Основные правила работы архивов организаций 2020

Правила ведения архивного делопроизводства

Создание архива организации начинается с разработки номенклатуры (реестра) дел. Прежде чем описывать, как формируется архивное делопроизводство и номенклатура (2020), нужно дать определение наиболее важным терминам, используемым в архивном деле.

Делопроизводство и архивное дело, термины и определения

Определения терминов, используемых в делопроизводстве и архивном деле, содержатся в ГОСТ Р 7.0.8-2013, вступившем в силу с начала марта 2014 г. В стандарте приводятся значения следующих понятий:

делопроизводство представляет собой деятельность по документированию, документообороту, хранению и практическому применению различных документов;
под архивным делом понимается работа, позволяющая обеспечить хранение, комплектование, использование и учет архивной документации;
документ — это информация, зафиксированная на каком-либо носителе и содержащая реквизиты, позволяющие осуществить ее идентификацию;
архивный документ представляет собой акт, завершенный делопроизводством, который необходимо хранить определенное количество времени в соответствии с действующими требованиями законодательства;
под документированием понимается операция записи данных на носитель по правилам, установленным в организации;
документооборот — это движение документов на предприятии с момента разработки и до момента утилизации;
номенклатура дел — список заголовков, сформированных в организации дел, в котором указываются сроки их хранения;
под индексом дела понимается его обозначение, указанное в реестре дел и состоящее из цифр и букв.

Комплексы документов

Начальным этапом формирования номенклатуры дел выступает изучение созданных на предприятии комплексов локальных актов. В их число входят:

организационная структура и штатное расписание предприятия;
разработанные в предыдущие годы реестры дел;
описи дел временного и постоянного хранения;
при наличии — типовые номенклатуры дел;
правила организации, определяющие порядок документооборота и документирования на предприятии;
перечень документов, регламентирующих срок их хранения.

Схемы разработки номенклатуры дел

Следующий этап — выбор схемы, по которой она будет формироваться. Применяются два основных варианта:

Структурная схема. Используется в том случае, если организационная структура компании или учреждения является стабильной. Разделы реестра дел формируются для каждого подразделения организации на основе структуры и штатного расписания.
Функциональная схема. Применяется в предприятиях с нестабильной организационной структурой. Разделами выступают отдельные функции (трудовые отношения, кадры, отчетность и другие) или направления работы компании (производство, охрана труда, строительство, ремонт и т. д.).

Филиалы и представительства

Самостоятельные структурные подразделения предприятия в виде филиалов и представительств обязательно учитываются в номенклатуре дел. Обычно связанные с ними документы указываются в виде отдельных подразделов или разделов с указанием конкретного подразделения.

При этом сотрудники представительства или филиала формируют собственную номенклатуру дел, которая затем предоставляется в головную организацию и становится частью общего перечня заголовков дел. Если организационная структура хозяйствующего субъекта предусматривает большое количество региональных подразделений, рекомендуется формировать типовой реестр дел представительств и филиалов.

Общественные организации

На предприятии нередко создаются общественные организации. Речь в данном случае идет о профсоюзах. Если подобное объединение зарегистрировано в качестве юридического лица, необходимо формирование индивидуального документального и архивного фонда. Как следствие, создается собственная номенклатура дел.

Документы различных совещательных органов, создаваемых на предприятии, включаются в общий реестр дел организации. В качестве примера подобных структур можно привести ликвидационную комиссию или временную администрацию, которые формируются при осуществлении процедуры банкротства.

Включение электронных баз данных

Сейчас значительная часть документооборота происходит с применением электронного формата документов. Логичным следствием этого становится включение в номенклатуру дел электронных баз данных. Сроки хранения электронных документов не отличаются от бумажных, документация на электронных носителях включается на общих основаниях.

Индексы дел

Частой проблемой организации делопроизводства коммерческих компаний становятся трудности с индексацией дел. Они объясняются регулярными структурными изменениями, характерными для подобных хозяйствующих субъектов. Следовательно, возникает необходимость пересмотра существующей системы индексов. Общего решения не существует, поэтому в каждом конкретном случае внесение корректировок в индексацию дел происходит индивидуально.

Сроки хранения

Срок хранения архивных документов организации определяется действующей нормативно-правовой базой. Она формируется на основе ФЗ и перечней нормативных актов, разработанных Росархивом и Минкультуры.

В номенклатуре дел срок хранения документа указывается в графе 4 с обязательным указанием нормативного акта, которым он устанавливается.

Основные правила работы архивов организаций 2020 год. Последняя редакция

от Аноним

Хорошо и качественно

Документ продается с актуализацией на дату продажи!
«Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.
Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.
Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.
Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.
К Правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу архива.

Читать еще: Как правильно заполнить трудовую книгу

Содержание
Основные правила
Введение
1. Общие положения
1.1. Понятие архива организации
1.2. Виды архивов
1.3. Основные задачи и функции архива
1.4. Права архива
1.5. Ответственность архива
2. Экспертиза ценности документов
2.1. Нормативно-методические основы экспертизы ценности документов
2.2. Организация проведения экспертизы ценности документов
2.3. Порядок проведения экспертизы ценности документов
2.4. Оформление результатов экспертизы ценности документов
3. Комплектование архива
3.1. Комплектование архива организации
3.2. Источники комплектования архива
3.3. Состав документов, подлежащих передаче в архив
3.4. Номенклатура дел
3.5. Порядок формирования дел в организации
3.6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив
3.7. Составление и оформление описей дел
4. Обеспечение сохранности документов архива
4.1. Система мер обеспечения сохранности документов
4.2. Требования к зданиям и помещениям архива
4.3. Режимы хранения документов
4.4. Размещение документов в хранилище
4.5. Порядок выдачи дел из хранилищ
4.6. Обеспечение физико-химической сохранности документов
4.7. Проверка наличия и состояния документов
4.8. Особо ценные и уникальные документы архива
4.9. Страховой фонд и фонд пользования
5. Организация документов в архиве
5.1. Документальный и архивный фонд организации
5.2. Определение фондовой принадлежности архивных документов и образование архивного фонда
5.3. Хронологические границы архивного фонда
5.4. Организация документов в пределах архивного фонда
6. Учет документов в архиве
6.1. Общие требования к учету документов
6.2. Единицы учета
6.3. Система учетных документов архива
6.4. Порядок ведения основных учетных документов
6.5. Учет дел и документов, находящихся на депозитарном хранении
6.6. Ведение учетных баз данных
7. Научно-справочный аппарат к документам архива
7.1. Система научно-справочного аппарата
7.2. Описи дел, документов
7.3. Каталоги и ведомственные картотеки
7.4. Указатели
7.5. Обзоры
7.6. Историческая справка
7.7. Автоматизированный научно-справочный аппарат архива
8. Использование документов архива
8.1. Понятие использования документов архива
8.2. Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера
8.3. Работа читального зала архива
8.4. Выдача дел во временное пользование
8.5. Использование документов архива при подготовке информационных мероприятий, в средствах массовой информации и публикационной деятельности
8.6. Учет использования дел и документов архива
9. Порядок передачи документов архива на постоянное хранение
10. Организация работы архива
10.1. Создание архива организации
10.2. Планирование работы и отчетность архива
10.3. Контроль за состоянием хранения документов и их организацией в делопроизводстве структурных подразделений
10.4. Выполнение платных работ и услуг
10.5. Прием-передача документов при смене руководителя архива
10.6. Порядок приема-передачи документов при реорганизации организации
Приложение 1. Опись дел постоянного хранения
Приложение 2. Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение 3. Опись дел по личному составу
Приложение 4. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Приложение 5. Опись электронных документов постоянного хранения
Приложение 6. Лист фонда
1. Учет неописанных документов
2. Учет описанных документов
Приложение 7. Номенклатура дел организации
Приложение 8. Номенклатура дел структурного подразделения организации
Приложение 9. Лист-заверитель дела
Приложение 10. Внутренняя опись документов дела
Приложение 11. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение 12. Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации
Приложение 13. Итоговая запись и заверительная надпись
Приложение 14. Титульный лист описи документов постоянного хранения
Приложение 15. Карточка постеллажного топографического указателя
Приложение 16. Карточка пофондового топографического указателя
Приложение 17. Заказ (требование) на выдачу документов
Приложение 18. Акт о выдаче дел во временное пользование
Приложение 19. Книга выдачи документов
Приложение 20. Лист использования документов
Приложение 21. Карта-заместитель дела
Приложение 22. Акт проверки, наличия и состояния дел
Приложение 23. Опись особо ценных дел
Приложение 24. Книга учета поступления и выбытия документов
Приложение 25. Список фондов
Приложение 26. Реестр описей
Приложение 27. Книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования
Приложение 28. Опись страхового фонда
Приложение 29. Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию
Приложение 30. Паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда
Приложение 31. Учетная карточка единицы учета электронных документов (ЭД)
Приложение 32. Акт о миграции и перезаписи электронных документов
Приложение 33. Журнал учета поступления и выбытия электронных документов
Приложение 34. Журнал учета миграций и перезаписей электронных документов
Приложение 35. Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив
Приложение 36. Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
Приложение 37. Акт о неисправимых повреждениях документов
Приложение 38. Акт описания документов личного происхождения
Приложение 39. Акт об образовании объединенного архивного фонда
Приложение 40. Акт о технических ошибках в учетных документах
Приложение 41. Акт об обнаружении документов
Приложение 42. Архивная справка (образец)
Приложение 43. Карточка пользователя
Приложение 44. Журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов
Приложение 45. Журнал регистрации посещений пользователями читального зала
Приложение 46. Годовой план работы архива
Приложение 47. Карточка учета работы с организацией
Приложение 48. Акт приема-передачи при смене руководителя архива

Читать еще: Уступка права требования по договору факторинга

Меняются правила работы архивов организаций

С 28 января 2020 г. постановлением Минюста N 214 вносятся изменения в Правила работы архивов N 143. На что обратить внимание организациям?

Документы архива

Уточнено, что в архиве организации составляются отдельно :

— график передачи дел на постоянное хранение в государственный архив;

— график представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение экспертно-методической комиссии госархива или экспертно-проверочной комиссии структурного подразделения по архивам и делопроизводству облисполкома.

В настоящее время, исходя из буквального прочтения, можно предположить, что это один график .

Указанные графики по-прежнему будут составляться только организациями, являющимися источником комплектования госархива .

На заметку
Как и сейчас, помимо этих графиков в архиве организации нужно будет составлять :
— план работы на год;
— график приема дел в архив организации;
— паспорт архива организации.

Номенклатура дел

Дополнен перечень сведений, о которых проставляются отметки в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел. Так, с 28.01.2020 в графе 5 также нужно будет проставлять отметку :

— об электронных делах, содержащих документы в электронном виде;

Как и в настоящее время, там нужно будет указывать данные :

— о переходящих делах;

— передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения;

— выделении дел к уничтожению;

— лицах, ответственных за формирование дел;

— передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения;

— датах и индексах протоколов заседаний ЦЭК (ЭК) организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов.

Внутренняя опись документов дела

В итоговой записи, которая делается в конце внутренней описи документов дела, нужно будет указывать количество документов, включенных в дело, а не листов документов .

Напомним, что внутренняя опись документов дела составляется к делам, учет которых вызывается спецификой документации. Речь идет об особо ценных, личных, судебных, следственных делах, делах, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела .

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу

Изменена последовательность включения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел по личному составу. С 28.01.2020 после приказов (иных распорядительных документов) по личному составу должны идти должностные (рабочие) инструкции работникам, а только потом личные карточки работников. В настоящее время должностные (рабочие) инструкции не указываются .

Напомним, что годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по утвержденной форме. Она изменений не претерпела.

Обратите внимание!
Скорректированы формы документов, содержащиеся в приложениях 1, 4 — 6, 31, 39, 43 — 47, 59, 70 к Правилам работы архивов N 143 в действующей редакции.
Форма итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел изложена в новой редакции. В ней в числе дел постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет) хранения нужно будет отдельно отражать данные по электронным и гибридным делам, а также по информационным ресурсам.