Как правильно оприходовать товар на склад

Складской учет: искусство приёмки товара

Ни одно предприятие не может нормально функционировать без складского хозяйства. Склады служат не только для хранения товарных запасов, но и для бесперебойной, продуктивной работы производственных цехов и всего предприятия в целом. С этой целью разрабатывается комплекс работ, предусматривающих подготовку к приемке товаров, ее оприходованию — организации и размещении на хранение, подготовку к отпуску и, в конечном итоге, отпуску товарополучателю.

Все эти операции и составляют в совокупности складской учет, и очень важно в этом случае правильно и рационально его организовать. Например, внимательная приемка товара позволяет своевременно предотвратить поступление недостающих товаров, а также выявить некачественную продукцию.

Облачная система автоматизации складского учета.
Контролируйте учёт товаров, снижайте потери и увеличивайте прибыль!
Подключиться бесплатно >>

Соблюдение рациональных способов хранения с поддержанием оптимальных режимов хранения и постоянным контролем за хранимыми товарами обеспечивают их сохранность и создают удобство для быстрой отборки, способствуя более эффективному использованию всей складской площади.

Правильное соблюдение схемы отпуска товаров способствует быстрому и четкому выполнению заказов покупателей. Особое внимание следует обратить на безошибочное и правильное оформление документов, чтобы избежать дальнейших ошибок на всех этапах складского учета.

Поступление и оприходование товаров на склад

Начальная стадия складского процесса начинается с операции поступления товара. Количество операций, связанных с этим процессом и последовательность выполнения зависят от размера партии товара и вида транспортных средств, которыми их доставили на склад.

Пример оформления поступления товара на склад в системе Класс365

Следует зафиксировать время прибытия и количество поступающих на склад товаров, что позволит правильно спланировать необходимые мероприятия по приемке и оприходованию товаров.

К подготовительным операциям можно отнести выбор места разгрузки, которое максимально приближено к помещению хранения, определение нужного количества работников для разгрузки и точное распределение работ между ними, подготовка необходимого количества подъемно-транспортного оборудования, определение мест хранения и подготовка документации по оформлению приема-сдачи товаров.

Способы оприходования

Приемка товаров является важнейшей составляющей складского процесса, которая предусматривает проверку выполнения договорных обязательств по ассортименту, количеству, качеству и комплектности товаров. Она включает операции по проверке поступивших товаров, оформлению приемки в соответствующих документах и принятии товаров на учет.

Пример оформления складского ордера в системе Класс365

Если товары поступили без сопроводительных документов (счете-фактуре, описи, спецификации, упаковочных ярлыков и пр.), в этом случае составляется акт о фактическом наличии товаров и указываются, какие документы отсутствуют.

После поступления на склад готовой продукции, заводится карточка складского учета. Количественный учет товара ведется по наименованиям, с учетом отличительных признаков (марки, модели, артикулы, фасоны, типоразмеры), причем в тех же единицах, которые указаны в сопроводительных документах.

Помимо этого, учет может вестись по укрупненным группам товара. Порядок инвентаризации готовой продукции аналогичен инвентаризации материалов. В случае недостачи товаров составляется акт с подписями тех лиц, которые производили приемку.

Полнота и правильность оприходования

После количественной приемки осуществляется операция распаковки для проверки качества полученного товара. Это проводится с целью выявления соответствий качества поступивших на склад товаров специальным требованиям стандартов, техническим условиям и условиям договора, а для определенных товаров и образцам-эталонам.

Одновременно с этим производится проверка комплектности, упаковки, тары и маркировки. При выявлении нарушений по результатам приемки составляются акты, подтверждающие невыполнение поставщиком условий договора. На их основании могут быть предъявлены претензии поставщику об устранении недостатков поставленных товаров, о возмещении убытков и тому подобное.

Автоматизация складского учета в онлайн-программе Класс365

Большое значение имеет также механизация и автоматизация складского технологического процесса, что способствует росту производительности труда, ускорению погрузочно-разгрузочных работ и сокращению простоя транспортных средств.

Важным достоинством автоматизации склада является устранение влияния человеческого фактора на складские процессы, количество ошибок сокращается до минимума, повышается качество и оперативность, дается возможность получить отчеты по остаткам складского товара на любую дату.

Вопреки всем мифам автоматизировать складские операции достоточно просто, достаточно просто воспользоваться онлайн-программой для автоматизации бизнеса Класс365.

Читать еще: 707 постановление правительства рф

Автоматизация складского учета с помощью онлайн-программы Класс365 позволяет контролировать учет товаров, решает наиболее характерные проблемы склада, связанные с пересортицей, низкой скоростью комплектации заказа, ошибками персонала, просроченными товарами, позволяет также координировать складские операции в момент поступления, оприходования и размещения товара, комплектации заказов, отгрузки.

Начните работу с Класс365 уже сегодня!

Забудьте о рутинных операциях и ошибах в документах! Управляйте бизнесом легко и эффективно!

Оприходование товара: особенности процесса

На любом крупном предприятии оборудуется складское помещение. Оно необходимо для хранения не только готовой продукции, но и сырья. Для эффективного и своевременного обеспечения производственных участков материалами необходим грамотный складской учет. Специалисты, которые осуществляют его, должны знать, как производится оприходование товара. Рассмотрим далее особенности этой операции.

Что такое оприходование товара?

Эта операция включает в себя прием и первичный учет объектов, поступающих на предприятие. Оприходование товара должно производиться квалифицированными сотрудниками. От того, насколько правильно будет принят и учтен каждый объект, зависит его дальнейшая судьба.

Нюансы

Оприходование товара предполагает внесение в специальные реестры конкретных сведений. В противном случае документы будут переполнены ненужной информацией, что впоследствии затруднит работу. Объекты оформляются по-разному. Наиболее популярны два вида оприходования: с документами и счетами и без них. В первом случае сведения вносятся в учетную программу, а во втором — требуется составление акта о фактическом наличии изделий. Предприятия, как показывает практика, стараются приобретать продукцию с сопроводительными документами.

Полнота и правильность

В первую очередь при оприходовании проверяется количество товара. Эта операция необходима для получения полной информации для последующего учета. Для предприятия важно иметь всегда актуальные сведения о количестве материалов на складе. На следующем этапе ответственный работник проверяет содержимое тары (если товар упакован). При обнаружении брака продукция отправляется поставщику обратно. Если все в порядке, объект направляется на выделенное для него место на складе.

Оприходование товара: проводки

Прием продукции к учету осуществляется по правилам, предусмотренным для материалов. Оприходование производится по фактической себестоимости объектов. Сведения о поступивших изделиях обобщаются на сч. 41 и субсчетах, открытых к нему. Предприятия, ведущие розничную продажу, используют также счет 42. Если принятие товара осуществляется по учетным ценам, понадобятся также сч. 15 и 16. Продукция может реализовываться в розницу и оптом. На учет влияют система обложения, методы, предусмотренные финансовой политикой, наличие или отсутствие автоматизации, работа с посредниками.

Пример

Рассмотрим, как осуществляется оприходование товара. Проводки с НДС следующие:

Дб сч. 60 Кд сч. 50 (51) – отчислено поставщику.
Дб сч. 41.1 (41.2) Кд сч. 60 – приняты объекты на покупную стоимость.
Дб сч. 41.3 Кд сч. 60 – учтена тара.
Дб сч. 44 Кд сч. 60 – отражены транспортные затраты.
Дб сч. 19 Кд сч. 60 – учтен НДС по услугам перевозки поставщика.
Дб сч. 63 (84) Кд сч. 60 – отражена недостача или порча изделий.
Дб сч. 19 (41.2) Кд сч. 60 – учтен НДС в оптовой (розничной) торговле.

Прием импортной продукции

Оприходование такого товара имеет ряд особенностей. При приеме и учете необходимо больше сведений, что несколько усложняет оформление документации. Для более точного оприходования целесообразно создать отдельный реестр для каждого иностранного поставщика. Это позволит не только быстро находить информацию, но и сами объекты на складе. В автоматизированном режиме при наличии отдельных реестров заполнение документации будет проще. В них следует учесть валюту, в которой приобретается продукция, обменный курс. Заказы зарубежным поставщикам оформляются, согласно международным правилам.

Автоматизация

В настоящее время существует множество программ, позволяющих вести учет. Каждая из них обладает определенным набором опций. Используя программы, можно решить множество вопросов, связанных с:

Организацией доставки.
Описанием продукции.
Пересортировкой.
Перестановкой.
Ошибками сотрудников.
Просрочкой изделий.
Складскими перемещениями.

Читать еще: Постановление правительства 828 положение о паспорте

Заключение

Оприходование товаров – ответственная задача. Ее должны выполнять профессионалы, люди, компетентные в складском деле. Следует учесть, что все работники, принимающие и распределяющие продукцию, оформляющие документацию на нее, являются материально ответственными. Ошибки при выполнении складских операций могут привести к негативным последствиям. Существенно снизить их количество можно, внедрив на предприятии автоматизированные учетные системы.

Документы для оприходования товара

Контур.Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

Для организации эффективного производства важно вести грамотный складской учет. Знание документов, с помощью которых товары оприходуются на склад, поможет защитить свои права и вести учет правильно. Верно оформленное документальное сопровождение защитит от проблем с полученным товаром и облегчит общение с налоговыми органами.

Документы для оформления поступления товара

Оприходование товара включает в себя прием и первичный учет поступлений. Принимать товар может материально-ответственное лицо или лицо по доверенности. Поступление товаров сопровождается оформлением первичных документов поставщиком. К ним относятся:

товарная накладная;
товарно-транспортная накладная (ТТН) — она нужна, чтобы учитывать движения ТМЦ и рассчитываться за автоперевозки;
счет-фактура.

Счет-фактуру выписывают, если поставщик платит НДС. Счет-фактура позволяет зачесть НДС на полученный товар к возмещению. Организации и предприниматели, работающие по упрощенной системе налогообложения, не платят налог на добавленную стоимость и могут не составлять счет-фактуру, а если документ выставлен поставщиком на ОСНО — не принимать к возмещению входящий НДС.

Перед тем как принять товар, проверьте правильность оформления накладной: в ней должны содержаться реквизиты покупателя и поставщика, наименование товара, количество, цена, стоимость, НДС.

Облачный сервис Контур.Бухгалтерия позволяет хранить всю информацию о товарах в одном месте и упрощает процедуру оприходования товара.

Для оприходования товара после приемки на накладной ставят печать и подписи ответственных лиц. Накладную составляют в двух экземплярах: один остается у покупателя, а другой передают продавцу. Для покупателя накладная — приходный документ, а для продавца — расходный.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Этот документ представляет собой сразу товарно-транспортную накладную и счет-фактуру. Законодательно введен с 2013 года и не обязателен к применению. Вы можете самостоятельно решить, желаете ли составлять два документа или только УПД. Как и счет-фактура, УПД дает основание для получения налогового вычета.

Применение универсального документа упрощает процесс передачи и принятия ТМЦ. С его помощью оформляйте поставку товаров, работ или услуг и передачу имущественных прав. Подписывает УПД уполномоченное лицо, ответственное за оформление первичных документов или сделки купли-продажи.

В законодательно закрепленной форме УПД есть поле статуса. Оно определяет, вместо какого документа вы представляете УПД:

Счет-фактура и товарная накладная;
Товарная накладная;
Счет-фактура (для электронной формы).

Статус документа изменяет порядок его заполнения: для статуса 2 не нужно заполнять некоторые строки, изменяется номер УПД и необходимые подписи. Для использования УПД в организации нужно утвердить его форму. Официальная форма носит рекомендательный характер, и организация может вносить в нее изменения. Но все обязательные реквизиты первичных документов должны соответствовать требованиям.

Приемка товаров

На первом этапе приемки товаров проверяем, соответствует ли вид и количество товара сведениям в сопроводительных документах. Это нужно чтобы обеспечить полноту учета. Второй этап — приемка товара по качеству и укомплектованности. Приемку товаров выполняет материально-ответственное лицо в присутствии представителя поставщика, если в договоре не оговорены другие условия.Если весь товар на месте и брак не обнаружен, подтвердите соответствие штампом организации и подписью.

По результатам приемки товара составляется акт ТОРГ-1 и товарный ярлык ТОРГ-11. Данные товарного ярлыка нужны для проведения инвентаризационной описи.

Нарушение сроков проверки и правил приема лишит вас прав на выставление претензии к поставщику или перевозчику. Для отдельных видов товаров, сроки установлены законодательно, для остальных оговариваются в договоре. Оформление возврата некачественного товара зависит от момента обнаружения брака:

при обнаружении недостачи товаров или брака во время приемки комиссия составляет акт о расхождении по количеству и качеству; акт составляют по форме ТОРГ-2, при должном оформлении он будет служить основанием для предъявления претензий;
когда брак обнаружен после постановки товара на учет, составляется счет-фактура, где указывают количество возвращаемого товара, акт о выявленных недостатках, претензионное письмо и товарная накладная на возврат;
если один из видов товаров вам не привезли, вычеркните их из накладной и скорректируйте счет-фактуру.

Читать еще: Постановление правительства о гос земельном надзоре

В завершение приемки, оприходуйте поступившие ТМЦ по фактическому количеству и сумме.

Что делать, если нет сопроводительных документов

Для бухучета главное — документы. Если нет документа, нет и объекта учета. Когда договор поставки в наличии, но поставщик не представил сопроводительные документы, поступившие товары тоже нужно оприходовать.

Для таких случаев предусмотрен акт приемки ТОРГ-4. При отсутствии товарной накладной и счета, затрудняется определение цены, по которой приходуют товар. Цену нужно взять из договора, а если договора нет, то товар приходуется по рыночной цене. Акт ТОРГ-4 содержит информацию о фактическом наличии поступившего товара.

Акт приемки составляет специальная комиссия, принимающая товар. ТОРГ-4 оформляют в двух экземплярах, один передается материально-ответственному лицу поставщика, а другой в бухгалтерию.

Оприходование товара — проводки

В бухучете отражение приобретения товаров различается и зависит от метода передачи прав собственности.

Отсрочка платежа. Право собственности переходит в момент передачи товара покупателю. В фактическую себестоимость принятых товаров включайте расходы на доставку и заготовительные расходы.

Оприходование товара

oprihodovanie_tovara.jpg

Поступление товара: оформление операции

Оприходование – это две объединенные операции: фактический прием ТМЦ и первичный учет поступивших активов. Приемку обычно осуществляет материально-ответственное лицо (к примеру, кладовщик) или лицо, обладающее полномочиями по доверенности, выданной компанией, в присутствии представителя поставщика (если не оговорены другие условия).

Отпуск ТМЦ компанией-поставщиком сопровождается первичными учетными документами:

товарной накладной (в 2-х экземплярах) – документом, в котором фиксируются реквизиты обеих сторон сделки, наименования поставляемых товаров, их количество, цена, общая стоимость, НДС. В ходе приемки ТМЦ проверяют соответствие ценностей, заявленных в ней и принимаемых фактически. По ее завершении (если несоответствий или брака не обнаружено) информация в накладной удостоверяется подписями представителей поставщика и покупателя, печатью. Товарная накладная — документ универсальный: для продавца он является расходным, а для приобретателя – сопровождающим приход товара документом;

счетом-фактурой – обязательным документом, если поставщиком уплачивается НДС. Счет-фактура дает возможность возместить НДС по приобретенному товару. Компании, применяющие упрощенные спецрежимы налогообложения, не работают с этим налогом и вправе не составлять счет-фактуру, а при получении ТМЦ от поставщика, применяющего ОСНО – не принимать НДС к возмещению;

товарно-транспортной накладной, применяемой для оформления транспортировки товаров и учета расчетов за их перевозку.

Оприходование товара на склад зачастую сопровождается универсальным передаточным документом (УПД), представляющим собой форму, объединяющую накладную и счет-фактуру и, соответственно, заменяющую их. УПД введен в действие в 2013 году, но к использованию не обязателен. Компаниям разрешено решать самостоятельно, оформлять два традиционных документа или заменить их одним УПД, применение которого весьма упрощает процедуру приема и передачи ТМЦ.

На поступившие по накладной ТМЦ кладовщик оформляет оприходование — акт приемки формы ТОРГ-1 и товарный ярлык формы ТОРГ-11, где фиксируются все позиции товаров. На выявленные при приеме ТМЦ несоответствия с накладной или брак составляется акт формы ТОРГ-2, который будет служить основанием для предъявления претензии.

Учет поступления товаров: проводки

Поступление ТМЦ в бухучете отражается следующими записями: