Ответственность за нарушение правил хранения документов

Автор: Анна Еременко

В ходе деятельности предприятия формируется огромное количество документов, которые необходимо хранить. Внешние нормативные акты регламентируют виды документов, подлежащих хранению, нормативные сроки хранения и порядок их хранения. За несоблюдение данных норм предусматриваются административные штрафы, которые могут стать реальной финансовой проблемой для предприятия. В данной статье мы с вами рассмотрим законодательные акты и ответственность, которую они возлагают на организации в сфере документооборота.

Существует два федеральных закона, устанавливающих ответственность за нарушение правил делопроизводства:

Кодекс «Об административных правонарушениях» содержит несколько статей, которые накладывают административную ответственность за нарушение норм делопроизводства:

Ст. 13.20 «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов»

В Ст. 13.25 «Нарушение требований законодательства о хранении документов»

Теперь важно определить, какие же нормативные акты содержат требования к хранению документов.

Закон о бухгалтерском учете №402-ФЗ закрепляется 5-летний срок хранения первичных учетных документов и учетной политики, а также содержит требование обеспечения безопасных условий хранения документов и защиты их от изменений. С недавних пор прописана необходимость обеспечить передачу документов при смене руководителя.

Федеральный закон № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» представляет для организаций данной формы собственности список обязательных к хранению документов.

Срок хранения всех внутренних документов любого хозяйственного общества определяется по «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Документы организации могут быть запрошены в ходе камеральных проверок, встречных налоговых проверок и других надзорных мероприятий. Основные инициаторы проверок — это МЧС, Налоговые службы, МФД, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Пенсионный фонд и Фонд Социального Страхования.

Давайте рассмотрим, как 1С:Документооборот поможет нам в работе с бумажными документами при подготовке к проверкам.

Как правило, при работе с бумажными документами и их хранении на предприятии используется Номенклатура дел – утвержденный систематизированный список дел (совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности), заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения. Она разрабатывается и утверждается ежегодно в 4 квартале на следующий календарный год. Даже если в организации нет как таковой номенклатуры дел, все равно вся первичная документация, как правило, хранится в определенных папках, сшитых обычно по видам документов и периодам. Подготовка к проверкам пакета документов по одному контрагенту за разные периоды может стать достаточно трудоемкой задачей. С ней будет намного легче справиться, если вести электронных архив первичных документов в 1С:Документооборот. В самой программе заводится номенклатура дел (либо реальная структура папок хранения документов), и в каждой карточке документа указывается папка, в которой он хранится. Далее с помощью специального поиска можно найти все необходимые документы (например, по определенному контрагенту за период). Настройки поиска можно сохранить и использовать в дальнейшем. Если потребуются оригинал документа, то из карточки также легко определить, в какой папке он находится.

Если же необходимы копии, то и здесь нам поможет 1С:Документооборот. Из этой же формы поиска можно распечатать все приложенный файлы к найденным карточкам.

Как мы видим, в последних изменениях законодательства есть тенденция повышения ответственности за хранение документов. Об этом говорят и высокие административные штрафы. Вероятно, что в ближайшее время и другие нормы законодательства в отношении сохранности документов будут ужесточены. При повышенных рисках возможной ответственности применение систем электронного документооборота, позволяющих систематизировать и обеспечить классификацию и хранение документов, становится все более необходимыми.

Ответственность за нарушение норм хранения архивных документов: судебная практика

Создание и поддержание архива организации в должном состоянии – объемная работа, важность которой порой нивелируется директорами организаций. Работники небольших компаний, как правило, занимаются делами архива по остаточному принципу. И это совершенно неправильно, а порой даже опасно для организации: велика вероятность при первой же проверке получить штраф, причем как за некорректное исполнение обязанностей, так и за бездействие.

В соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 28.11.2015; далее – Федеральный закон № 125-ФЗ) за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации предусматривается гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность.

Читать еще: Доверенность на право подписи товарных накладных

Судебная практика по нарушениям правил и сроков хранения документов обширна и разнообразна, касается организаций всех форм собственности и самых разнообразных документов, включая дела по личному составу. В зависимости от степени тяжести вины решения суда по подобным делам различны – от предупреждения до сотен тысяч рублей штрафных санкций. Примеры реальных судебных дел рассмотрим далее.

Важно!

Чаще всего нарушения правил хранения и уничтожения архивных дел выявляются в ходе проведения плановых выездных проверок, реже – по факту неисполнения запросов. При этом проверки может инициировать как вышестоящий архив, налоговая или Пенсионный фонд, так и сама организация в рамках очередного внутреннего аудита.

Виды споров

Правоприменительную практику по вопросам нарушения правил хранения архивных документов условно можно разделить по видам споров.

1. Споры, связанные с непредоставлением запрашиваемой документации по причине их утери в ходе стихийных бедствий (землетрясение, наводнение, ураган, пожар и т.п.). В решении подобных споров суды все чаще встают на сторону налогоплательщиков. Организация может избежать штрафа за утерю документов, если представит доказательства, что такая утеря произошла вследствие форс-мажора. Подтвердить такие факты можно справками из соответствующих органов.

Обратите внимание!

Если документы сгорели, а в помещении, в котором они хранились, не была установлена пожарная сигнализация, то форс-мажором эту ситуацию не признают. Аналогично и с кражей: если помещение, в котором хранились документы, не запиралось, то штраф придется уплатить.

2. Непредоставление документов по причине их хищения. Единого мнения судов по решению таких споров нет. Так, ФАС Западно-Сибирского округа согласился с отсутствием вины налогоплательщика в непредоставлении документов по указанной причине, а ФАС Центрального округа в схожей ситуации принял противоположное решение, т.к. «хищение стало возможным из-за действий должностных лиц самой организации, не обеспечивших сохранность бухгалтерских документов».

3. Непредоставление документов по причине их отсутствия.

Извлечение

из Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях

Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, –

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц – от трехсот до пятисот рублей.

Пример

ОАО «ППП» в ходе проверки его деятельности не предоставило приказ директора о назначении лица, ответственного за архив. Личные карточки уволенных работников (по форме № Т-2), личные дела и приказы по личному составу хранились в неупорядоченном виде, за что организация была оштрафована на 300 руб.

4. Уничтожение документов ранее требуемого срока. За несоблюдение норм архивного хранения или за неправомерное уничтожение документов ранее установленной даты ликвидации с организации и лично с руководства компании могут взыскать административный штраф. Размер штрафа может составлять сумму до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Обратите внимание!

Представители проверяющих органов составляют акт о нарушении норм архивного хранения, который можно оспорить только в судебном порядке.

При совершении двух или более правонарушений штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности, при этом уплата штрафа не освобождает предприятие от обязанности устранить нарушение.

Извлечение

из Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях

Статья 15.11. Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности

Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов –

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей.

1. Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается:

занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов вследствие искажения данных бухгалтерского учета;

искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.

Читать еще: Как правильно подшивать документы в папку

2. Должностные лица освобождаются от административной ответственности за административные правонарушения, предусмотренные настоящей статьей, в следующих случаях:

представление уточненной налоговой декларации (расчета) и уплата на основании такой налоговой декларации (расчета) неуплаченных сумм налогов и сборов, а также соответствующих пеней с соблюдением условий, предусмотренных пунктами 3, 4 и 6 статьи 81 Налогового кодекса Российской Федерации;

исправление ошибки в установленном порядке (включая представление пересмотренной бухгалтерской отчетности) до утверждения бухгалтерской отчетности в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

Пример

В 2009 г. в ходе плановой выездной проверки деятельности в одном из ЗАО Краснодарского края был выявлен вопиющий факт нарушения норм хранения и утилизации архивных документов. Главный бухгалтер вывез в подвальное помещение гаража все документы общества о текущей бухгалтерской отчетности, включая входящую и исходящую корреспонденцию, папку с протоколами Совета директоров, решениями общих собраний (за прошедший год). До этого данная документация хранилась дома у главного бухгалтера (!).

В конце января 2009 г. подвал затопило, и все находящиеся в нем документы ЗАО пришли в негодность: текст был размыт, информация стала нечитаемой. Поэтому главный бухгалтер выбросил документы, без составления каких-либо описей и подтверждения факта случившегося. Документы следовало хранить до сдачи в архив в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа[1], а в случае утраты или повреждения оригиналов документов – заверенные в установленном порядке копии с составленным актом. Этого сделано не было. В итоге общество было оштрафовано на 200 000 руб. (решение Арбитражного суда Краснодарского края по делу № А32-4676/2010-51/155-74АЖ от 11.03.2010; постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда по делу № А32-4676/2010 от 28.05.2010).

[1]Имеется в виду место государственной регистрации ЗАО как юридического лица.

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2016.

Ответственность за нарушение порядка хранения и уничтожения документов

Согласно ст. 27 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» за нарушение правил хранения и уничтожения документов предусматривается гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность. Она может быть возложена на юридических и должностных лиц, в частности, руководителя организации или главного бухгалтера, а также других граждан, виновных в нарушении законодательства в данной области.

При этом к несоблюдению порядка архивного хранения относятся:

неправомерное уничтожение документов;
утрата до истечения установленного срока хранения;
нарушение правил комплектования, фондирования и т.д.;
несоблюдение требований к условиям хранения (например, для бухгалтерских документов это отдельные помещения или специально оборудованные закрывающиеся шкафы) и т.д.

Виды и степень возлагаемой ответственности зависят от тяжести нарушения и устанавливаются Налоговым кодексом РФ (НК РФ), Кодексом об административных правонарушениях (КоАП) и другими нормативными документами федерального и регионального значения.

Гражданско-правовая ответственность

Гражданско-правовая ответственность за нарушение архивного законодательства носит компенсационный характер. Другими словами, лицо, виновное, например, в утрате или порче документов, обязано возместить причиненный ущерб.

Чаще всего наказание ограничивается материальным взысканием в виде уплаты неустойки или штрафа. Однако в случае серьезных нарушений, к примеру, при несоблюдении правил хранения особо ценных документов, последние могут быть изъяты по решению суда в соответствии со ст. 240 ГК РФ.

Административная ответственность

Административная ответственность за нарушение порядка хранения и уничтожения документов заключается в наложении штрафов, размер которых регламентируется КоАП:

за нарушение должностными лицами правил хранения, комплектования и учета архивных документов – 300-500 руб. (ст. 13.2о КоАП);
за грубое нарушение правил ведения и представления бухгалтерской отчетности – 2000-3000 руб. (ст. 15.11 КоАП).

Наряду с административной, за подобные нарушения законодательством РФ также предусмотрена налоговая ответственность. В частности, в ст. 120 НК РФ установлены следующие размеры штрафных санкций:

10 000 руб. при отсутствии первичных документов за 1 налоговый период;
30 000 руб. при непредставлении документов более чем за 1 налоговый период;
20% от суммы неуплаченных налогов, но не менее 40 000 руб. при условии, что утрата документов повлекла занижение налоговой базы.

Уголовная ответственность

Уголовная ответственность может быть наложена за «уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов» (ст. 325 УК РФ), а также за непредставление их налоговой службе (ст. 199 УК РФ). В зависимости от тяжести нарушения виновное лицо может быть наказано штрафом в размере от 100 000 руб., исправительными или принудительными работами, либо лишением свободы на срок до двух лет.

Читать еще: 1265 постановление правительства

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов

За организацию хранения учетных документов, регистров учета и бухгалтерской отчетности отвечает руководитель учреждения, а их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер.

За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность – штраф на должностных лиц составит от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. Минимальный штраф по этой статье составляет 5000 руб.

Согласно статье 170 Перечня, годовую налоговую отчетность следует хранить постоянно. Квартальные отчеты по налогам хранят пять лет, а при отсутствии годовых (например, по налогу на добавленную стоимость) – постоянно. Срок хранения ежемесячных налоговых деклараций (расчетов) составляет пять лет. Сводные годовые и годовые отчеты об исполнении сметы расходов также хранят постоянно (ст. 140 Перечня). Квартальные – в течение пяти лет, а при отсутствии годовых – постоянно.

К документам постоянного хранения относятся и сводная годовая, и годовая бухгалтерская отчетности (ст. 135 Перечня). Квартальную и месячную отчетности положено хранить пять лет, а при отсутствии годовых (квартальных) отчетов – постоянно.

Обратите внимание: учреждения, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, могут хранить документы постоянного срока не менее 10 лет (п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня). Исключение из данного порядка составляет, в частности, сводная годовая бухгалтерская отчетность. Ее положено хранить до момента ликвидации организации.

Срок хранения первичных документов и прочих регистров бухгалтерского учета составляет пять лет, в частности, для:

-бухгалтерских учетных регистров (главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости и т. п.);

-первичных документов, служащих основанием для бухгалтерских проводок (накладные, акты, кассовые и банковские документы и т. п.).

Отметим также: пятилетний срок хранения установлен и для счетов-фактур. Основание – пункт 150 Перечня.

Лицевые счета работников положено хранить в течение 75 лет (п. 153 Перечня). Срок хранения расчетно-платежных ведомостей на выдачу зарплаты составляет пять лет (п. 155 Перечня). Однако при отсутствии лицевых счетов такие ведомости следует хранить в течение 75 лет.

По общему правилу началом срока хранения документов считают 1 января года, следующего за годом, в котором они закончены делопроизводством (п. 2.9 Указаний по применению Перечня).

Однако, для ряда документов срок хранения начинает исчисляться в порядке, отличном от общего. Так, например, исключение из общего правила составляют книга покупок и книга продаж. Начало срока их хранения (пять лет) определяют с даты последней записи (а не с 1 января следующего года). Об этом сказано в пунктах 15 и 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914.

Особый порядок исчисления сроков предусмотрен и в самом Перечне. В частности, пятилетний период хранения начинает течь:

-для договоров (на оказание аудиторских услуг, кредитных, хозяйственных, имущественного страхования) – с момента истечения срока действия;

— для договора о материальной ответственности – с момента увольнения материально ответственного лица;

-для свидетельств о постановке на учет в налоговой инспекции – с момента снятия организации с налогового учета.

Для хранения бухгалтерских документов учреждение должно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы. В частности, бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359).

Документы с грифом «коммерческая тайна» держат в сейфах. Остальные бумаги хранят в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Чтобы обеспечить условия для хранения документов бухгалтерии, учреждение может организовать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

В архив передают документы постоянного (вечного) и долговременного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги (срок хранения до 10 лет включительно) хранят в бухгалтерии до их уничтожения. Основание — пункты 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Уничтожению документов с истекшим сроком хранения предшествует их экспертиза, на которой выделяют документы постоянного, временного хранения и подлежащие уничтожению. Указанные мероприятия в учреждении осуществляет экспертная комиссия, назначенная приказом руководителя.