Компьютер в сборе учет в бухгалтерии

Дата публикации 03.10.2017

Как правильно вести учет таких основных средств, как монитор и системный блок, – раздельно, присваивая каждому свой инвентарный номер, или как единый инвентарный объект «компьютер в сборе»? Части компьютеров часто перемещаются от одного рабочего места к другому, постоянно формировать документы разукомплектования не очень удобно.

Объект принимается к учету в качестве основного средства, если он отвечает критериям, приведенным в пп. 38, 39, 41 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н. (далее – Инструкция № 157н):

имеет срок полезного использования более 12 мес.;
используется неоднократно или постоянно в деятельности учреждения;
принадлежит на праве оперативного управления;
выполняет определенные самостоятельные функции.

При этом объект не должен прямо относиться к материальным запасам в соответствии с п. 99 Инструкции № 157н.

Персональный компьютер – это сложное техническое устройство, которое состоит из системного блока, монитора, клавиатуры и мыши. Можно выделить следующие варианты организации учета компьютерной техники в учреждениях госсектора:

1. Системные блоки и мониторы учитываются в качестве самостоятельных объектов основных средств. Клавиатуры, мыши рассматриваются в качестве материальных запасов.

2. Мониторы и системные блоки, а также клавиатуры, мыши рассматриваются в качестве запасных (составных) частей, из которых комплектуются самостоятельные инвентарные объекты – компьютеры.

С точки зрения реализации первый вариант, безусловно, более удобный. Но, к сожалению, он может послужить источником разногласий с органами финансового контроля. Специалисты Минфина России придерживаются позиции, что компьютер должен учитываться как единый инвентарный объект основных средств, поскольку любая его часть не может выполнять свои функции по отдельности (письмо Минфина России от 02.06.2010 № 03-03-06/2/110, письмо УФНС России по г. Москве от 19.08.2008 № 20-12/077571).

В то же время в судебной практике встречается и иной подход к учету комплектующих компьютера. Суды отмечали, что составные устройства компьютера могут приобретаться в разное время и в разном количестве. Они пригодны для монтажа в различной комплектации, легко заменяются и могут перемещаться от одного рабочего места к другому. На основании этих фактов были сделаны выводы, что комплектующие части компьютера не образуют единого целого и не составляют комплекс конструктивно сочлененных предметов (постановления ФАС Московского округа от 13.04.2010 № КА-А41/3207-10, ФАС Северо-Кавказского округа от 04.02.2011 по делу № А32-44414/2009).

Учреждению целесообразно оценить порядок использования компьютеров. Если учреждение одновременно приобретает полный комплект устройств, из которых монтируется единый компьютер, он закрепляется как стационарное рабочее место и его составные части не перемещаются, такой компьютер следует учесть как единый инвентарный объект.

Если компьютеры комплектуются из устройств, которые приобретались в разное время и имеют разный срок полезного использования, мониторы и системные блоки можно учесть как самостоятельные инвентарные объекты основных средств. Основанием служит п. 45 Инструкции № 157н., который допускает в случае наличия у одного конструктивно сочлененного объекта нескольких частей (основных средств с разным сроком полезного использования) учет каждой такой части как самостоятельного инвентарного объекта.

Во избежание претензий со стороны органов финансового контроля в учетной политике учреждения должен быть закреплен единый подход к отнесению приобретаемых комплектующих компьютерной техники к основным средствам или материальным запасам. Необходимо исключить случаи, когда аналогичное имущество относится как к основным средствам, так и к материальным запасам.

Учет компьютера в бухгалтерском учете или как правильно поставить компьютер на учет?

При поступлении и оприходовании в компанию компьютерной или оргтехники стоит в первую очередь обратить взор на товарную накладную. А точнее на способ, которым отражается техника в этом документе. Когда дополнительные составные части (монитор, клавиатура, мышь и т.д) персонального компьютера отражаются в накладной отдельными позициями, а также могут отличаться сроками эксплуатационного периода, то тогда номенклатуре присваиваются различные инвентарные номера. После чего эти позиции также отдельными составляющими принимаются в организацию и ставятся на бухучет. Ведение учета компьютерной техники отличается своими определенными тонкостями. Стоит помнить критерий, который определяет объекты учета, стоящие 40000 рублей и более к основным средствам.

Способ ведения единого объекта учета.

Рассмотрим пример, как в бухучете отразить покупку компьютерной техники. Некая компания организовывает приобретение компьютера и его составляющих, которые будут задействованы в эксплуатации. Для автоматизирования управленческих процессов предприятия. Список этой техники отражен в следующей таблице:

Директор организации с помощью приказа устанавливает период четыре года, который будет считаться для данной техники сроком эффективной эксплуатации или как срок службы компьютера в бухгалтерском учете. При поступлении и установке на учет купленной номенклатуры, утвержденным комитетом подписывается акт, который свидетельствует о приеме и передачи, согласно форме ОС-1. Техника, поступившая на основные средства, фиксируется на счете, который известен как счет (08) вложений в нереализуемые запасы. У этого счета открыты свои субъектные счета, которые соответствуют виду внеоборотного запаса. Чтобы было более понятно на какой счет бухгалтерского учета поступает компьютер, то для фиксирования покупки основных средств, открывается отдельный субъектный счет для приобретения ОС (основных средств). Для примера представим, что в организации используется прямолинейный метод начисления автоматизации для объекта основных средств. В таком случае, этот метод означает, что каждый месяц и ежегодно будут поступать автоматизированные начисления одинаковыми суммами. Как отмечалось ранее в примере, директором организации был установлен срок полезной эксплуатации в четыре года для купленного оборудования. Значит для расчета годовой нормы автоматизации стоит воспользоваться формулой: 100%/срок полезной эксплуатации (четыре года) = 100%/4 = 25%. Чтобы рассчитать сумму за год, нужно перемножить начальную стоимость приобретенной техники на годовую норму, следовательно, получим формулу: 50000 рублей * 25% = 12500 рублей. Ну и посредством нехитрых математических действий приходим к вычислению ежемесячной нормы, которая будет рассчитываться делением годовой нормы на количество месяцев. Формула для вычисления: 12500/12=1041 рубль. Таким образом осуществляется ведение бухгалтерского учета компьютерной техники стоимостью, превышающей 40000 рублей, как цельного объекта автоматизированного рабочего места на основные средства.

Читать еще: Дивиденды в налоговом учете

Таблица списка бухгалтерских проводок по учету компьютерного оборудования, как ОС

Способ ведения учета компьютерной техники по частям.

Теперь рассмотрим вариант построения бухучета техники, которая поступает и приходуется, как разные единицы оборудования. Другими словами, теперь учету будет поддаваться техника не как цельный объект, например, автоматизированное рабочее место. В состав, которого входят монитор, системный блок и так далее. Теперь все эти составляющие будут отдельными объектами бухгалтерского учета. Снова перейдем к примерам, чтобы легче воспринять информацию по данному вопросу. Возьмем опять некое предприятие, которое приобретает компьютерную технику, однако стоимость этого приобретения на порядок ниже. Из списка поступления нового оборудования выделим следующую номенклатуру:

Системный блок;
Монитор;
Компьютерная мышь;
Клавиатура;
Принтер.

Общая стоимость этого списка составляет 25000 рублей. Но как известно минимальная стоимость объектов учета, которая позволяет принимать их в учете основных средств, равняется сорока тысячам рублей. То есть этот вариант характеризуется, как учет компьютера до 40000. Цель покупки данного оборудования повышение производительности работы главного бухгалтера компании. Так как ранее из-за старого оборудование, которое давно превысило срок полезного использования, затормаживался рабочий процесс бухгалтера. Это лирическое отступление для осознания ценности придерживания установленного периода, в котором может использоваться техника. По началу кажется, что эта ситуация схожа с ситуацией, описанной выше, но главное отличие заключается в конечной стоимости. Это и не позволяет отнести эти объекты к учету, как основные средства. Для того, чтобы документально отразить факт поступления отдельных частей компьютерного оборудования, необходимо воспользоваться унифицированными документами. Этот список содержит следующие формы:

акт о приеме-передачи, который был озвучен в первой ситуации (для основных средств);
инвентарная карточка учета (ОС-6);
инвентарная книга учета объектов (ОС-6б).

Учет компьютеров: единый комплекс или набор компонентов?

Некоторые организации, приобретая компьютер, учитывают входящие в него компоненты по отдельности. Это во многих случаях позволяет списать расходы на покупку компьютера единовременно. Но не противоречит ли это правилам налогового и бухгалтерского учета?

Журнал опубликован:
журнал «Российский налоговый курьер» № 16 2003
© РНК

Налоговый учет

Таким образом, компьютер — не просто работающие независимо друг от друга процессор, материнская плата, оперативная память, жесткий диск и другие компоненты, а их взаимосвязанная система. Причем использование каждого из них по отдельности в подавляющем большинстве случаев невозможно.

Статьей 256 НК РФ определено, что амортизируемым имуществом в целях исчисления налога на прибыль признается имущество, которое находится у налогоплательщика на праве собственности и используется им для извлечения дохода. Амортизируемым признается имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 10 000 руб. Никаких дополнительных критериев, например, которые приняты в бухучете (об этом подробнее ниже), Кодекс не устанавливает.

В связи с этим при приобретении компьютера возникает вопрос, как его учитывать. Можно ли учесть каждый компонент по отдельности (и тем самым сразу списать в расходы стоимость тех из них, чья цена не превышает 10 000 руб.)? Или же компьютер вместе со всеми его компонентами учитывается в качестве единого объекта основных средств?

Позиция МНС России по этому вопросу такова. Если отдельные компоненты компьютера приобретены вместе с системным блоком, они должны быть учтены как единый объект основных средств. При этом если фирма приобретает различные компоненты по отдельности и самостоятельно собирает компьютер, ситуация не меняется. Собранный таким образом компьютер вводится в эксплуатацию как один объект основных средств. Однако организация может приобрести и учесть в качестве основного средства вначале только компьютер с минимальным набором компонентов, без которых он не может использоваться. К таким элементам относятся системный блок, монитор и клавиатура (устройством ввода вместо клавиатуры может быть и другое устройство, например, сенсорный экран). В этом случае приобретаемые в дальнейшем дополнительные элементы (принтер, сканер и т. д.) могут включаться в стоимость компьютера (ст. 257 НК РФ позволяет изменять первоначальную стоимость основного средства в случае дооборудования) либо учитываться в качестве отдельных объектов основных средств. Все зависит от решения организации, которое она принимает самостоятельно.

Иногда организации приобретают компьютер, укомплектованный оборудованием, предназначенным в первую очередь для игр: колонками многоканального звука, DVD-проигрывателем, дорогой видеокартой и др. Подобного рода расходы трудно назвать экономически оправданными. Поэтому их нельзя учесть для целей исчисления налога на прибыль. Исключением здесь могут быть ситуации, когда необходимость приобретения таких технических средств непосредственно связана со спецификой деятельности фирмы (например, разработка программного обеспечения).

Читать еще: Отражение дивидендов в учете

Имейте в виду, что расходы на покупку компьютера должны быть подтверждены:

— актом о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) по форме ОС-1.

Кроме того, с 28 июня текущего года при покупке компьютера за наличный расчет необходим еще и кассовый чек. Это связано с вступлением в силу Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»[2].

Если компьютер стоит более 10 000 рублей…

Амортизируемое имущество распределяется по амортизационным группам в соответствии со сроками его полезного использования. Этот срок организация определяет самостоятельно на дату ввода в эксплуатацию данного объекта амортизируемого имущества. Руководствоваться нужно положениями статьи 258 НК РФ и Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, которая утверждена постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1. Электронно-вычислительная техника (включая принтеры) отнесена в третью амортизационную группу (код ОКОФ 14 3020000). Срок ее полезного использования от 3 лет до 5 лет включительно.

В целях главы 25 Кодекса налогоплательщик ежемесячно начисляет амортизацию линейным или нелинейным методом (п. 1 ст. 259 НК РФ). Начисление амортизации по объекту амортизируемого имущества начинается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором этот объект был введен в эксплуатацию. Такой порядок установлен пунктом 2 статьи 259 НК РФ.

В июле 2003 года организация приобрела компьютер. Его комплектация приведена в табл. 1.

Казенным учреждением принято решение по учету компьютерной техники: системные блоки и мониторы учитывать раздельно в связи с тем, что монитор и системный блок легко разъединяются, мониторы можно переставлять между разными компьютерами, также они имеют разный срок полезного использования. При приобретении компьютеров учет системного блока и монитора ведется как учет самостоятельных основных средств. При этом клавиатура, мышь и другие части являются составными частями системного блока. Как правильно и правомерно отразить в учетной политике данную ситуацию, так как у монитора и у системного блока один код ОКОФ и одна амортизационная группа, хотя по факту мониторы служат дольше? Если их учитывать отдельно, то какие будут коды ОКОФ у монитора и системного блока?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
1. Действующее законодательство в области бюджетного учета не обязывает учитывать мониторы и системные блоки исключительно в составе персонального компьютера (рабочей станции). Поэтому казенное учреждение может принять решение об учете данных материальных ценностей в качестве самостоятельных объектов основных средств, обосновав свое решение.
2. В связи с отсутствием в ОКОФ ОК 013-2014 (СНС 2008) кода для системных блоков данные материальные ценности могут быть отнесены на код 330.28.23.23 «Машины офисные прочие» в качестве прочих машин, относящихся к компьютерной технике. Монитору может быть присвоен либо код 320.26.2 «Компьютеры, периферийное оборудование», либо код 320.26.30.23 «Аппараты телефонные прочие, устройства и аппаратура для передачи и приема речи, изображений или других данных, включая оборудование коммуникационное для работы в проводных или беспроводных сетях связи (например, локальных и глобальных сетях)».

Обоснование вывода:
1. Отнесение имущества в состав основных средств осуществляется при выполнении критериев, перечисленных в п.п. 7, 8 СГС «Основные средства», п.п. 38, 39 Инструкции N 157н. Одним из главных критериев отнесения объекта к основным средствам является срок его полезного использования: он должен быть более 12 месяцев, а вот стоимость объекта имущества, при отнесении его к основным средствам или материальным запасам значения не имеет. При этом согласно п. 10 СГС «Основные средства» объект должен быть предназначен для выполнения определенных самостоятельных функций. Кроме того, в соответствии с положениями СГС «Основные средства» объекты нефинансовых активов не могут быть отнесены к основным средствам в том случае, если они должны учитываться в составе материальных запасов в соответствии с требованиями п. 99 Инструкции N 157н (смотрите также раздел 3 «Методических рекомендаций, доведенных письмом Минфина России от 15.12.2017 N 02-07-07/84237). Важным новшеством является то, что теперь в составе объектов основных средств может быть учтена материальная ценность при условии, что субъектом учета прогнозируется получение от ее использования экономических выгод или полезного потенциала и первоначальную стоимость материальной ценности, как объекта бухгалтерского учета, можно надежно оценить (п. 8 СГС «Основные средства»).
Вместе с тем согласно положениям абзаца 5 п. 10 СГС «Основные средства» единицей учета основных средств может признаваться часть объекта имущества, если:
— в отношении данной части самостоятельно можно определить период поступления будущих экономических выгод, полезного потенциала;
— это часть имущества, имеющая отличный от остальных частей срок полезного использования (способ получения будущих экономических выгод или полезного потенциала);
— стоимость части объекта имущества составляет значительную величину от общей стоимости объекта имущества.
При этом такая единица учета основных средств определяется вне зависимости от возможного физического обособления части объекта имущества.
Здесь необходимо отметить, что учет мониторов и системных блоков в качестве отдельных инвентарных объектов всегда был темой для споров и дискуссий. Причем специалисты финансового ведомства на протяжении достаточно длительного времени ранее давали разъяснения о необходимости их учета совместно в качестве единых инвентарных объектов. Такие рекомендации давались и для организаций некоммерческого сектора (смотрите, в частности, письма Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 29.10.2004 N 03-03-01-04/1/89, от 02.06.2010 N 03-03-06/2/110). При этом суды, рассматривая подобные споры, ранее вставали как на сторону учреждений (к примеру, постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 07.12.2011 N 08АП-8357/11), так и на сторону контролирующих органов (например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.03.2012 N Ф02-601/12 по делу N А74-919/2011).
Недавняя судебная практика (к примеру, постановление АС Волго-Вятского округа от 26.12.2017 N Ф01-6014/17 по делу N А29-1287/2017), поддержанная Верховным Судом РФ (определение Верховного Суда РФ от 26.04.2018 N 301-КГ18-3857), свидетельствует о возможном учете мониторов и системных блоков как в качестве отдельных основных средств, так и в качестве единых инвентарных объектов. Исходя из анализа нормативных актов, суд приходит к выводу, что каждый из спорных объектов (системных блоков и мониторов), эксплуатирующихся учреждением в составе рабочих мест, не теряет своего функционального назначения вне комплекса: они пригодны для монтажа в различной комплектации и легко заменяемые; не придут в негодность при отсоединении от комплекса и могут быть использованы в составе другого комплекса; монитор и системный блок не являются единым целым, не смонтированы на одном фундаменте и не имеют общего управления; замена и перемещение системных блоков и мониторов возможны без какого-либо ущерба их назначению и могут производиться исходя из определяемой целесообразности при осуществлении производственной деятельности. Соответственно, системные блоки и мониторы могут быть учтены не только исключительно в качестве единого объекта основных средств — персонального компьютера, но и в качестве самостоятельных основных средств как отдельные конструктивно обособленные предметы, предназначенные для выполнения определенных самостоятельных функций.
Таким образом, нормативные акты в области бюджетного учета не обязывают учитывать мониторы и системные блоки исключительно в составе формируемого ими персонального компьютера. Учет системных блоков и мониторов в качестве отдельных основных средств возможен и должен определяться решением профильной комиссии учреждения. Единые нормы и критерии для принятия профильной комиссией соответствующих решений, в целях устранения возможных сомнений, следует установить учетной политикой учреждения. Так, например, если учреждением будут приобретаться комплектующие для их сбора в один компьютер, то в этом случае целесообразно будет учитывать их как единый инвентарный объект. Если же специфика использования составных частей компьютера и технические характеристики предполагают их раздельный учет, то действующее законодательство не ограничивает учреждение в этом праве. При этом любое решение профильной комиссии должно быть обосновано и аргументировано, подход к учету основных средств, которые используются одинаково, единообразным.
2. Отметим, что в Общероссийском классификаторе ОК 013-2014 (СНС 2008), принятом и введенном в действие приказом Росстандарта от 12.12.2014 N 2018-ст (далее — ОКОФ ОК 013-2014 (СНС 2008)), отдельных кодов для системных блоков и мониторов нет. Поэтому, если казенным учреждением будет принято решение об учете данных материальных ценностей как отдельных объектов основных средств, то для определения кодов ОКОФ необходимо обратиться к прямому и обратному переходным ключам между редакциями ОК 013-94 и ОК 013-2014 (СНС 2008), утвержденным приказом Росстандарта от 21.04.2016 N 458.
Рабочие станции (персональные компьютеры) в соответствии со старым ОКОФ относились к группе «Техника электронно-вычислительная» (код 14 3020000). Положения ОК 013-94 позволяли выделять в качестве отдельных объектов основных фондов составляющие части компьютеров, в частности:
— монитор можно было отнести к коду 14 3020350 (устройства отображения информации);
— системный блок можно было отнести к коду 14 3020260 (процессоры, устройства операционные).
Однако в прямом и обратном переходных ключах указано, что процессоры, устройства операционные (код 14 3020260) больше не являются основными фондами для ОКОФ ОК 013-2014 (СНС 2008), а устройства отображения информации (код 14 3020350) в ОКОФ ОК 013-2014 (СНС 2008) относятся к подгруппе «Компьютеры, периферийное оборудование» (код 320.26.2). Вместе с тем ОКОФ не регулирует порядок отнесения объектов в состав основных средств, поэтому руководствоваться его положениями при отнесении имущества к основным средствам будет неверным решением.
Если профильной комиссией будет принято решение об учете мониторов и системных блоков отдельно, то в прямом и обратном переходных ключах указано, что технике электронно-вычислительной (код 14 3020000) в ОКОФ ОК 013-2014 (СНС 2008) сопоставляется код 330.28.23.23 «Машины офисные прочие». Поэтому в связи с отсутствием в новом ОКОФ кода для системных блоков данные материальные ценности можно отнести на код 330.28.23.23. Согласно переходным ключам для мониторов предлагается код 320.26.2 «Компьютеры, периферийное оборудование», но он является группировочным. Более детализированным кодом, близким по смысловому значению к мониторам, может быть код 320.26.30.23 «Аппараты телефонные прочие, устройства и аппаратура для передачи и приема речи, изображений или других данных, включая оборудование коммуникационное для работы в проводных или беспроводных сетях связи (например, локальных и глобальных сетях)». Тот или иной выбор кода казенному учреждению следует закрепить в рамках формирования учетной политики.

Читать еще: Списание масла моторного в бухгалтерском учете

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Емельянова Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

28 декабря 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.