Дефектовка как правильно составить

Дефектная ведомость

Дефектная ведомость относится к первичной документации и фиксирует изъяны, поломки, всевозможный брак оборудования, устройств, материалов, используемых в деятельности предприятия. Для того, чтобы провести их ремонт и восстановление по всем правилам нужно соблюсти определенную процедуру, частью которой является составление дефектной ведомости. Следует отметить, что дефектный акт, также оформляемый при обнаружении недостатков в товарно-материальных ценностях не является точной копией ведомости и служит лишь приложением к данному документу.

Роль ведомости

Документ носит сопроводительный характер при выявлении различного рода дефектов. В него вписываются:

• наименование и тип оборудования или материалов,
• найденные повреждения,
• пути их устранения.

Далее данный документ служит основанием для написания сметы и выделения средств на ремонтные работы.

Своевременное устранение поломок и дефектов позволяет увеличить производительность труда в организации, избежать нештатных случаев и ситуаций, способных привести к угрозе жизни и здоровью сотрудников.

Надо сказать, что данный документ не является повсеместно распространенным. Как правило, он применяется только на крупных предприятиях, где большое количество структурных подразделений, различного рода товарно-материальных ценностей, сложного оборудования и технических устройств.

Порядок проведения процедуры

Большие компании периодически проводят специальные обследования на предмет осмотра и проверки числящегося на балансе оборудования. Для этого отдельным приказом от лица руководителя компании создается комиссия в количестве от двух человек. Члены комиссии должны обладать определенным уровнем квалификации, знаниями и навыками, необходимыми для того, чтобы точно определить тип поломки и те действия, которые необходимо предпринять, чтобы исправить оборудование, устройство или какую-либо иную товарно-материальную ценность.

Как правило, членами комиссии становятся специалисты технического отдела, сотрудники бухгалтерии и представители того структурного подразделения, к которому относится поврежденный объект.

Исследование является визуальным и достаточно поверхностным, никаких особых экспертиз и глубоких проверок в процессе него не проводится, более тщательный контроль осуществляется только при необходимости.

Правила составления дефектной ведомости

На сегодня нет унифицированного образца дефектной ведомости, обязательного к применению, поэтому составляться она может по шаблону, разработанному внутри предприятия и утвержденному в учетной политике фирмы или в свободной форме. Тем не менее, есть ряд значений, которые отразить в ней необходимо. Это:

• название компании,
• дата и номер составления ведомости,
• всё, что касается самого объекта.

К параметрам последнего относится его наименование (оно должно совпадать с тем названием, под которым объект числиться на балансе предприятия), выявленные дефекты или поломки, желательно с указанием причин их появления – это входит в компетенцию обслуживающего специалиста, а также работы, которые требуется провести для их устранения – это часть функционала сотрудника ремонтного цеха (если таковой имеется на предприятии). Данный раздел ведомости должен быть оформлен в виде таблицы.

При необходимости в документ следует внести ссылки на всевозможные приложения (фото и видео свидетельства, дефектный акт и т.п.).

Ошибки, допущенные в ведомости, можно исправлять, аккуратно зачеркнув их и сверху написав корректную информацию, заверенную подписью ответственного лица и поставив дату исправления. Однако, наиболее предпочтительный способ – при возможности заново составить и подписать документ.

Правила оформления документа

Ведомость может быть оформлена на стандартном листе формата А4 или на фирменном бланке организации – это роли не играет, при этом она может быть написана как от руки, так и в печатном виде. Составляется она обычно в нескольких экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. Все копии должны быть подписаны членами комиссии, а также утверждены подписью руководителя компании.

Проштамповывать ведомость не обязательно, т.к. она относится к внутренней документации фирмы, кроме того, с 2016 года юридические лица законодательно освобождены от обязанности использовать в своей деятельности печати и штампы.

После утраты актуальности, ведомость передается на хранение в архив предприятия, где содержится на протяжении времени, требуемого по закону или установленного внутренними правилами организации.

Образец составления дефектной ведомости

1. Вверху слева или справа (это значения не имеет) отводится несколько строк под утверждение руководителем предприятия. Сюда вписываются:
   • его должность (директор, генеральный директор),
   • фамилия, имя, отчество,
   • полное название компании.
2. Затем посередине строки пишется наименование документа и его номер по внутреннему документообороту, ниже – населенный пункт, в котором зарегистрирована фирма, и дата составления ведомости.
3. Далее идет основная часть. Она формируется в виде таблицы,
   • в первый столбик которой вносится порядковый номер,
   • во второй – дефекты и повреждения, обнаруженные в ходе обследования,
   • в третий – требуемые меры по их устранению,
   • в четвертый – сроки, в которые повреждения должны быть исправлены.
4. В завершение документ подписывают члены комиссии, участвовавшие в осмотре оборудования, устройства или товарно-материальной ценности, с указанием их должностей и расшифровкой автографов.

Дефектная ведомость на ремонт автомобиля

Кем составляется

Автомобиль, подлежащий ремонту или модернизации, должен быть осмотрен специалистом для констатации и определения дефектов, подлежащих устранению. Документ, в котором будет зафиксирован факт и результаты осмотра и представляет собой дефектную ведомость.

Составить этот акт в компании, которая будет ремонтировать или модернизировать транспортное средство, уполномочено специальное лицо, имеющее приемлемую для этой цели квалификацию. Он заверяет «дефектовку» своей подписью, тем самым фиксируя свою ответственность перед собственным начальством, владельцем авто а также налоговой инспекцией.

Когда составляется

Составление дефектной ведомости может быть вызвано одним из следующих поводов:

• хозяйственный – необходимость зафиксировать дефекты и спланировать необходимые действия для ремонта (модернизации) и профилактики;
• налоговый – на основании ведомости просчитывается эффективность инвестиций в ремонт и списание соответствующих расходов, что жестко контролируется налоговыми органами;
• уточняющий – данный документ является определяющим при установлении типа необходимых работ (ремонт, модернизация, усовершенствование, восстановление), а значит, их ценовой категории.

На что обратить внимание при составлении ведомости

Поскольку «дефектовка» является важным документом, имеющим значение для контролирующих органов и для юристов в случае возникновения споров, ее составлению нужно уделить особое внимание.

1. Марка автомобиля, названия деталей, наименование ремонтной организации должны быть приведены без сокращений.
2. Ведомость должна сопровождаться приложениями – документами на приобретение деталей, выполнение отдельных видов работ подрядчиками и т.п.
3. Документ должен быть обязательно заверен подписью ответственного лица, а также руководителя или бухгалтера. Обязательна подпись владельца авто об ознакомлении.
4. Исправления и ошибки не допускаются.
5. Документ должен иметь номер, который регистрируется в реестре «первички».
6. Заполнять ведомость следует от руки черной или синей пастой.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Автодоктор»
/А.П.Самосвалов/ Самосвалов А.П.
18.05.2017 г.

Дефектная ведомость № 12/16
по ремонту транспортного средства

Автобус, марка ТС КАВЗ 5683-22, госномер с 098 МК 78

Как заполнить по образцу дефектный акт на текущий ремонт и другую рабочую документацию (договор, смету и прочие)?

Решили сделать ремонт, но столкнулись с необходимостью оформления большого количества бумаг? Эта статья поможет вам разобраться, не только в том, какие документы нужны при проведении ремонта, но и для чего они требуются и каким образом правильно их оформить. Также вы сможете узнать, ожидают ли в процессе сбора документов какие-либо возможные затраты.

Список

При плановом ремонте ведется следующая документация:

• договор;
• смета;
• дефектная ведомость;
• акт на списание материалов;
• план;
• проект;
• техническое задание.

Для собственников недвижимости требуется другой список документов:

• смета;
• договор;
• план;
• проект;
• журнал производства;
• техническое задание.

Обязательные и факультативные бумаги

При этом, не все из перечисленных документов необходимы. Для планового ремонта в обязанности управляющей компании входит:

• составление сметы;
• оформление дефектной ведомости (дефектного акта);
• составление акта на списание материалов.

Для собственника же достаточно составить отчет для налоговой инспекции, и список обязательных документов ограничивается сметой и договором (при его заключении).

При заказе ремонтных работ самостоятельно можно столкнуться с тем, что строительная компания навязывает большой и достаточно дорогой перечень услуг, в том числе оформление якобы необходимых документов. Не дайте себя обмануть! Если у вас возникают сомнения, стоит обратиться непосредственно в налоговую или ЖКХ для получения достоверной информации.

Правила оформления

Расскажем, как оформляется рабочая документация при текущем ремонте.

Договор

Заключается контракт со строительной фирмой или непосредственно с подрядом, выделенным для проведения работ. В качестве заказчика может выступать как управляющая компания, так и владелец жилья. Подробнее о том, кто составляет план и проводит текущий ремонт жилья, читайте тут.

Перед заключением договора заказчик имеет право ознакомиться с информацией о предстоящем ходе ремонта. Исполнитель в свою очередь должен в обязательном порядке предоставить следующие данные:

• цена услуг;
• способы оплаты;
• виды и качество работ;
• информация о подрядчике (стаж, квалификация и проч.).

В случае несоответствия заказа с выполненными работами или нарушения договора претензии предъявляются именно подрядчику. При необходимости разбирательство в суде проходит также с ним. Поэтому данные о нем – важный пункт.

Теперь вам известно об оформлении договора по ремонту помещения.

Дефектная ведомость

Это документ, объясняющий затраты компании на выполнение работ. Составление ведомости процесс трудоемкий. Для этого формируется специальная комиссия, задача которой проверить качество ремонта, соотнести с исходным заказом и выявить возможные дефекты. В состав комиссии входят:

• сотрудник бухгалтерского отдела;
• представитель подразделения по работе с оборудованием;
• подрядчик, или один из рабочих подряда.

Составление ведомости несет в себе две основные функции:

• контроль затрат;
• налоговый отчет.

Последнее следует понимать как оправдание перед налоговой, то есть на что были потрачены деньги компании за определенный период.

Структура дефектной ведомости на ремонт помещения представляет собой таблицу, содержащую сведения о проведенных работах, а также о возможных дефектах и несоответствиях, выявленных в ходе комиссии.

Четкого образца документа нет. Дефектная ведомость – основной документ локальной сметы.

Акт о списании материалов

Является одним из отчетных документов для компетентных органов. Данный документ содержит информацию об использованных стройматериалах с указанием цели их использования и стоимостью, которая и списывается со счетов компании.

Для составления акта на списание материалов также формируется комиссия, состоящая из:

• ответственного за материалы;
• главного бухгалтера;
• уполномоченного экономиста компании.

Члены комиссии заверяют документ подписями.

Смета

Самый необходимый документ при ремонте. Если говорить простым языком, это систематизация расходов на ремонт. Смета на ремонт помещения составляется при наличии бюджета, и подразумевает грамотный и рациональный расчет исходной суммы для наиболее качественного результата. Она включает в себя:

• список необходимых материалов и их стоимость;
• перечень работ и их стоимость;
• общие затраты на транспортировку.

При плановом ремонте составлением сметы занимается бухгалтер строительной компании. Перед этим проводится тщательный осмотр ремонтируемого объекта/помещения, чтобы рассчитать объем работ и материала.

Если вы занимаетесь ремонтом самостоятельно, то составить смету вы можете сами в программе Excel, но будьте при этом очень внимательны, чтобы верно все рассчитать. Если вы сомневаетесь в своих силах, вы можете заказать смету у строительной компании за отдельную плату. Имейте в виду, что сама услуга не будет включена в документ.

Техническое задание

Составляется заказчиком (компанией или собственником) для исполнителя. В первом случае составлением занимается бухгалтер совместно с компетентным представителем ЖКХ. Во втором – либо сам собственник, либо наемный работник.

Техническое задание представляет подробное описание подлежащего ремонту объекта, с указанием требуемых услуг и материалов, а также бюджета, которым располагает заказчик. В ТЗ следует с максимальной точностью расписать все, что требуется от рабочих – именно этим документом они будут руководствоваться во время проведения работ.

Журнал производства

Выдается собственнику в управляющей компании после получения разрешения на проведение ремонта. Но не для каждого вида работ требуется ведение журнала, а только для тех, которые прописаны в пп. 2 и 3 Приложения 1 ППМ №508, а именно:

• укрепление несущих стен;
• изменение конструкции полов;
• работы, связанные с гидроизоляцией.

Согласно с п.1 Приложения 4 ППМ 508 в редакции 840, в журнале производства указывается «технологическая последовательность, сроки, качество выполнения и условия производства работ по перепланировке».

Если вам выдали журнал, то за ним закреплен человек, имеющий разрешение на его заполнение. Все записи заверяются его подписью, а также подписями собственника и подрядчика.

Проект

Нужен ли проект? Да, его наличие обязательно для капитального, но относительно текущего ремонта составляется по желанию заказчика.

Проект является графическим представлением объекта после проведения всех соответствующих работ. В нем следует указывать:

• расположение и планировку комнат/помещений;
• места установки основной техники;
• розетки, выключатели.

Может быть составлен как общий проект, так и подробный, каждого помещения.

Проектированием занимается дизайнер, которого вам могут предложить в строительной компании, или вы можете нанять его самостоятельно.

Объединяет в себе техническое задание, проект и смету. Это описание всего процесса ремонта, необходимых работ и услуг с учетом их стоимости, а также предусматривает неожиданные ситуации и выход из них.

План текущего ремонта многоквартирного дома составляется заказчиком совместно с подрядчиком и сотрудником строительной компании.

Заявление на проведение работ

Документ относится к плановому ремонту. Такое заявление составляется жильцами, требующими проведения ремонта в своем доме.

Вы можете написать претензию в управляющую компанию, если плановый ремонт не был произведен.

Управляющая компания обязана проводить плановый ремонт многоквартирных домов в соответствии с Постановлением ГК по строительству №170 от 27.09.03. Плата за плановый ремонт включена в стоимость коммунальных услуг. Поэтому в случае игнорирования заявления в УК вы имеете право обратиться в суд.

Что входит в содержание и текущий ремонт жилья, читайте здесь, а в этой статье рассказано о законодательных актах, регулирующих проведение работ.

Возможные затраты

В вышеописанных документах, казалось бы, отражены все стороны ремонта, учтены все нюансы. Но следует понимать, что в целом помимо закупки материалов и оплаты услуг подряда возможны дополнительные расходы, как например:

• заказ проекта и плана;
• оплата услуг бухгалтера (при составлении сметы);
• дополнительные затраты при непредвиденных обстоятельствах.

Как оказалось, не так сложно разобраться в документации при текущем ремонте. Но если вы делаете ремонт самостоятельно, рассчитывать только на свои не всегда верное и выгодное решение – смело обращайтесь за помощью к специалистам, знающим свое дело.

Как правильно составить дефектную ведомость на ремонт кровли – правила и образец

Поврежденная кровля становится причиной образования протечек, которые могут нанести существенный вред квартирам, расположенным непосредственно под крышей дома. Многие люди не знают, куда обращаться если течет крыша, и что вообще делать. При обнаружении дефектов жильцы должны поставить в известность управляющую компанию путем составления соответствующей заявки. После этого специалисты компании составляют образец дефектной ведомости на ремонт мягкой кровли.

Правила подачи заявки на ремонт крыши

Проникновение в кровельный пирог воды любого происхождения обязательно приводит в негодность отдельные конструктивные элементы и отделку квартир, расположенных на верхнем этаже. И такое явление наблюдается довольно часто. Чтобы быстрее решить возникшую проблему, жильцы должны знать порядок рассмотрения заявок.

Контроль состояния крыши многоквартирного дома осуществляет коммунальная организация, занимающаяся обслуживанием этого объекта. Чтобы начальник организации вынес на рассмотрение вопрос о ремонте крыши, необходимо сделать соответствующее заявление и оформить дефектную ведомость на ремонт мягкой кровли.

Заявление можно подать как в устной форме, так и на специальном бланке. Первый вариант считается наименее эффективным, так как предполагает сообщение о проблеме по телефону или при личной встрече. В этом случае никто не гарантирует, что заявка принята и запущена в обработку. Лучше всего устную заявку отправить в виде телефонограммы с обязательной отметкой коммунального работника о дате и времени получения, а также сути заявления.

По возможности осуществляется личный визит в коммунальную организацию, при этом более продуктивными будут рабочие часы. В этой ситуации сотрудники предлагают оформить письменное заявление на готовом бланке. При оформлении этого документа следует особое внимание уделить следующим моментам:

• Заявление пишется на имя руководителя организации.
• Обязательно перечислить пункты фактического ущерба.
• Эффективно действуют фотографии поврежденных или деформированных участков.
• По возможности сделать независимую экспертизу и приложить ее результат.
• Все приложенные документы перечисляются в конце заявления.
• Заявка подается в двух экземплярах, при этом на одном из бланков ставится отметка о дате и времени приема, а также ФИО, должность и подпись лица, принявшего заявление. Этот экземпляр заявитель оставляет у себя.

Отказ в приеме заявки должен быть зафиксирован при свидетелях, при этом составляется соответствующий документ, который обязательно заверяется подписями свидетелей.

Если ущерб от поврежденной кровли нанесен сразу нескольким квартирам, то не рекомендуется писать общее заявление, больший эффект можно получить от массовой подачи заявок. В этом случае существует вероятность более быстрой реакции коммунальной организации.

Подача заявления не должна стать первым и последним этапом, необходимо регулярно интересоваться, на каком этапе находится заявка и какие меры принимаются для устранения проблемы.

Составление дефектного акта

Этот документ необходим для подтверждения решения о необходимости проведения ремонтных работ на крыше дома. Такое решение принимает начальник коммунальной организации. Составлением дефектной ведомости занимается инженер, перед которым ставится соответствующая задача после рассмотрения заявки от жильцов.

Образец дефектного акта на ремонт кровли состоит из нескольких пунктов, заполнение которых требует внимательности и ответственности.

• В графе «Наименование объекта» указывается адрес, включая название улицы, номер дома и квартиры. Кроме того необходимо вписать помещения, требующие ремонта.
• В пункте «Вид исполняемых работ» необходимо точно указать проблемные участки и перечислить способы устранения повреждений.
• Графа «Описание повреждений элементов конструкции» необходима для фиксирования всех дефектов с точным местом их расположения и объема. Заполнять эту графу можно с произвольной форме.
• В графе «Примечание» указывают особенности выполнения работы и различные нюансы.

На основании дефектной ведомости составляется смета на текущий, аварийный или капитальный ремонт кровельной конструкции.

Грамотное и подробное заполнение образца дефектной ведомости кровли способствует более внимательному подходу к решению проблемы, а также повысит эффективность обращения жильцов. Поэтому в процессе заполнения документа необходимо указывать все этапы ремонтных работ, предоставлять полную информацию об объекте и дефектах и приложением фотодокументов. Особое внимание стоит уделить перечню работ, так как на основании этого формируется смета. Пропуски или неточности могут стать причиной низкого качества выполняемых работ. Причем доказать неправильное проведение ремонта будет сложно даже в суде, так как образец дефектной ведомости на ремонт кровли был составлен неверно.

Правильное решение для ремонта кровли

В дефектной ведомости, которую составляют при осмотре кровельной конструкции, должна указываться полная картина разрушений, возникших от проникновения и воздействия влаги. Кроме того нельзя забывать о требующихся изменениях крыши. Именно этот документ доказывает, что крыша действительно нуждается в ремонте, восстановлении или полной замене. Дефектная ведомость на ремонт кровли показывает, какой вид ремонта требует поврежденный участок, и какие работы будут белее эффективными с экономической стороны.

Аварийный, текущий или капитальный ремонт крыши осуществляет управляющая организация, при этом существует два варианта выполнения работ:

• Хозяйственный способ ремонта подразумевает использование собственных бригад, состоящих из рабочих своей организации.
• Подрядный метод требует привлечения сторонних строительных организаций.

Таким образом, для утверждения начальник управляющей компании должен получить пакет, состоящий из следующих документов:

• Заявление от жильцов пострадавших квартир.
• Дефектный акт на ремонт кровли.
• Смета на проведение ремонта кровельной конструкции.

Можно с уверенностью сказать, что для жильцов многоквартирного дома также существует возможность защитить свои права, для этого необходимы точные и быстрые действия. Только в этом случае можно гарантированно получить качественно отремонтированную крышу за счет фонда, в который регулярно поступают взносы жильцов дома на проведение капитального ремонта.

Образец дефектной ведомости

Чтобы понять сущность документа, можно рассмотреть образец дефектной ведомости на ремонт крыши.

Дефектный акт на аварийный ремонт шиферной кровли.

Наименование объекта: дом № 32, расположенный по улице Есенина в городе Нягань.

Описание повреждений: нарушение целостности кровельного материала на крыше жилого дома, нарушена герметичность кровли, в квартирах № 8, 9 и 10 отмечены подтеки с потолка и образование очагов плесени, на потолке кухни в квартире № 10 имеются трещины.

Вид требуемых работ: снятие поврежденных листов кровельного материала, визуальный осмотр и выявление повреждений гидроизоляции, осмотр и оценка состояния стропильной системы крыши и несущих элементов конструкции, восстановление гидроизоляции, замена демонтированных листов покрытия для кровли.

Дефектная ведомость

Документ, составленный по итогам контроля качества объекта и содержащий перечень имеющихся у него дефектов, обычно именуется дефектной ведомостью. Бухгалтерское или налоговое законодательство не определяет конкретные случаи, когда может составляться дефектная ведомость. Это означает, что такая ведомость, в принципе, может подтверждать наличие дефектов у разнообразного вида имущества: материалы, товары, основные средства и т.д.

Однако на практике чаще всего дефектная ведомость составляется по объектам основных средств, которые в связи с выявленными у них дефектами подлежат ремонту или списанию. О том, как можно оформить дефектную ведомость при списании не пригодных к дальнейшему использованию объектов основных средств, мы рассказывали в нашей консультации.

В этом материале расскажем о применении дефектной ведомости в обоснование ремонта основных средств, а также приведем пример заполнения такой ведомости.

Форма дефектной ведомости

Единой формы составления дефектной ведомости нет. Поэтому организация может разработать такую форму самостоятельно. При разработке формы бланка организация может воспользоваться унифицированной формой № ОС-16 «Акт о выявленных дефектах оборудования» (утв. Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7) или даже отраслевой формой дефектной ведомости, утвержденной соответствующим ведомством. К примеру, можно обратиться к дефектной ведомости по форме № ВУ-22 ЭТД (утв. Распоряжением ОАО «РЖД» от 02.07.2013 № 1475р) или ведомости дефектов по форме № 1 (утв. Распоряжением Росавтодора от 30.03.2011 № 246-р).

Выбранную для применения форму необходимо закрепить в Учетной политике в целях бухгалтерского учета.

Что указывать в дефектной ведомости?

Учитывая, что цель дефектной ведомости – подтвердить наличие дефектов в объекте основных средств и обосновать необходимость его ремонта, соответствующая информация и должна быть указана в дефектной ведомости. Так, в ведомости, в частности, отражается следующая информация:

• наименование объекта основных средств и его инвентарный №;
• виды выявленных дефектов, их характеристика;
• объем предполагаемых ремонтных работ и их стоимость (при возможности оценки).

Дефектная ведомость обычно составляется комиссией. Эта комиссия может быть создана специально для выявления дефектов основных средств. А может этими вопросами заниматься и та комиссия, которая была назначена для проведения инвентаризации объектов основных средств.

Осмотр объектов основных средств на предмет дефектов может производиться как в плановом порядке (например, ежеквартально), так и на основании отдельного распоряжения руководителя. В последнем случае это происходит, скажем, когда дефект был выявлен лицом, ответственным за конкретный объект основных средств или использующим его в работе, и такой сотрудник инициировал проверку качества основного средства. Ссылка на приказ руководителя в таком случае обычно приводится в дефектной ведомости. При необходимости к дефектной ведомости прикладываются эскизы, фотографии дефектов, иные сведения.

Утверждает дефектную ведомость руководитель организации или иное уполномоченное лицо. Составленная и утвержденная дефектная ведомость – основание для последующего проведения ремонта объекта основных средств.

О бухгалтерском учете ремонта основных средств мы рассказывали здесь.

Приведем для дефектной ведомости образец ее заполнения.