Карточка пофондового топографического указателя пример
Топографический указательи размещение документов в архиве
Стоят дела достаточно плотно прижатыми друг к другу, но основное давление направлено на корешок, поэтому листы внутри дела давления не испытывают. Это благоприятно сказывается на сохранности документов. К тому же вертикально стоящие дела легко вынимать для работы с ними [7].
Дела в мягких обложках хранить вертикально нельзя, так как от этого ветшают и рвутся нижние края документов. Шпагат, которым перевязывают дела, часто рвет обложки (и прокладки не всегда помогают). Поэтому дела в мягких обложках целесообразно хранить в горизонтальном положении.
Если материалы часто используются для работы, их для удобства помешают в коробки, так как при постоянном развязывании и завязывании связок изнашиваются обложки и страдают документы.
Для ориентирования в постоянно меняющихся материалах, хранящихся в архиве, служат топографические указатели — справочники, отражающие размещение документов в архивохранилище.
Для того, чтобы учитывать место хранения каждой группы материалов, нумеруются все помещения архива, стеллажи и полки. Если архив располагает помещением в разных зданиях (корпусах), каждому из них присваивается номер; нумерация комнат самостоятельна по каждому зданию и этажу. Нумеруются комнаты от входа слева направо. Если комнаты переходят одна в другую, то нумерация ведется последовательно от первой комнаты.
Стеллажи нумеруются, как правило, в пределах комнат слева направо от входа. Стеллажи бывают двусторонние (стоящие торцами к стене) и односторонние (расположенные вдоль стены). Нумеруются они подряд, независимо от длины, высоты, односторонности или дву сторон ности и других особенностей.
Стеллажи состоят из секций, В архивах их принято называть шкафами. Стеллажные шкафы также нумеруются в пределах каждо-
го стеллажа слева направо от входа, В двусторонних стеллажах нумерация шкафов начинается от стены, доводится до наружного края стеллажа и продолжается с другой стороны. Полки нумеруются сверху вниз, так как установка или укладка дел на стеллажах начинается с верхних полок.
Топографические указатели бывают двух видов: постеллажный и пофондовый.
Назначение постеллажного указателя — фиксировать сведения о том, какими материалами заняты конкретные полки на конкретном стеллаже. То есть в основе постеллажного указателя лежит место хранения.
Назначение пофондового указателя — давать информацию7 где хранятся документы конкретного фонда, т. е. в основе пофондового указателя лежит объект хранения.
Таким образом, у каждого вида топографического указателя свое назначение. Они не заменяют друг друга и даже не дополняют, потому что используются в разных целях, но они взаимосвязаны, так как сведения о месте хранения конкретного дела (группы дел) и в том и в другом указателе должны совпадать. Перемещение любой связки дел должно отмечаться в обоих указателях, иначе они не будут правильно отражать местонахождение документов и, следовательно, не будут исполнять своего назначения.
Указатели составляются на карточках большого формата или листах (одном или нескольких). Все листы или карточки, относящиеся к одному фонду (или стеллажу), скрепляются, но так, чтобы можно было вносить в них происходящие изменения.
При хранении крупного фонда допустимо составлять отдельные карточки пофондового указателя на структурные подразделения (табл. 2.9).
На карточке постеллажного указателя записываются сведения о месте хранения документов. В примере — это запись о документах шкафа N9 2. В нем размещены документы постоянного хранения. На полках 1 и 2 и на части 3-й полки — дела Управления материально-технического снабжения за i994—1995 гг. Внутри одного управления дела разбиваются по отделам, которым соответствуют номера описей и номера дел. На оставшейся части 3-й полки и на полках 4 и — дела Управления капитального строительства за 1997 г. Полка свободна (такую запись обычно делают карандашом). Записи в графе
185
«Номер описи» показывают, что в данном фонде годовые разделы описи составляются не по всему учреждению, а по его управлениям,
В карточке иофондового топографического указателя последовательность записи зависит от схемы классификации документов фонда (структурно-хронологическая или хронологически структурная). В примере схема классификации структурно-хронологическая, и описи сводятся по управлениям. В рамках управления сначала располагаются документы постоянного хранения по годам, а в пределах года — по мелким структурным подразделениям. В конце описи — дела 5-летнего срока хранения, которые учитываются по номенклатуре дел, и размещаются в другом хранилище.
Заданий по табл. 2.10 Сравните записи об одних и тех же материалах в обоих топографических указателях и убедитесь в правильности (идентичности) сведений о размещении документов. В пофондовом указателе найдите номера стеллажей, на которых лежат дела по описи № 6 и сделайте вывод о целесообразности такого размещения дел.
