Регистр учета ндфл

Как вести регистр налогового учета по НДФЛ

Обязанность формирования налогового регистра для налога на доходы физлиц предусмотрена в ст. 230 НК РФ. О том, зачем нужен такой регистр, каковы его форма и порядок заполнения, — в нашем материале.

Зачем нужен налоговый регистр для НДФЛ

НДФЛ — налог, начисляемый и удерживаемый налоговым агентом с регулярно выплачиваемых физлицу доходов помесячно. Однако в течение года его рассчитывают нарастающим итогом. При этом по нарастающей определяют как показатели, влияющие на налоговую базу (размер дохода применительно к каждой налоговой ставке и уменьшающие его вычеты/расходы), так и сам налог, из общего значения которого затем получают (с учетом уже уплаченных сумм) ту величину, которая подлежит перечислению в бюджет за последний месяц.

Налоговый регистр (ведут его по каждому физлицу персонально и ежегодно формируют заново) позволяет отразить:

состав доходов (в т. ч. тех, которые попадают под налог по достижении ими определенного объема) и вычетов/расходов, уменьшающих облагаемую налогом базу;
разбивку их по налоговым ставкам;
помесячные и сформированные за период с начала года величины этих показателей и отвечающие им суммы налога;
долги, являющиеся результатом удержания/неудержания налога (в т. ч. за предшествующие периоды).

По данным, попавшим в регистр, как исчисляющие НДФЛ налоговые агенты, так и контролирующие их органы проверяют правильность исчисления величины налога.

Кроме того, он служит источником сведений для справок о доходах, выдаваемых работнику (п. 3 ст. 230 НК РФ), и подаваемой в ИФНС отчетности — сводной ежеквартальной по объемам подлежащего уплате налога и персональной ежегодной, состоящей из справок формы 2-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Форма регистра по НДФЛ и порядок его ведения

Форма налогового регистра для НДФЛ и, соответственно, порядок его заполнения на сегодняшний день законодательно не установлены. Налоговому агенту следует разработать их самому, отразив полученный результат в учетной политике.

В числе обязательных для такой формы реквизитов присутствуют (п. 1 ст. 230 НК РФ):

данные, характеризующие физлицо-плательщика налога и отражающие его статус (резидента или нерезидента);
виды выплачиваемых доходов и уменьшающих их вычетов/расходов, показываемые с использованием единой системы установленных для них кодов (действующие значения таких кодов утверждены Приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@);
суммы доходов и даты их выплаты;
даты удержания налога и его уплаты в бюджет;
номер платежного документа.

До 2011 года такой регистр имел утвержденную форму и назывался налоговой карточкой 1-НДФЛ. Бланк ее приводился в ныне утратившем силу Приказе МНС РФ от 31.10.2003 № БГ-3-04/583.

По своему содержанию и структуре эта форма во многом отвечает современным требованиям, предъявляемым к попадающим в налоговый регистр сведениям:

в ней предусмотрено присутствие информации о налоговом агенте и о физлице-плательщике налога;
необходимые для исчисления налога данные кодируются и отражаются помесячно с ежемесячным определением нарастающего итога;
есть возможность разделения налоговых баз по различным ставкам и формирования итоговых цифр, отражающих результаты удержания/неудержания налога.

Поэтому форма 1-НДФЛ может быть взята за основу при создании современного налогового регистра по НДФЛ. Однако ее придется подкорректировать, исправив в ней устаревшие определения, и дополнить, т. к. она не предусматривает отражения в ней:

дат выплаты доходов, удержания налога и уплаты его в бюджет;
номеров платежных документов.

Бланк формы 1-НДФЛ выглядит так:

При разработке порядка заполнения налогового регистра возможно использование тех правил, которые применялись для формы 1-НДФЛ. Они тоже содержатся в Приказе МНС № БГ-3-04/583 и их тоже придется дополнить. Дополнения будут касаться правил отражения дат и реквизитов платежных документов.

Подводим итоги

Ведение налогового регистра по НДФЛ является обязанностью налогового агента, т. к. попавшая в него информация позволяет осуществлять проверку правильности исчисления налога и служит источником данных для отчетности по нему.
Форму регистра и правила его заполнения налоговому агенту нужно разработать самостоятельно, ориентируясь на установленные НК РФ требования, предъявляемые к обязательным реквизитам. За основу при этом может быть взят недействующий ныне бланк налоговой карточки 1-НДФЛ и правила внесения в нее данных. Бланк формы 1-НДФЛ потребует обновления присутствующих в нем определений и дополнения полями, отводимыми для показа в налоговом регистре дат выплаты дохода, удержания налога, уплаты его в бюджет и номеров платежных документов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Разрабатываем удобный регистр по НДФЛ

Разработка налогового регистра по НДФЛ отдана на откуп самим организация м п. 1 ст. 230 НК РФ . Как правило, все налоговые регистры имеются в бухгалтерских программах. Но есть такие организации, у которых нет возможности эти программы купить. Если вы из их числа, тогда эта статья для вас.

Читать еще: Лч в табеле учета рабочего времени

С чего начать

Прежде чем сделать под себя регистр по НДФЛ, надо определить, для чего он нужен. А необходим он вам как налоговому агенту для того, чтобы:

правильно рассчитать налог, подлежащий удержанию из доходов работника;
на основании данных регистров быстро заполнить справки 2-НДФЛ на каждого работника и по окончании года отчитаться перед налоговой инспекцие й п. 2 ст. 230 НК РФ ;
в случае налоговой проверки предъявить проверяющим регистр и избежать штрафа за его отсутствие.

Поэтому в регистре должны быть обязательные реквизиты, прямо упомянутые в НК, а также все данные, которые есть в справке 2-НДФЛ. Ведь так проще будет ее заполнять.

Обязательные реквизиты регистра по НДФЛ

Обязательные реквизиты, которые должны быть в регистре по НДФЛ, таки е п. 1 ст. 230 НК РФ :

1) сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика (ф. и. о., ИНН). Также в регистре лучше сразу указать паспортные данные (номер, серию, адрес места жительства), так как они нужны для заполнения справки 2-НДФЛ;

2) статус налогоплательщика (резидент/ нерезидент);

3) виды выплачиваемых доходов и их коды;

4) виды предоставленных налоговых вычетов и их коды;

5) суммы доходов и суммы вычетов;

6) даты выплаты доходов;

7) даты удержания налога;

8) даты перечисления налога;

9) реквизиты платежного документа на перечисление налога в бюджет (дата и номер).

Мнение читателя

“ Как у нас устроен НДФЛ? Инспектор ничего не делает и радуется. Работник спокойно спит (особенно 5-го и 20-го числа). А работодатель исчисляет, удерживает, перечисляет, предоставляет, сообщает, выдает, представляет. Да еще по каждому получателю и по каждой выплате! И все сам! Хорошо, что сам себя пока еще не штрафуе т ” .

Александр,
главный бухгалтер, г. Москва

Первые пять реквизитов вопросов не вызывают, и проблем отразить их в налоговом регистре нет. Все данные о работнике можно оформить так же, как и в разделе 2 справки 2-НДФЛ утв. Приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ .

Понятно, что суммы доходов работников вы будете брать из своих первичных документов (расчетно-платежных, расчетных ведомостей, актов и т. п.). Коды доходов и коды вычетов берутся из Справочников, приведенных в приложениях № 3 и № 4 к Приказу ФНС, которым утверждены форма справки 2-НДФЛ и Рекомендации по ее заполнени ю утв. Приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ .

А статус налогоплательщика можно кодировать так разд. II Рекомендаций, утв. Приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ (далее — Рекомендации) : цифра 1 означает, что работник — резидент и его трудовые доходы облагаются по ставке 13% п. 2 ст. 207, п. 1 ст. 224 НК РФ , а цифра 2 — что нерезидент и его доходы облагаются по ставке 30% п. 2 ст. 207, п. 3 ст. 224 НК РФ .

Если работник — иностранец или просто часто бывает за границей в командировках, то, чтобы фиксировать, как в течение года меняется его статус, можно сделать в начале регистра такую таблицу.

Регистры налогового учета по НДФЛ в 2020 году

В соответствие с налоговым законодательством, те физические лица, которые имеют доход от источников, расположенных на территории России, должны перечислять в бюджет подоходный налог.

Понятие НДФЛ: плательщики и налоговые ставки

Налог на доходы физических лиц относится к категории федеральных налогов и представляет бюджетный платеж, рассчитанный в процентном соотношении от полученного гражданином дохода.

Чтобы определить сумму налога к перечислению, следует обозначить, какие группы лиц являются плательщиками НДФЛ и какие к ним применимы налоговые ставки. Налогоплательщиками по НДФЛ выступают налоговые резиденты России и граждане, не имеющие такого статуса.

Физлицо признается резидентом, если находится на территории нашей страны непрерывно в течение полугода. В тех случаях, когда данное требование не соблюдается, гражданин входит в группу нерезидентов.

Для резидентов предусмотрены следующие ставки по НДФЛ:

13% — основная ставка по налогу, применяется для всех категорий доходов плательщика;
35% — налоговая ставка для выигрышей и призов в сумме более 4000 рублей.

Налоговые регистры

Все налоговые агенты, исполняющие свои обязанности в отношении работников по перечислению в бюджет сумм НДФЛ, обязаны вести налоговые регистры.

В большинстве случаев все регистры содержатся в компьютерных программах для ведения учета. Тем не менее, автоматизировано ведут учет не все компании и предприниматели. Вследствие этого возникает необходимость использовать налоговые регистры иного формата.

Читать еще: Военный учет в организации пошаговая инструкция

Всем налоговым агентам предоставлено право разрабатывать и утверждать самостоятельно регистры по налогу на доходы. Принятый образец налогового регистра компании и предприниматели должны утвердить приказом руководителя.

Однако прежде чем составлять регистр, необходимо определить, с какой целью налоговики настоятельно рекомендуют их применять при расчетах с персоналом:

Для корректного исчисления НДФЛ, который следует удержать из доходов сотрудников.
Используя информацию, представленную в регистрах, можно сформировать справки по форме 2-НДФЛ, которые по окончании каждого требует предоставлять инспекция ФНС.
Если сотрудники налоговой при проведении выездной проверки потребуют регистры на проверку, налоговый агент сможет их предоставить и тем самым избежать штрафных санкций со стороны инспекции.

Несмотря на то, что агенты по НДФЛ имеют возможность составлять регистры самостоятельно, учитывая потребности своей системы учета, этот документ должен включать в себя обязательные реквизиты. К реквизитам, которые в обязательном порядке следует включить в регистр, относят:

Информацию о плательщиках подоходного налога, то есть сотрудниках работодателя, выступающего налоговым агентом по НДФЛ (ИНН, ФИО, паспортные данные). Отражение данных сведений в этом документе позволит сэкономить время на составление налогового отчета 2-НДФЛ.
Категория налогоплательщика (налоговый статус).
Основание для уплаты налога, то есть какие виды доходов были получены работником.
Налоговые вычеты по подоходному налогу.
Суммарные значения доходов и вычетов.
Даты получения дохода сотрудником.
Дата удержания подоходного налога.
Дата перечисления налога в федеральный бюджет.
Реквизиты платежного поручения на перечисление налогового платежа.

При составлении регистров по НДФЛ необходимо руководствоваться рациональностью. Сотрудники ФНС рекомендуют возложить ответственность за внесение информации о налоге в регистры на ответственных лиц. Именно подписи этих работников должны заверять указанную в налоговом документе информацию.

Организовав качественный учет по налогу на доходы и разработав регистр налогового учета, уполномоченные лица обязаны организовать системы хранения данного документа, позволяющие не только сохранить регистр в целости, но и предотвратить внесение несанкционированных корректировок третьими лицами.

Основные требования при составлении

При составлении налогового регистра следует учитывать следующие рекомендации:

Налоговый регистр по налогу на доходы должен раскрывать сведения с разбивкой по каждому работнику. При этом раскрытию подлежат все полученные работником доходы, вне зависимости от того, какая была применена налоговая ставка. Если в отношении одного физлица были использованы разные ставки НДФЛ, следует эти данные отразить в разных разделах налогового документа.
Если говорить об основной налоговой ставке подоходного налога, информацию о доходах, облагаемых по 13%, целесообразно отражать и по итогам месяца, и нарастающим итогом. Все остальные категории доходов можно регистрировать только помесячно.
Очень часто с работниками заключаются трудовые договоры не в начале года. Тогда при составлении регистра для нового сотрудника можно отразить сведения, указанные в справке 2-НДФЛ с предыдущего места работы.
Не является обязательным отражать в налоговом документе сведения о доходах работников, которые в соответствие с требованиями налогового права не подлежат обложению НДФЛ (пособия по беременности и родам и т.д.). Однако следует включать в него сведения о тех доходах, которые не могут являться объектом обложения по налогу только в пределах определенного лимита. К таким выгодам работника, к примеру, можно отнести суточные. Данная выплата не облагается налогом только в сумме 700 рублей. В случае превышения необходимо удерживать НДФЛ по ставке 13%.
Составление отдельных налоговых регистров требуется, когда у компании имеются обособленные подразделения. Соответственно, при наличии одного подразделения потребуется ведение двух налоговых регистров: один — для ОП, второй – для головного офиса. С какой целью необходимо формирование отдельных регистров? В первую очередь, для того чтобы оптимизировать процесс заполнения и сдачи справки 2-НДФЛ, так как этот налоговый отчет должен быть предоставлен инспекции по месту нахождения компании и ее филиала, то есть в разные ИФНС.
Все суммарные показатели, касающиеся величины налога, указанные в налоговом регистре по подоходному налогу необходимо отражать в полных рублях. Остальные показатели налоговый агент вправе округлять до копеек.

Подведя итоги, отметим, что при составлении налогового регистра нужно руководствоваться принципами рациональности и требованиями ФНС в части включения в документ обязательных реквизитов.

Налоговые регистры по НДФЛ (образец заполнения)

nalogovye_registry_po_ndfl_obrazec_zapolneniya.jpg

Налоговые регистры по НДФЛ: что это?

Предназначение регистра – облегчение контроля произведенных выплат персоналу (с разбивкой по их видам) в целях налогообложения (отслеживания правильности начислений и удержаний НДФЛ, предоставления вычетов и учета их величины), и составления налоговой отчетности – справок 2-НДФЛ, представляемых в ИФНС по завершении каждого года, и ежеквартальных обобщающих форм 6-НДФЛ.

Формируется такой регистр в отдельности по каждому сотруднику. Все начисления по выплатам и предоставление вычетов фиксируются помесячно. Наличие необлагаемых выплат не обязывает работодателя указывать их в регистре, но если они имеют ограничения по суммам, превышение которых подлежит налогообложению, то лучше их обозначать.

Периодичность составления регистра компания определяет самостоятельно. Проще и удобнее делать это ежемесячно после выплаты зарплаты: риск неправильного отражения данных существенно снижается, да и имеющаяся в регистре информация всегда будет актуальной.

Реквизиты, которые должны содержать налоговые регистры по НДФЛ

Статьей 230 НК РФ определены данные, которые следует указать в регистре. Это сведения:

Об идентификации компании-плательщика или ИП:

для организации – ИНН/КПП, код ИФНС, название предприятия;

для ИП – ФИО, дата рождения, данные паспорта, ИНН, адрес места жительства или регистрации, статус.

Виды выплачиваемых доходов, предоставляемых вычетов, расходов/сумм, снижающих базу налога по установленным кодам. Напомним, что каждой выплате или вычету соответствует определенный код, а информация аккумулируется отдельно по каждому из них. К примеру, оклад или тариф фиксируется кодом «2000», оплата пособия по больничному листу кодом «2300», выходное пособие – «2014», компенсация за отпуск при увольнении – «2013» и т.д. Коды доходов и вычетов утверждены приказом ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@ (ред. от 24.10.2017).

Суммы выплаченных доходов и даты их выплат.

Статус налогоплательщика. От него зависит размер ставки налога. Налоговые регистры по НДФЛ 2019г. отдельно отражают его удержание по действующим ставкам. В большинстве случаев ставка налога для резидентов составляет 13%, для нерезидентов – 13% или 30% в зависимости от статуса нахождения в стране и видов получаемых доходов.

Даты исчисления, удержания, перечисления НДФЛ. По налоговому законодательству датой фактического получения зарплаты для исчисления НДФЛ считается последний день месяца, за который она начислена, при увольнении — последний рабочий день, при оплате отпуска или листа нетрудоспособности – дата выплаты (ст. 223 НК РФ). Удерживается налог при выплате дохода. Перечислить налог с большинства выплат необходимо не позже следующего дня после выплаты физлицу, а по отпускным и больничным НДФЛ перечисляется до конца месяца, в котором они были выплачены (ст. 226 НК РФ).

Реквизиты соответствующего платежного документа на перечисление НДФЛ.

Налоговые регистры по НДФЛ: образец заполнения

На примере данных по сотруднику компании ООО «Рекорд» за 1 квартал 2019 г. составим налоговый регистр:

Реброву Евгению Михайловичу ежемесячно начисляют заработную плату 46000 руб. Ему предоставляется «детский» вычет по 1400 руб. ежемесячно (до достижения установленного уровня дохода в 350000 руб.). Дата выплаты зарплаты в компании – 5 число следующего месяца.

Налоговый регистр заполним таким образом:

В 1-м разделе, информация о компании-работодателе;

Во 2-м – данные сотрудника, получающего доход;

3-й раздел – расчет базы и налога. В нем указывают ставку налога (13%), основания для предоставления вычетов (по стандартным, как правило, это заявление, по имущественным – справка ИФНС с соответствующими сведениями).

Затем, в отдельности за каждый месяц, заполняется таблица в разрезе видов выплат и вычетов. В примере осуществлялась только выплата зарплаты (код «2000») и предоставлялся вычет на ребенка (код «126»).

По строке, указывающей размер налоговой базы по ставке НДФЛ 13%, данные отражаются за месяц и по нарастающей с начала года, а сумма базы рассчитывается как разность между начислением и вычетом. Так, база по НДФЛ:

за январь составляет 44600 руб. (46000 – 1400);

за февраль – 89200 руб. (44600 + (46000 – 1400));

за март — 133800 руб. (89200 + (46000 – 1400)).

Доходов, не облагаемых НДФЛ, Ребров в 2019 году не получал, поэтому эти строки не заполняются. Сумма начисленного и удержанного налога идентичны. Дата перечисления НДФЛ – следующий день после выплаты зарплаты работнику. В апреле такая дата выпадает на субботу, поэтому НДФЛ перечислен в понедельник 08.04.2019г.