Какие документы хранятся в муниципальном архиве

Муниципальное хранение архивных документов

Архивное хранение документов – обязанность каждой организации независимо от формы собственности и типа. Закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет порядок и сроки хранения отдельных видов бумаг, требования к хранилищу и прочие нюансы.

Хранить документы в офисе, специализированной компании или в муниципальных архивах – выбирает руководитель организации. В случае ликвидации организации без правопреемника часть архивных документов передаётся в муниципальный архив.

Подготовка дел на муниципальное хранение

Чтобы определить, какие дела подлежат передаче, создаётся экспертная комиссия. В соответствии с действующим законодательством выделяются дела постоянного и временного хранения, к ним составляются опись и номенклатура. Документы, не подлежащие хранению, уничтожаются.

Обязательной передаче в архив подлежат:

• личные дела сотрудников – приказы о приёме и увольнении, лицевые счета по зарплате, невостребованные трудовые книжки и дипломы, акты несчастных случаев на производстве и другие документы этой группы;
• учредительные документы организации – устав, свидетельство о регистрации и другие документы;
• документы о ликвидации компании.

Выделенные на передачу дела оформляются (либо проверяется и дополняется уже существующая опись). Листы нумеруются и подшиваются, составляется опись дела и лист-заверитель. Обложка каждой папки должна содержать название организации, индекс дела, дату последнего документа, заголовок. Завершающим этапом будет составление описи дел.

Передача дел в муниципальный архив

После подготовки и оформления дел происходит процедура их передачи, которую осуществляют ответственный сотрудник компании и представитель муниципального архива. Процесс включает в себя проверку всех дел по описи и полистно на наличие всех указанных в списках документов. Делам присваиваются архивные номера, составляется акт приёма-передачи, который подписывается сотрудниками с указанием даты.

Порядок взаимодействия с государственной архивной службой

Муниципальные архивы в обязательном порядке принимают на хранение документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения. Перед сдачей компания (или ликвидационная комиссия) заключает с архивом договор, в котором определяется объём документов на хранение, устанавливаются затраты на предстоящее уничтожение дел по истечению срока их хранения и прописываются другие нюансы. Все расходы на архивное хранение ложатся на ликвидируемую организацию. На момент передачи дела должны быть оформлены установленным законом образом, к ним обязательно прилагаются описи, по которым происходит процедура передачи, при уничтожении части документов перед сдачей основного массива прилагается соответствующий акт.

Заключение договоров с архивными учреждениями и передача документов по личному составу на государственное и муниципальное хранен

Е.А. Кошелева, заместитель директора Центрального госархива Московской области

Из предыдущих публикаций мы знаем, что срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет. В течение этого срока организации в соответствии со ст. 17 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивах) обязаны обеспечивать их сохранность. Однако не все организации имеют соответствующие условия для их длительного хранения, учета и использования в соответствии с действующими нормативами. Документы, как правило, хранятся в рабочих комнатах, что нередко приводит к их утрате. А ведь эти документы содержат сведения социально-правового характера, являясь основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников организации. Кроме того, упорядочение документов — это довольно сложный комплекс работ, требующий специальных знаний и большого практического опыта. Ведь от качества обработки документов, составления к ним научно-справочного аппарата зависит их дальнейшее использование, оперативный поиск нужной информации.

Услуги архивов по подготовке документов к хранению

В соответствии со ст. 15 Закона об архивах архивным учреждениям предоставлено право оказывать организациям платные услуги: по подготовке нормативно-методических документов по организации документов в делопроизводстве (инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, перечней документов со сроками хранения и др.); проведению экспертизы ценности документов и отбору их на дальнейшее хранение и уничтожение; упорядочению документов, составлению научно-справочного аппарата к ним (описей дел, титульных листов, исторических справок, предисловий к описям, указателей, актов о выделении документов к уничтожению и др.), а также по вопросам обеспечения сохранности документов, их учета и использования.

Архивные учреждения, как правило, располагаются в специально построенных зданиях, в которых созданы оптимальные условия, соблюдаются нормативные режимы и надлежащая организация хранения документов, исключающие их утрату и обеспечивающие поддержание их в должном физическом состоянии.

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу и их использования организации могут передавать их в государственные и муниципальные архивы; при этом составляется договор или соглашение.

Составление соглашения между архивом и организацией

Предметом договора (соглашения) является взаимодействие сторон по подготовке дел к передаче на государственное (муниципальное) хранение, в т. ч. на стадии делопроизводства (например, составление номенклатуры дел), организации хранения, учета и использования архивных документов организации — собственника документов.

Государственный (муниципальный) архив, как правило, принимает на себя на безвозмездной основе в качестве обязательств:

− обеспечение сохранности документов организации и ее предшественников, находящихся на хранении в архиве;

− исполнение запросов граждан о трудовом стаже для перерасчета пенсий по документам, хранящимся в государственном (муниципальном) архиве;

− выдачу организации дел во временное пользование, в т. ч. и для работы в читальном зале архива.

На договорной основе за плату государственный (муниципальный) архив осуществляет:

− прием дел долговременного хранения по личному составу, а также документов депозитарного и временного хранения;

− проведение экспертизы ценности документов, комплекса работ по упорядочению документов по личному составу, подлежащих долговременному хранению;

− оказание консультативно-методической помощи организации в совершенствовании организации работы с документами;

− отбор и уничтожение документов с истекшими сроками хранения;

− составление учетного и научно-справочного аппарата к документам, находящимся на хранении в организации;

− разработку нормативно-методических документов по организации делопроизводства и работы архива (номенклатур дел, положений об архиве, об экспертной комиссии, должностных инструкций и т. д.);

− изготовление копий документов;

− исполнение тематических запросов по производственной, хозяйственной и другой деятельности организации;

− повышение квалификации кадров по вопросам работы с документами и организации работы архива.

В свою очередь организация обязуется:

− обеспечивать сохранность образующихся в ее деятельности документов до передачи их на хранение в государственный (муниципальный) архив;

соблюдать установленные законодательством требования по работе с документами, передачу документов производить своими силами и за счет своих средств.

Стоимость архивных работ, указанных в договоре, определяется на основе договорных цен на работы и услуги, выполняемые государственными (муниципальными) архивами в соответствии с прейскурантами цен, зарегистрированными в установленном порядке.

На каждый вид работы может составляться отдельный договор. Объем работ и их стоимость определяется на основе приложенных к договору расчетов. Стоимость работ может быть скорректирована в случае изменения цен на услуги или расценок на виды работ.

Упорядочение документов, составление описи, акта приема-передачи дел

В архивные учреждения поступают документы в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. Эту работу могут проводить сами работники организации, а также могут привлекаться специалисты-архивисты. При упорядочении документов проводится экспертиза их ценности, в ходе которой из дел, имеющих долговременный, 75-летний, срок хранения, изымаются черновые, дублетные документы, а также документы, имеющие временный (1, 3, 5, 10 лет) срок хранения. Также выполняется систематизация документов в делах, переплет дел, нумерация листов, составление листов — заверителей дел, оформление обложек дел, проставление архивных штампов и шифров.

На обработанные дела по личному составу составляется опись по установленной форме. К описи оформляются титульный лист, предисловие, а в определенных случаях — указатели, оглавление. Необходимо также составить историческую справку, в которой излагается история фондообразователя (организации) и архивного фонда (совокупность архивных документов, представленных в описи). Напоминаем, что порядок оформления дел и составления на них научно-справочного аппарата изложен в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02 (далее — Основные правила работы архивов).

Прежде чем документы поступят на государственное или муниципальное хранение, описи на них должны быть согласованы с тем архивным учреждением, в которое предполагается передача документов.

Описи с соответствующим научно-справочным аппаратом составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и после согласования направляются на утверждение Экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа.

Прием документов на временное, в т. ч. депозитарное, хранение оформляется актом приема-передачи по установленной форме (Посмотреть приложение 1 Скачать приложение 1).

Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный или муниципальный архив.

Если при передаче обнаружено отсутствие каких-либо дел, числящихся в описи, то их номера оговариваются в акте приема-передачи документов, а в прилагаемой к акту справке излагаются причины их отсутствия.

Перед передачей документов на хранение в архивные учреждения их представители проверяют правильность оформления дел и их описания. В случае некачественно проведенной работы по упорядочению документов, несоответствия ее требованиям Основных правил работы архивов и других нормативно-методических пособий по архивному делу и делопроизводству необходимо устранить отмеченные недостатки.

Кроме того, проводится проверка физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов их физического состояния (разрыве листов, размывке текста документов и т. п.) составляется акт произвольной формы, в котором указываются соответствующие номера дел и листов. В случае заражения документов плесенью, грибком работники архивов вправе не принимать их на хранение. Данные документы подлежат специальной обработке. Утраченные подлинники документов могут быть заменены заверенными копиями.

В государственные и муниципальные архивы могут также поступать документы, имеющие временный (до 10 лет) срок хранения по перечню (например: переписка, графики, докладные записки, основания к приказам и т. д.).

Подобные документы могут поступать в архивные учреждения по сдаточным описям (Посмотреть приложение 2) или актам, в которых могут содержаться групповые заголовки дел. При составлении договора на прием-передачу этих документов необходимо также указать порядок их использования и условия уничтожения после истечения сроков хранения.

За временное хранение этих документов архивными учреждениями также взимается плата.

СЛОВАРЬ КАДРОВИКА

Депозитарное хранение документов — хранение архивных документов на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим государственным или муниципальным архивом с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.

Прием-передача документов в архив.

Архив осуществляет прием документов в соответствии с планом-графиком, составленным с учетом установленных сроков передачи документов на постоянное хранение, согласованным с организациями — источниками комплектования.

Сроки приема документов от негосударственных организаций определяются в соглашении (договоре).

Документы организаций — источников комплектования принимаются в архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

При приеме документов проводится проверка физического, санитарно-гигиенического, технического состояния документов и страховых копий.

Документы принимаются в архив по утвержденным ЭПК описям (документы по личному составу в случае досрочного приема — по согласованным описям), в исключительных случаях — по сдаточным описям. Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и прилагаемой к акту справке. Архив принимает меры по организации розыска не поступивших на постоянное хранение документов.

Утраченные подлинные документы могут быть заменены их копиями.

Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой — в организации — источнике комплектования. В архив с документами передаются три экземпляра описи.

При первом приеме документов от организации принимается также историческая справка о фондообразователе и фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре организации.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, выполняются за счет организаций, сдающих документы.

Архив принимает документы государственной частиАрхивного фонда Российской Федерации по истечении следующих предельных сроков их хранения в архивах и архивных службах государственных органов и организаций:

— документы федеральных органов государственной власти, а также документы Генеральной прокуратуры Российской Федерации, органов государственной власти и прокуратур республик, отраслевых академий, государственных объединений, организаций федерального и республиканского подчинения — через 15 лет;

— документы органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов, городов, районов, государственных организаций краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения — через 10 лет;

— записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, похозяйственные книги — через 75 лет;

— документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) организаций смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеет преобладание доля государственной собственности — через 10 лет;

— научную, технологическую и патентную документацию — через 10 лет;

— конструкторскую документацию — через 15 лет;

— проектную документацию по капитальному строительству — через 25 лет;

— телеметрическую документацию — через 5 лет;

— аудиовизуальные документы — не позднее, чем через 3 года со времени изготовления;

— машиночитаемые (электронные) документы — через 5 лет.

В необходимых случаях эти сроки могут быть изменены органами и учреждениями системы Федеральной архивной службы России. Досрочный прием может быть осуществлен при угрозе утраты документов или ликвидации организации (смерти гражданина) при отсутствии правопреемника и вышестоящего органа. Продление сроков допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов организацией или отсутствия возможности (площади) у архива для приема документов.

Документы из муниципального архива принимаются в государственный архив на основании соглашения между соответствующим органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации и органом местного самоуправления. В соглашении оговариваются сроки временного хранения архивных документов в муниципальном архиве, порядок и условия их передачи на постоянное хранение в государственный архив.

Передача документов из одного архива в другой осуществляется на основании решения Федеральной архивной службы России и/или органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в связи с уточнением профиля архива, а также по результатам экспертизы ценности документов по личному составу.

При передаче документов из одного архива в другой в связи с уточнением профиля архива составляется акт приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах (для архива-сдатчика и архива-преемника).

При передаче всего фонда одновременно передаются три экземпляра описей и дело фонда.

Документы по личному составу, хранящиеся в специализированных архивах (хранилищах), отобранные на постоянное хранение по результатам экспертизы ценности, передаются, как правило, в общие архивы.

Документы негосударственных организаций принимаются на хранение в архив в соответствии с условиями соглашения (договора):

— на постоянное хранение с передачей права собственности государству;

— на временное (с указанием срока), в том числе депозитарное (без указания срока) хранение с сохранением права собственности за организацией.

Передача документов в собственность государства осуществляется, как правило, безвозмездно. Временное, в том числе депозитарное хранение осуществляется архивом, как правило, за плату.

Архив может принять решение: о приеме определенных архивных документов только от части негосударственных организаций; приеме только части архивных документов от отдельных организаций. Данные особенности приема оговариваются в соглашении (договоре), и в предисловии к соответствующей описи документов.

Прием документов на временное, в том числе депозитарное хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение N 40); прием документов при условии их описания за счет собственника может проводиться по сдаточной описи поединично с составлением листов проверки наличия.

Документы от физических лиц, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, поступают в архив:

— по договору дарения;

— по договору купли-продажи;

— по решению суда об изъятии незаконно присвоенных документов, о признании документов бесхозными или бесхозяйственно содержащимися.

На месте хранения документов личного происхождения производится их предварительный просмотр, в результате которого экспертом составляется заключение о ценности документов.

Работник архива или владелец документов составляет сдаточную опись. При заключении договора купли-продажи или изъятия документов по решению суда составляется проект оценочной описи с указанием денежной оценки документов. Прием документов личного происхождения в архив осуществляется на основании решения ЭПК по результатам рассмотрения сдаточной или оценочной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.

При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении архивом документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве, составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается владельцу.

При ликвидации организации — источника комплектования архива, не имеющей правопреемника, ее документы подлежат приему в архив. Документы государственной организации принимаются архивом в соответствии с требованиями настоящих Правил. Документы негосударственной организации принимаются в соответствии с условиями ее соглашения (договора) с архивом, заключенного ранее, или договора архива и ликвидационной комиссии.

При ликвидации негосударственной организации, с которой не был заключен договор, документы принимаются в установленном порядке в архив после проведения экспертизы их ценности.

Архив может за плату принять на временное хранение от ликвидируемой без правопреемника организации, отнесенной или не отнесенной к числу источников комплектования архива, документы с неистекшими сроками временного хранения и выделять их к уничтожению по достижении этих сроков.

От государственной организации прием документов с неистекшими сроками временного хранения производится в случае отказа от их временного хранения вышестоящей (по отношению к ликвидируемой) организации и только при наличии свободных помещений.

От негосударственной организации прием документов с неистекшими сроками временного хранения может быть осуществлен по договору архива с собственником, ликвидационной комиссией или с учредителями (участниками) ликвидируемой организации. Архив принимает на временное хранение от негосударственной организации документы с неистекшими сроками временного хранения по решению соответствующего органа исполнительной власти, на рассмотрение которого ликвидационной комиссией или архивом выносится вопрос об оплате хранения данных документов в случае отказа от их приема или отказа в оплате хранения учредителей (участников) ликвидируемой организации или иных организаций, ведающих вопросами движимого имущества организаций.

Документы по личному составу от действующей организации независимо от формы собственности могут быть приняты на временное хранение по договору за плату при наличии свободных площадей в архиве.

Документы по личному составу ликвидированной организации независимо от формы собственности при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации поступают на хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при их отсутствии — в общий архив.

Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования событий современности или прошлого (анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и т.д.), внесенные в опись, вместе с заключением специалиста об их ценности рассматриваются экспертно — методической (экспертной) комиссией архива, ЭПК органа управления архивным делом. Прием документов оформляется актом, который подписывается работниками архива, сдающими и принимающими документы и утверждается руководством архива. Документы на бумажной основе передаются на хранение вместе с сопроводительной документацией (анкетами, вопросниками, планами); аудиовизуальные документы — в необходимом комплекте и с соответствующей текстовой сопроводительной документацией.

Архив принимает на постоянное хранение аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы.

Машиночитаемые (электронные) документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих воспроизвести информацию.

Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) — негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект); фотодокументы — негатив, контрольный фотоотпечаток; фонодокументы и видеодокументы — оригинал и копия. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация: для кинодокументов — монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов; для фотодокументов — аннотация; для фонодокументов — сопроводительная документация; для видеодокументов — акт о техническом состоянии.

Прием секретных документов от источников комплектования архива осуществляется в соответствии с действующими правилами по акту и отдельным описям, имеющим соответствующие грифы («С», «СС», «ОВ»).

Организация хранения документов в архиве

События хозяйственной жизни организации оформляются и учитываются в первичных, накопительных документах, отражаются в отчетности – налоговой, статистической, ведомственной. По мере накопления количества бумажных документов и отчетности встает вопрос об их хранении. Как хранить документы в архиве организации? Каковы сроки хранения документов? Как заключить договор со сторонним архивом и учесть архивные расходы в БУ? Всегда ли такая услуга носит возмездный характер? Об этом пойдет речь в настоящей статье.

Общие принципы организации архивного дела в России и сроки хранения документов

Работу с архивными документами регулирует ФЗ №125 от 22-10-04 г. Согласно ему архивы создают:

• госорганы, органы местного самоуправления;
• компании.

ФЗ вменяет им в обязанность обеспечить сохранность документации, в т.ч. касающейся списочного состава, в продолжение всего срока хранения (ст. 17-1 ФЗ №125). Сроки хранения устанавливаются также ФЗ №125, рядом его статей. Упомянутые в тексте ФЗ списки с указанием сроков хранения документации издаются Росархивом, властными структурами, Банком РФ. Пример: приказ Минкультуры РФ №558 от 25-08-10 г., содержащий сводную информацию по срокам хранения. Относительно АО действует «Положение», в котором особо регламентированы порядок и продолжительность хранения документов Общества. Этот нормативный акт утвержден Постановлением №03-33/пс. ФКЦБ РФ от 16-07-03 г.

Сроки хранения документации БУ подчиняются ФЗ №402 от 06-12-11 г., НУ — НК РФ.

При определении срока хранения документов организации учитываются несколько ключевых моментов:

1. Документы, касающиеся списочного состава (оформленные до 2003 г.) сохраняются минимум 75 лет.
2. Документы, касающиеся списочного состава (оформленные после 2003 г.) сохраняются минимально 50 лет.
3. Кадровая документация, а именно табели, командировочные удостоверения, списки сотрудников и пр. – 5 лет.
4. Документы по ОТ и ТБ, т.е. ведомости выдачи ИСЗ, журналы инструктажей, задокументированые несчастные случаи на производстве, списки рабочих на вредных условиях производства – от 12 мес. до 75 лет.
5. Годовая бухгалтерская и аналогичная отчетность в ФСС – постоянно. Квартальная отчетность в ФСС – 6 лет.
6. Отчетность в пенсионный Фонд – от 6 лет до 75 лет по перс. учету.
7. Первичная документация по БУ, учетная политика, отчетность и регистры НУ, сведения о доходах физ. лиц – 5 лет.
8. Счета-фактуры – 4-летний срок.

Архив компании и сторонний архив

Документы, которые имеют постоянный срок хранения и временный, но более 10 лет, передаются в архив компании. Оформленные дела передаются согласно их описи. При отправке дел в сторонний архив (чаще всего это государственное или муниципальное учреждение) в сопровождение им направляются:

• письмо-отношение с запросом на имя его руководителя, в котором указывается количество дел и их последние даты;
• описи в 3 экземплярах;
• историческая справка компании (только при первом обращении);
• справка, фиксирующая неполную сохранность дел или отдельных документов в них, при необходимости.

Дела сдаются по акту согласно описям. После прохождения экспертизы дела принимаются архивом на хранение.

Договор с архивом

Сторонний архив, равно как и организация — юридические лица. Их взаимоотношения оформляются договором (соглашением). Представляющие общественную, историческую значимость документы, сданные «на сторону», хранятся за счет казенных средств, а документы компании, которые она не хочет или не имеет возможности хранить на своей территории, – возмездно.

Рекомендуемый вариант договора содержит, кроме привычных реквизитов (наименование, дата, наименования сторон договора), такой пункт, как «Порядок реализации договора», в котором детально прописывается:

• как формируется номенклатура передаваемых дел и как она согласовывается;
• кто обеспечивает отбор, подготовку и передачу дел, кто доводит их до упорядоченного состояния (обычно это обязанность компании);
• кто делает экспертизу документации (обычно это обязанность архива);
• каков состав комиссии, контролирующей передачу дел;
• в каком виде передаются дела (с использованием тары, в связках) и т.д.

Государственные, муниципальные архивные учреждения указывают в договоре, что документы представляют общественную либо историческую ценность. Формулировка может быть такой: «Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе передачи в «Архив» документов, образовавшихся в результате деятельности «Организации», а также их последующего использования в научных, практических и иных целях». На основании озвученного выше пункта в договоре фиксируется запись «безвозмездное хранение» или подобная ей по смыслу. Таким образом участники взаимоотношений в области архивного дела выполняют требования ФЗ №125, ст. 17-1.

Если компания не ликвидирована, не закрыта, но хранить документы на своей территории возможности нет, они сдаются «на сторону» на платной основе. В целях уменьшения расходов в договоре с архивом целесообразно не указывать конкретный срок хранения дел. Формулировка может быть такой: «Документы хранятся в архиве до востребования организацией. По истечении срока (лет) документы уничтожаются».

Учет затрат на хранение документов и регистров

Расходы на хранение документов в собственном архиве компании обычно собираются на счете 26 «Общехозяйственные расходы (ОХР)». Такие затраты могут представлять собой:

• оплату коммунальных услуг;
• ремонт помещения;
• арендные платежи, если здание арендуется организацией;
• заработная плата с отчислениями сотрудникам и т.д.

• Дт 26 Кт 60, 76 – коммунальные платежи, арендные платежи;
• Дт 26 Кт 23, 10, 70 и т.д. счета затрат (или 60, 76) – в зависимости от того, проводится ремонт своими силами или силами сторонней организации;
• Дт 26 К 70, 69, 68 – заработная плата с отчислениями, если оформлен отдельный сотрудник в архив;
• Дт 19 Кт 60, 76 – зафиксирован НДС по услугам сторонних организаций;
• Дт 68 Кт 19 – НДС к вычету по услугам сторонних организаций;
• Дт 60 Кт 51, 50 – оплата услуг сторонних организаций.

Заметим, что ремонт собственными силами организация может проводить и за счет созданного ремонтного фонда. Тогда проводки будут такими:

• Дт 26 Кт 96 – ежемесячные отчисления в фонд;
• Дт 96 Кт 23, 10, 70 и т.д. – фактические расходы на ремонт архива.

Для учета услуг стороннего архива используют счет 97 «Расходы будущих периодов»:

• Дт 97 Кт 60, 76 – стоимость услуг архива зафиксирована в учете;
• Дт 60, 76 Кт 51 – оплачена стоимость услуг архива;
• Дт 26 Кт 97 – часть расходов по хранению включена в затраты.

Часть расходов, включаемая в затраты ежемесячно, рассчитывается на основании приказа руководителя с указанием срока списания затрат на услуги архива (например, 12 месяцев).

В налоговом учете «архивные» затраты относят к прочим расходам, непосредственно связанным с производством и реализацией продукции, как управленческие (ст. 264-1 НК РФ, пп. 18). Суммы включаются в расчеты в целях НУ.

Следует иметь в виду, что согласно ст. 149-2 НК РФ, пп. 6, услуги архивов не облагаются НДС, следовательно, исключать из затрат сумму налога не придется.