Дебет 71 кредит 71 означает

Счет 71 в бухгалтерском учете: характеристика и проводки с примерами

Счет 71 бухгалтерского учета — это активно-пассивный счет «Расчеты с подотчетными лицами», служит для учета выданных подотчетных сумм и возврата неизрасходованных сумм. На предприятиях работникам могут выделяться денежные средства в подотчет на хозяйственные расходы, на покупку материалов или командировочные расходы. Рассмотрим как вести учет расчетов с подотчетными лицами и примеры бухгалтерских проводок по счету 71.

Счет 71 в бухгалтерском учете

Счет 71 является активно-пассивным, поэтому сальдо по счету может быть как дебетовым, так и кредитовым.

По Дт счета 71 отражаются суммы полученных денежных средств сотрудником;
По Кт счета 71 отражается расходование денежных средств.

Аналитический учет по счету «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждому подотчетному лицу отдельно.

Порядок выдачи в подотчет

Под авансовый отчет разрешается выдавать деньги только работникам предприятия. Подотчетные суммы выдаются наличными из кассы или перечисляются безналичным путём на банковскую карточку.

Главное правило при выдаче денег, чтобы сотрудник отчитался за полученную ранее подотчетную сумму. На предприятиях, как правило, закрепляют приказом лиц, имеющих право получать в подотчет денежные средства, так как с ними заключается договор о материальной ответственности:

При выплате денег подотчетному лицу следует соблюдать правила:

Проконтролировать наличие сальдо у подотчетного лица (по данным регистра БУ). Основание: п.6.3 указаний ЦБ РФ №3210, в котором указано, что запрещается выдавать средства в подотчет неотчитавшемуся сотруднику по ранее полученной сумме.
Получить письменное заявление работника в произвольной форме, с отражением основных реквизитов: цель получения, необходимая сумма, срок сдачи отчета, дата. Заявление следует завизировать руководителем компании или уполномоченным лицом.

Установлен 3-дневный срок, когда работник должен отчитаться за полученные подотчетные суммы, вернуть в кассу денежные средства и представить отчет. В случае, если работник не отчитался в установленный срок, то следует удержать полученную им сумму из доходов работника и начислить НДФЛ (ст. 137 ТК РФ). При этом:

Важно: удержания с сотрудника можно производить только по письменному заявлению и не более 20% от заработной платы (ст. 138 ТК РФ).

Если задолженность (особенно крупная сумма) за подотчетным лицом долгое время числится в учете, то налоговый инспектор при проверке может переквалифицировать такую выплату в заём или посчитать ее доходом (абз.3 ст.137 ТК РФ) и доначислить НДФЛ.

Максимальная сумма выдачи в подотчет законом не предусмотрена, но стоит учитывать, если работник рассчитывается с контрагентами от имени предприятия, то по одному договору можно оплатить не более 100 000 руб.

Авансовый отчет

Все расходы денежных средств сотрудник отражает в авансовом отчете. Сотрудник может потратить подотчетные суммы на приобретение товаров, материалов, ОС, НМА, оплату хозяйственных нужд фирмы.

На схеме представлены виды расходов по счету 71 и первичные документы, которые следует прилагать к авансовому отчету:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Если у работника возник перерасход по подотчетным суммам, то есть сотрудник израсходовал свои личные денежные средства, то предприятие вправе его возместить при соблюдении установленных процедур.

Счет 71 в бухгалтерском учете

Что отражать на счете 71

Приказом Минфина РФ № 94н утверждено, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для отражения операций по выдаче и возврату подотчетных сумм.

Что такое подотчет? Это определенная сумма денежных средств организации, которая передается работнику на конкретные цели. Причем назначение расходов и срок подотчета строго ограничены. По истечению отведенного времени подчиненный должен предоставить отчет о произведенных расходах. Простыми словами, деньги выдаются авансом, но с условием, что работник предоставит отчет — в этом суть подотчета.

Например, секретарю компании выдали из кассы 100 рублей подотчет на покупку конверта и отправку письма. Когда подотчетный работник отправит письмо, на почте ему выдадут квитанцию или чек. Именно эти платежные документы секретарь приложит к отчету, чем подтвердит факт целевого израсходования средств.

На какие цели можно выдать подотчет:

Аванс по командировочным расходам. Актуально, когда работника направляют в служебную поездку. В состав командировочных входит оплата проживания и проезда, суточные и иные траты в пути.
Расходы на хозяйственные нужды компании. Деньги могут быть выданы на любые цели, начиная с покупки лампочки в подсобку, заканчивая строительными материалами для капитального ремонта.
Расчеты с контрагентами. Например, выдача денег подотчет для оплаты услуг сторонних организаций. Операция используется все реже, так как безналичный расчет гораздо удобнее.
Иные цели, закрепленные решением руководства компании. Директор вправе распорядиться выдать подотчет на любые цели. Например на покупку техники, исключительных прав, программных продуктов и прочего.

Правила выдачи денег подотчет

Организация обязана самостоятельно разработать и утвердить порядок расчетов с подотчетными лицами. Например, обозначив единые положения в приложении к учетной политике. Лимиты и нормативы компания рассчитывает в индивидуальном порядке.

Ключевые требования к ведению расчетов с подотчетными лицами:

Деньги можно выдать только работнику компании. То есть подотчетные лица (счет 71 используется только в этом случае) должны быть определены отдельным приказом руководителя.
Средства могут передаваться наличными из кассы либо безналичным перечислением. Какой именно способ будет использоваться в расчетах с подотчетными лицами, закрепите в учетной политике.
Максимальная сумма к выдаче в подотчет может быть закреплена отдельным приказом руководства.
Лимиты по командировочным расходам в подотчет в части суточных рекомендовано утвердить отдельно.
Срок предоставления отчета по подотчетным деньгам также закрепите в положении или в учетной политике.
Все расчеты с подотчетными лицами (счет 71) должны быть подтверждены документально. Для этого к отчету прикладываются чеки, накладные, билеты, квитанции и прочая документация.

Деньги выдаются на основании письменного заявления работника либо по приказу начальства. Получатель обязан расписаться в расходном кассовом ордере, если средства выдаются наличными из кассы. Совершая закупки или находясь в командировке, подотчетный сотрудник должен сохранять все квитанции и чеки, чтобы отчитаться за полученный аванс. По возвращении из поездки либо по окончании закупки подчиненный составляет авансовый отчет. К отчету прикладываются подтверждающие документы. Срок составления отчета по подотчетным деньгам — 3 дня.

Характеристика счета 71

71 счет бухгалтерского учета считается активно-пассивным счетом. Это значит, что остатки бухсчета могут иметь как дебетовый, так и кредитовый остаток на конец отчетного периода. Это значит, что на конец месяца долг может числиться за работником. Например, подчиненный только получил аванс и еще не успел отчитаться.

Также задолженность может числиться и за компанией. Например, если работник потратил собственные средства на обеспечение хозяйственных нужд или в командировке. Перерасход отражается в учете уже после того, как сотрудник предоставил авансовый отчет и подтвердил свои издержки документально.

Читать еще: Непокрытый аккредитив проводки бухучет

Дебет и кредит счета 71: что отражать

Что отражаем по дебету счета 71

Что указываем в кредите бухсчета 71

71 счет по дебету — это та сумма, которая была предоставлена работнику компании авансом на конкретные расходы. То есть это деньги, которые сотрудник получил в подотчет.

Например, кассир выдает наличные из кассы. Остаток по счету 50 «Касса» уменьшается — отражается оборот ко кредиту сч. 50. И одновременно отражается дебетовый оборот по сч. 71 — работник получил подотчетные средства.

До того как подчиненный предоставит авансовый отчет, за ним будет числиться аванс — дебетовый остаток по сч. 71.

Либо дебетовый остаток образуется, если сотрудник отчитался на меньшую сумму, чем получил аванс. Остаток следует вернуть в кассу организации.

В кредите счета отражаем расходы подотчетного лица, подтвержденные документально. То есть работник сдал авансовый отчет, а руководитель его проверил и утвердил.

Затем бухгалтер принимает операции к учету — начисляет расходы по отчету. Расходование средств отражается по кредиту бухсчета 71. Одновременно уменьшается и дебетовый остаток по счету.

Итогом операции может стать остаток по кредиту, если подотчетный работник потратил свои деньги на расходы компании. Этот долг компания обязана погасить. То есть выплатить сумму кредитового остатка подотчетному лицу.

Бухгалтерские проводки по счету 71

Разберем, как правильно составлять проводки по 71 счету. Приведем типовые операции, корреспонденцию счетов. Обозначим, какие документы оформить при проведении операции.

Что такое счет 71 в бухгалтерском учете — дебет и кредит

1 мин

Любое юридическое лицо должно обобщать все свои бизнес-действия посредством бухгалтерского учета. Нужно это не только налоговой службе, но и самому предпринимателю в целом. Учет помогает структурировать информацию и аккумулировать ее. С помощью бухучета можно легко составлять отчеты на различные периоды времени, управлять любыми хозяйственными операциями и состоянием имущества юридического лица. Весь учет построен на произведении записей в специальные регистры информации, предназначенные для каждого отдельного вида операций. Среди них имеется и счет 71.

Сегодня специально для чайников будет рассмотрен 71 счет бухгалтерского учета, его характеристика и проводки, имеющиеся субсчета.

Бухгалтерский учет — полезная необходимость для любого предприятия

Что это такое

Любая компания взаимодействует с другими юридическими лицами и предпринимателями для достижения взаимовыгодны. Часто взаимодействие происходит через нанятых работников. Сотрудники, представляющие интересы своего начальства, могут нести определенные расходы в процессе выполнения своих профессиональных обязанностей. Именно поэтому руководители организаций или предприятий выделают им сумму денег подотчет. Специально для учета этих денег используется 71 счет в бухгалтерии.

Оформление операции выдачи средств уполномоченному лицу

Для чего используется

Подотчетные работники определяются приказом руководителя предприятия. Им устанавливаются цели и выдаются денежные средства. Описание бухсчетов предполагает, что таким лицам требуется использовать 71 бухсчет.

Важно! Называются сотрудники так, потому что после завершения своей работы, на которую выделялись деньги, они обязаны предоставить отчеты и приложенные к нему документы о расходе средств в бухгалтерию своего предприятия.

71 счет бухгалтерского учета — это специальный регистр, на котором обобщается информация об образовании задолженностей сотрудника перед юридическим лицом по деньгам, выданным ему на выполнение конкретных заданий. На спецсчету71 также содержится информация о погашении задолженностей по предоставлению расходов по отчету аванса. Однако это не все. Организация также может задолжать работнику некую сумму, если им была произведена растрата собственных денег на нужны юр.лица. Возмещение происходит по приказу начальства с авансовым отчетом.

Оборотно-сальдовая ведомость за конкретный период

Важно! Нельзя в 71 спецсчет помещать информацию о займах и кредитах, выданных работникам, так как это компетенция 73 позиции. Многие недобросовестные предприниматели под видом подотчетных денег выдают своим сотрудникам микрозаймы, то является нарушением законодательства.

Действующее право в этой области предполагает, что суммы могут выдаваться только на цели, оформленные в приказах, и что работник должен вернуть их в случае неудачи или отчитаться при их использовании. Чтобы вести учет подотчетных сотрудников применяют ордер-журнал № 7. В нем записаны все произведенные расходы и выдачи денег за отчетный месяц.

Пример авансового отчета, который может означать погашение задолженности

Характеристика счета

Настало время дать более емкую описание и показать специфическую характеристику на 71 счет, активный или пассивный он, что показывает его дебет и кредит. Для начала стоит напомнить, что на 71 спецсчете ведется синтетическая учетность расчетов с подотчетными сотрудниками. Чтобы точно ответить на вопрос об активности или пассивности, нужно понимать, что сальдо этого бухсчета располагается как по дебету, так и по кредиту, следовательно, это активно-пассивный счет, который имеет двойное сальдо и может быть активом и пассивом учета.

Дебетовый остаток подразумевает под собой задолженности сотрудников, занимающихся подотчетными операциями. Кредитовый же остаток, наоборот, учитывает задолженность организации перед подотчетным лицом.

Дебет 71 счет показывает выдачу подотчетных сумм на установленные задачи или возмещение расходов сотруднику, производившему действия за свой счет. Кредит же отображает расходы лица, которые были утверждены посредством документов начальством и возврат неизрасходованных денег.

Чтобы определить финальное сальдо, нужно воспользоваться следующей инструкцией:

Если начальная сальдовка по 71 бухсчету находится в дебете, то следует прибавить к ней оборот дебета и отнять сумму кредита за отчетный период. Положительное значение будет свидетельствовать о дебетовом сальдо на конец учетного месяца. В ином случае — о кредитном.;
Если начальная сальдовка по 7 1бухсчету находится в кредите, то следует к ней прибавить оборот по кредиту и вычесть сумму движений дебетовых средств за отчетный период. Таким образом, если конечное значение будет со знаком «плюс», то его следует отразить по кредиту счета, а если со знаком «минус», то по дебету.

Авансовый отчет в интерфейсе 1С

Существующие субсчета

Субсчета у 71 бухсчета имеются. Именно по ним и по отдельным подотчетам выполняется построение аналитики и ОСВ. Среди основных субсчетов можно выделить:

Расчет с подотчетными сотрудниками в национальной валюте Российской Федерации (в российских рублях);
Расчет с подотчетными сотрудниками в валюте других государств (в иностранной валюте).

Важно! Помимо этих вариантов, организационная и учетная политика организации может позволить ей создать новые субсчета на каждого отдельно работника, утвержденного начальством.

Корреспонденция с другими счетами

Этот бухсчет может взаимодействовать со многими другими счетами при выполнении проводок. По дебету этого счета корреспонденция производится в кредит:

50 Выдача подотчетных денежных средств из кассы;
51 Перечисление подотчетных средств со счета на банковскую карту;
52 Выдача подотчетных средств в иностранной валюте при командировке заграницу;
55 Выдача подотчетных средств со спецсчетов;
76 Выдача подотчетных денежных средств по реестру банка;
79 Выдача денег подотчет из кассы отдельного подразделения организации или из ее филиала;
91 Учет списания разниц курсов валют, если выдача была в иностранной валюте.

Читать еще: Ставка ипотечного кредитования

Корреспонденция с большим количеством счетов объясняется общностью 71 бухсчета

Кредит счета корреспондирует с дебетом следующих счетов:

07 Оприходование инструментария для работ, которые было куплено на подотчетные деньги;
08 Учет затрат на покупку внеоборотных активов;
10 Учет материалов, купленных на подотчетные суммы;
11 Оформление скота для от корма, который был приобретен с помощью подотчетной выплаты;
15 Учет купленных материалов на соответствующие средства, если учетной политикой это определено;
20 Списание денежных средств на ОП;
23 Списание подотчетных денежных средств на ВП;
25 Списание денежных средств на расход общепроизводственного характера;
26 Списание подотчетных денег на расход административного характера;
28 Списание сумм подотчета на исправление браков;
29 Списание денег на расход для обслуживания и подсобных структур;
41 Отражение покупки товарно-материальных ценностей на подотчетные деньги;
44 Оформление материальных средств на общие затраты по реализации ГП;
45 Приобретение товарно-материальных ценностей, еще непоступивших на склады предприятия;
50 Возврат неизрасходованных сумм в кассу организации;
51 Возврат неизрасходованных сумм на расчетные счета в банках;
52 Возврат неизрасходованных сумм на валютные расчетные счета в банках;
55 Возврат неизрасходованных сумм на специальные счета в банковских учреждениях;
70 Оформление удержания денег, которые не были возвращены сотрудником из его заработной платы. Удержание однократно;
73 Оформление удержания денег, которые не были возвращены сотрудником из его заработной платы. Удержание многократно;
76 Учет погашения задолженности перед контрагентом по работам или услугам, списанным ранее;
79 Оформление передачи долгов филиалам или отдельным структурам;
91 Учет недостач материалов, характеризуемый естественными убытками при курсовых разницах, если сумма была выдана в иностранной валюте;
94 Учет недостач при отсутствии подтверждения израсходования средств или когда деньги не были возвращены в кассу организации;
97 Оформление затрат подотчетных денег, которые будут списаны в будущих отчетных периодах;
99 Отражение списания средств на ликвидацию стихийных бедствий и чрезвычайных ситуаций.

Список корреспонденции по кредиту достаточно большой и в нем может учитываться множество операций

Бухгалтерские проводки

Типовые проводки бухучета на основе 71 счета могут отражать покупку материалов через подотчет, включать в себя командировочные расходы и прочее. Выглядят они следующим образом:

Дт71 Кт 50.1 Выдача средств подотчет из кассы организации;
Дт10 Кт 71 Покупка материалов на эти средства;
Дт19 Кт 71 Принятие НДС по купленным материалам;
Дт20 Кт 10 Отпуск материалов в производство;
Дт50.1 Кт 71 Подотчетным сотрудником были сданы остатки средств в кассу организации;
Дт71 Кт 50.1 Выдача сотруднику перерасхода из кассы по соответствующим суммам.

Командировочные же проводки могут быть следующими:

Дт71 Кт 50.1 Выдача средств подотчет из кассы организации на командировочные расходы;
Дт20 Кт 71 Списание купленных билетов и прочих трат в расход;
Дт19 Кт 71 Принятие налога на добавленную стоимость по купленным билетам;
Дт44 Кт 71 Списание средств на гостиницу или отель на затраты;
Дт19 Кт 71 Принятие налога на добавленную стоимость за проживание в номере гостиницы или отеля;
Дт50.1 Кт 71 Возвращение остатка неизрасходованных средств в кассу организации.

Проводки с использованием 71 спецсчета чаще всего предполагают отражение покупки материалов

Таким образом, 71 счет — это бухгалтерский регистр, обобщающий данные о подотчетных суммах и лицах, которым они выдаются. Счет используется для расчетов с подотчетными лицами, фиксации средств и учета их на балансе сотрудника. Счет корреспондирует с большим количеством дебетовых и кредитовых счетов при проводках покупки материалов или оформлении командировочных. Анализ этого регистра может производиться посредством его карточки, оборотно-сальдовой ведомости и прямого анализа через любую бухгалтерскую систему, например, 1С:Бухгалтерия.

Счет 71 в бухгалтерском учете: для чего применяется, корреспондеция, субсчета, основные проводки

Ведя свою хозяйственную деятельность, субъект бизнеса с партнерами и другими лицами может взаимодействовать через своих работников. При этом представляя интересы своего нанимателя они могут нести расходы, на которые руководство компании им выделяет деньги в подотчет. Для учета расчетов с подотчетными лицами субъект бизнеса должен использовать счет 71 в бухгалтерском учете.

Счет 71 в бухгалтерском учете: для чего применяется

На предприятии приказом руководителя вводится перечень подотчетных лиц, которым на установленные цели могут выдаваться деньги. Так как обязательно после того, как будут осуществлены мероприятия, на которые работникам выделялись деньги, требуется представление в бухгалтерию отчета с приложением к нему подтверждающих расход документов, то эти лица являются подотчетными.

Действующие правила расчетов с подотчетниками регулируются порядком ведения кассовых операций. Помимо сотрудников компании подотчетными лицами могут выступать и привлекаемые по договорам подряда граждане.

План счетов бухгалтерского учета предусматривает, что для учета расчетов с подотчетными лицами нужно использовать счет 71.

На нем отражается информация о возникновении задолженности работника перед организацией по выданным ему суммам, а также погашение ее путем представления расходов по авансовому отчету.

Здесь же отражается и задолженность компании перед подотчетным лицом, если он произвел расходование собственных средств в производственных целей. По приказу руководителя она возмещается в утвержденной размере при принятии авансового отчета.

Подотчетные суммы должны выдаваться только на установленные в приказе цели и за них сотрудник должен отчитаться в определенные сроки или вернуть деньги. ИФНС при проверках могут выявить данные случаи и доначислить налоги и штрафы.

Для учета расчетов с подотчетными лицами нужно использовать журнал ордер №7, в котором отражаются в течение месяца все производимые подотчетным лицом расходы, выдача в подотчет сумм и т.д.

Характеристика счета

Синтетический учет расчетов с лицами, которым выданы подотчетные суммы, организуется на счете 71. Чтобы ответить какой это счет – активный или пассивный, нужно помнить что его сальдо может располагаться как по дебету счета так и по кредиту. Таким образом счет 71 – это активно-пассивный счет, имеющий двойное сальдо.

Остаток на начало периода по дебету счета отражает задолженность подотчетных лиц компании по выданным им на установленные цели деньги. Остаток по кредиту счета фиксирует задолженность компании работнику по осуществленным им за счет собственных средств расходов в интересах организации.

По дебету счета 71 отражается выдача в подотчет денег на установленные предприятием цели или возмещение работнику утвержденных руководством расходов, которые ранее были произведены за его счет.

По кредиту счета отражаются утвержденные расходы подотчетного лица, которые приняты руководством, а также возврат неизрасходованных средств в кассу или удержание их из зарплаты подотчетного лица, если им представлено заявление о данном способе погашение возникшей задолженности.

Читать еще: Кредит на развитие бизнеса от государства

Для определения конечного сальдо необходимо использовать следующий алгоритм:

Если начальное сальдо по счету 71 находится в дебете, то к нему нужно прибавить дебетовый оборот по счет и вычесть суммы за выбранный период по кредиту. Если получится положительное значение, то сальдо на конец будет дебетовое. В противном случае он отражается по кредиту счета.
Если начальное сальдо по счету 71 располагается в кредите счета, то к нему следует прибавить оборот по кредиту счета и вычесть общую сумму движения по дебету счета за рассматриваемый период. В случае если итоговое значение будет больше нуля, то его нужно отражать по кредиту счета. Отрицательная сумма подлежит отражению по дебету счета.

Субсчета

Построение аналитического учета по счету производится в разрезе каждого выданного подотчета.

Также счет 71 может иметь следующие субсчета:

Расчеты с подотчетными лицами в рублях.
Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте.

В соответствии с учетной политикой организации, к счету 71 открываются субсчета по каждому подотчетному лицу отдельно.

Корреспонденция

Счет 71 может участвовать в проводках со многими счетами.

По дебету счета 71 он может корреспондировать в кредит счетов:

Счет 50 — при выдаче из кассы подотчетных сумм;
Счет 51 — при перечислении подотчетных сумм с расчетного счета на карту;
Счет 52 — при выдаче подотчетных сумм в валюте (например, при загранкомандировке);
Счет 55 — при выдаче подотчет со спецсчетов;
Счет 76 — при выдаче денег подотчет по банковскому реестру;
Счет 79 — при выдаче подотчет за счет средств филиала, обособленного подразделения;
Счет 91 — при списании курсовых разниц, если выдача средств была произведена в валюте.

По кредиту счета он может вступать в проводки с дебетом следующих счетов:

Счет 07 — при оприходовании оборудования для дальнейшего монтажа, купленного через подотчетные суммы;
Счет 08 — при отражении затрат (командировок, прочих затрат), связанных с приобретением объектов внеоборотных активов;
Счет 10 — при приобретении материалов при помощи подотчетных сумм;
Счет 11 — при приобретении животных для откорма при помощи подотчетных сумм;
Счет 15 — при приобретении материалов, если в учетной политике закреплено ведение учета при помощи счета 15;
Счет 20 — при списании подотчетных сумм на основное производство;
Счет 23 – при списании подотчетных сумм на вспомогательное производство;
Счет 25 – при списании подотчетных сумм на общепроизводственные расходы;
Счет 26 – при списании подотчетных сумм на административные расходы;
Счет 28 – при списании подотчетных сумм на исправление ранее допущенного брака;
Счет 29 – при списании подотчетных сумм на затраты обслуживающих и подсобных хозяйств;
Счет 41 — при отражении приобретения товаров через подотчет;
Счет 44 – при списании подотчетных сумм на затраты на продажу продукции;
Счет 45 – при списании подотчетных сумм на приобретение товаров, которые еще не поступили в организацию;
Счет 50 — при возврате неиспользованных подотчетных сумм в кассу;
Счет 51 – при возврате неиспользованных подотчетных сумм на расчетный счет;
Счет 52 – при возврате неиспользованных подотчетных сумм на валютный счет;
Счет 55 – при возврате неиспользованных подотчетных сумм на спецсчет в банке;
Счет 70 — при удержании невозвращенных подотчетных сумм из зарплаты (однократное удержание);
Счет 73 – при удержании невозвращенных подотчетных сумм из зарплаты (многократное удержание);
Счет 76 — при закрытии задолженности перед поставщиком по уже ранее списанной работе, услуге;
Счет 79 — при передаче задолженности между филиалами и головными организациями;
Счет 91 — при отражении недостачи в приобретенных материалах в пределах естественной убыли, при отражении курсовых разниц при выдаче подотчет в валюте;
Счет 94 — при отражении недостачи, если расходование подотчетной суммы не подтверждено документами и она не возвращена в кассу;
Счет 97 — при отражении подотчетных затрат, которые будут списаны в будущих периодах;
Счет 99 — при списании подотчетных средств на ликвидацию чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий.

Порядок выдачи денег в подотчет

Выдача средств подотчет работнику может быть осуществлена несколькими путями.

Самым простым и распространенным способом является выдача денег из кассы. При этом кассир в момент выдачи оформляет операцию расходным кассовым ордером.

До середины 2017 года при выдаче денег подотчет в обязательном порядке работник должен быть оформить заявление о выдаче суммы. Это должен был делать любой сотрудник организации, включая директора. Заявления разрешено было не оформлять при возмещении излишнего подотчета и выдаче суточных на командировку.

С 2017 года в данную процедуру были внесены изменения. Компания может продолжать использовать заявления, либо оформить приказ руководителя, в котором будет указаны Ф.И.О. подотчетников, суммы и сроки отчета по полученным средствам.

Заявление для директора должно отличаться от бланков простых работников — в нем он не просит выдать ему подотчет, а дает распоряжение выполнить данное действие.

Последние поправки к порядку кассовых операций разрешают выдавать подотчет новую сумму, если работник по старой еще не отчитался. Ранее такой шаг был запрещен.

Помимо наличных средств, выдавать подотчет можно также путем перечисления с расчетного счета на карточку работника. Для такого шага он оформляет заявление, и включает в него банковские реквизиты для выполнения платежа.

В случае, если заявление оформлено не будет, то налоговый орган при проверке решит, что было выполнено перечисление доходы (зарплаты), и доначислит на сумму налог НДФЛ. Также в платежном поручении нужно указывать, что производится именно выдача подотчет.

Если выдача произведена на карту, то в качестве подтверждающего документа работник может приложить чек из терминала, банкомата, банковскую выписку и аналогичные бланки. В случае, если работник находится в командировке и ему перечисляется дополнительная сумма суточных, то оформлять еще одно заявление не нужно. Но отчитаться по всем суммам нужно будет одновременно.

На какие расходы можно выдавать деньги

Законодательная база содержит указания, на какие цели можно выдавать подотчетные суммы, к ним относятся:

Оплата служебных командировок и аналогичных поездок;
Оплата за услуги или работы;
Покупка материалов и товаров;
Совершение представительских расходов;
Другие аналогичные расходы.

Организация может закрепить направления, на которые подотчетные лица имеют право тратить выданные им суммы при помощи издания Положения о подотчете.

Важно! Закон запрещает выдавать средства подотчет для приобретения объектов основных средств. Также подотчетными суммами нельзя совершать единовременные сделки с организациями и предпринимателями, размер которых превышает 100 тысяч рублей.

Типовые бухгалтерские проводки

Рассмотрим, как в типовых ситуациях составляются бухгалтерские проводки по подотчету для чайников.