Разменные деньги в кассе

Как учесть выдачу разменного фонда в кассу столовой и возврат в главную кассу?

При ведении кассовых операций автономные учреждения руководствуются указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У).

Согласно п. 4.5 Указания № 3210-У передача наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражается в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. 0310005) с указанием сумм передаваемых наличных денег. Записи в книгу (ф. 0310005) делаются в момент передачи наличных денег и подтверждаются подписями старшего кассира, кассира.

Выдача и возврат денежных средств (в т.ч. разменной монеты и купюр) оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310001, 0310002) (п. 4.1 Указания № 3210-У). Поэтому наличные деньги из кассы на разменный фонд должны выдаваться на основании расходного кассового ордера (ф. 0310002). В строке РКО, где указывается основание передачи денег, нужно написать «разменный фонд».

Кассир делает записи в кассовой книге по каждому приходному кассовому ордеру (расходному кассовому ордеру), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги (пп. 5, 6 Указания № 3210-У).

Если не отразить выдачу разменного фонда в кассовой книге, это будет считаться нарушением порядка ведения кассовых операций (постановления Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.08.2011 № 13АП-11809/11, от 05.07.2011 № 13АП-8422/11).

По окончании смены кассир сдает остаток наличных денежных средств и кассовые документы, на основании которых составляется приходный кассовый ордер (ф. 0310001) и вносится запись в кассовую книгу. В качестве доказательства, что лишняя сумма в кассе не является выручкой, возврат размена и возврат выручки следует оформить разными приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001). В строке «Основание» указывается «возврат размена».

Наличные денежные средства, выданные на размен, продолжают числиться на счете 201 34 «Касса».

Таким образом, выдача и возврат разменного фонда в кассу учреждения могут отражаться записями:

Дебет КИФ Х 201 34 510 (касса столовой), увеличение забалансового счета 17 (КОСГУ 510) Кредит КИФ Х 201 34 610 (главная касса), увеличение забалансового счета 18 (КОСГУ 610) — переданы денежные средства в качестве разменного фонда из кассы учреждения;

Дебет КИФ Х 201 34 510 (главная касса), увеличение забалансового счета 17 (КОСГУ 510) Кредит КИФ Х 201 34 610 (касса столовой), увеличение забалансового счета 18 (КОСГУ 610) — возвращены денежные средства разменного фонда в кассу учреждения.

Рассматриваемые записи инструкцией, утв. приказом Минфина России от 23.12.2010 № 183н, не закреплены. Поэтому их следует согласовать в порядке, предусмотренном п. 5 указанной инструкции.

Внутреннее перемещение на счете 201 34 в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» не реализовано. Расходные и приходные кассовые ордера, содержащие такие операции, проводиться не могут. При необходимости учреждение может сделать такую типовую операцию.

В качестве альтернативного варианта предлагается выдача денежных средств для размена подотчетному лицу на одну кассовую смену.

Согласно п. 6.3 Указания № 3210-У в общем случае наличные деньги выдаются под отчет на расходы, связанные с деятельностью юридического лица, по письменному заявлению подотчетного лица. Заявление составляется в произвольной форме и содержит запись о сумме денежных средств и сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который денежные средства выданы под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет и приложить подтверждающие документы.

В постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 27.10.2009 № А56-12330/2009, ФАС Западно-Сибирского округа от 12.02.2008 № Ф04-881/2008(462-А70-43), Девятого арбитражного апелляционного суда от 23.07.2015 № 09АП-25724/15 судьи пришли к выводу, что денежные средства в качестве разменного фонда могут быть выданы кассиру под отчет. При этом в общем случае получение денежных средств в центральной кассе и передача их в операционную кассу оформляются соответственно приходными (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002).

По истечении срока, на который получены деньги, кассир должен заполнить авансовый отчет и вернуть размен обратно в кассу. В авансовом отчете в графе «Назначение аванса» необходимо указать: «Разменный фонд». Правомерность такого подхода подтверждает, в частности, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 12.02.2008 № Ф04-881/2008(462-А70-43). В этом случае выданные кассиру суммы отражаются с использованием счета бухгалтерского учета, который предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Читать еще: Как заработать деньги легально

Таким образом, выдача и возврат разменного фонда в кассу учреждения могут отражаться записями:

Дебет КРБ Х 208 ХХ 567 Кредит КИФ 201 34 610, увеличение забалансового счета 18 (КОСГУ 610) — выданы подотчетному лицу денежные средства в качестве разменного фонда;

Дебет КИФ Х 201 34 510, увеличение забалансового счета 17 (КОСГУ 510) Кредит КРБ Х 208 ХХ 667 — возвращены подотчетным лицом в конце смены денежные средства, выданные в качестве разменного фонда.

Выдача разменного фонда кассиру столовой под отчет на длительный срок (без ежедневного составления РКО и ПКО в начале и по окончании смены), соответственно, нахождение таких денежных средств в кассовом ящике могут привести к спорам с налоговыми органами. Суды в таких случаях нередко занимают сторону организаций. Однако во избежание претензий целесообразно составлять кассовые ордера ежедневно.

Как выдать и оформить разменный фонд для кассира

Как правило, с утра пораньше в магазине выручки еще нет либо ее совсем мало. И чтобы ваш кассир не отпугивал покупателей словами «нет сдачи» и не бегал по соседним магазинам в поисках купюр помельче, его нужно снабдить разменной суммой денег. Причем сделать это нужно так, чтобы в случае «кассовой» проверки у налоговиков не было бы повода оштрафовать вас см., например, Постановление 9 ААС от 27.10.2011 № 09АП-25372/2011; Решение ВС Республики Коми от 30.11.2011 № 21-368/2011 за нарушение порядка работы с денежной наличность ю ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ .

Идеальная выдача разменного фонда

Она выглядит так. Ежедневно перед началом рабочего дня кассир по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2) получает от главного бухгалтера (другого уполномоченного лица) разменную сумму, необходимую для расчетов с покупателям и пп. 3.8, 3.8.1 Типовых правил, утв. Минфином 30.08.93 № 104; пп. 3.1, 4.1 Положения, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение № 373-П) . В РКО в строке «Основание» указывается «разменный фонд». В конце рабочего дня полученные разменные деньги кассир по приходному кассовому ордеру (форма № КО-1) сдает обратно вместе с выручкой.

СОВЕТ

На возврат размена и выручки удобнее составлять разные приходники. Это будет доказательством, что излишек денег в кассе — именно размен, а не выручка.

На основании составленных РКО и ПКО делаются соответствующие записи в кассовой книге (форма № КО-4) п. 5.2 Положения № 373-П . А вот в журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4) разменные суммы отражать не надо, там должна фигурировать только выручка, полученная через ККТ. В противном случае есть опасность, что, увидев в журнале данные о разменном фонде, налоговики «повесят» на вас неоприходование выручки.

Если в компании несколько торговых точек и разменные деньги из кассы организации получает старший кассир, выдавая их потом остальным кассирам, нужно также вести книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5) п. 2.4 Положения № 373-П ; Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88 .

Напомним, что в новом Законе о бухучете уже нет требования об обязательном применении унифицированных форм первичных документо в ч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Однако такую кассовую первичку, как приходники, расходники, кассовую книгу, книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств, по-прежнему нужно вести по унифицированным форма м пп. 1.8, 2.4, 5.1 Положения № 373-П .

Если время работы торговой точки и бухгалтерии не совпадает

Действительно, обычно магазины открываются раньше головного офиса. Многие фирмы в такой ситуации выдают кассиру разменный фонд накануне вечером, но ставят в расходнике дату следующего дня. А если магазин еще и закрывается позже, то сдачу выручки и размена производят утром следующего дня по приходникам, датированным предыдущим днем. В этом случае нужно не забыть отразить выдачу нового разменного фонда.

Формально такой порядок действий — нарушение, но зафиксировать его очень сложно.

Если торговые точки и бухгалтерия находятся далеко друг от друга

Чтобы не мотаться каждый день туда-сюда для оформления «разменных» РКО и ПКО, можно по заявлению кассира выдать ему деньги под отчет, например, на месяц. Порядком ведения кассовых операций это не запрещено. Он лишь обязывает подотчетника отчитаться о потраченных деньгах не позднее 3 дней со дня окончания срока, на который получены деньг и п. 4.4 Положения № 373-П .

Читать еще: Обязательный контроль операций с денежными средствами

В этом случае нужно издать приказ руководителя об установлении суммы разменного фонда на определенный период. Деньги выдаются кассиру по расходнику. По истечении срока, на который выданы деньги, кассир должен будет вернуть деньги и оформить авансовый отчет, указав «разменный фонд» в графе «Назначение аванса». Писать в авансовом отчете почти ничего не придется: получил столько-то, израсходовал — 0,00 руб., вернул столько-то по такому-то приходному ордеру.

Выданные под отчет разменные деньги кассиры, как правило, оставляют в ящике ККТ, полагая, что штрафа за неоприходование не будет. Ведь это деньги подотчетного лица. Но аудиторы не советуют так делать.

ОБМЕН ОПЫТОМ

“ Полученные кассиром под отчет деньги перестают быть средствами предприятия и становятся задолженностью кассира, то есть временно являются как бы его средствами, предназначенными для расходования на установленные цели. Поэтому если кассир вложит их в ящик кассового аппарата, то он, во-первых, нарушит нормативные акты (в частности, п. 4.7 Типовых правил эксплуатации ККМ), во-вторых, в случае ревизии кассы эти деньги будут рассматриваться как неоприходованная выручка.

Вот почему такие средства должны находиться вне ящика ККТ, например в личной сумке кассира. Но тут уже у него самого возникает риск, что в случае утраты сумки он будет нести полную материальную ответственность за нанесенный организации ущерб в размере невозвращенного остатка неизрасходованных подотчетных средств. Поэтому все-таки лучше официально выдавать кассиру разменные средства в начале смены, тем более что увеличить лимит остатка наличности в кассе на сумму разменного фонда не так уж и сложн о ” .

Несмотря на то что в последнее время налоговики редко цепляются к неправильному оформлению выдачи размена, рисковать все равно не стоит.

Организация и учет разменного фонда в кассе

С утра в большинстве магазинов нет выручки. В кассе нет наличных. Но все это не избавляет от риска того, что в 10 часов утра придет покупатель с неразменными 2 тысячами рублей. Отсутствие размена – это не повод отказывать в обслуживании клиенту. А потому рекомендуется сформировать разменный фонд. Он состоит из монет небольшого значения. Это могут быть купюры номиналом 10, 50, 100, 500 рублей. Формировать разменный фонд нужно правильно. В обратном случае возникнут проблемы при налоговой проверке.

Как правильно выдать фонд

Деньги передаются кассиру каждый день. Делать это нужно с утра. Средства передаются на основании кассового ордера. Последний составляется по форме №КО-2. Деньги передаются главбухом или другим лицом с соответствующими полномочиями. Размер суммы и номинал денег определяются конкретным торговым центром. Нужно учитывать средний чек магазина, проходимость в утреннее время.

В РКО нужно прописать «разменный фонд» в строке, в которой указывается основание передачи денег. В завершение дня средства, полученные под размен и оставшиеся с утра, сдаются с выручкой под приходный кассовый ордер. Последний документ составляется по форме №КО-1.

На возврат разменных денег и выручки рекомендуется оформлять разные приходные документы. Необходимы они для свидетельства того, что излишек средств в ККТ – это именно размен.

На базе оформленных РКО и ПКО выполняются записи в кассовой книге по форме №КО-4. В журнале, составляемом по форме №КМ-4, никаких сумм фиксировать не требуется. В этой бумаге отражается только выручка, которая прошла через кассовый аппарат. Если это правило не будет соблюдаться, налоговые службы могут найти правонарушение: выручка не была оприходована.

Если торговое предприятие состоит из нескольких точек по торговле, разменный фонд выдается старшему кассиру. Именно он обязан распределить деньги между всеми кассирами. Для целей документации нужно завести книгу учета денег, принятых и выданных кассиром. Книга эта составляется по форме №КО-5.

ВАЖНО! В ФЗ №402 «О бухучете» от 6 декабря 2011 года в последней редакции есть изменения. В частности, теперь отменено требование об обязательном использовании унифицированных форм первички. Однако кассовые первичные документы (приходные и расходные бумаги, книга для учета денег, выданных сотруднику) ведутся по специальным формам.

Что делать, если время работы магазина и бухгалтерского отдела различается

Часто часы работы магазина и бухгалтерского отдела различаются. Рассмотрим ситуации, когда магазин открывается раньше. В этом случае деньги на размен можно выдать вечером. В расходном ордере указывается следующая дата. То есть деньги фактически выдаются в один день, а в документе вносится следующая дата.

Читать еще: Денежная база равна

Проблема может быть в том, что магазин закрывается позднее. В таком случае сдать выручку и размен можно в начале следующего дня. При этом составляется приходной ордер, составляемый за предыдущую дату. В день сдачи выручки нужно не забыть зафиксировать выдачу размена на актуальную дату.

К СВЕДЕНИЮ! Рассмотренный порядок не совсем правомерный. Документ об операции нужно оформлять той датой, в которую фактически была выполнена операция.

Магазин и бухгалтерский отдел расположены далеко друг от друга: что делать

Бухгалтерский отдел может быть в одном конце города, а магазин – в другом. В этом случае придется тратить много времени на езду туда и обратно. Можно ли этого избежать? Да. Для этого можно использовать схему с выдачей денег кассиру под отчет. Средства можно выдать под отчет на месяц. Подобная схема никакими нормативными актами не запрещена.

Выдача денег под отчет предполагает, что кассир отсчитывается о расходовании выданных средств в течение 3 дней после истечения месячного срока. Процедура выдачи предполагает это сопровождение:

Издание приказа управленца об определении размера фонда под размен за заданный период.
Деньги предоставляются кассиру на базе ордера.
Кассир по истечении положенного срока возвращает средства.
При возврате средств нужно составить авансовый отчет, в пункте «назначение» которого прописывается «РФ».
В отчете указывается размер полученных средств, размер расхода, сумма средств, возвращенных по приходному ордеру.

Отчетные деньги должны быть оприходованы. Однако на практике все нет так. Обычно деньги просто остаются в кассе. В большинстве случаев никакого штрафа за это нет, так как правонарушение почти невозможно обнаружить.

Порядок оформления фонда

Выдача кассиру размена регулируется Типовыми правилами использования ККМ, установленными Минфином №104 от 30 августа 1993 года. В частности, речь об этом идет в пункте 3.8 и 3.8.1. В этих пунктах прописано, что кассир, в начале рабочего дня, должен получить все нужное для исполнения своей деятельности. В перечень необходимых предметов входят и разменные купюры. Выдаются деньги под роспись. Основание выдачи – расходного кассового ордера. Никаких документов больше оформлять не нужно. Составленные расписки и акты приема в данных обстоятельствах не будут иметь юридической силы. Второй шаг – внесение информации в кассовую книгу.

Формирование фонда выполняется на основании этих двух бумаг. Они подтверждают, что в кассе находятся именно деньги для размена, а не излишки. По завершении дня остаток сдается.

Для облегчения прохождения проверки рекомендуется издать локальный приказ о выдаче РФ. В нем указывается точная сумма налички для целей размена, условия выдачи денег, сдача по каждой ККТ. Копию Приказа и ордер рекомендуется хранить на месте установки кассы. Документы должны быть всегда под рукой. Нужно это для того, чтобы их можно было оперативно достать при проверке.

ВАЖНО! На выручку, облагаемую налогом, и разменные деньги составляются различные ордеры.

ВНИМАНИЕ! Если в компании работает несколько кассиров, нужно составить еще одну бумагу. В частности, это книга учета предоставленных денег. Составляется она по форме №КО-5.

Дополнительная информация

Как сформировать фонд, если магазинов несколько? Все деньги передаются старшему продавцу, который сам распределяет их между другими кассирами. Деньги выдаются сотруднику под отчет.

Где хранить деньги, переданные под отчет? Лучше использовать для этого кассу.

Можно ли оформлять фонд на продолжительный срок? Ответа на этот вопрос в нормативных актах нет. В них указано только, что деньги под размен должны выдаваться продавцу каждый день. Но там ничего не сказано о том, нужно ли возвращать эти средства. В законе не прописан максимальный срок выдачи денег. А потому можно предоставить средства по кассовому ордеру, выпустить приказ. В приказе указывается срок выдачи. К примеру, это может быть месяц.

Бухучет разменного фонда

При взаимодействии с разменным фондом используются эти записи:

ДТ50/2 КТ50/1. Выдача размена в кассу.
ДТ50/2 КТ90/1. Фиксация торговой выручки.
ДТ50/1 КТ50/2. Сдача выручки в главную кассу.
ДТ50/1 КТ50/2. Возврат размена в главную кассу.
ДТ71 КТ50. Выдача денег из фонда под авансовый отчет.
ДТ50 КТ71. Возврат денег.

Главный первичный документ – кассовый ордер. Информация, указанная в проводках, и сведения, содержащиеся в первичке, должны совпадать друг с другом.