Деньги в кассе

Лимит кассы на 2020 год: образец приказа с приложением расчета

Компания должна установить максимальную сумму наличных, которая может постоянно находиться в кассе: для этого определяют лимит кассы. Образец приказа с приложением расчета — ниже на странице.

Вести кассу удобно и просто в МоемСкладе: кассовые операции, отслеживание остатков, печать расходных и приходных ордеров, регистрация розничных продаж через рабочее место кассира, а также автоматическое создание ПКО при закрытии смены и формировании Z-отчета на торговой точке. Попробуйте МойСклад — в первые две недели все возможности сервиса полностью бесплатные.

Здесь же можно бесплатно скачать приказ о лимите кассы на 2019 год.

Скачать приказ бесплатно!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Приказ издает руководитель организации на любой срок — месяц, квартал, год и т.д. Срок действия лимита кассы можно не указывать. Тогда с ним можно работать до издания нового приказа. Формулы расчета и наглядные примеры — далее.

Как рассчитать лимит кассы на 2019 год

Компания самостоятельно устанавливает порядок расчета лимита кассы. Есть два варианта: на основе выручки организации или объема выдачи наличных

Расчет лимита кассы: по выручке

Первый способ основан на показателях фактической или планируемой выручки организации. Он подойдет скорее тем, кто продает товары или оказывает услуги за наличный расчет. В этом случае формула лимита кассы будет:

Лимит = Выручка / Расчетный период х Дни

Расчетный период составляет не более 92 рабочих дней компании. Выбирать его можно произвольно, учитывая, например, сезонность или «пиковые» поступления прошлых лет.

Дни — это число рабочих дней между датами сдачи денег в банк, продолжительность этого периода должна быть не более 7 дней, а в местностях, где нет банка — не более 14.

Пример. В 4 квартале в кассу ООО «Солнышко» поступило:

• в октябре — 130 500 рублей,
• в ноябре — 345 000 рублей,
• в декабре — 146 900 рублей.

Деньги сдаются в банк ежедневно. Как рассчитать лимит кассы на 2019 год?

Рассчитываем по формуле выше:

(130 500 руб. + 345 000 руб. + 146 900 руб.) / ( 22 дня + 20 дней + 21 день) х 1 = 9879,4

Полученную цифру надо округлить до целых рублей. Таким образом, лимит кассы равен 9879 рублей.

Расчет лимита кассы: по объему выдачи наличных

Второй способ подойдет тем, кто в основном пользуется наличными деньгами для оплаты покупок или услуг. Формула лимита кассы будет основана на объеме выдачи наличных:

Лимит = Выдача / Расчетный период х Дни

Пример. ООО «Тигр» в 4 квартале 2017 года выдало сотрудникам подотчет на оплату хозтоваров:

• в октябре — 30 000 рублей,
• в ноябре — 45 000 рублей,
• в декабре — 60 000 рублей.

Деньги снимали с расчетного счета раз в 5 рабочих дней. Расчет лимита кассы будет такой:

(30 000 руб. + 45 000 руб. + 60 000 руб.) / (22 дня + 20 дней + 21 день) х 5 = 10714,3

Округляем до целых рублей, получаем 10 714 рублей.

Кассовая дисциплина при онлайн-кассах в 2019 году

Кассовая дисциплина предполагает соблюдение правил проведения наличных расчетов, в том числе и определение лимита кассы.

Так как касса применяется не только в торговых организациях, но и там, где есть перемещение наличных, кассовая дисциплина касается всех юрлиц. Например, ККТ нужна при:

• выплате зарплаты,
• инкассации денег,
• возврате или выдаче заемных средств,
• получении или сдаче наличных в банк,
• расчетах с подотчетными лицами.

В 2018 году онлайн-кассы обязаны были начать использовать при наличных расчетах все ООО и ИП, кроме плательщиков ПСН и ЕНВД с услугами и вендингом. До 1 июля 2019 года должны перейти на онлайн-кассы предприниматели на ЕНВД и ПСН без наемных сотрудников. Если было принято решение нанять работника до 1 июля 2019 года, нужно установить кассу в течение месяца с того момента, как был подписан договор. Подробнее: Онлайн-кассы и малый бизнес.

При использовании онлайн-кассы юрлица все равно должны заполнять ПКО, РКО, кассовую книгу и определять лимит кассы. Но некоторые документы можно не вести.

Так, после установки онлайн-кассы уже не обязательно использовать журнал и справку кассира-операциониста.

Лимит кассы для малых предприятий в 2019 году

В 2019 году лимит кассы для малых предприятий и индивидуальных предпринимателей можно не устанавливать. Всем ИП также разрешается не применять приходные и расходные ордеры и кассовую книгу, то есть кассовая дисциплина для них упрощена. Подтверждать полученную выручку при ведении учета без ПКО и РКО можно Z-отчетами или бланками строгой отчетности. Но отказ от ордеров может усложнить контроль за работниками: не будет подтверждения, что сотрудник получил деньги.

Разберем подробнее кассовую дисциплину для ИП и организаций на разных налоговых режимах, в том числе и тех, кто использует онлайн-кассы.

Кассовая дисциплина для ИП на УСН в 2019 году

У индивидуальных предпринимателей на УСН есть свои особенности:

• Они должны фиксировать кассовые операции в Книге учета доходов и расходов (КУДиР).
• Если предприниматель на УСН взял деньги из кассы на личные цели, отражать эту операцию в КУДиР не нужно (т. к. это не считается расходом при УСН).
• Устанавливать лимит кассы, вести ПКО, РКО и кассовую книгу не обязательно — предприниматель сам выбирает способ учета.

Кассовая дисциплина для ИП на ЕНВД в 2019 году

ИП на ЕНВД также могут отказаться от лимита остатка наличных в кассе, как и от ведения приходных и расходных ордеров. Кроме того, они могут не использовать онлайн-кассы до 1 июля 2019 года. Им достаточно выдавать кассовые чеки и квитанции — документы, подтверждающие получение наличных. Подробнее: отсрочка онлайн-касс до 2019 года.

До дедлайна еще есть время, но лучше поставить онлайн-кассу заранее. Во-первых, будет время освоиться с новыми правилами, во-вторых, успеете оформить налоговый вычет до 18 000 рублей, в-третьих — сможете сразу оценить преимущества:

• удобство расчетов,
• экономию на печати БСО,
• простоту в инвентаризации,
• оперативность в обслуживании покупателей.

Закажите кассу у нас — в комплекте ОФД и ФН на 15 или 36 месяцев и кассовая программа «Касса МойСклад» для Win, Android или Linux. Мы проведем онлайн-обучение и поможем импортировать товары и цены.

Кассовая дисциплина для ООО на УСН в 2019 году

У кассовой дисциплины для ООО есть особенности. Обратите внимание, что:

• Надо устанавливать лимит кассы и обеспечивать его соблюдение.
• Компании должны вести ПКО, РКО и кассовую книгу.
• Внутри компании назначается сотрудник, ответственный за правильность проведения кассовых операций.
• Надо фиксировать все операции с денежными средствами.
• Полученные средства должны использоваться только на те цели, на которые они выдавались.
• У ООО есть расходы, где нельзя использовать наличные. Например, платежи за аренду недвижимости, выплаты по дивидендам или процентов по кредиту.

Часто задаваемые вопросы о лимите кассы

Какой лимит наличных денег в кассе могут установить малые предприятия?

Для малых предприятий в 2019 году лимит кассы можно не устанавливать. Подтверждение — указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Если же компания решила определить лимит кассы, формула будет зависеть от объема выручки или выдачи денег. Читайте подробнее >>

Как часто компания должна пересчитывать лимит кассы?

Это решает руководитель организации. Указанием ЦБ РФ период не определен, но в письме Центробанка от 15.02.2012 № 36-3/25 сказано, что пересматривать лимит кассы следует, если объем поступления или выдачи наличных значительно изменился.

Когда можно превысить лимит кассы?

Превышение лимита кассы допускается в случае:

• выдачи зарплаты, стипендий и прочих выплат,
• работы компании в выходные и праздничные дни.

Кто устанавливает лимит кассы?

Руководитель компании определяет порядок расчета лимита кассы исходя из хозяйственных особенностей предприятия.

Нужно ли устанавливать лимит кассы для ООО в 2019 году?

Да. Все организации обязаны определить лимит кассы на 2019 год. Образец приказа с приложением расчета здесь >>

Обязательна ли кассовая дисциплина для ИП?

Да. Но для индивидуальных предпринимателей кассовая дисциплина упрощена: они могут не вести ПКО, РКО, кассовую книгу и не устанавливать лимит кассы.

Соблюдается ли кассовая дисциплина при онлайн-кассах в 2019 году

Да. Но если вы поставили онлайн-ККТ, то некоторые кассовые документы можно не вести: например, журнал кассира. Подробнее читайте здесь >>

Кассовые операции: как небольшой фирме организовать учет наличных денег

Начинающие бухгалтеры нередко путают понятие «касса» в значении «кассовая техника» и понятие «касса» как операции с наличными денежными средствами. Сегодня мы расскажем о том, как они соотносятся друг с другом, а также о том, как небольшой фирме организовать учет кассовых операций и как ей в этом может помочь онлайн-ККТ.

Касса и кассовая техника — не одно и то же

Из-за созвучности понятий легко перепутать значение двух терминов. С одной стороны, касса — это совокупность всех денежных операций с наличностью, то есть казна, кошелек предпринимателя или организации. С другой точки зрения, касса — это оборудование, а значит, правильнее ее именовать контрольно-кассовой техникой или машиной, ККТ или ККМ.

Касса отражает, как изменился объем денежной массы в связи с наличными поступлениями и расходами. Поступления в данном случае — это и выручка, и внесение средств собственника, и пополнение уставного капитала. Все операции, которые влияют на объем кассы, должны быть зафиксированы в документах о кассовых операциях, например, в приходном и расходном ордерах (ПКО и РКО).

ККТ также тоже отражает приход и расход денег, но только в разрезе выручки, то есть продаж или возвратов покупателю. В данном случае документом о денежной операции является фискальный чек прихода, возврата или чек коррекции. Таким образом, расчеты через онлайн-кассу — это часть всего кассового учета предприятия.

Касса — это.

Кассовые операции

Документы о проведенных операциях

Совокупность наличных денежных средств предприятия

• Приход, поступления денежных средств, например, возврат неиспользованной подотчетной суммы
• Расход денежных средств, например, выдача аванса, зарплаты

• ПКО
• РКО
• Кассовая книга

(операции на ККТ являются частью кассового учета)

• Приход, то есть получение наличных или безналичных денег от покупателя при продаже через ККТ
• Расход, например, выплата денег покупателю за возвращенный товар

• Фискальный чек прихода
• Чек возврата
• Чек коррекции

Сначала расскажем о двух разновидностях кассового учета, а затем о том, как на них влияет применение ККТ.

Как вести кассовые операции: базовый и упрощенный учет

Документы о кассовых операциях (ПКО, РКО, кассовую книгу) необходимо составлять и вести независимо от наличия ККТ в торговой точке.

«Базовый» учет

«Базовый» учет кассовых операций ведут организации и ИП, которые не относятся к субъектам малого предпринимательства. Они документируют кассовые операции следующим образом:

• создают приходный кассовый ордер (ПКО) при поступлении денег в кассу;
• формируют расходный кассовый ордер (РКО) при выплате денег из кассы;
• ведут кассовую книгу, где отражают все поступления и расходы, которые зафиксированы в ПКО и РКО;
• оформляют расчетно-платежную форму № Т-49 и платежную ведомость № Т-53. Это документы для расчета и выплаты персоналу заработной платы или других вознаграждений в наличной форме;
• составляют авансовый отчет. Это делает сотрудник или директор организации (но не ИП), чтобы отчитаться за расходы наличности, выданной ему авансом или потраченные из личных средств.

Кроме перечисленных документов предприятие должно иметь локальный нормативный акт (например, приказ по организации), утверждающий лимит остатка наличных денег (кассовый лимит). Документ указывает, какое количество денег может находиться в кассе в одно время. Лимит можно превышать, если это связано с выплатой наличности персоналу. Допустимый срок превышения включает день получения денег со счета, день выплаты, выходные и праздники.

Кассовый лимит организация устанавливает сама по формуле, приведенной в Указании Банка России от 11.03.14 № 3210-У.

Упрощенный учет

Упрощенный учет введен с 1 июня 2014 года Указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У. Подробнее о нем см. статью «Новые правила кассовой дисциплины: для ИП и малых предприятий введен упрощенный порядок». Такой учет могут вести те ИП и юрлица, которые являются субъектами малого предпринимательства (см. «Минэкономразвития разъяснило, кто относится к субъектам малого предпринимательства»). Проверить, относится ли организация к малым предприятиям, можно на сайте ФНС.

Упрощенный порядок позволяет всем субъектам малого предпринимательства не устанавливать лимит остатка денежных средств в кассе. А «малым» предпринимателям можно еще не оформлять ПКО, РКО и кассовую книгу. Обязательными документами для них являются только форма № Т-49 и ведомость № Т-53 для выплат персоналу, а также авансовый отчет.

Кассовые операции с применением ККТ

Благодаря переходу на онлайн-ККТ, изменился принцип документирования кассовых операций. С 1 июля 2017 года те, кто торгует через ККТ и отправляет данные о продажах в ФНС, могут отказаться от девяти форм кассовой отчетности. Вот перечень документов, которые пользователи онлайн-касс могут не применять:

• Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ (КМ-1);
• Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию (КМ-2);
• Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (КМ-3);
• Журнал кассира-операциониста (КМ-4)
• Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (КМ-5);
• Справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6);
• Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации (КМ-7);
• Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (КМ-8);
• Акт о проверке наличных денежных средств кассы (КМ-9).

С внедрением онлайн-касс теперь все перечисленные документы приходят в ФНС в электронном виде автоматически.

Работа с документами, которые остались обязательными (в базовом учете), также стала проще благодаря расчетам через онлайн-кассу. Расскажем об этом подробнее.

Документирование кассовых операций по 54-ФЗ

Приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер (ПКО) можно оформлять автоматически в электронном виде на основе фискальных данных с ККТ. Форматы фискальных записей и реквизиты документов при использовании онлайн-касс введены приказом ФНС России от 21.03.17 № ММВ-7-20/229.

Фискальные записи отражаются в памяти ККТ в виде следующих документов:

• отчетов о регистрации ККТ в ФНС, изменении ее параметров, открытии и закрытии смены, закрытии фискального накопителя, текущих расчетах;
• кассовых чеков и аналогичных документов для коррекции фискальных записей.

Чтобы сформировать ПКО на основе данных фискального накопителя, ККТ должна быть интегрирована с бухгалтерским сервисом, который умеет это делать.

Расходный кассовый ордер

РКО можно оформлять в электронном виде. Расходным кассовым ордером нужно документировать:

• выдачу наличных из денежного ящика, который находится при онлайн-кассе
• выплату денег покупателю (физическому лицу).

1) Выдавая наличку из денежного ящика, нужно указать на онлайн-кассе причину выема средств:

• выдача зарплаты;
• оплата товаров и услуг поставщику.

Фискальные документы об этих операциях ФНС не получает. О выеме средств налоговая узнает опосредованно, поскольку видит, сколько было денег в кассе на момент открытия и закрытия смены.

2) Выдача денег покупателю за возвращенный товар — еще одна операция в рамках расхода денежных средств. Действия кассира зависят от двух факторов:

1. Дата возврата товара

• Если покупатель принес товар обратно в тот же день, кассир создает на ККТ чек с признаком расчета «возврат прихода» и возвращает деньги. ФНС сразу получает фискальный чек, подтверждающий эту операцию.
• Если покупатель возвращает товар в другой день, кассир находит нужную смену (касса хранит смены за 14 дней), в ней отыскивает нужный чек и нажимает возврат чека. ФНС в режиме онлайн получит чек с признаком «возврат прихода».

2. Способ расчета при возврате денег покупателю

• Если покупатель совершил покупку за наличные и принес товар обратно, кассир возвращает ему наличку из денежного ящика ККТ.
• Если покупатель расплачивался через терминал эквайринга и хочет получить деньги на карту, операция возврата может усложниться, поскольку не все терминалы умеют совершать возврат.

Порядок действий следующий:

1) Покупатель пишет заявление о возврате товаров, кассир оформляет РКО, покупатель его подписывает.
2) На основании РКО уполномоченный сотрудник магазина составляет бухгалтерский документ — платежное поручение.
3) Согласно платежному поручению выплата происходит со счета предприятия (если это электронный перевод на счет покупателя) или наличными из общей кассы (а не из денежного ящика ККТ).

3. Отчет о закрытии смены необходим для правильного документирования кассовых операций на ККТ. В отличие от ПКО и РКО этот отчет обязаны делать все пользователи онлайн-касс. Отчет должен быть создан не позднее, чем через 24 часа после открытия смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ).

До появления онлайн-ККТ существовал аналог отчета о закрытии смены, который назывался z-отчет. На его основе бухгалтер заполнял журнал по форме КМ-4 и справку по форме КМ-6. Теперь эти документы можно не оформлять, потому что ККТ создает отчет в автоматическом режиме и отправляет его в ФНС.

Если ККТ интегрирована с сервисом бухучета (такая интеграция существует между сервисами «Контур.Маркет» и «Контур.Бухгалтерия»), то данные отчета приходят с онлайн-кассы в сервис в виде ПКО.

Подключиться к сервису «Контур.Маркет»

В отчете о закрытии смены могут отражаться ПКО с разным типом проводки:

• Полная оплата товаров (в регистрах бухгалтерского учета фирмы фиксируется проводка ДТ 50, КТ 90-1);
• Частичная оплата товаров (проводка ДТ 50, КТ 62-1);
• Предоплата (проводка ДТ 50, КТ 62-2).

Если предприятие не применяет ККТ, то описанные проводки нужно фиксировать в регистрах бухучета.

Штрафы для нарушителей

Грубые нарушения ведения бухгалтерского учета перечислены в ст. 15.11 КоАП РФ. Эта статья позволяет оштрафовать должностное лицо на сумму 5-10 тыс. рублей, а при повторном нарушении — на 10-20 тыс. рублей или дисквалифицировать на два года или меньше.

Нарушения в сфере применения ККТ описаны в ст. 14.5 КоАП РФ.

За неприменение ККТ оштрафуют:

• • должностное лицо или ИП — в размере от ¼ до ½ суммы расчета без применения ККТ, но не менее, чем на 10 тыс. рублей;
• • организацию — в размере от ¾ до полного размера суммы расчета без применения ККТ, но не менее 30 тыс. рублей.

За повторное нарушение или проводку «мимо кассы» суммы от миллиона рублей штраф составит:

• должностному лицу грозит дисквалификация на 1-2 года;
• ИП и организациям — приостановление деятельности на срок до 90 суток.

За невыдачу чека выпишут предупреждение или штраф:

• должностному лицу — в размере 2 тыс. рублей;
• юрлицу — 10 тыс. рублей.

За нарушения правил применения и порядка регистрации ККТ предупредят или оштрафуют:

• должностное лицо в размере от 1,5 до 3 тыс. рублей;
• юридическое лицо — от 5 до 10 тыс. рублей.

Чтобы избежать штрафа за неприменение кассы, добровольно сообщите в налоговую инспекцию о своем нарушении. Согласно абзацу 3 п. 15 ст. 14.5 КоАП РФ вы избежите штрафа, если на момент вашего признания ФНС еще не знала о данном правонарушении.

Выполнить все требования к учету кассовых операций можно с помощью сервиса «Контур.Маркет». Сервис также обеспечивает передачу данных о пробитых чеках в ИНФС через ОФД согласно Закону № 54-ФЗ. При этом «Контур.Маркет» интегрирован с сервисом для ведения учета и сдачи отчетности «Контур.Бухгалтерия», что позволяет быстро и безошибочно отражать данные о продажах в налоговом и бухгалтерском учете.

Организация и учет разменного фонда в кассе

С утра в большинстве магазинов нет выручки. В кассе нет наличных. Но все это не избавляет от риска того, что в 10 часов утра придет покупатель с неразменными 2 тысячами рублей. Отсутствие размена – это не повод отказывать в обслуживании клиенту. А потому рекомендуется сформировать разменный фонд. Он состоит из монет небольшого значения. Это могут быть купюры номиналом 10, 50, 100, 500 рублей. Формировать разменный фонд нужно правильно. В обратном случае возникнут проблемы при налоговой проверке.

Как правильно выдать фонд

Деньги передаются кассиру каждый день. Делать это нужно с утра. Средства передаются на основании кассового ордера. Последний составляется по форме №КО-2. Деньги передаются главбухом или другим лицом с соответствующими полномочиями. Размер суммы и номинал денег определяются конкретным торговым центром. Нужно учитывать средний чек магазина, проходимость в утреннее время.

В РКО нужно прописать «разменный фонд» в строке, в которой указывается основание передачи денег. В завершение дня средства, полученные под размен и оставшиеся с утра, сдаются с выручкой под приходный кассовый ордер. Последний документ составляется по форме №КО-1.

На возврат разменных денег и выручки рекомендуется оформлять разные приходные документы. Необходимы они для свидетельства того, что излишек средств в ККТ – это именно размен.

На базе оформленных РКО и ПКО выполняются записи в кассовой книге по форме №КО-4. В журнале, составляемом по форме №КМ-4, никаких сумм фиксировать не требуется. В этой бумаге отражается только выручка, которая прошла через кассовый аппарат. Если это правило не будет соблюдаться, налоговые службы могут найти правонарушение: выручка не была оприходована.

Если торговое предприятие состоит из нескольких точек по торговле, разменный фонд выдается старшему кассиру. Именно он обязан распределить деньги между всеми кассирами. Для целей документации нужно завести книгу учета денег, принятых и выданных кассиром. Книга эта составляется по форме №КО-5.

ВАЖНО! В ФЗ №402 «О бухучете» от 6 декабря 2011 года в последней редакции есть изменения. В частности, теперь отменено требование об обязательном использовании унифицированных форм первички. Однако кассовые первичные документы (приходные и расходные бумаги, книга для учета денег, выданных сотруднику) ведутся по специальным формам.

Что делать, если время работы магазина и бухгалтерского отдела различается

Часто часы работы магазина и бухгалтерского отдела различаются. Рассмотрим ситуации, когда магазин открывается раньше. В этом случае деньги на размен можно выдать вечером. В расходном ордере указывается следующая дата. То есть деньги фактически выдаются в один день, а в документе вносится следующая дата.

Проблема может быть в том, что магазин закрывается позднее. В таком случае сдать выручку и размен можно в начале следующего дня. При этом составляется приходной ордер, составляемый за предыдущую дату. В день сдачи выручки нужно не забыть зафиксировать выдачу размена на актуальную дату.

К СВЕДЕНИЮ! Рассмотренный порядок не совсем правомерный. Документ об операции нужно оформлять той датой, в которую фактически была выполнена операция.

Магазин и бухгалтерский отдел расположены далеко друг от друга: что делать

Бухгалтерский отдел может быть в одном конце города, а магазин – в другом. В этом случае придется тратить много времени на езду туда и обратно. Можно ли этого избежать? Да. Для этого можно использовать схему с выдачей денег кассиру под отчет. Средства можно выдать под отчет на месяц. Подобная схема никакими нормативными актами не запрещена.

Выдача денег под отчет предполагает, что кассир отсчитывается о расходовании выданных средств в течение 3 дней после истечения месячного срока. Процедура выдачи предполагает это сопровождение:

• Издание приказа управленца об определении размера фонда под размен за заданный период.
• Деньги предоставляются кассиру на базе ордера.
• Кассир по истечении положенного срока возвращает средства.
• При возврате средств нужно составить авансовый отчет, в пункте «назначение» которого прописывается «РФ».
• В отчете указывается размер полученных средств, размер расхода, сумма средств, возвращенных по приходному ордеру.

Отчетные деньги должны быть оприходованы. Однако на практике все нет так. Обычно деньги просто остаются в кассе. В большинстве случаев никакого штрафа за это нет, так как правонарушение почти невозможно обнаружить.

Порядок оформления фонда

Выдача кассиру размена регулируется Типовыми правилами использования ККМ, установленными Минфином №104 от 30 августа 1993 года. В частности, речь об этом идет в пункте 3.8 и 3.8.1. В этих пунктах прописано, что кассир, в начале рабочего дня, должен получить все нужное для исполнения своей деятельности. В перечень необходимых предметов входят и разменные купюры. Выдаются деньги под роспись. Основание выдачи – расходного кассового ордера. Никаких документов больше оформлять не нужно. Составленные расписки и акты приема в данных обстоятельствах не будут иметь юридической силы. Второй шаг – внесение информации в кассовую книгу.

Формирование фонда выполняется на основании этих двух бумаг. Они подтверждают, что в кассе находятся именно деньги для размена, а не излишки. По завершении дня остаток сдается.

Для облегчения прохождения проверки рекомендуется издать локальный приказ о выдаче РФ. В нем указывается точная сумма налички для целей размена, условия выдачи денег, сдача по каждой ККТ. Копию Приказа и ордер рекомендуется хранить на месте установки кассы. Документы должны быть всегда под рукой. Нужно это для того, чтобы их можно было оперативно достать при проверке.

ВАЖНО! На выручку, облагаемую налогом, и разменные деньги составляются различные ордеры.

ВНИМАНИЕ! Если в компании работает несколько кассиров, нужно составить еще одну бумагу. В частности, это книга учета предоставленных денег. Составляется она по форме №КО-5.

Дополнительная информация

Как сформировать фонд, если магазинов несколько? Все деньги передаются старшему продавцу, который сам распределяет их между другими кассирами. Деньги выдаются сотруднику под отчет.

Где хранить деньги, переданные под отчет? Лучше использовать для этого кассу.

Можно ли оформлять фонд на продолжительный срок? Ответа на этот вопрос в нормативных актах нет. В них указано только, что деньги под размен должны выдаваться продавцу каждый день. Но там ничего не сказано о том, нужно ли возвращать эти средства. В законе не прописан максимальный срок выдачи денег. А потому можно предоставить средства по кассовому ордеру, выпустить приказ. В приказе указывается срок выдачи. К примеру, это может быть месяц.

Бухучет разменного фонда

При взаимодействии с разменным фондом используются эти записи:

• ДТ50/2 КТ50/1. Выдача размена в кассу.
• ДТ50/2 КТ90/1. Фиксация торговой выручки.
• ДТ50/1 КТ50/2. Сдача выручки в главную кассу.
• ДТ50/1 КТ50/2. Возврат размена в главную кассу.
• ДТ71 КТ50. Выдача денег из фонда под авансовый отчет.
• ДТ50 КТ71. Возврат денег.

Главный первичный документ – кассовый ордер. Информация, указанная в проводках, и сведения, содержащиеся в первичке, должны совпадать друг с другом.

Основы учет денежных средств в кассе

15 Мая 2015 Просмотров: 19535 Comments (2)

Приветствую! Сегодня мы продолжим изучать участок бухучета денежных средств. Следующим его представителей (наряду с расчетным счетом) является учет денег в кассе фирмы. Пожалуй, это тоже самый простой участок в работе.

Учет денежных средств в кассе — минимум теории

Бухгалтерский счет учета по кассе – это счет с кодом 50. На этом счете ведется учет информации о деньгах в кассе предприятия. Эти деньги называют наличными, в обиходе – НАЛ. Весь бухгалтерский участок касса можно описать буквально несколькими ключевыми терминами:

• Лимит денежных средств в кассе
• Ограничение на максимальную сумму расчетов с контрагентами по кассе
• Два основных первичных документа кассы
• Специальный отчет по кассе.
• Специальный документ, предназначенный для выдачи заработной платы.

Лимит денежных средств

В кассе каждый день может храниться сумма денег, не превышающая некоторый лимит. Лимит или ограничение суммы определяется банком, по согласованию с руководителем предприятия. Сумма лимита – это сумма денег, необходимая предприятию для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдача командировочных, выплата заработной платы и др. Сумма лимитов может пересматриваться в связи с возрастающей потребностью фирмы.

Организации, не ИП, излишек наличных денег обязательно сдают в банк на расчетный счет. Для этого, если суммы большие, предприятия пользуются услугами инкассации, которые в конце дня приезжают и забирают излишек. В конце месяца фирма-инкассация выставляет нашей фирмы суммы по оказанным услугам.

Единственный случай, когда в кассе разрешается иметь суммы сверх лимита – это дни выплаты заработной платы. И то, есть ограничение в количестве дней – от 3-х до 5. Сумма не выданной заработной платы помечается в бухучете, как депонированная и деньги сдаются в банк.

Ограничение расчетов наличными деньгами

Для начала вспомним, кто такие контрагенты – это участники рынка, с которыми взаимодействует наше предприятие. Участниками могут быть организации, индивидуальные предприниматели и физические лица. Все они взаимодействуют между собой и осуществляют взаиморасчеты наличкой, т.е. через кассу.

Когда взаимодействие происходит между организациями и физическими лицами – ограничений нет.

Между организацией и другими организациями, между организацией и ИП – существует ограничение в 100000р. в рамках одного договора. Т.е. выплатить или получить деньги можно только в сумме не больше 100000р. по одному договору. Если сумма договора больше, то остальные платежи придется осуществлять через расчетный счет. Либо составлять несколько договоров, отличающихся друг от друга. Придумывание новых немного разных договор делается для того, чтобы контролирующие органы не посчитали их сделанными специально для обхода ограничения в 100000р.

Первичные документы для учета денежных средств в кассе

Суть работы участка кассы – это взаиморасчеты с контрагентами, сотрудниками, а также выдача денег подотчетным лицам на оплату нужд самого предприятия. Самые основные первичные документы в бухучете по учету кассы – это:

• Приходный кассовый ордер (ПКО)
• Расходный кассовый ордер (РКО)
• Платежная, либо Расчетно-платежная ведомость

Назначение ПКО и РКО – зарегистрировать прием, либо выдачу денег по кассе. Эти документы не должны иметь исправлений, помарок. Если нужно что-то исправить – выписывается новый документ.

В работе кассира, кроме создания по кассе ПКО и РКО, существует еще одно действие, выполняемое в конце дня. Этим действием будет создание и распечатка специального отчета под названием «Кассовая книга».

Отчет «Кассовая книга» — это специального вида реестр, собирающий за день все движения по кассе: все ПКО и РКО. Кассовая книга показывает остаток в кассе на начало дня, все приходы за счет ПКО, расходы за счет РКО и остаток на конец дня.

Документ «Платежная, либо Расчетно-платежная ведомость» — это документ больше для расчетчика заработной платы. Для кассы (т.е. для кассира) используется печатная форма этого документа для выдачи наличных денег по заработной плате. В печатной форме «расчетно-платежная ведомость» сотрудник расписывается за полученные деньги. В конце дня кассир подводит итог всех выплаченных сумм и делает один общий РКО на итоговую сумму. Печатную форму РКО кассир подкалывает к печатной форме «Платежная, либо Расчетно-платежная ведомость»

Примеры первичных документов для работы денежными средствами по кассе

Взаимодействие учета денежных средств с другими счетами

Как только встречается слово взаиморасчеты по кассе, так сразу же должно всплывать словосочетание «поставщики», «покупатели», «сотрудники». Добавьте сюда еще участок подотчетных лиц и расчетный счет. И все. Это самые используемые на фирмах участки бухучета, работающие с кассой.

Теперь сразу небольшое практическое задание. Выпишите счета бухучета, с которыми, по-вашему мнению, задействован счет кассы (50)

Как выглядит в плане счетов

Сейчас настало время заглянуть в план счетов и посмотреть, как выглядит бухгалтерский счет в программе 1С Бухгалтерия. Давайте попробуем рассказать про счет и «предсказать», что мы ожидаем увидеть, когда начнем с ним работать. Ок?

Характеристики по 50 счету говорят нам, что счет:

«Аналитический», поскольку имеются субсчета и субконто «Движения денежных средств». Таким образом, вся информация о наличности предприятия уже детализируется.

«Активный» — видим букву «А»

Вспоминаем, счет «Активный», значит информация с него в Балансе пойдет в таблицу Актив. Приход всех денег будет отображаться в Дебете счета, а расход пойдет в Кредит счета. Остаток по счету может быть только в Дебете либо 0.

Субконто «Движение денежных средств», чем оно нам интересно? Дело в том, что это субконто разделяет информацию по кассе на более подробную, показывая нам Как двигаются наличные денежные средства. (кстати, помните, такое же субконто есть у 51 счета) Посмотрите на реальный отчет по кассе в «ОСВ по счету 50»

Бухгалтер, работающий на участке касса, несет полную материальную ответственность за вверенные ему деньги: их учет, контроль и остаток.

Отчет «кассовая книга» имеет свою последовательную нумерацию и составляется только в те дни, когда были хоть какие-то движения по кассе. В те дни, когда не было ни одного ПКО или РКО – отчет «Кассовая книга» не составляется.

Выдача заработной платы, когда получателем является не сам сотрудник, а кто-то за него, тогда кассир требует доверенность.

Также доверенность требуется от представителя поставщика, если он пришел в кассу нашего предприятия получить деньги за что-то, что мы у него купили.