ГК РФ и связанные с ней разъяснения Постановления Пленума ВС РФ от 22.11.2016 № 54 (п. 23) не разрешают такой вопрос: когда подрядчик (субподрядчик) сможет получить оплату за выполненные работы, если стороны поставили встречное исполнение по договору под отлагательное условие и в договоре не согласовали срок, по прошествии которого встречное исполнение должно быть безусловно произведено.

Если такого положения нет, то имеет место пробел в договоре, а это означает неопределенность, в которой оказывается кредитор.

В таком случае суды посредством применения принципов разумности, справедливости и добросовестности устанавливают обстоятельства, связанные с исполнением договора (сдача и приемка работ, выполненных субподрядчиком и переданных генподрядчику, их оплата заказчиком) и удовлетворяют исковые требования о взыскании задолженности за выполненные работы.

Приведу примеры положительной судебной практики. Два общества заключили договор субподряда. В договоре стороны определили, что оплата окончательного платежа в размере 5% стоимости работ ставится в зависимость от поступления денежных средств от генподрядчика после подписания акта приемки законченного строительством объекта по форме КС-11. Работы были выполнены субподрядчиком, но не оплачивались генподрядчиком, поскольку последний ссылался на положения договора об отложенном платеже. Субподрядчик был вынужден обратиться в суд за взысканием задолженности. Суды трех инстанций по делу № А29-6692/2017 удовлетворили требования субподрядчика.

В этом деле суды приняли во внимание недобросовестное поведение генподрядчика как по исполнению своих обязательств перед субподрядчиком, так и по отношению к заказчику. Суды установили, что акт приемки выполненных работ подписан сторонами, прошло много времени, а генподрядчик не предпринял каких-либо мер для получения от заказчика денежных средств. Соответственно, все разумные сроки ожидания уже истекли и задержка оплаты выполненных работ не соответствует принципу разумности и добросовестности и, по сути, является злоупотреблением правом.

К аналогичным выводам пришли суды при схожих фактических обстоятельствах: Постановление 17-го ААС от 10.04.2018 № 17АП-2483/2018-ГК по делу № А60-53207/2017; Постановление 17-го ААС от 07.02.2018 № 17АП-19730/2017-ГК по делу № А71-12903/2017 (решение вступило в законную силу); Постановление 9-го ААС от 01.03.2018 № 09АП-66453/2017 по делу № А40-14355/2017.

Однако «маятник» правосудия раскачивается и в противоположную сторону. Арбитражный суд Поволжского округа не согласился с выводами судов нижестоящих инстанций, удовлетворивших исковые требования общества о взыскании окончательного платежа (Постановление АС Поволжского округа от 11.12.2017 № Ф06-27102/2017); пришел к выводу, что до тех пор, пока строительно-монтажные работы на объекте не завершены и акт приемки законченного строительством объекта формы КС-11 между генподрядчиком и заказчиком не подписан, срок оплаты окончательного платежа еще не наступил.

В настоящее время указанное дело рассматривается по новому кругу, поэтому окончательные выводы делать рано. Еще в одном из дел (№ А07-26211/2017) подрядчик обратился в Арбитражный суд Республики Башкортостан с исковым заявлением к генподрядчику с требованием о взыскании задолженности по договору подряда в виде удерживаемого обеспечительного платежа в размере 5% от стоимости выполненных работ. Работы выполнены и переданы генподрядчику по актам формы КС-2 два года назад. До настоящего времени акт формы КС-11 не подписан. Суды первой и апелляционной инстанций пришли к выводу, что обязательным условием получения подрядчиком оплаты является факт подписания акта формы КС-11, строительство объекта не окончено, следовательно, окончательный срок оплаты не наступил.

Решением суда первой инстанции в удовлетворении исковых требований отказано. Постановлением 18-го ААС решение суда первой инстанции оставлено в силе. Пересмотр данного дела ожидается в кассационной инстанции.

Читать еще: Халявные деньги где взять

Если судебная практика пойдет по такому отрицательному сценарию развития, можно предположить, что подрядчик, выполнивший в полном объеме свою часть работ на объекте, может не получить отложенный платеж никогда. В то же время генподрядчику будет позволено неограниченное количество времени пользоваться денежными средствами, подлежащими выплате субподрядчику.

Что же делать в такой ситуации подрядчику? Ответ на данный вопрос лежит на поверхности. Во избежание правовой неопределенности на стадии исполнения договора, хотелось бы посоветовать еще на этапе составления договора максимально подробно прописывать все последствия для обеих сторон, которые могут быть в случае ненаступления обусловливающих событий, а также включать в условия договора конкретный срок, при наступлении которого сторона обязана исполнить поставленное под условие обязательство.

При отсутствии в договоре указания на конкретный предельный срок наступления условий обязанная сторона должна исполнить обязательство в разумный срок после получения соответствующего требования, в случае невыполнения такого требования – обращаться в суд за взысканием неполученных денежных средств, обосновывая свои требования общими нормами ГК РФ о необходимости придерживаться принципа недопустимости злоупотребления правом и добросовестности сторон.