Карточки образцов подписей для казначейства

О карточках образцов подписей

Одной из основных задач органов Федерального казначейства является управление расходами федерального бюджета на счетах Федерального казначейства, открытых в учреждениях Центрального банка РФ либо в уполномоченных банках.

При казначейском исполнении бюджета ни одно бюджетное учреждение не имеет права открывать счета за пределами единого счета соответствующего бюджета. На лицевых счетах участников бюджетного процесса, открытых на едином счете соответствующего бюджета, учитываются лимиты бюджетных обязательств и объемы финансирования расходов, средства, полученные от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, дополнительные источники финансирования, полученные от сдачи в аренду имущества бюджетных учреждений.

Карточка образцов подписей – это один из обязательных документов, необходимый для оформления открытия лицевого счета соответствующего вида. Форма карточки образцов подписей утверждена Приложением № 2 к Инструкции о порядке открытия и ведения Федеральным казначейством и его территориальными органами лицевых счетов для учета операций по исполнению расходов федерального бюджета, утвержденной приказом Минфина России от 31.12.2002 № 142н (далее – Инструкция № 142н).

Напоминаем, что в соответствии с приказом Минфина России от 12.11.2007 № 101н Инструкция изложена в новой редакции. Новая Инструкция действует с 1 января 2008 года. Изменения, внесенные в Инструкцию, касаются и порядка оформления, заверения карточек образцов подписей.

Обратите внимание, что в новой редакции Инструкции везде указано, что карточка образцов подписей может подписываться и заверяться не только руководителем и главным бухгалтером, но и иным уполномоченным лицом.

В данной статье предложены ответы на наиболее часто задаваемые вопросы, касающиеся оформления карточки образцов подписей.

В каком порядке заверяется карточка образцов подписей в случае дополнения в нее всего одной новой подписи?

В случае замены или дополнения подписей лиц, имеющих право первой и второй подписи, в орган Федерального казначейства представляется новая карточка. Порядок заверения карточки образцов подписей, представляемой клиентом в орган Федерального казначейства, установлен пунктом 25 Инструкции № 142н.

Абзац второй пункта 25 Инструкции определяет случаи, когда дополнительного заверения карточки не требуется: если в карточке подписи руководителя и главного бухгалтера клиента остаются прежние. Карточка принимается по разрешительной надписи главного бухгалтера органа Федерального казначейства или его заместителя после сверки им подписей руководителя и главного бухгалтера, подписавших карточку, с образцами их подписей на заменяемой карточке.

Абзац третий пункта 25 Инструкции № 142н определяет случаи, когда карточка должна заверяться вышестоящей организацией или нотариально: при назначении временно исполняющего обязанности руководителя или главного бухгалтера клиента. При этом дополнительно представляется новая временная карточка только с образцом подписи лица, временно исполняющего обязанности руководителя или главного бухгалтера.

Сколько экземпляров карточки образцов подписей должен представить клиент в орган Федерального казначейства?

Пунктом 20 Инструкции № 142н установлено, что карточки образцов подписей, заверенные в установленном порядке, представляются клиентами в орган Федерального казначейства в двух экземплярах. В случае нотариального заверения карточки заверяется один ее экземпляр, второй принимается по разрешительной надписи главного бухгалтера (иного уполномоченного руководителем лица) органа Федерального казначейства после сличения образцов с нотариально заверенным экземпляром карточки.

Орган Федерального казначейства может потребовать от клиента дополнительные экземпляры карточки, если это необходимо по условиям размещения структурных подразделений (пункт 24 Инструкции № 142н). Дополнительные экземпляры карточки заверяются главным бухгалтером органа Федерального казначейства или его заместителем после сличения с заверенными в установленном Инструкцией порядке экземплярами карточки. Заверение дополнительных экземпляров карточки вышестоящей организацией или в нотариальном порядке не требуется.

В каком порядке заполняется поле «Наименование клиента» карточки образцов подписей?

В этом поле указывается полное и краткое наименование клиента в соответствии с учредительными документами. Однако клиентом наряду с полным и кратким наименованием в соответствии с учредительными документами может дополнительно указываться не предусмотренное в учредительных документах его сокращенное наименование, которое будет использоваться им при оформлении платежных документов, в случаях, когда информация, подлежащая заполнению в обязательном порядке в поле «Плательщик», превышает 160 символов. (Совместное письмо Минфина России и Федерального казначейства от 21.01.2008 № 02-АЛ/124 и № 42-7.1-15/5.1-11).

Могут ли органы Федерального казначейства отказать клиенту в приеме карточки образцов подписей в случае внесения в графу 1 «Право подписи» надписи «первой», «второй»?

Форма карточки образцов подписей установлена Приложением № 2 к Инструкции № 142н. При этом Федеральное казначейство считает возможным внесение надписей «первой», «второй» в графу 1 «Право подписи» (письмо Федерального казначейства от 12.03.2008 № 42-5.3-08/45).

В штатном расписании бюджетного учреждения отсутствует должность главного бухгалтера. Уполномоченное на ведение бухгалтерского учета лицо – ведущий специалист учреждения. Необходимо ли делать дополнительную запись в карточке образцов подписей: «В штатном расписании отсутствует должность главного бухгалтера»?

Пунктом 21 Инструкции № 142н установлено, что карточка подписывается руководителем и главным бухгалтером (иными уполномоченными руководителем лицами) клиента, которому открывается лицевой счет. Если в штате нет должности главного бухгалтера или другого должностного лица, выполняющего его функции, карточка подписывается только руководителем (иным уполномоченным им лицом). В этом случае в графе «Фамилия, имя, отчество» вместо указания лица, наделенного правом второй подписи, делается запись «Бухгалтерский работник в штате не предусмотрен», в соответствии с которой платежные документы считаются действительными при наличии на них одной первой подписи.

Читать еще: Уставный и резервный капитал

В данном случае уполномоченное на ведение бухгалтерского учета лицо существует – ведущий специалист учреждения, поэтому нет необходимости делать дополнительную запись в карточке.

В каком порядке заверяется карточка образцов подписей распорядителя средств и получателя средств, находящихся в ведении Министерства обороны России?

Пунктом 22 Инструкции № 142н установлено, что карточка распорядителя средств и получателя средств, находящихся в ведении Министерства обороны России, подписывается в общеустановленном порядке (пункт 21 Инструкции № 142н) либо только руководителем данного распорядителя или получателя средств (иным уполномоченным им лицом) и заверяется подписью руководителя (иного уполномоченного им лица) вышестоящего распорядителя средств и оттиском гербовой печати вышестоящего распорядителя средств в соответствии с данными Сводного реестра. Иными словами, карточка образцов подписей может быть подписана не только с учетом особенностей для организаций Минобороны России, но и в обычном порядке.

В каком порядке заверяются карточки образцов подписей главных распорядителей средств бюджетов субъектов РФ (местных бюджетов) и финансовых органов бюджетов?

Пунктом 5.1 приказа Федерального казначейства от 22.03.2005 № 1н «Об утверждении Порядка кассового обслуживания исполнения бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов территориальными органами Федерального казначейства» (далее – Порядок) установлено, что открытие, переоформление, закрытие лицевых счетов, а также учет кассовых операций по выплатам из соответствующего бюджета на указанных лицевых счетах осуществляются в порядке, установленном для открытия и ведения лицевых счетов администраторов, главных распорядителей, распорядителей и получателей средств федерального бюджета. Такой порядок утвержден Инструкцией о порядке открытия и ведения Федеральным казначейством и его территориальными органами лицевых счетов для учета операций по исполнению расходов федерального бюджета, утвержденной приказом Минфина России от 31.12.2002 № 142н.

Пунктом 5.1 Порядка также установлена особенность заверения карточки администраторам, главным распорядителям, распорядителям, иным получателям, получателям средств соответствующего бюджета. Карточка образцов подписей, представленная в орган Федерального казначейства, заверяется оттиском гербовой печати финансового органа или главного (вышестоящего) распорядителя средств соответствующего бюджета (письмо Федерального казначейства от 19.03.2008 № 42-5.3-08/56).

В каком порядке заполняется колонка «КОДЫ» карточки образцов подписей?

Как правильно заполнить эту колонку, смотри рисунок 1.

Казначейства России от 26.03.2010 N 42-7.4-05/1.6-175

от 26 марта 2010 г. N 42-7.4-05/1.6-175

Федеральное казначейство в связи с поступающими обращениями органов Федерального казначейства направляет разъяснения по отдельным вопросам оформления Карточки образцов подписей к лицевым счетам (код формы по КФД 0531753) (далее — Карточка образцов подписей).

1. По порядку оформления Карточки образцов подписей при включении должностного лица, срок полномочий которого определен сроком заключения срочного трудового договора (контракта).

Порядок оформления и представления участником бюджетного процесса (далее — клиент) в органы Федерального казначейства Карточек образцов подписей установлен положениями Порядка открытия и ведения лицевых счетов Федеральным казначейством и его территориальными органами, утвержденного Приказом Федерального казначейства от 07.10.2008 г. N 7н (далее — Порядок 7н).

В рамках реализации Порядка 7н отношения между клиентом и его должностным лицом не рассматриваются как временное предоставление должностному лицу права первой или второй подписи в случае, если речь идет о срочном трудовом договоре (контракте).

Таким образом, в случае включения клиентом в Карточку образцов подписей должностного лица, срок полномочий которого определен срочным трудовым договором (контрактом), клиент оформляет согласно пунктам 2.20 — 2.24 Порядка 7н и представляет в орган Федерального казначейства новую постоянную Карточку образцов подписей.

В случае если клиентом в Карточке образцов подписей меняются или дополняются образцы подписей лиц, имеющих право первой и второй подписи, срок полномочий которых определен срочным трудовым договором (контрактом), при условии, что подписи руководителя и главного бухгалтера остаются прежние, клиент оформляет и представляет в орган Федерального казначейства новую постоянную Карточку образцов подписей в порядке, установленном абзацем вторым пункта 2.25 Порядка N 7н.

При этом графа 5 «Срок полномочий лиц, временно пользующихся правом подписи» раздела «Образцы подписей должностных лиц клиента, имеющих право подписи платежных и иных документов при совершении операции по лицевому счету» Карточки образцов подписей не заполняется.

В дополнение Федеральное казначейство сообщает, что Карточки образцов подписей, ранее принятые органами Федерального казначейства от клиентов, в которых в графе 5 «Срок полномочий лиц, временно пользующихся правом подписи» раздела «Образцы подписей должностных лиц клиента, имеющих право подписи платежных и иных документов при совершении операции по лицевому счету» указан срок полномочий должностного лица клиента исходя из положений его срочного трудового договора (контракта), не подлежат возврату клиентам как неверно оформленные.

2. По порядку применения положений пункта 2.25 Порядка 7н.

В соответствии с действующим законодательством, смена руководителя или главного бухгалтера подразумевает увольнение или перевод на другую должность лица, замещающего соответствующую должность. Следовательно, при оформлении Карточки образцов подписей в случае назначения временно исполняющего обязанности руководителя или главного бухгалтера в связи с увольнением (переводом на другую должность) лиц, замещавших указанные должности, необходимо руководствоваться абзацем 1 пункта 2.25 Порядка 7н, согласно которому клиентом представляется новая постоянная Карточка образцов подписей с образцами подписей всех лиц, имеющих право первой и второй подписи, заверенная в установленном порядке.

При временном отсутствии (отпуск, командировка, болезнь и пр.) руководителя или главного бухгалтера назначается иное лицо, временно исполняющее обязанности отсутствующего. В этом случае клиентом в Федеральное казначейство или орган Федерального казначейства дополнительно представляется новая временная Карточка образцов подписей только с образцом подписи лица, временно исполняющего обязанности руководителя или главного бухгалтера, заверенная вышестоящим участником бюджетного процесса или нотариально, в соответствии с абзацем 3 пункта 2.25 Порядка 7н.

Читать еще: Целевой капитал некоммерческой организации

При этом срок полномочий должностных лиц, включенных в Карточку образцов подписей (в рамках Порядка 7н) с правом первой или второй подписи, устанавливается клиентом по своему усмотрению в соответствии с нормами трудового законодательства Российской Федерации.

В дополнение Федеральное казначейство обращает внимание, что критерии проверки правильности оформления представленной клиентом Карточки образцов подписей установлены для органов Федерального казначейства пунктом 2.30 Порядка 7н. Согласно положениям указанного пункта при представлении клиентом Карточки образцов подписей органы Федерального казначейства осуществляют проверку указанных в ней реквизитов, предусмотренных к заполнению согласно пункту 4.3 Порядка 7н, на соответствие требованиям, установленным подпунктом 2.30.2 Порядка 7н. В случае несоответствия представленных Карточек образцов подписей установленным требованиям орган Федерального казначейства регистрирует данные Карточки образцов подписей в Журнале регистрации неисполненных документов (код формы по КФД 0531804) в установленном порядке и возвращает клиенту с указанием в прилагаемом Протоколе (код формы по КФД 0531805) причины возврата.

Карточка с образцами подписей и оттиска печати

Оформление карточки с образцами подписей и оттиска печати в подавляющем большинстве случаев происходит тогда, когда организация открывает расчетный счет в банке. Карточка заполняется любыми предприятиями, независимо от их организационно-правового статуса и формы собственности.

Для чего нужна карточка

Роль карточки довольно проста и понятна: она создается для того, чтобы банковские работники имели четкое представление о том, как должен выглядеть оригинал подписи владельца расчетного счета или его представителя, а также оттиск печати предприятия.

Банки – организации, работающие с финансовыми средствами клиентов и им очень важно соблюдать все возможные меры предосторожности при их приеме, выдаче или переводе.

Именно поэтому к подписи и печати предъявляются особые требования: они должны точь-в-точь совпадать с теми, что указаны в карточке с образцами подписей и оттиска печати, быть четкими и разборчивыми.

В противном случае, специалист кредитного учреждения попросит клиента расписаться или проштамповать бланк еще раз, и если подпись снова не будет идеально совпадать с той, что указана в карточке, может отказать в предоставлении запрашиваемой услуги.

Обязательно ли ставить оттиск печати

Применение печатей и штампов – ранее обязательное условие работы юридических лиц в Российской Федерации. При помощи штемпельных изделий предприятия и организации обязаны были визировать все свои основные документы, в том числе подаваемые в различные государственные структуры и банковские учреждения.

Что касается индивидуальных предпринимателей, то они всегда имели право выбора на предмет того, использовать в работе печати и штампы или отказаться от них. Если принималось решение «за», печать следовало регистрировать в определенном порядке.

На сегодняшний день положения закона касаемо ИП не особо изменились.

А юридические лица (т.е. предприятия и организации в статусе ООО, ОАО, ЗАО) с 2016 года на уровне законодательства освобождены от требования использовать в своей работе различные штемпели и клише.

Иными словами, обязанность к их применению возникает только в тех случаях, если это прописано во внутренних нормативно-правовых актах компании.

Надо ли заполнять карточку на каждый открытый расчетный счет

Если организация открывает несколько расчетных счетов в одном банковском учреждении, она может ограничиться заполнением одной карточки (при том условии, что доступ к счетам будут иметь одни и те же лица). Если же расчетные счета открываются в разных банках, то, конечно, в каждом случае придется заполнять отдельную карточку.

Кто заполняет документ

Документ состоит из трех частей.

Первую заполняет директор организации или ее представитель, уполномоченный специально доверенностью,
вторую – работник нотариальной конторы,
третью – специалист банка.

Унифицированная или произвольная форма

На сегодняшний день нет единого, обязательного к применению, образца карточки.

Банки, а также иные организации, использующие карточку в своей деятельности, могут пользоваться разработанными внутри учреждения шаблонами или применять форму № 0401026. Форма удобна тем, что она содержит все необходимые пункты и параметры, не нужно ломать голову над составлением собственного бланка.

Однако, если банк считает ее недостаточно информативной (например, требует наличия ИНН, КПП, кодов ОКПО, ОКВЭД, и т.п.), он может пойти по пути самостоятельного создания карточки.

Правила по оформлению

Карточку можно заполнять на компьютере (если банк готов предоставить ее в электронном формате) или от руки шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета (но, ни в коем случае не карандашом).

Подпись должна быть только оригинальной, применение факсимильной подписи (т.е. отпечатанной каким-либо способом) строго запрещено. Также недопустимы помарки, неточности и какие-либо исправления.

Если оплошность при заполнении карточки все же была допущена, испорченный бланк следует уничтожить, и заполнить новый.
Количество необходимых экземпляров карточки каждый банк устанавливает на свое усмотрение.

Важное условие: при постановке подписей должен присутствовать либо представитель банка, либо нотариус.

Образец заполнения: лицевая сторона

На первой странице карточки:

В поле «Владелец счета» следует написать полное наименование предприятия (с расшифрованным организационно-правовым статусом) или фамилию-имя-отчество ИП, открывающего расчетный счет в банке (эти данные должны полностью соответствовать учредительным бумагам фирмы).
Далее указывается адрес (место нахождения предприятия или место жительства индивидуального предпринимателя), а также актуальный номер телефона для связи.
Затем пишется название банковского учреждения.

Читать еще: Свидетельство нотариуса при увеличении уставного капитала

С правой стороны ничего писать не нужно – здесь специалист банка поставит свои отметки.

Образец заполнения: оборотная сторона

На второй странице карточки:

Сначала нужно обозначить сокращенное название компании или опять же ФИО ИП, а также номер банковского счета.
Затем в выделенной таблице в соответствующих строках представители организации ставят собственноручные подписи напротив своих ФИО, а справа при необходимости указывается срок их полномочий.
Ниже следует поставить оттиск печати (если ИП или организация пользуется ею).
После этого вписывается дата заполнения и подпись клиента (т.е. ИП, владельца фирмы или его представителя).
Ниже отведено место для резолюции нотариуса о подлинности представленных подписей (заполняется по требованию банка, например, в случаях, если бланк заполнялся не в присутствии банковского специалиста).

Требования к заполнению Карточки образцов подписей

к Требованиям к порядку

информации об учреждении и электронных

копий документов, размещаемых на

официальном сайте в сети Интернет

Требования к заполнению Карточки образцов подписей

Карточка образцов подписей формируется по формам Карточки образов подписей (код формы по КФД 0531753) или Карточки образцов подписей к лицевому счету для учета операций неучастника бюджетного процесса (код формы по КФД 0531833), определенным приказом Федерального казначейства от 7 октября 2008 г. N 7н «О порядке открытия и ведения лицевых счетов Федеральным казначейством и его территориальными органами», и предоставляется в орган Федерального казначейства на бумажном носителе в одном экземпляре.

Карточка образцов подписей, Карточка образцов подписей к лицевому счету для учета операций неучастника бюджетного процесса подписываются руководителем (уполномоченным руководителем лицом) организации, предоставляющей Заявку на внесение изменений в перечень ГМУ, и заверяется органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя (главным распорядителем бюджетных средств), либо нотариально.

Карточка образцов подписей (код формы по КФД 0531753) должна содержать:

10.3. в заголовочной части документа дату ее оформления с отражением в кодовой зоне даты в формате «день, месяц, год» (00.00.0000); дата составления документа, указанная в кодовой зоне, должна соответствовать дате, указанной в заголовочной части документа;

— наименование организации — наименование организации должно указываться строго в соответствии с учредительным документом (уставом), положением о филиале (представительстве) с учетом регистра букв, наличия (отсутствия) пробелов, кавычек, скобок, знаков препинания и иных символов;

— ИНН и КПП организации — ИНН и КПП организации должны соответствовать ИНН и КПП, указанным свидетельстве о постановке юридического лица на учет в налоговом органе;

— юридический адрес организации — юридический адрес организации должен соответствовать юридическому адресу, указанному в копии учредительного документа (копии положения о филиале (представительстве));

— наименование главного распорядителя средств федерального бюджета, главного администратора доходов федерального бюджета, главного администратора источников финансирования дефицита федерального бюджета не заполняется;

— наименование вышестоящего участника бюджетного не заполняется;

— код главного распорядителя средств федерального бюджета, главного администратора доходов федерального бюджета, главного администратора источников финансирования дефицита федерального бюджета не заполняется;

— наименование органа Федерального казначейства, а также его код по КОФК, указанный к кодовой зоне, должны соответствовать наименованию и коду по КОФК органа Федерального казначейства по месту представления Карточки образцов подписей;

— в разделе «Образцы подписей должностных лиц клиента, имеющих право подписи платежных и иных документов при совершении операции по лицевому счету» Карточки образцов подписей наименование должностей, фамилии, имена и отчества должностных лиц организации должны быть указаны полностью.

Карточка образцов подписей к лицевому счету для учета операций неучастника бюджетного процесса (код формы по КФД 0531833) должна содержать:

— в заголовочной части документа дату ее оформления с отражением в кодовой зоне даты в формате «день, месяц, год» (00.00.0000); дата составления документа, указанная в кодовой зоне, должна соответствовать дате, указанной в заголовочной части документа;

— наименование организации-клиента — наименование организации должно указываться строго в соответствии с учредительным документом (уставом), положением о филиале (представительстве) с учетом регистра букв, наличия (отсутствия) пробелов, кавычек, скобок, знаков препинания и иных символов;

— код по ОКПО — код организации по ОКПО должен соответствовать коду по ОКПО, указанному в Заявке на внесение изменений в перечень ГМУ;

— ИНН и КПП организации — код ОКПО, ИНН и КПП организации должны соответствовать ИНН и КПП, указанным свидетельстве о постановке юридического лица на учет в налоговом органе;

— наименование вышестоящей организации не заполняется;

— в разделе «Образцы подписей лиц организации-клиента, имеющих право подписи платежных и иных документов при совершении операции по лицевому счету» Карточки образцов подписей наименование должностей, фамилии, имена и отчества должностных лиц организации должны быть указаны полностью.