Поступили деньги в кассу

Учет кассовых операций

Содержание статьи

• Учет кассовых операций
• Как оприходовать деньги в кассу
• Как составить отчет кассира

Правила работы с кассой организации

Как правило, работать с кассой должен кассир. Именно с ним руководитель организации заключает договор о полной материальной ответственности. Если в штате нет такого сотрудника, на его должность может быть назначен и бухгалтер, и сам руководитель организации.

Ежегодно юридическое лицо должен согласовывать с банком лимит остатка денежных средств в кассе на конец рабочего дня. То есть наличные средства должны храниться в кассе только в том размере, который указан в расчете. Этот бланк вы можете взять в обслуживающем финансовом учреждении, заполнить и подать до наступления нового календарного года. Если вы это не сделаете, средства хранить в кассе организации вы не имеете право.

Поступление денежных средств в кассу

Деньги могут поступить в кассу из разных источников, например, с расчетного счета организации, от контрагентов, от учредителей, от подотчетных лиц и т.д. В любом случае вы должны оформить приход денег документально, для этого используйте приходный кассовый ордер (форма №КО-1). Оформлять документ нужно в единственном экземпляре. Отрывную часть, подписанную кассиром и главным бухгалтером, вы должны отдать тому человеку, который внес деньги.

Приходный кассовый ордер подшивается к отчету кассира и регистрируется в книге регистрации кассовых документов (форма №КО-3).

В бухгалтерском учете вы должны сделать следующие проводки:

— Д50 К51 – поступили средства в кассу с расчетного счета организации;

— Д50 К62 – поступили средства в кассу от контрагентов;

— Д50 К71 – поступили средства в кассу от подотчетного лица;

— Д50 К75 – поступили средства в кассу от учредителя

— Д50 К90.1 – поступили средства в кассу в результате продажи.

Выдача денежных средств из кассы

Все движения наличных средств также должны быть оформлены документально и отражены в бухгалтерском учете. Для этого используется расходный кассовый ордер (форма №КО-2). Средства могут пойти на оплату заработной платы, на выдачу сумм подотчет, для сдачи средств на расчетный счет и т.д. Заполненный расходный документ должен быть зарегистрирован в книге учета кассовых документов и подшит к отчету кассира.

В бухгалтерском учете кассовых операций сделайте следующие проводки:

— Д70 К50 – выплачена заработная плата сотрудникам организации;

— Д71 К50 – выданы средства подотчет;

— Д60 К50 – выданы средства поставщику за товар.

Если в организации существуют несколько касс, например, в случае нескольких подразделений, в штате предприятия должен быть главный кассир. Именно он заполняет книгу учета принятых и выданных кассиром наличных (форма №КО-5). Все операции, осуществляемые с участием кассы, должны быть отражены в кассовой книге (форма №КО-4). В конце отчетного периода книга прошивается, нумеруется и скрепляется печатями организации и подписью руководителя и главного бухгалтера.

Подотчетное лицо

Подотчетное лицо – это человек, которому выданы денежные средства из кассы. Это лицо может быть только сотрудником компании. Он должен отчитаться за полученную сумму.

Существуют следующие требования выдачи средств подотчет:

— подотчетное лицо должен отчитаться за полученную сумму в течение трех дней после окончания срока, указанного в расходном ордере или в приказе руководителя о выдаче средств;

— он должен подать документы, подтверждающие расход наличных (чеки, квитанции, счет-фактуры и т.д.). Если средства потрачены не все, подотчетное лицо должен их сдать назад;

— передавать подотчетных средств одному сотруднику от другого запрещается.

Возвращая подтверждающие документы, подотчетное лицо должен знать, что квитанции, чеки, счета-фактуры должны быть заполнены верно, расходы должны быть экономически обоснованными.

вопрос Как правильно оприходовать наличные деньги в кассу компаний?

Наличные денежные средства юридических лиц должны храниться в кассе предприятий и организаций. Их величина не может превышать установленного лимита. Организацией приема денежных средств занимается кассир. Часто должность кассира объединяется с должностью бухгалтера. В малых компаниях, у ИП, бухгалтерский учет может вести владелец фирмы, поэтому ему важно знать, каким образом правильно оприходовать поступившие наличные деньги.

Порядок ведения учета приходных операций

Должностное лицо, отвечающее за ведение кассовых операций в компании, является материально ответственным, поэтому к работе он сможет приступить только после подписания соответствующего договора. Он назначается на должность приказом уполномоченного лица или обязанности бухгалтера/кассира возлагаются на руководителя компании.

Кассир пользуется штампом с надписью: «Для кассовых документов» . Ему должны быть предоставлены образцы подписей лиц, которые уполномочены подписывать кассовые ордера, за исключением случая, если руководитель возложил на себя обязанности кассира.

Документом, регламентирующим порядок ведения кассовых операций, является Постановление Госкомстата РФ N 88 от 18.08.1998. В нем определены формы документов по учету кассовых операций. Требования по заполнению и применению.

Важно: Храниться в кассе могут только деньги в пределах лимита. Лимит остатка денежных средств в кассе устанавливается компанией по согласованию с банком в зависимости от рода деятельности предприятия, его среднедневной наличной выручки и т. д. Превышение лимита может грозить штрафами.

Наличные деньги в сумме, превышающей лимит, должны быть сданы в обслуживающую кредитную организацию.

Согласно Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, при упрощенном порядке кассовых операций, который распространяется на предпринимателей и малый бизнес, лимит денег в кассе не устанавливается.

Отражение приходных кассовых операций в бухучете:

Дебет счета «Касса» (50) – кредит следующих счетов:

• Сч. 51 – расчетный счет;
• Сч. 62 – оприходование выручки;
• Сч. 71 – от подотчетных лиц;
• Сч. 66 – поступление краткосрочного займа и т. д.

Какие составляются документы

Документом, на основании которого в кассу приходуются наличные, является приходный кассовый ордер (ПКО). Он должен быть пронумерован в соответствии с количеством операций с начала года. Доказательством факта совершения операции является квитанция к ПКО. Она выдается человеку, который фактически внес деньги в кассу.

Полезно знать: Указанием ЦБ разрешено не составлять ПКО ИП, ведущим определенные виды хозяйственной деятельности.

Инструкция, как правильно оприходовать деньги

Порядок действий при совершении операции:

• Заполнить ПКО.
• Зарегистрировать его в журнале кассовых операций.
• Если кассиром является другое лицо, он обязан проверить документ, сверить подписи на нем в соответствии с образцами подписей.
• Принимая наличность, кассир должен убедиться, что вноситель может следить за его действиями.
• После пересчета денежных средств, уполномоченное лицо (кассир) расписывается на ПКО, проставляется дата операции. В случае обнаружения недостатка фактических денежных средств и отказа вносителя довнести деньги, ПКО должен быть перечеркнут и передан вышестоящему должностному лицу для переоформления на фактическую сумму внесения.
• Квитанция об оплате передается вносителю денежных средств с подписью и штампом.
• Если документ оформляется в электронном виде, квитанция может быть направлена вносителю по его просьбе на электронную почту.
• Бухгалтер делает соответствующие проводки.

После завершения работы, в конце дня, кассир обязан свести остаток денежных средств по кассовой книге и сверить его с фактической суммой наличных, оприходованных в кассе. Все расхождения должны быть устранены в день их образования. После выверки кассир заверяет записи подписью. Далее все записи проверяются главным бухгалтером (руководителем) и также ставиться их подпись.

Документы могут быть заполнены бумажном носителе вручную или посредством электронного документооборота. Наличие исправлений не допускается. Обязанность организации хранения документов, лежит на руководителе.

Алгоритм действий, когда на расчетный счет или в кассу поступила выручка от покупателя

Поступление денежных средств от продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг является выручкой предприятия.

Её поступление в кассу и на расчетный счет необходимо для успешного функционирования предприятия – осуществления расчетов с поставщиками и подрядчиками, выплаты заработной платы, уплаты налогов.

Подробно про алгоритм фиксации внесения оплаты наличными за товары в кассу, в нашей статье.

Операция по зачислению денежных средств от покупателя – что это?

Как правило, денежные средства того или иного предприятия находятся на счетах кредитных учреждений. Зачисленная на такие счета выручка составляет львиную долю всех поступлений. Зачисление происходит согласно правилам банка на основании соответствующих расчетно-платежных документов. Если поступила выручка от покупателя, изначально внесенная в кассу организации, основанием является документ «объявление на взнос наличных», при этом, сотрудником банка выдается квитанция о приеме денег.

Вся наличная выручка обязательно отражается в кассовой книге. В кассе организации может находиться выручка только в пределах установленного лимита, сверхлимитную необходимо сдать в банк.

Согласно Приложению к Указанию ЦБ РФ № 3210-У, организация сама определяет лимит, исходя из рода своей деятельности, объёма поступлений и выдачи наличных денежных средств.

Какую проводку формировать?

Правила установления выручки определены пунктом 6 ПБУ 9/99. В данном пункте говорится о том, что выручка приходуется в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине поступления денежных средств и иных активов.

Основным счетом для учета реализации товаров является счет 90 Продажи. Выручка от реализации товаров, работ или услуг отражается по кредиту счета 90.1 Выручка в корреспонденции со счетом 62.01. Отражение выручки должно происходить в момент перехода права собственности от продавца к покупателю. Как правило, это происходит в момент отгрузки товаров (продукции) или передачи акта выполненных работ. Поступление выручки от реализации за наличный расчет оформляется проводкой: Дебет 50 Касса – Кредит 90.1 Выручка.

О том, на каком бухгалтерском счете отображают выручку, мы подробно рассказывали в этом материале.

Алгоритм фиксации внесения оплаты наличными за товары в кассу

1. Выручки в рублях. При поступлении рублевой выручки в кассу организации оформляется первичный документ унифицированной формы КО-1 – Приходный кассовый ордер. Кассир или бухгалтер может выписать его вручную, либо оформить в программе 1С.

Данный документ содержит отрывную часть – квитанцию, она заверяется печатью и выдается лицу, от которого были получены деньги. Если наличность, поступающая в кассу, является выручкой за товары, работы, услуги необходимо применение кассового аппарата, т.е. помимо квитанции к приходному ордеру, выдается кассовый чек.

Обычно в течении рабочего дня совершается несколько таких операций, в таком случае достаточно выдать кассовый чек, а в конце дня оформить один приходный ордер на сумму общей выручки. Приходный ордер, оформленный вручную необходимо зарегистрировать в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), подшить к отчету кассира, а в кассовой книге сделать соответствующую запись.
Валютной выручки. Согласно Закону от 10.12. 2003 г. № 173-ФЗ, российские предприятия имеют право осуществлять валютные операции. В бухгалтерском учете валютную выручку, необходимо отразить по курсу, действующему на дату перехода права собственности, либо на дату поступления аванса. Если оплата производится после отгрузки, то у организации возникнут курсовые разницы (положительные или отрицательные) в связи с тем, что курс валюты регулярно меняется.

Больше информации о репатриации валютной выручки найдете в специальном материале.

Пошаговая инструкция по оформлению поступления на расчетный счет

1. Рублевой выручки. Поступление наличных рублей на расчетный счет может быть осуществлено:

• сотрудником организации (кассиром), несущим материальную ответственность;
• инкассаторской службой банка.

Независимо от способа поступления выручки в банк, порядок оформления данной операции выглядит следующим образом:

• оформляется расходный кассовый ордер;
• в кассовую книгу вносится соответствующая запись;
• заполняется объявление на взнос наличными, которое состоит из объявления, квитанции и ордера.

Если выручка поступает на расчетный счет через инкассатора:

• кассир складывает наличность в специальную сумку;
• составляет препроводительную ведомость, накладную к сумке, квитанцию к сумке;
• опломбированная сумка с наличными деньгами передаются инкассатору;
• в банке кассир сверяет соответствие фактически переданной суммы с суммой, указанной в объявлении и возвращает квитанцию, подтверждающую поступление денег на расчетный счет.