Деньги в кассе должны храниться

Правила хранения денег в кассе

Для осуществления расчетов наличными деньгами организации должны иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Для хранения денежных средств в каждой организации должна быть оборудована касса — изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. Касса должна быть в центральном офисе, а в каждой аптеке функции кассы выполняет кабинет заведующей или материальная комната, в которой находится сейф для временного хранения денежной наличности. В сейфе хранятся наличные деньги в течение рабочего дня, а также лимит кассы на ночь запирается в сейф. В сейфе кроме выручки хранятся денежные средства для размена (мелочь).Денежные средства должны храниться в несгораемом сейфе, при этом кассир не имеет право хранить в кассе организации ценности, не принадлежащие данной организации. Ключи от сейфа и денежного ящика хранятся только у кассира и никому не могут быть переданы. Сейфы по окончании работы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Если при проведении налоговой проверки выясняется, что сумма в кассе превышает сумму, показанную в документах, то в этом случае организацию ждет штраф.

Лимит

Организация, продавая товары населению, получает выручку от реализации в основном наличными деньгами, которые принимаются в кассу, затем подлежат сдаче в банк для последующего зачисления на счет организации. Сумма наличных денег, которую организация может оставить в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе, размер лимита ежегодно устанавливается руководителем, с приказом знакомятся все зав.аптек при наличии в организации нескольких аптек. Организации независимо от ОПФ и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в банках, они могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимита остатка денег в кассе.

Ежегодно для обеспечения нормальной работы организации с учетом средней дневной выручки и расхода наличными деньгами, руководителем аптечной организации устанавливается лимит денег в кассе, а также порядок и сроки сдачи выручки в банк. Лимит остатка денег в кассе утверждается приказом, документ хранится в организации. После установления лимита остатка денег в кассе, организация направляет уведомление об этом в банк, в котором у нее открыты счета.

Письмо №18 Центрального банка России: предприятия обязаны хранить свободные денежные средства в банках (выручка ежедневно сдается в инкассацию). Банк выдает организации документ «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы». Величина кассового лимита законодательством не установлена, определяется исходя из особенностей работы организации, для одной организации достаточно иметь 500 рублей лимит, а для другой 10 000 рублей.

Все наличные деньги, поступающие в организацию, должны быть в конце дня сданы в банк. В кассах не должно быть сверхлимитных сумм. При необходимости лимиты касс пересматриваются.

Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов (определенная сумма), которая устанавливается руководителем. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу. Кассовая книга в таком случае ведется в офисе главбухом.

Хранение денег в кассе сверх лимита для выдачи ЗП осуществляется для районов крайнего Севера 5 дней, а для других районов в течение 5 дней, после чего, не выданная зарплата возвращается в банк.

Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов. Банк купюры достоинством менее 100 рублей не принимает.

Порядок оформления, хранения, уничтожения контрольной кассовой ленты

Кроме того, на всех ККМ в обязательном порядке должна применяться контрольная лента, и по каждой ККМ должен вестись журнал кассира-операциониста, заверенный в налоговом органе.

Контрольные ленты, журнал кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие, проведение денежных расчетов с покупателями (клиентами), должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет. Ответственность за обеспечение хранения указанных документов несет руководитель организации. Нарушение вышеназванных обязанностей, выявленные в ходе проверок, могут повлечь за собой значительные штрафные санкции.

Согласно Положению по применению ККМ чеки, контрольные ленты и другие документы, предусмотренные техническими требованиями и печатаемые с помощью ККМ в фискальном режиме, должны иметь отличительный признак, указанный в технических требованиях к фискальной (контрольной) памяти.

ТЕМА 3. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПРЕРАЦИЙ

Лекция №2. Приходные и расходные кассовые операции. Порядок ведения кассовых операций. Возврат товара населением

Хранение наличных денег в кассе: сейф, тумбочка или кошелек?

Деньги любят присмотр и пересчет. Только моргни глазом и наличных – как ни бывало. Это справедливо не только для тех денег, которые оказались в женских ручках, но и для принадлежащих организации.

В былые времена (до 2012 года) ЦБ предписывал организациям держать наличные деньги фирмы в хорошо укрепленной «крепости» — кассе. Требования по ее оборудованию были жесткими, а порой и невыполнимыми – решетки, металлические двери, окошко для выдачи, сейф и др. Теперь же хранение наличных денег в кассе оставлено на откуп руководителям организации. Значит ли это, что деньги могут безнаказанно кочевать от сейфа к тумбе главбуха, затем к столу кассира, возвращаясь в итоге в кошелек директора? Вовсе нет.

Что требует ЦБ РФ?

Указание Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» действует с 1 июня 2014 года. Требования, которые оно предъявляет к хранению наличных:

— место для проведения кассовых операций определяется руководителем (п. 2 Указания);

— в месте проведения кассовых операций на конец рабочего дня может находиться сумма, не больше максимальной (т.е. лимита кассы);

— мероприятия по обеспечению сохранности наличных при проведении кассовых операций определяются организацией (п. 7).

Да, никаких требований к оборудованию кассы теперь не предъявляется. Однако местом проведения кассовых операций, хранения наличных, принадлежащих организации, не может быть весь офис или территория завода. Это конкретное МЕСТО. А вот где будет это место – решает руководитель.

Тумбочка или сейф?

Хранение наличных денег в кассе может осуществляться:

— в отдельной комнате (кассовой комнате, подобной той, которая раньше была обязательной);

— в одном из отделов (например, в бухгалтерии, в финансовом отделе – в зависимости от того, кто из сотрудников выполняется обязанности кассира);

— в кабинете руководителя.

Где же держать деньги? Разумеется, не в кошельке директора или главбуха, где кроме наличных организации есть средства, ей не принадлежащие.

С кассиром, или лицом, которое исполняет его обязанности, заключается договор о полной материальной ответственности. При утрате денежных средств, принадлежащих организации, кассир будет отвечать своим заработком. Поэтому должны быть созданы условия для такого хранения наличных, которое обеспечит их безопасность, иначе кассир виновным лицом не будет (ст. 239 ТК).

Лучший вариант – сейф, менее удачные – шкафы или тумбочки, запирающиеся на замок. Ключ хранит кассир, его дубликат – руководитель.

Ящик кассового аппарата

Часто встречается ситуация, когда путаются понятия «касса» и контрольно-кассовая техника (контрольно-кассовая машина). Это разные вещи. В ККТ нет «кассы», а есть кассовый ящик. В нем денег в течение дня может находится ровно столько, сколько пробито с начала дня. Не больше и не меньше.

Вечером ККТ выводится z-отчет, деньги вынимаются из кассового ящика и сдаются кассиром-операционистом в основную кассу с оформлением приходного кассового ордера на наличную выручку. Выше мы говорили именно о такой основной кассе, а не о кассовом ящике.

В ящике ККТ деньги хранить нельзя! Это называется неоприходование выручки. А вот в кассе в пределах лимита хранить можно.

Таким образом, несмотря на то, что хранение наличных денег в кассе – тема, оставляющая свободу действий руководителю, доводить ситуацию до абсурда не стоит. Купите хотя бы небольшой металлический шкаф в организацию, и будет вам счастье. Хорошей вам выручки!

Зачем нужна кассовая книга и как ее оформить – читайте здесь . Как рассчитать лимит кассы, смотрите тут .

А где организована касса у вас – в сейфе, тумбочке, кошельке директора? Делитесь в комментариях!

Порядок хранения денег и денежных документов в кассе.

Порядок ведения кассовых операций регламентируется Положением ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» № 373-П от 12.10.2011г.

Расчеты между предприятиями, а также между предприятиями и физическими лицами могут осуществляться путем наличных и безналичных расчетов. Для работы с наличными денежными средствами организация должна иметь кассу и соблюдать требования, установленные Порядком ведения кассовых операций в РФ.

Согласно Положением ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» все предприятия, организации независимо от организационно-правовой формы обязаны:

— приходовать полученные наличные денежные средства в кассу организации, предприятия;

— хранить свободные денежные средства в учреждениях банков;

— производить платежи по своим обязательствам перед другими организациями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами – в пределах суммы, установлен-ной ЦБ РФ.

В соответствии с указаниями ЦБ РФ изменен размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами ограничены – 100 000 руб. по одной сделке.

Сумма штрафа, налагаемого на организацию, нарушившую установленный лимит расчетов наличными — двукратный размер производимого платежа. Штрафные санкции применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платеж в адрес другого юридического лица.

Предприятия могут иметь в кассах наличные деньги только в пределах лимитов, установленных обслуживающими их банками по согласованию с руководителем предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются. Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и в сроки, согласованные с обслуживающими банками. При этом наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам в объединенные кассы на предприятиях для последующей сдачи в банк, а также отделениям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров. Вместе с тем предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающим банком могут ее расходовать на оплату труда, закуп-ку сельскохозяйственной продукции и др., но предприятие не имеет право накапливать в кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в т.ч. и на оплату труда. Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх лимита, предназначенные для выплаты зарплаты, пособий, стипендий, но не более 3-х рабочих дней, включая день получения в банке; для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера – не более 5 дней, включая день получения их в банке. За накопление наличных средств в кассах предприятий сверх установленных лимитов обязаны следить обслуживающие их банки и направлять сведения о нарушениях в налоговые органы для принятия мер финансовой и административной ответственности (на должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ, на юридических лиц – от 400 до 500 МРОТ).

Выполнение всех операций с наличными деньгами, ответственность за сохранность ценностей, находящихся в кассе, несет кассир. После издания приказа о назначении кассира на работу, руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с порядком ведения кассовых операций в РФ, после чего с кассиром заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Исполнение обязанности кассира только по письменному приказу руководителя и обязательным является заключение с этим работником договора о материальной ответственности.

Основные задачи:

— своевременное, полное и точное отражение операций по учету денежных средств и расчетов;

— своевременное и точное оформление первичных документов и регистрации их в журнале;

— постоянный контроль за наличием и сохранностью денежных средств

(материальная ответственность, условия хранения, проведение ревизий);

— контроль за использованием денежных средств.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается;

ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе установлен Инструкцией Центрального банка Российской Федерации «Порядок ведения кассовых операций в РФ» от 04.10.93 г. № 18.

В соответствии с этим документом организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

Организации производят расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как правило, в безналичном порядке через банки, или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Выполняет кассовые операции кассир, который при принятии на работу должен быть под расписку ознакомлен с правилами ведения кассовых операций и с которым заключается договор о материальной ответственности. Кассир несет полную материальную ответственность за со­хранность всех принятых им ценностей (денежных средств, денежных документов). Временная замена кассира производится по письменному приказу руководителя предприятия. Договор о материальной ответственности заключается и с заменяющим кассира работником. При небольшом объеме движения наличных денег в кассе обязанности кассира целесообразно возложить на одного из работников предприятия в порядке совмещения. В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может выполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности.

Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели,указанные в чеке (на выдачу заработной платы, на хозяйственные нужды, на командировочные расходы).

В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Лимиты остатка наличных де­нег в кассах и нормы использования выручки устанавливаются учреждениями банков по согласо­ванию с руководителями этих предприятий. Сверх лимита наличные деньги в кассе могут хра­ниться только во время выплаты зарплаты, пособий работникам предприятия на срок не свыше 3 рабочих дней (в районах Крайнего Севера — не свыше 5 дней), включая день получения денег в банке. Без ограничения норм могут расходоваться наличные деньги из выручки предприятий, имеющих постоянную выручку (напри­мер, торговля, общественное питание и др.). Всю денежную наличность сверх лимита предприятия обязаны сдавать в банк.

Для установления лимитов остатка наличных денег в кассе, порядка и сроков сдачи выручки в банк предприятия в начале первого квартала представляют в банк специальную заявку-расчет. В этой заявке предприятия показывают месячный объем денежных поступлений, предполагаемый расход из выручки наличными деньгами, сумму среднедневной выручки (исходя из числа рабочих дней организации), порядок и сроки сдачи выручки в банк, лимит остатка кассы.

Лимит остатка кассы устанавливается:

— для предприятий, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи Росси ежедневно в конце рабочего дня, — в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы предприятий с утра следующего дня;

— для предприятий, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России на следующий день, — в пределах среднедневной выручки наличными деньгами;

— для предприятий, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России не ежедневно, — в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;

— для предприятий, не имеющих денежной выручки, — в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на зарплату, выплаты социального характера и стипендии).