Учет денежных средств в кассе учреждения

УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ

Все операции с наличными деньгами в организации должны проводиться с соблюдением требований, установленных Порядком ведения кассовых операций в РФ.

Формы документов, которые применяются при совершении кассовых операций следующие:

— приходный кассовый ордер (форма N КО-1);

— расходный кассовый ордер (форма N КО-2);

— журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3);

— кассовая книга (форма N КО-4);

— книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5).

Лимит остатка кассы (вместе со сроком сдачи выручки) ежегодно устанавливается обслуживающим банком. Сверх этого лимита в кассе могут храниться только деньги на зарплату и пособия.

При приеме наличных денег составляется приходный кассовый ордер, подписанный главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.

Приходный кассовый ордер составляют в одном экземпляре. Его выписывает работник бухгалтерии и заверяют своими подписями главный бухгалтер и кассир. Кроме того, квитанция к приходному кассовому ордеру заверяется печатью организации.

Если организация продает товары за наличный расчет, сумму наличной выручки (на основании показаний контрольных лент кассовой техники), полученной от населения за рабочий день (смену), нужно в конце рабочего дня (смены) оприходовать одним приходным кассовым ордером.

После составления приходный кассовый ордер регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма N КО-3). После получения денег делается соответствующая запись в кассовой книге (форма N КО-4).

Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.). Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными распорядительным документом.

В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

Подчистки, помарки или исправления в кассовых документах не допускаются.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Исправления в кассовых документах не допускаются.

В больших организациях приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3). В конце дня кассиром делается Отчет на основании приходных и расходных кассовых ордеров, прошедших через кассу за день.

Сальдо счета 50 «Касса» указывает на наличие свободных денежных средств в кассе организации на начало и конец месяца. По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50/1 «Касса организации»;

50/2 «Операционная касса»;

50/3 «Денежные документы» и другие.

Поступление наличных денег в кассу отражается по дебету счета 50 на основании приходного кассового ордера. Деньги, снятые с расчетного счета, оприходуйте проводкой:

Дебет 50 Кредит 51 — поступили с расчетного счета денежные средства в кассу фирмы.

Расход наличных денег из кассы отражается по кредиту счета 50 на основе расходного кассового ордера:

Дебет 70 (71, 60, 76. ) Кредит 50 — выдана заработная плата работникам (подотчетные суммы, оплата поставщику и т.д.)

Синтетический учет кассовых операций ведут в журнале — ордере N 1 и ведомости N 1 по учету операций по кассе. Далее суммы отражают в Главной книге. В дальнейшем операции из главной книги отражают в бухгалтерской финансовой отчетности в формах: баланс предприятия (форма N 1), 2-й раздел актива; движение денежных средств (форма N 4 приложения к балансу).

Бухгалтерский учет денежных средств в кассе

Понятие денежных средств, основные задачи учета

Современная экономика определяет денежные средства как одни из главных атрибутов хозяйственной деятельности. Расчеты с поставщиками за приобретаемое сырье, покупка основных средств, расчеты с бюджетом по налогам и сборам, все это и многое другое предполагает использование денежных средств. Кроме того, деньги являются важнейшим элементом кругооборота средств предприятия.

Происхождение понятия «деньги» относится к древнегреческому слову «донака», что переводится как «медная монета». Данное понятие пришло в русский язык из тюркских языков.

Издревле кругооборот товаров предполагал бартерные отношения, т. е. обмен определенного количества одного товара на другой. Позднее у разных народностей в качестве всеобщего эквивалента для обмена товаров стали выступать драгоценные камни, золото, шкуры, меха, металл и т.д. Первые монеты появились в VII веке до н.э., а первые бумажные деньги в Китае в 910 г. н. э.

Более подробно сущность понятие «деньги» раскрывается в экономической теории и определяется как мера стоимости, как товар с абсолютной ликвидностью. В рамках бухгалтерского учета данное понятие трактуется следующим образом.

Денежные средства на предприятии могут находиться в следующих формах (виды денежных средств):

1. наличной:
   • денежные средства в кассе;

1. безналичной (денежные средства на счетах в банке):
   • расчетные счета;
   • валютные счета;
   • ссудные счета;
   • специальные счета.

Задачи учета денежных средств на предприятии заключаются в следующем:

1. Отражение в первичных документах операций по поступлению и расходованию денежных средств;
2. Формирование данных об операциях движения денежных средств в регистрах синтетического и аналитического учета;
3. Обеспечение сохранности денежных средств, проведение инвентаризаций;
4. Контроль за экономической целесообразностью расходования, выявление путей наиболее рационального использования.

Расчеты наличными. Организация кассового хозяйства

Денежные средства в наличной форме в современном хозяйственном мире используются не так часто, однако возможны следующие варианты:

• расчеты по оплате труда;
• выдача подотчетных сумм на расходы, связанные с командировками;
• для покупки материально-производственных запасов;
• приобретение иных ценностей за наличность и т.п.

Порядок обеспечения сохранности денежной наличности и учет их движения регулируются нормативным документом Указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» N 3210-У» утвержден председателем ЦБ РФ Набиуллиной Э.С. от 11 марта 2014 с изменениями от 19 июня 2017г.

За осуществление первичного учета ответственность возлагается на материально-ответственное лицо – кассир/старший кассир, главного бухгалтера, индивидуального предпринимателя, руководителя предприятия. С материально-ответственным лицом при поступлении на работу одновременно с заявлением заключается договор о полной материальной ответственности с администрацией предприятия. Договор печатается в двух экземплярах:

1. остается на предприятии;
2. забирает кассир.

Первичный учет кассовых операций в кассе ведет кассир или иной сотрудник из числа работников предприятия, с вменением ему должностных прав и обязанностей, с которыми он в свою очередь должен быть ознакомлен под роспись.

Основные ПД движения наличных денег:

• приходный кассовый ордер (бланк ПКО);
• расходный кассовый ордер (бланк РКО).

К ПКО и РКО могут быть приложены другие первичные документы либо они могут являться самостоятельными документами, подтверждающими движение денег в кассе:

• Платежные ведомости;
• Корешок денежного чека;
• Объявление на взнос наличными;
• Реестр депонированной оплаты труда;
• Почтовые квитанции;
• Акты;
• Договора;
• Ведомости произвольной формы и др.

ПКО заполняется одновременно с квитанцией, которая отрывается и передается на руки тому, кто сдает деньги в кассу. Визирует ПКО главный бухгалтер и кассир.

РКО визируют – руководитель организации, главный бухгалтер, лицо которому выдаются на руки деньги и кассир.

При ведении учета в журнально-ордерной форме, в бухгалтерии предусматривается ведение журнала учета приходных и расходных кассовых документов. Однако в настоящее время данный учетный регистр в большинстве случаев утратил свою актуальность, так как при автоматизированной форме учета он формируется автоматически и его ведение оставлено на усмотрение организации.

Сведения первичных кассовых документов заносятся в кассовую книгу (бланк кассовой книги). Копия кассовой книги является отчетом кассира по движению денежной наличности за день. С приложением всех первичных документов данный отчет в конце дня сверяется с остатком денежной наличности в кассе, заверяется материально-ответственным лицом (кассиром) и сдается главному бухгалтеру (заместителю главного бухгалтера), согласно графика документооборота предприятия.

Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер. Принимая отчет кассира, главный бухгалтер осуществляет сверку данных отчета и остатка денежной наличности в кассе. После этого он делает соответствующую запись в отчете кассира и в кассовой книге «Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве 26 приходных и 13 расходных получил(а) (дата, подпись)».

Если в течении дня движения документов в кассе не было и операции не проводились, то и записи в кассовую книгу не осуществляются.

Говоря об организации кассового хозяйства, можно отметить, что в настоящее время мероприятия по обеспечению сохранности денежной наличности в кассе отведены на усмотрение юридического лица, индивидуального предпринимателя.

Расчет лимита остатка денежных средств в кассе

Ведение операций с движением наличных денег на предприятии, определяет необходимость установления юридическим лицом максимально допустимой суммы наличности для хранения в кассе. Данная сумма определяется как лимит остатка денежных средств в кассе и утверждается распорядительным документом. Юридическое лицо самостоятельно осуществляет расчет лимита, исходя из вида деятельности организации и объема поступления либо выдачи денежных средств.

Нахождение у юридического лица наличных денег сверхустановленного лимита допускается только в дни выплаты заработной платы, стипендии, в дни получения наличности в банке для осуществления выплат подобного характера, в выходные дни, в случае осуществления кассовых операций.

1. Расчет лимита исходя из объема поступления денежной наличности в кассу:

L – лимит остатка денежной наличности, в рублях;

V – объем поступления денег за расчетный период, в рублях;

P – расчетный период за который берется объем поступления наличных денег в кассу, в рабочих днях;

N c – период времени между днями сдачи наличных денег в банк, в рабочих днях.

1. Расчет лимита исходя из объема выдачи денежной наличности из кассы:

L – лимит остатка денежной наличности, в рублях;

V – объем выдачи денег за расчетный период, в рублях;

R – расчетный период за который берется объем выдачи наличных денег из кассы, в рабочих днях (данный период составляет не более 92-х рабочих дней юридического лица);

Nc – период времени между днями получения наличных денег в банке по денежному чеку, в рабочих днях (не более 7 рабочих дней; для юр. лица, находящегося в населенном пункте, где нет банковского отделения, не более 14 рабочих дней).

Учет денежных средств в кассе

lori-0002252583-bigwww.jpg

Похожие публикации

Действующее законодательство России обязывает предприятия любых форм собственности организовать надлежащий учет денежных средств в кассе. Представителям малого предпринимательства наравне с ИП разрешается использовать упрощенный порядок. Правила утверждены Центробанком в Указании за № 3210-У от 11 марта 2014 г. Прежнее Положение за № 373-П от 12 октября 2011 г. утратило силу в 2014 г.

Бухгалтерский учет денежных средств в кассе – основные особенности

Сфера наличности регламентирована ЦБ в отношении расходования средств: на выдачу заработной платы сотрудникам, внесения на банковский счет, расчетов с контрагентами и партнерами компании (в пределах установленного лимита в 100 000 руб. по одному договору). Грамотный учет денежных средств в кассе организации начинается с утверждения по разработанным алгоритмам лимита остатка денег (кроме ИП и малых предприятий). Отсутствие предписанного законодательством лимита обозначает «нулевой» остаток средств.

Территориально удаленные обособленные подразделения предприятия обязаны учитывать местонахождение банка-адресата получения денег. Если в расчетах участвует касса головного офиса, при определении лимита необходимо учесть размер доли филиала. Если же филиал самостоятельно сдает выручку в кредитное учреждение, лимиты по такому подразделению определяются отдельно.

Учет денежных средств и кассовых операций

Кассовый документооборот на предприятии обеспечивают кассовые операции, выполняемые участниками наличной деятельности. При этом используются формы документов, разработанные Госкомстатом РФ в Постановлении за № 88 от 18 августа 1998 г. Данные унифицированные бланки являются обязательными к применению и подтверждают достоверность бухгалтерского учета кассовых операций хозяйствующего субъекта.

Порядок учета денежных документов в кассе – основные бланки:

1. Приходный кассовый ордер – форма КО-1.
2. Расходный кассовый ордер – форма КО-2.
3. Платежная или расчетно-платежная ведомость – форма Т-49 и/или Т-53.
4. Кассовая книга – форма КО-4.
5. Книга по учету принятой/выданной наличности – форма КО-5, ведется в случае работы нескольких касс для координации операций между старшим и рядовыми кассирами.

Ответственным лицом за учет кассовых операций и денежных документов назначается кассир организации, а в случае его отсутствия другой сотрудник по приказу руководителя. Проверяющая функция возлагается на главного бухгалтера, старшего бухгалтера или директора. Проведение операции оформляется штампом «Погашено» или «Оплачено».

Обратите внимание! Предприниматели, ведущие учет своих доходов/расходов, вправе не вести кассовый документооборот вне зависимости от используемого налогового режима.

Синтетический и аналитический учет денежных средств в кассе – проводки

План счетов, утвержденный Приказом под № 94н от 31 октября 2000 г., для синтетического учета кассовых операций предусматривает счет 50 «Касса». Разд. 5 Инструкции допускает дополнительное открытие к счету следующих субсчетов по выбору:

1. «Касса организации» – 50.1 для учета наличности. Если проводятся операции в иностранной валюте, следует открывать субсчета для каждого вида валюты.
2. «Операционная касса» – 50.2 для учета наличности в кассовых точках товарных контор, вокзалов, почтовых отделений, билетных кассах и пр.
3. «Денежные документы» – 50.3 для учета денежных документов со стоимостной оценкой. К примеру, предоплаченных талонов по ГСМ, путевок, почтовых извещений и переводов, марок госпошлины и пр.

Основные типовые проводки по кассе в бухучете представлены в таблице:

Наименование хозяйственной операции

Учет денежных средств в кассе организации

Учет кассовых операций и денежных документов регулируется Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

К синтетическому счету 50 для учета операций по видам открывают аналитические субсчета:

• 50.01 — касса организации в рублях;
• 50.02 — учет денежных средств и документов в билетных и кассах;
• 50.03 — учет денежных документов;
• 50.04 — касса платежного агента;
• 50.21 — касса организации в валюте;
• 50.23 — учет денежных документов в валюте.

Порядок ведения операций

Поступление наличных денег в организацию оформляется приходным кассовым ордером (форма КО-1), а выдача денег — расходным ордером (форма КО-2). Каждый приходный и расходный ордер записывают в журнал регистрации ордеров (форма КО-3) и в кассовую книгу (форма КО-4). Индивидуальные предприниматели имеют право книгу не вести.

Максимально возможная сумма хранения наличных средств в кассе называется кассовый лимит. Он рассчитывается организацией самостоятельно, исходя из ежедневных объемов поступлений и выдачи наличных средств.

Индивидуальные предпринимателя и юридические лица, относящиеся к субъектам малого предпринимательства, могут не устанавливать кассовый лимит, записав это в учетной политике.

Электронные кассовые ордера

Учет движения ценностей по кассе предприятия разрешается вести с использованием электронных ордеров, но для этого кассир должен иметь квалифицированную электронную подпись. Приняв деньги, кассир может не распечатывать приходный кассовый ордер, а направить квитанцию к ПКО, подписанную цифровой подписью, на электронную почту вносителя.

Расходный ордер (РКО) можно не распечатывать в том случае, если он подписан двумя цифровыми подписями — кассира и получателя наличных.

Бухгалтерский учет операций

Если в организации есть касса, бухучет осуществляется на основании ПКО и РКО. При наличии обособленных подразделений в каждом открывается кассовая книга. Копия ее ежедневно передается в головной офис.

Наиболее типичные проводки по кассовым операциям:

• Д 50.01 К 51 — сняты наличные с расчетного счета;
• Д 50.01 К 90 — поступила розничная выручка;
• Д 50.01 К 62 — получен аванс от покупателя;
• Д 50 К 71 — возврат средств подотчетным лицом;
• Д 50.01 К 73 — возврат займа работников;
• Д 50.01 К 75 — взнос учредителя;
• Д 50.04 К 76.09 — прием платежей населения в кассу платежного агента;
• Д 51 К 50 — внесены наличные на расчетный счет;
• Д 57 К 50 — инкассация наличной выручки через банковский терминал;
• Д 70 К 50 — выдана заработная плата работникам;
• Д 73 К 50 — выплачена материальная помощь работнику;
• Д 71 К 50 — выданы деньги подотчетному лицу;
• Д 94 К 50 — отражена недостача денежных средств в кассе.